Spisová služba

9.3.4

Spisová služba

PhDr. Radomír Ševčík

 NahoruCíle a účel spisové služby, předmět zájmu

Spisová služba znamená odbornou správu dokumentů vzešlých z činnosti původce, popřípadě z činnosti jeho právního předchůdce (právních předchůdců) a odbornou správu dokumentů k původci došlých. Spisovou službou se rozumí soubor činností souvisejících s příjmem, evidencí, rozdělováním a oběhem dokumentů, vyřizováním, podepisováním, odesíláním, ukládáním a vyřazováním dokumentů. Výkon spisové služby upravuje zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen archivní zákon), a vyhláška č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby (dále jen vyhláška).

Předmětem zájmu spisové služby je tedy především dokument, a to ať v podobě analogové, či digitální, tedy záznam písemný, obrazový, zvukový nebo elektronický. Cílem a účelem spisové služby je podchycení a odborná správa dokumentu od jeho vzniku, popřípadě příjmu, až po jeho vyřazení (skartace, archivace). Odborná správa dokumentů musí být u veřejnoprávních původců v souladu s archivním zákonem a vyhláškou, u soukromoprávních původců je rozsah odborné správy dokumentů, s výjimkou uchovávání dokumentů a umožnění výběru archiválií za podmínek stanovených archivním zákonem, ponechána na vůli původce.

Význam spisové služby, jakožto odborné správy dokumentů, je bezesporu veliký a jeho význam se neustále zvyšuje. Byla sice období, kdy se spisové službě nepřipisoval takový význam, jaký si zaslouží, ale nikdy spisová služba nestála na okraji zájmu.

 NahoruVýkon spisové služby

Spisová služba se vykonává písemnou formou nebo elektronickou formou za použití výpočetní techniky. Písemná forma znamená, že vedení spisové služby je prováděno manuálně - veškeré zápisy do evidenční pomůcky (podací deník, jednací protokol, předávací seznam apod.) se provádějí ručně. Elektronická forma za použití výpočetní techniky znamená vedení spisové služby v plně automatizovaném systému, ve kterém jsou vedeny jak písemné, tak elektronické dokumenty a automatizovaně jsou zabezpečovány všechny činnosti spisové služby. Je možné automatizovat popřípadě jen některé části spisové služby, např. vedení podacího deníku.

 NahoruVýkon spisové služby u veřejnoprávních původců

Veřejnoprávní (určení) původci, tak jak jsou definováni v archivním zákoně, mají podle archivního zákona povinnost vykonávat spisovou službu. Povinnost vykonávat spisovou službu tedy mají:

1. organizační složky státu,

2. státní příspěvkové organizace,

3. státní podniky,

4. organizační složky a právnické osoby založené nebo zřízené územními samosprávnými celky, pokud vykonávají veřejnou správu nebo zaměstnávají více než 25 zaměstnanců,

5. školy a vysoké školy,

6. právnické osoby zřízené zákonem,

7. zdravotnická zařízení,

8. kraje,

9. hlavní město Praha,

10. obce s pověřeným obecním úřadem a obce se stavebním nebo matričním úřadem,

11. městská část nebo městský obvod územně členěného statutárního města a městská část hlavního města Prahy, na něž byla statutem přenesena alespoň část působnosti obce s pověřeným obecním úřadem nebo působnosti stavebního úřadu anebo matričního úřadu.

Mezi veřejnoprávní původce patří i tzv. malé obce, které podle § 63 odst. 2 archivního zákona sice nemají povinnost vykonávat spisovou službu, ale i na tyto původce se vztahují určité povinnosti spjaté s výkonem spisové služby. Jde o:

• povinnost zajistit řádný příjem dokumentů,

• vést podací deník, do něhož jsou v číselném a časovém pořadí zapisovány došlé dokumenty, popřípadě ústně podaná podání,

• vést podací razítko s číslem jednacím. Všechny došlé dokumenty v den, kdy byly doručeny opatřit otiskem podacího razítka s číslem jednacím,

• evidovat dokumenty u původce vzniklé,

• vyřizovat dokumenty. V případě vyřízení záležitosti, ke které se vztahuje více dokumentů, tyto při vyřízení spojovat ve spis,

• podepisovat dokumenty - podepisuje vždy statutární orgán nebo jiná osoba oprávněná za něj jednat podle zvláštního právního předpisu anebo osoba, která k tomu byla statutárním orgánem pověřena,

• přiměřeně označovat dokumenty spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami podle spisového a skartačního plánu,

• přiměřeně vydat vnitřní předpis pro výkon spisové služby - spisový a skartační řád, jehož součástí je spisový a skartační plán,

• zajistit řádné odesílání dokumentů. Při odesílání dokumentů, u nichž je nutné, aby doručení bylo doloženo, nebo je-li to stanoveno zvláštním právním předpisem, odesílat tyto dokumenty do vlastních rukou. Písemný doklad stvrzující, že dokument byl doručen nebo že zásilka obsahující dokument byla dodána, se po vrácení připojí k příslušnému spisu,

• zajistit uložení dokumentů po celou dobu trvání skartačních lhůt v přiměřených prostorách.

