Skartační řízení

9.5.1

Skartační řízení

PhDr. Radomír Ševčík

Skartační řízení je postup, při kterém se vyřazují dokumenty nadále nepotřebné pro činnost původce a při kterém příslušný archiv provádí výběr archiválií. Do skartačního řízení se zařazují všechny dokumenty, u nichž již uplynuly skartační lhůty a razítka, která jsou vyřazena z evidence (razítka mohou být z evidence vyřazena v případech ztráty platnosti, ztráty, opotřebení). Za řádné provedení skartačního řízení zodpovídá původce, jeho právní nástupce, likvidátor, správce konkurzní podstaty nebo ten, na nějž přešla působnost zaniklého určeného původce dokumentu. Skartační řízení se provádí v kalendářním roce následujícím po uplynutí skartační lhůty dokumentu. Skartační řízení může být po dohodě s příslušným archivem provedeno i později, pokud původce dokumenty potřebuje pro další vlastní činnost

 NahoruSkartační lhůta

Skartační lhůta - skartační lhůta se určuje počtem let od 1. ledna roku následujícího po vyřízení dokumentu nebo po jeho uzavření. Skartační lhůty nelze zkracovat

• Ve většině případů je záležitostí původce, jakou skartační lhůtu si pro jednotlivé druhy dokumentů určí. Při určování skartačních znaků a skartačních lhůt se může řídit Typovým a skartačním rejstříkem, vydaným Odborem archivní správy Ministerstva vnitra ČR. Rejstřík sestavili archiváři státních archivů ČR, kteří vycházeli z mnohaletých odborných a praktických zkušeností svých a zkušeností svých kolegů. Využívat typový a skartační rejstřík při stanovení skartačních znaků a skartačních lhůt u jednotlivých typů dokumentů se jeví jako velmi praktické, neboť značně usnadňuje práci. Jedná se však pouze o doporučený metodický dokument, nikoliv právně závaznou normu, takže v něm uvedené skartační znaky a skartační lhůty není nutné striktně dodržovat.

• Zákonem stanovené lhůty pro uchovávání dokumentů jsou pouze ty, které jsou obsaženy v zákonných normách, např.:

  • v zákoně č. 563/1991 Sb., o účetnictví, v platném znění (§ 31),

  • v zákoně č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, v platném znění (§ 35a),

  • v zákoně č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, v platném znění (§ 27).

Mezi tuto skupinu, tedy k dokumentům, kde jsou stanovené skartační lhůty závazné, patří také dokumenty se skartačními znaky a lhůtami obsažené v resortních předpisech a vyhláškách.

• Původce tedy při stanovení skartačních lhůt:

  • může vycházet z typového skartačního rejstříku,

  • může si vytvořit své vlastní lhůty podle svého uvážení a podle svých potřeb (nesmí tím být ale porušeno ustanovení dalších zákonů, vyhlášek a předpisů, kde jsou skartační lhůty pro některé typy dokumentů stanoveny),

  • vychází z resortních předpisů a nařízení,

  • musí dodržet zákony stanovené úložní lhůty,

  • musí u jednotlivých druhů dokumentů ve svých spisových a skartačních plánech, které tvoří přílohu spisových a skartačních řádů, dodržovat jimi stanovené skartační znaky a skartační lhůty; tyto skartační znaky a skartační lhůty jsou pro původce závazné a nelze je libovolně zkracovat.

• Úložní lhůty a skartační znaky, které jsou dány výše zmiňovanými zákony a dalšími zákonnými normami se dodržují, pokud nestanoví jiný prováděcí předpis jinak. Tím je zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů (dále jen archivní zákon). Ten ve své příloze č. 1 hovoří o dokumentech, které musí původce uchovávat a z nich umožnit výběr archiválií (to znamená, že dokumenty zde uvedené nesmějí být zničeny dříve, než u těchto dokumentů provede archivní inspektor příslušného státního archivu nebo jiný pověřený zaměstnanec příslušného archivu výběr archiválií) a v příloze č. 2 o dokumentech, které budou vždy vybrány za archiválie. Zde může dojít k tomu, že některý dokument může mít dle jednoho zákona jinou ukládací lhůtu a skartační znak než stanoví archivní zákon. V tomto případě se pak skartační lhůta a skartační znak řídí archivním zákonem (např. hlavní knihy, účetní závěrky, zprávy auditorů apod.).

• U dokumentů skartačního znaku "A“ soukromoprávní původce neuvádí ve svých spisových a skartačních plánech a ve svých soupisech dokumentů, které jsou součástí skartačního návrhu skartační lhůtu. Uvádí pouze skartační znak "A“. Veřejnoprávní původce u těchto dokumentů skartační lhůty vždy uvádí.

Při výběru archiválií ve skartačním řízení a při výběru archiválií mimo skartační řízení jsou osoby provádějící výběr archiválií oprávněny vstupovat s vědomím původce nebo vlastníka dokumentu do objektů, na pozemky a do jiných prostor, pokud nelze výběr archiválií provést jiným způsobem.

 NahoruVýběr archiválií ve skartačním řízení

Výběr archiválií ve skartačním řízení provádí příslušný archiv ze souboru dokumentů původce. Je prováděn u veřejnoprávního původce ze všech druhů dokumentů, u soukromoprávního původce, pokud vyřazuje dokumenty ve skartačním řízení, z těch dokumentů, které původce předloží. Výběr archiválií ve skartačním řízení

• musí provádět:

  • původce, který má povinnost vykonávat spisovou službu (§ 63 odst. 2 archivního zákona),

  • původce, jehož právní předchůdce měl povinnost vykonávat spisovou službu,

  • likvidátor původce, který měl povinnost vykonávat spisovou službu,

  • správce konkurzní podstaty původce, který měl povinnost vykonávat spisovou službu,

  • původce, na něhož přešla působnost zaniklého určeného původce,

  • komerční spisovny u původců, jejichž dokumenty jsou u nich uloženy.

• mohou provádět:

  • původci, kteří nemají povinnost vykonávat spisovou službu, ale vyřazovat dokumenty tímto způsobem považují za účelné,

  • likvidátoři soukromoprávních původců,

  • správci konkurzních podstat soukromoprávních původců.

 NahoruPrůběh výběru archiválií ve skartačním řízení

Skartační řízení se provádí na základě skartačního návrhu, který zašle původce příslušnému archivu k posouzení a provedení výběru archiválií.

Skartační návrh obsahuje:

• Průvodní dopis

  • označení původce žádajícího o provedení skartačního řízení (v případě použití hlavičkového papíru původce tento papír obsahuje všechny potřebné náležitosti). Identifikace původce musí obsahovat:

    • -> název původce,
    • -> adresu původce,
    • -> identifikační číslo původce,

  • název a adresu příslušného archivu,

  • č.j., značku, jméno vyřizující osoby, telefon apod.,

  • datum,

  • žádost o provedení skartačního řízení,

  • odvolání se na příslušná paragrafová znění zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, na jejichž základě je prováděno skartační řízení,

  • v případě, že žadatel o provedení…