Druhy účetních výkazů, vztahy mezi nimi a jejich využití pro řízení

15.3.1

Druhy účetních výkazů, vztahy mezi nimi a jejich využití pro řízení

Ing. Aleš Kostelka

 NahoruVýčet a stručný smysl jednotlivých účetních výkazů

• R o z v a h a (jinak také bilance, anglicky balance sheet)
  Rozvaha hovoří o struktuře majetku a o zdrojích nabytí majetku (v účetním smyslu).

• V ý s l e d o v k a (jinak také výkaz zisků a ztrát, anglicky income statement nebo také profit and loss statement)
  Výsledovka objasňuje z jakých položek (nákladů a výnosů) vznikl výsledek hospodaření (zisk nebo ztráta).

• C a s h - f l o w
  Výkaz cash-flow dává přehled o peněžních příjmech a výdajích (jinak řečeno o peněžních tocích) za určité období. Udává (v určité struktuře) stav peněžních prostředků na začátku a na konci období.

Povinnost vyhotovovat účetní výkazy je dána zákonem. Zákon ukládá rovněž vyhotovení komentáře (s nařízeným obsahem) k výkazům.

 NahoruPodrobněji o jednotlivých výkazech

• R o z v a h a

  Obsah a základní funkce rozvahy:

  K danému okamžiku dává přehled o formě a zdrojích majetku podniku v peněžním vyjádření. O formě majetku hovoří aktiva (co je financováno), o zdrojích majetku hovoří pasiva (čím jsou aktiva financována). Dalším úkolem rozvahy je zjistit hospodářský výsledek firmy jako rozdíl aktiv a pasiv. Aktiva a pasiva se zahrnutím hospodářského výsledku se musejí vždy rovnat.

  Anglický výraz balance sheet lépe vyjadřuje podstatu rozvahy jako listu (sheet = mj. list), na kterém je zobrazena rovnováha mezi dvěma oblastmi - aktivy a pasivy - se započtením zisku nebo ztráty.

Rozvaha zachycuje vždy hodnoty k určitému časovému okamžiku (jde tedy o stavové veličiny, srovnej s výší hladiny vody v nádrži k danému okamžiku), např. stav zásob k 31. 3. určitého roku.

Základní položky rozvahy jsou na obrázku.

Hlavní položky rozvahy:

• V ý s l e d o v k a (výkaz zisků a ztrát)
  Obsah a základní funkce výsledovky:

  Za dané časové období poskytuje ve stanovené míře podrobnosti přehled o nákladech a výnosech, které vytvořily hospodářský výsledek - zisk nebo ztrátu. Výsledovka zachycuje vždy hodnoty za určité období (jde tedy o tokové veličiny, srovnej s objemem vody, která za dané období do nádrže natekla nebo z nádrže vytekla), např. tržby za vlastní výrobky a služby za měsíc březen daného roku. Rozdíl mezi náklady a výnosy je hospodářský výsledek (zisk nebo ztráta). Celkový hospodářský výsledek je rozčleněn na:

  • hospodářský výsledek z vlastní činnosti (z výroby a prodeje vyrobených produktů a služeb a nákupu a prodeje nakoupeného zboží),

  • hospodářský výsledek z finančních operací,

  • hospodářský výsledek z mimořádné činnosti.

  Základní položky výsledovky a její podrobnější členění je na obrázku.

  Základní položky výsledovky:

  

• Výkaz cash-flow (výkaz o peněžních tocích)
  Obsah a základní funkce výkazu cash-flow:

  Výkaz obsahuje počáteční a konečný stav peněžních prostředků daného období (zachycuje stavové veličiny) a za dané období dává přehled o disponibilních peněžních prostředcích, tj. o peněžních příjmech a peněžních výdajích (zdůrazněme, že je to přehled o začátku a konci období). Do výkazu jsou zahrnuty i nepeněžní krátkodobě likvidní (rychle zpeněžitelné) prostředky, např. krátkodobé vklady.

