3.3.1.0.5.4
Řízení dokumentů - čl. 4.2.3 normy ISO 9001:2008
Dalším požadavkem kapitoly 4 normy ISO je požadavek na řízení
dokumentů a záznamů potřebných pro systém managementu kvality. Musí být
vytvořen dokumentovaný postup pro:
-
schvalování dokumentů před jejich vydáním (jasné
stanovení, kdo a jak může schválit dokument; např. určení osob, které mají
návrh přezkoumat, důkaz o schválení formou podpisu...);
-
přezkoumávání dokumentů včetně aktualizace a případně
opakovaného schvalování (v jaké periodě, kdo a jak má nebo musí dokument
přezkoumat a stanovit, zda potřebuje změny, a kdo je má provést/navrhnout);
-
zajištění identifikace změn a aktuálního stavu revize
(jasné označení, aby bylo zřejmé, zda používáme platnou dokumentaci, např. č.
změny výkresu, pořadové číslo revize postupu);
-
zajištění dostupnosti v místech používání (papírové
výtisky dle rozdělovníku, řízený přístup na síti...);
-
zajištění trvalé čitelnosti a snadné identifikovatelnosti
(vhodný nosič, označení dokumentu);
-
zajištění identifikace dokumentů externího původu a řízení
jejich distribuce (např. přidělování norem, dokumentace zákazníka...);
-
zabránění neúmyslnému používání zastaralých dokumentů
(stažení a nahrazení již neplatné verze novými).
Požadavek na řízení dokumentů je jedním ze základních
"systémových“ požadavků v oblasti systémů managementu kvality, ale týká se
rovněž dalších systémů managementu jako např. EMS (ISO 14001). Obecně je to pak
jeden z předpokladů funkčního řízení jakékoli firmy.
Fakt, že má organizace "řízený výtisk dokumentu“, zjednodušeně
řečeno znamená, že má stanovena (a dodržována) jasná pravidla - vycházející z
výše uvedených - pro nakládání s dokumenty. Jinými slovy že příslušné osoby
vědí, jaký dokument má být na jakém místě používán, že je tento dokument
dostupný pro příslušné pracovníky, kteří ho potřebují, je zřejmá jeho
autorizace, aktuální platnost, stav revize či změn, způsob, jak s ním má být
nakládáno, a také místo a doba uložení po zpracování.
NahoruŘízený výtisk dokumentu
Shrneme-li výše uvedené, pak řízený výtisk dokumentu znamená,
že je to jeden z výtisků dokumentu přidělený na určité místo dle pořadového
čísla rozdělovníku (pravděpodobně v papírové verzi), jasně označený, je
identifikovatelné jeho zařazení do celého systému řízené dokumentace včetně
stavu jeho platnosti a toho, zda je schválen a vydán dle příslušných
pravidel.
Schéma postupu řízení dokumentů zjednodušeně ukazuje
následující obrázek.
Obecný postup řízení dokumentů
Část povinně dokumentovaného postupu - směrnice pro
řízení dokumentů a záznamů
ODPOVĚDNOSTI
NahoruŘízení dokumentů
Řízení dokumentů Odpovědnost za systém řízení a vedení dokumentace má
manažer kvality. Každý pracovník společnosti je odpovědný za to, že používá
pouze řízené dokumenty. Každý pracovník společnosti je povinen v případě
zjištění neshody v řízeném dokumentu na tuto skutečnost upozornit formou podání
podnětu. Každý pracovník společnosti je odpovědný za udržování přidělené řízené
dokumentace ve způsobilém stavu. Je povinen provádět kontroly úplnosti a stavu
přidělené řízené dokumentace a veškeré neshody okamžitě nahlašovat manažeru
kvality.
NahoruŘízení záznamů
Řízení záznamů Odpovědnost za systém řízení a vedení záznamů má manažer
kvality společnosti. Každý pracovník společnosti je odpovědný za to, že používá
pouze aktuální formuláře pro provádění záznamů, pokud jsou stanoveny. Každý
pracovník společnosti je povinen v případě zjištění neshody na tuto skutečnost
upozornit manažera kvality. Každý pracovník společnosti je odpovědný za
udržování vedených záznamů ve způsobilém stavu.
Matice odpovědností:
Legenda: Ř - Ředitel, P - pracovník, O - odpovídá, S -
spolupracuje, V - vykonává
V systému řízení dokumentace jsou zahrnuty dokumenty
vytvořené ve společnosti (tzv. interní dokumentace) a dokumenty získané z
externích zdrojů (tzv. externí dokumentace).
K interním dokumentům…
