Interní audit

17.2.6

Interní audit

Doc. Ing. Alois Fiala, CSc.

Interní audit je nástroj managementu, který slouží k získání dokladů o tom, jak proces probíhá ve srovnání s interními předpisy - technicko-organizačními postupy (TOP, směrnicemi), jež byly vytvořeny, ověřeny a schváleny jako základ řízených podmínek. Od nich si slibujeme, že budou-li dodržovány, výstupy z procesů budou mít charakteristiky navržené a ověřené všemi dříve uvedenými nástroji. Má to však pověstný háček - sebelepší prevence není všemohoucí; sebelépe propracované postupy nemohou předvídat všechny faktory, které budou ovlivňovat průběh procesu v budoucnosti. S mnohými (byť již reálnými) se autoři procesů ve své praxi dosud nesetkali a nemají zkušenost s jejich zvládáním. Mnohé teprve v průběhu času vznikají jako důsledek nových podmínek, jež nastavuje teprve probíhající proces. Společným důsledkem je to, že ani velmi důkladně připravované směrnice nemohou být prosty určité míry nejistoty, která se projeví teprve při realizaci. Úkolem interního auditu je tedy získávat informace o tom, jaké jsou výsledky procesu při dodržování TOP a zda náhodou někdy tyto směrnice dodržovány nejsou; a opět, jaké jsou výsledky takového "neřízeného“ procesu. Ze získaných podkladů (důkazy a zjištění z auditu) by měl management organizace přezkoumávat výkonnost systému a případně navrhovat změny. S takovým zadáním je zřejmý rozdíl mezi auditem - nezávislým pohledem na proces (nezávislý, protože prováděný jinou osobou, než která TOP vytvářela) - a běžnou liniovou kontrolou, kterou má v popisu práce každý manažer (zde kontroluje sám po sobě, co naplánoval, a může být stižen "provozní slepotou“).

Audit kvality je nástroj managementu, který se používá k hodnocení, potvrzení nebo ověření činností majících vliv na kvalitu. Správně provedený audit kvality je pozitivní a konstruktivní proces. Pomáhá předcházet problémům v organizaci tím, že identifikuje činnosti, které mají příčinný vztah k budoucím problémům. Problémy obecně vznikají kvůli nedostatečnosti nebo nepřiměřenosti dotyčných činností. Audit kvality má negativní vedlejší účinky na některé lidi. Tyto pocity vyvolává nešetrné vedení procesu auditu.

Audit je dlouhodobě zavedená a velmi respektovaná činnost v oblasti účetnictví. Oxfordský slovník definuje audit jednak jako podstatné jméno, jednak jako sloveso.

1. podstatné jméno: oficiální přezkušování účtů s ověřováním pomocí svědectví a potvrzení,

2. sloveso: konat oficiální a systematické přezkušování účtů.

První klíčové slovo v definici zní: "oficiální systematické přezkušování“. Z toho vyplývá, že funkce auditu musí být oficiálně začleněna v hierarchické struktuře organizace nebo ve vztahu k organizaci. Požadavek, že audit má být systematický znamená, že musí být plánován, organizován a efektivně prováděn, že to musí být velmi dobře řízená aktivita.

Druhým klíčovým slovem je "ověřování pomocí svědectví a potvrzení“. Z toho vyplývá, že audit zahrnuje jak lidi, tak záznamy. Taková kombinace zdrojů dat je extrémně významná v oblasti kvality. Tím se také audit odlišuje od inspekce, kterou je nahrazováno ověřování produktů, služeb nebo procesů. Pojem "ověřování“ znamená, že veškeré nálezy musejí být založeny na ověřených faktech, nikoliv aby bylo zaznamenáno jen něco z doslechu.

Pro definici auditu jakosti lze použít následující formulace:

Definice vztahující se k auditu znějí:

Audit by neměl být nikdy zaměňován s inspekcí. Inspekce nebo program zkoušení je proces tvorby rozhodnutí včetně příjímání nebo zamítání rozhodnutí o tom, zda produkt (služba, proces) je, nebo není shodný s určitými předem stanovenými kritérii. Rozhodnutí je založeno na srovnání předem stanovených charakteristik nebo parametrů s kritérii přijatelnosti. Srovnání se děje pomocí vizuálního pozorování, odměrek nebo přístrojů.

Norma ISO 9000:2000 uvádí jako definici inspekce (synonymum kontrola) - hodnocení shody pozorováním a posouzením, doplněné podle vhodnosti měřením, zkoušením nebo srovnáváním.

Audity kvality se provádějí z jednoho nebo obou následujících důvodů:

1. rozhodnutí o vhodnosti programu kvality (dokumentace) s ohledem na předem stanovené referenční vzory (normy);

2. posouzení shody operací (procesů) patřících do systému kvality s dokumentovaným programem kvality.

Lze říci, že audit kvality zaměřený na zjištění vhodnosti validuje dokumentaci (tj. aspekty plánování) vůči stanoveným nebo dohodnutým normám, zatímco audit kvality zaměřený na zjištění shody validuje činnosti (procesy) patřící do systému managementu kvality (tj. zavedení, měření, nápravná opatření a následné souvislosti) vůči dokumentaci, která formuje systém managementu kvality.

Na základě těchto významných příznaků můžeme podle účelu formálně definovat typy auditů kvality následovně:

1. audit kvality zaměřený na zjištění vhodnosti - audit nebo hloubkové hodnocení a srovnání programu kvality (dokumentace) pro organizaci, specifické prvky této organizace, produkty, procesy, služby atd. vůči referenčním vzorům (standardům, normám) stanoveným klientem;

2. audit kvality zaměřený na zjištění shody - audit nebo hloubkové hodnocení a srovnání činností (procesů) patřících do systému managementu kvality vůči definovanému programu kvality, tj. vůči politice kvality a dokumentovaným postupům.

Podle objektu, na který se audit zaměřuje, lze rozlišit následující druhy auditů:

1. Audit programu kvality - audit dokumentace systému managementu kvality: Program kvality zahrnuje politiky, směrnice, standardní postupy a instrukce. Musí adekvátně odrážet jedinečné podmínky procesů v dané organizaci. Účelem auditu je prověřit vhodnost této dokumentace z hlediska požadavků, jež jsou obecně formulovány v národních nebo mezinárodních normách (nebo jiných normativních dokumentech - referenčních vzorech). Oázka zní, zda zásady pro řízení organizace z hlediska kvality dokumentované a uplatňované v dané organizaci jsou vhodné pro procesy této …