  Výkaz je možno sestavit dvěma metodami. Metoda pro laika pochopitelnější, ale z praktických důvodů málo užívaná, je metoda přímá - načítání "přítoků a odtoků“ peněz k počátečnímu stavu až do data konečného. Jde o následující příjmy a výdaje:

  • příjmy z tržeb,

  • příjmy z ostatních prodejů,

  • čerpání úvěrů,

  • jiné příjmy,

  • výdaje na nákup materiálu,

  • vyplácené mzdy,

  • daně, pojistné atd.,

  • splátky,

  • ostatní příjmy a výdaje.

Princip výkazu vytvořeného přímou metodou je znázorněn na obrázku.

Princip výkazu cash-flow na základě příjmů a výdajů:

Při tvorbě výkazu nepřímou metodou je výkaz členěn (viz obrázek) na:

• cash-flow z provozní činnosti (hlavní výdělečné činnosti),

• cash-flow z investiční činnosti,

• cash-flow z finanční činnosti.

Princip výkazu cash-flow na základě změn v rozvaze a výsledovce:

Způsob vytvoření výkazu nepřímou metodou - odvozením ze změn stavu určitých položek rozvahy a výsledovky - je standardní. Podrobněji je odvození zřejmé z obrázku. (Jde o využití operací označených 1 - 6, které jsou popsány v kapitole: vztahy mezi účetními výkazy.)

Souvislost cash-flow s rozvahou a výsledovkou:

Výhoda výkazu cash-flow je v tom, že zatímco některé údaje rozvahy a výsledovky nemusejí dostatečně správně odrážet realitu (i když by měly), není o přesnosti výkazu cash-flow pochyb. Např. faktická hodnota zásob se může od účetní hodnoty významně lišit, kdežto evidované příjmy nebo výdaje peněžních prostředků jsou vždy v souladu s realitou.

Výkazu cash-flow je věnována často nezaslouženě malá pozornost, význam zisku jakoby přesahoval význam peněz na účtu. Je nutné si uvědomit, že účty se neplatí ziskem, ale penězi. Plánování a sledování cash je citlivé zejména u firem v krizi nebo naopak u firem v prudkém rozvoji.

Pro účely operativního řízení je důležitá volba sledovaného intervalu. Zákon ukládá roční období, pro praktické účely je však obvyklé období měsíční i kratší. V náročnějších podmínkách je věnována pozornost plánování a řízení cash až na jednotlivé dny včetně zúročeného "přenocování“ (anglicky overnight) peněz v bance.

Legislativní úprava

Náplň jednotlivých oddílů rozvahy, výsledovky, výkazu cash-flow a přílohy k účetní uzávěrce je možno zjistit v zákoně nebo např. na http://www.danovapriznani.cz/lista.html , včetně dalších souvisejících informací. Kromě českých standardů daných zákonem jsou používány i různé mezinárodní standardy. Oproti české úpravě dávají jednotlivé mezinárodní účetní standardy obsahu i formě větší volnost a variabilitu.

Účetní výkazy jsou spolu provázány četnými vazbami. To znamená, že změna v jednom výkaze vyvolává často změnu ve výkaze jiném. Přesněji řečeno, jedna účetní operace vyvolá zpravidla změnu ve dvou výkazech.

 NahoruVztahy mezi účetními výkazy

Provázání rozvahy, výsledovky a výkazu cash-flow, tedy provázání (hotovými) penězi je znázorněno rovněž na již výše uvedeném obrázku.

Příklady operací dokumentujících vztahy mezi účetními výkazy, jsou vyznačeny na obrázku čísly 1 - 11 s následujícím významem:

1. přijatá úhrada pohledávky (v hotovosti nebo na účet),

2. přijetí úvěru apod.,

3. nákup materiálu za hotové,

4. úhrada závazků (úhrada mezd, splátka úvěru, dodavatelských faktur aj.),

5. tržby v hotovosti,

6. hotovostní úhrada za práce a služby vykonané jinými subjekty,

7. tržby za zboží apod. na obchodní úvěr (na faktury),

8. spotřeba materiálu (výdej ze skladu), odpisy investičního majetku, manka apod.,

9. práce a služby vykonané jinými subjekty na obchodní úvěr (na fakturu), závazky ze sociálního a zdravotního pojištění, tvorba rezerv na budoucí výdaje,

10. zrušení vytvořené rezervy,

11. nákup zboží na obchodní úvěr, nepeněžní vklad společníků do firmy, úhrada ztráty z rezervního fondu aj.

