dnes je 21.7.2024

Input:

Řízení záznamů č. 4.2.4 normy ISO 9001:2008

24.1.2011, Zdroj: Verlag Dashöfer

3.3.1.0.5.5 Řízení záznamů č. 4.2.4 normy ISO 9001:2008

S oblastí řízení dokumentů souvisí následující požadavek normy, a to řízení záznamů. Organizace musí opět vytvořit dokumentovaný postup, který stanoví potřebná pravidla pro:

  • identifikaci, ukládání,

  • ochranu, vyhledávání, stanovení doby uchovávání,

  • způsob vypořádání (nakládání se záznamy).

Požadavky

Záznamy musí splňovat současně všechny tři dále uvedené požadavky:

  • musí být a zůstat trvale čitelné,

  • musí být rychle a snadno identifikovatelné,

  • musí být rychle a snadno vyhledatelné.

Stejně jako povinně dokumentované postupy požaduje norma CSN EN ISO 9001:2009 tzv. povinné záznamy o kvalitě. Tam, kde jsou požadovány, je vždy uveden odkaz na čl. 4.2.4.

Požadované (povinné) řízené záznamy dle ISO 9001:2008 včetně příkladů ukazuje následující přehled.

Čl. normy  Požadovaný povinný záznam  Příklad záznamu 
5.6.1  Záznam z přezkoumání systému managementu  Zpráva pro a z přezkoumání
Zápis z porady
Zápis z valné hromady 
6.2.2  Záznamy o vzdělání, výcviku, dovednostech a zkušenostech pracovníků  Plán výcviku
Plán školení
Záznamy z provedených školení
Kopie dokladů o kvalifikaci 
7.1  Důkazy, že realizační procesy a výrobek splňují požadavky  Záznamy o měření
Výstupní kontrola 
7.2  Záznamy o výsledcích přezkoumání
a o opatřeních z přezkoumání
požadavků na výrobek 
Potvrzení objednávky
Podepsaná smlouva 
7.3.2  Vstupy pro návrh a vývoj  Písemné zadání
Rešerše požadavků 
7.3.4  Výsledky přezkoumání návrhu a vývoje  Záznam o provedené kontrole
Záznam o předběžném posouzení zákazníkem 
7.3.5  Výsledky ověřování návrhu a vývoje  Záznam o ověřovacích zkouškách
Oponentní posudek 
7.3.6  Výsledky validace návrhu a vývoje  Schválení autorizovanou osobou
Záznam o provozní zkoušce 
7.3.7  Výsledky přezkoumání změn návrhu a vývoje  Oponentní posudek
Schválení autorizovanou osobou 
7.4.1  Výsledky hodnocení dodavatele  Seznam schválených dodavatelů
Vyplněný dotazník dodavatele
Certifikáty dodavatele 
7.5.2  Validace procesů  Záznam o provedeném postupu
Vyplněný kontrolní a zkušební plán 
7.5.3  Jednoznačná identifikace výrobku  Čárový kód
Štítek
Průvodka
Identifikační lístek 
7.5.4  O ztrátě, poškození, nebo jiném znehodnocení majetku zákazníka  Protokol
Zápis z jednání se zákazníkem
E-mail, dopis 
7.6  Výsledky kalibrace a ověřování monitorovacích a měřicích zařízení  Harmonogram kalibrací
Karta měřidla
Kalibrační list
Ověřovací list 
8.2.2  Interní audity  Roční program auditů
Plán auditu
Zpráva nebo protokol z auditu
Záznam o neshodách 
8.2.4  Důkazy o shodě znaků výrobku s přejímacími kritérii  Záznam o uvolnění výrobku
k expedici
Záznam o výstupní kontrole 
8.3  Neshody a nápravná opatření včetně udělených výjimek  Záznam o neshodě
Evidence neshodných výrobků
Protokol o nápravném opatření
Záznamy o reklamacích a jejich
Vypořádání 
8.5.2  Výsledky provedených nápravných opatření  Protokol
Analýza 
8.5.3  Výsledky provedených preventivních opatření  Protokol
Analýza 

Je nutné si uvědomit rozdíl mezi dokumentem a záznamem. Dokumentem může být např. formulář pro záznam kontrol, záznamem je stejný, ale již vyplněný formulář pro konkrétní výrobek, který slouží jako důkaz o tom, že se příslušná činnost (v tomto případě stanovená kontrola výrobku) provedla.

Schéma postupu řízení záznamů zjednodušeně ukazuje následující obrázek.

Obecný postup řízení dokumentů

Seznam záznamů v systému managementu kvality

Označení
formuláře
 
Název   Záznam
provádí
 
Místo
uložení
 
Účinnost   Doba
uložení
 
FQ 01/1/1  Seznam řídicí dokumentace  PV  PV  1. 1. 2007  3 roky
po skončení
platnosti
 
FQ 01/2/1  Evidenční list dokumentace  PV  PV  1. 1. 2007  3 roky
po skončení
platnosti
 
FQ 01/3/1  Seznam záznamů (tento)  PV  PV  1. 1. 2007  3 roky
po skončení
platnosti
 
FQ 02/1/1  Hodnocení dodavatelů  PV  PV  1. 1. 2007  3 roky 
FQ 02/2/1  Seznam schválených dodavatelů  PV  PV  1. 1. 2007  3 roky 
FQ 03/1/1  Roční program auditů  PV  PV  1. 1. 2007  3 roky 
FQ 03/2/1  Plán interního auditu  IA  PV  1. 1. 2007  3 roky 
FQ 03/3/1  Dotazník k internímu auditu  IA  PV  1. 1. 2007  3 roky 
FQ 03/4/1  Zpráva z interního auditu  IA  PV  1. 1. 2007  3 roky 
Nahrávám...
Nahrávám...