9.13.1
Praktické zkušenosti při tvorbě dokumentace
Doc. Ing. Alois Fiala, CSc.
NahoruÚkoly dokumentace SMJ
Dokumentace systému managementu má popisovat činnosti realizované v
organizaci, má stanovovat pravidla řízení a poskytovat návody na provádění
činností. Dokumentace může být zároveň osnovou pro realizaci činností
požadovaných kriteriálními normami, příp. specifikací při certifikaci dle norem
ISO 9001, ISO 14001, specifikace OHSAS 18001.
Je důležité také rozhodnutí, zda bude systém managementu budován
podle jedné z norem, případně zda bude budován integrovaný systém a v jaké
časové posloupnosti bude provedena integrace.
NahoruZpůsoby tvorby dokumentace
Tvorba dokumentace systému managementu probíhá zpravidla dvěma
způsoby. Jedním je převzetí dokumentace vytvořené jinde, druhým je tvorba
dokumentace vlastními silami.
Převzetí hotové dokumentace se zdá na první pohled jednodušší a méně
nákladné. Taková dokumentace je v souladu s požadavky, je tvořena přehledně
podle kapitol kriteriální normy.
Problém je ovšem v tom, že:
-
taková dokumentace je všeobecného charakteru, nepopisuje
konkrétní činnosti v dané organizaci, není tedy nástrojem řízení,
-
zaměstnanci se musí učit používat nové postupy, nové typy
záznamů, získávají nechuť k novému systému řízení,
-
náklady vynaložené na pořízení takové dokumentace jsou málo
návratné.
Výhodnější je vlastní tvorba dokumentace zaměstnanci organizace. Je
to cesta poněkud složitější pro organizace na počátku budování systému
managementu, ale i pro ně je realizovatelná.
Tento přístup má výhodu v tom, že:
-
jsou využity již existující funkční dokumenty,
-
do tvorby nových postupů řízení jsou zapojeni zaměstnanci -
uživatelé dokumentů, mají zájem na dalším zlepšování,
-
je zajištěna kontinuita řízení.
NahoruPrvotní tvorba dokumentace
Při prvotní tvorbě dokumentace systému řízení organizace je
třeba shromáždit důsledně všechny již existující vnitřní dokumenty - zpravidla
to jsou organizační a pracovní řády, pracovní a technologické postupy, příkazy
ředitele. Následným porovnáním těchto dokumentů s požadavky normy zjistíme,
které dokumenty lze využít, jak je třeba stávající dokumentaci dopracovat.
V tomto okamžiku je nutné stanovit a dokumentovat postup pro
zpracování dokumentace, odpovědnosti za realizaci, formální úpravu dokumentů.
Výhodné je, aby se na tvorbě podíleli budoucí uživatelé jednotlivých dokumentů.
Pro ně především musí být dokumenty srozumitelné, mají pak zájem dokumenty dále
rozvíjet.
NahoruPříručka kvality
Pro systém managementu kvality je stanovena příručka kvality, pro
ostatní systémy managementu není tento dokument stanoven jako povinný. Příručku
je vhodné sestavovat jako poslední dokument shrnující všechny oblasti řízení a
odkazující na související dokumenty.
Pro přehlednost při užívání je výhodné, aby osnova příručky byla v
souladu s osnovou kriteriální normy, ale to není podmínkou. Související
dokumenty mohou mít svou vlastní náplň a osnovu, tj. v jednom dokumentu může
být řešena jedna konkrétní oblast řízení nebo jeden dokument může popisovat
několik činností.
Výše uvedené zásady nemusí platit pro malé organizace, ty mohou mít
příručku jako jediný dokument, který obsahuje všechny potřebné postupy.
NahoruAktualizace stávající dokumentace
Pro realizaci kompletní aktualizace stávající dokumentace zpravidla v rámci recertifikace je možné postupovat obdobně. Je vhodné
stávající dokumentaci podrobit přezkoumání z hlediska její další platnosti, z
hlediska nastavené míry podrobnosti ve vazbě na odbornou způsobilost a praxi
zaměstnanců, z hlediska požadavků zákazníka i vnějších vlivů (např. právních
předpisů, technických norem apod.). Výsledkem může být zjednodušení stávajících
dokumentů, případně sloučení některých nebo naopak rozšíření stávajících nebo
vytvoření nových dokumentů.
NahoruPoradce
V obou případech tvorby dokumentace je možné přizvat poradce nebo
poradenskou organizaci. Tak by měla být zajištěna nestrannost při…