Z obrázku je zřejmé, že existují dvě základní skupiny operací:

1. operace typu peněžních toků. Tyto mají vliv na rozvahu (operace 1 - 4) nebo na výsledovku (operace 5 a 6);

2. operace nesouvisející s peněžními toky:

   1. operace mezi rozvahou a výsledovkou (operace 7 - 10),

   2. operace uvnitř rozvahy (operace 11).

Provázání výkazu cash-flow s rozvahou je na obrázku, jde o provázání hotovými penězi (jinak to ani u výkazu cash-flow nemůže být).

Souvislost cash-flow a rozvahy:

Provázání rozvahy s výsledovkou hospodářským výsledkem (ziskem, případně ztrátou) znázorňují obrázky.

Souvislost rozvahy a výsledovky v případě zisku:

Souvislost rozvahy a výsledovky v případě ztráty:

 NahoruMožnosti využití účetních výkazů

Kdo jsou nebo mohou být uživatelé výkazů:

• akcionáři, společníci, ostatní majitelé,

• potenciální investoři,

• manažeři,

• obchodní partneři - zákazníci a dodavatelé,

• věřitelé,

• zaměstnanci,

• státní orgány - finanční úřady aj.,

• subjekty činné v konkurzním řízení včetně statutárních orgánů, státních orgánů aj.

Způsob a míra využití výkazů je do jisté míry závislá na cílech a charakteru uživatele. Vedle toho existují obecné možnosti nezávislé na specifikách uživatelů. Na výběr obecných možností využití výkazů se podívejme blíže.

Způsob a předmět hodnocení výkazů:

Následující skupiny hodnocení nejsou přísně oddělenými skupinami, liší se mírou exaktnosti, mírou formálních a organizačních úprav a případnými akcenty na potřeby různých uživatelů. V textu jsou do jisté míry popsány i nástroje finanční analýzy. Popis těchto nástrojů je jen zběžný a má sloužit pro informaci osobám stojícím mimo finanční analýzu.

Způsob a předmět hodnocení je rozčleněn do následujících skupin:

1. prosté hodnocení neupravených výkazů v daném časovém bodě,

2. hodnocení doplněné formálními úpravami a ve věcné rovině doplněné časovými řadami apod.,

3. hodnocení struktury nákladů,

4. hodnocení struktury majetku a kapitálu,

5. finanční analýza posuzování výkonnosti firmy.

Praktická práce s výkazy zahrnuje často kombinaci uvedených způsobů.

Podívejme se podrobněji na jednotlivé způsoby práce s výkazy:

1. Prosté hodnocení
   Je míněno prosté hodnocení jednotlivých položek na výkazech bez posuzování ostatních relací. Posuzování absolutních hodnot jednotlivých položek obsažených ve výkazech, bez srovnání alespoň vývoje hodnot v čase je málo použitelné.

2. Hodnocení doplněné úpravami
   Jde o první obvyklý stupeň práce s výkazy. V tomto případě je při hodnocení užitečné udělat následující úpravy a doplňky:

   • srovnávání absolutních hodnot v časové řadě. Při porovnávání přítomnosti s minulostí je nutné znát příčiny minulých vlivů, vlivy pokud možno rozdělit na vnitřní a vnější. Při tvorbě prognóz a plánů je znalost minulosti podmínkou, nikoliv však jediným zdrojem;

   • doplnění % horizontálně v časové řadě (např.meziroční vývoj tržeb);

   • doplnění % vertikálně, tj. vyjádření poměrů jednotlivých položek výkazů v % ze zvoleného celku. Jde o dopočty poměrových ukazatelů podle konkrétních potřeb firmy;

   • doplnění absolutních hodnot poměrovými a rozdílovými ukazateli. Výše uvedená % jsou vlastně také jedním z poměrových ukazatelů;

   • srovnání plánu a skutečnosti, plán nutno samozřejmě připojit;

   • uspořádání výkazu tak, aby bylo možno srovnávat jednotlivá období současnosti a minulosti, skutečnost s plánem apod., viz příklad na obrázku;

     Příklad uspořádání výkazu:

     

   • provedení (softwarově) sofistikovanějších úprav plnících různé požadavky, jako např.:

     • přizpůsobení formy informací požadavku řízení podle odchylek. To znamená uvádění jen odchylek od stanovených mezí nebo např. barevné odlišení hodnot přesahujících meze apod.;

     • odlišení diferencovaných informačních potřeb jednotlivých stupňů řízení. Základní ideu viz na obrázku (každá úroveň řízení má jinak nastaveny regulační meze, jinak řečeno čím vyšší úroveň řízení, tím větší požár jí přísluší hasit);

       Rozlišování informací sloužících jednotlivým stupňům řízení:

       

     • odstínění nepodstatných položek (stanovených analýzou citlivosti, např. náklady menší než 1 % z celku neuvádět). Uvádění všech informací ať předepsaných zákonem, nebo vnitřní zvyklostí bez ohledu na jejich nominální konkrétní velikost je častým neduhem. Uživatel je pak vystaven nutnosti probírat se velkým množstvím nepodstatných informací, ve kterých mohou být přehlédnuty ty podstatné;

     • rozčlenění souhrnných položek do položek podrobnějších, byť mimo povinný účetní rámec. Je to opačný případ než nahoře. V souhrnné položce, kterou zákon nenařizuje blíže členit, jsou skryty jednotlivé podpoložky, které mohou být podstatně závažnější než jiné povinně uvedené položky (15 mil. Kč za materiál - bez bližšího členění versus 5 tis. Kč za služby);

     • k tomu se váže vhodnost setřídění podle ABC (Paretovy) analýzy. Tj. uvádět jen (nebo alespoň nejprve) "těch 20 % Čechů, co vypije 80 % všeho piva“;

     • dosažení maximální možné sdělnosti prezentovaných informací. K tomu se váže i zohlednění rozšiřujícího se jevu nízké schopnosti soustředěně, v klidu a s vynaložením potřebného času studovat podklady pro rozhodování. (Rozšiřující se způsob videoklipového vnímání reality.);

   • nahrazení nebo doplnění číselného vyjádření grafem:

     • Značným přínosem může být porovnávání ukazatelů s konkurenčními firmami (benchmarking). Účetní výkazy firem zapsaných v Obchodním rejstříku jsou na internetových stránkách portálu justice http://www.justice.cz . Pro získání informací o konkurenci lze využít i hrazené služby specializovaných institucí, jako je Creditreform, Dun & Bradstreet aj. Samozřejmě nelze srovnávat pouze mechanicky, o konkurenci je záhodno vědět více než jen to, co je v jejich veřejně přístupných výkazech.

   Neuspokojivý stupeň respektování výše uvedených zásad bývá jednou z (triviálních) příčin nízkého využití výkazů. Je to zejména případ časově přetížených vedoucích pracovníků, kteří nemají čas výkazy dodatečně upravovat anebo nemají ze svých předchozích pracovišť praxi v orientování se v záplavě málo uspořádaných čísel.

   Samozřejmě uplatnění uvedených kritérií znamená značnou změnu formy výkazů (odchylnou od zákona). V této chvíli však mluvíme o využití výkazů pro vnitrofiremní potřebu a ta je dána jinou logikou.

   Příklady věcného hodnocení příkladů:

   U výsledovky - hodnocení trendů v hodnotách:

   • přidaná hodnota (zde přidaná hodnota v účetním smyslu, nikoliv tzv. ekonomická přidaná hodnota - EVA). Účetní přidaná hodnota je to, co firma k nakoupeným zdrojům přidá a co se zároveň projeví v tržbách. Trochu zjednodušeně jsou to mzdy, odpisy a zisk;

   • vybrané náklady (finanční, osobní, ...);

   • produktivita práce (výkony na pracovníka, výkony na jednotku osobních nákladů aj.);

   • produktivita využití ostatních zdrojů (materiálu, energie atd.).

   U rozvahy - hodnocení trendů v hodnotách:

   • výše zásob;

   • obrátkovost zásob a ostatních aktiv;

   • míra cizích zdrojů;

   • výše pohledávek, zejména pohledávek po lhůtě;

   • výše závazků, zejména závazků po lhůtě.
     Pozor však na "lhůtu“, rozdělení pohledávek ve lhůtě a po lhůtě je do jisté míry formální, v důležitých případech by to chtělo zavést váhu (v časových jednotkách), tj. hodnoty částek násobit časem.

   U cash-flow můžeme hodnotit:

   • informace o objemu finančních prostředků v daných časových bodech;

   • schopnost podniku splácet závazky, vyplácet dividendy;

   • schopnost financovat investice z vlastních zdrojů;

   • rovnoměrnost hospodaření (v případě, že jsou k dispozici výkazy za přiměřeně krátká navazující období), kolísání finančních prostředků;

   • úroveň finančního a investičního řízení;

   • rozdíly mezi ziskem a cash-flow (porovnáním s ostatními výkazy);

   • v negativních případech zkoumat, které závazky nebyly včas placeny.

   Podrobnější ozřejmění vybraných výše uvedených i dalších případů je podáno níže.

3. Hodnocení struktury nákladů

   Jde o hodnocení obvyklé u firem majících složitější strukturu nákladů (výrobní firmy). Je kombinováno s úpravami podle bodu 2 a dále se doplňuje sledování nákladů ve větší podrobnosti, než vyžaduje zákon. Sledujeme např. vývoj osobních nákladů vynaložených na přesčasy, prodejní a marketingové náklady na daný segment trhu apod. Konkrétní ukazatele si uživatel určí podle svých potřeb. Z metodického hlediska vzato je takovéto sledování již součástí manažerského účetnictví, nikoliv účetnictví klasického.

4. Hodnocení struktury majetku a kapitálu:

   • Finanční strukturu chápeme jako složení pasiv (vlastní kapitál a cizí zdroje + ostatní zdroje). Cizí zdroje jsou totéž jako cizí kapitál. Na finanční strukturu neexistuje vzorec (tím není řečeno, že vzorce doporučované pro jiné oblasti je možno bez dalšího úspěšně použít).

   • Kapitálovou strukturu chápeme většinou jako složení dlouhodobých pasiv (vlastní kapitál, dlouhodobé závazky a úvěry):

     • vlastní kapitál = základní kapitál + kapitálové fondy + fondy ze zisku + výsledek hospodaření z minulosti a běžného období,

     • cizí kapitál = dlouhodobé závazky + krátkodobé závazky + bankovní úvěry + rezervy.

   Pro posuzování finanční struktury je nejpodstatnější podíl vlastního a cizího kapitálu a náklady na získání jednotlivých forem kapitálu.

   V širším hledisku je nutné posuzovat vztah mezi majetkem a kapitálem firmy. V teorii se hovoří o tzv. "zlatém bilančním pravidlu“: stálá aktiva a část oběžných aktiv krýt vlastním kapitálem a dlouhodobými závazky.

   Ta část dlouhodobého kapitálu, která kryje trvalou část dlouhodobého majetku (alespoň minimální výši zásob), se nazývá čistý pracovní kapitál (= oběžná aktiva - krátkodobá pasiva). Záporná výše pracovního kapitálu po delší dobu přináší zpravidla platební potíže.

   Cizí kapitál ve financování firmy nemusí být jen nutným zlem. V západní terminologii se nehovoří o zadlužení (to zní poněkud pejorativně),…