Ostatní veřejnoprávní původci, tak jak jsou definováni v bodech a) - k), musejí v oblasti výkonu spisové služby:

• vykonávat spisovou službu tak, jak jsou jednotlivé etapy spisové služby rozepsány v § 64 - 68 archivního zákona,

• vykonávat spisovou službu tak, jak jsou jednotlivé etapy spisové služby rozepsány v § 1 - § 10 vyhlášky,

• podle § 83 odst. 2 vydat spisový a skartační řád, popřípadě platný stávající spisový a skartační řád uvést do souladu a archivním zákonem,

• provádět výběr archiválií ve skartačním řízení tak, jak je rozepsáno v § 7 - § 10 a § 13 - § 15 archivního zákona,

• v případě dokumentů původce, který má povinnost vykonávat spisovou službu, popřípadě u dokumentů právního předchůdce, který tuto povinnost měl, ale skartační řízení neproběhlo, provést výběr archiválií mimo skartační řízení tak, jak je rozepsáno v § 11 - § 12 archivního zákona.

 NahoruVýkon spisové služby u soukromoprávních původců

Soukromoprávní původci, tak jak jsou vyjmenováni v § 3 odst. 2 písm. a) - e) archivního zákona, mají při výkonu spisové služby následující povinnosti:

• uchovávat dokumenty

  • jde o dokumenty uvedené v příloze č. 1 archivního zákona,

  • jde o dokumenty, na které při výběru archiválií je možné uplatnit ustanovení § 4 a § 5 archivního zákona,

  • jde o dokumenty, u nichž by předčasným vyřazením mohlo dojít k porušení jiných zákonů - zákona č. 563/1991 Sb. o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, zákona č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, ve znění pozdějších předpisů, zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů, a dalších speciálních zákonů, které upravují uložení dokumentů,

  • uchovávat podle přílohy č. 2 archivního zákona ty dokumenty, které budou podle obsahu vždy vybrány za archiválie,

• umožnit výběr archiválií z uchovávaných dokumentů (výběr archiválií provede příslušný archiv podle zjištěných skutečností skartačním nebo mimoskartačním řízením).

Všechny ostatní oblasti výkonu spisové služby jsou u soukromoprávních původců dobrovolné. Pro soukromoprávního původce v oblasti výkonu spisové služby je důležité vědět:

• na jaké úrovni, v jakém rozsahu a zda vůbec chce vést spisovou službu,

• jaká úroveň a rozsah spisové služby má pro něj význam (zde je často určující velikost původce, počet zaměstnanců, rozsah a charakter podnikatelské činnosti),

• znalost a povědomí původce o významu spisové služby.

Je pouze věcí původce, zda se rozhodne vykonávat spisovou službu podle zákona nebo bude podle zákona vykonávat pouze některé části spisové služby nebo bude vykonávat spisovou službu podle svých potřeb a požadavků anebo ji nebude vykonávat vůbec. Již dříve bylo řečeno, pokud soukromoprávní původce považuje za účelné vykonávat některé části spisové služby podle archivního zákona nebo vyhlášky, nevystavuje se tento žádným povinnostem výkonu spisové služby podle archivního zákona a vyhlášky. Aby se na soukromoprávního původce pohlíželo jako na původce vykonávajícího spisovou službu podle archivního zákona, s tím spojeným plnění povinností stanovených v archivním zákoně, musel by se tento soukromoprávní původce k výkonu spisové služby přihlásit.

Soukromoprávní původce se tedy může přihlásit k výkonu spisové služby podle archivního zákona. V případě, že tak učiní, musí spisovou službu vykonávat podle archivního zákona a prováděcí vyhlášky a v souladu s nimi, a to ve všech směrech stejně jako veřejnoprávní původce. Při tomto výkonu spisové služby pak musí splňovat všechny požadavky kladené na výkon spisové služby u veřejnoprávních původců. Při nedodržení nebo porušení těchto povinností se vystavuje postihu v podobě sankcí tak jako každý jiný veřejnoprávní původce při nedodržení nebo porušení povinností.

Jednotlivé etapy výkonu spisové služby - veřejnoprávní původci

Povinnost vykonávat spisovou službu podle archivního zákona a vyhlášky mají veřejnoprávní původci, jak jsou vyjmenováni v § 63 archivního zákona (viz výše). Tito původci jsou tedy povinni vykonávat jednotlivé etapy spisové služby v souladu s archivním zákonem a vyhláškou. Při výkonu spisové služby musejí dbát na dodržení povinností, jak je ukládá archivní zákon a vyhláška. V jednotlivých etapách výkonu spisové služby jde především o:

Příjem dokumentů (§ 64 archivního zákona, § 1 vyhlášky)

• povinnost zajistit řádný příjem dokumentů,

• pro příjem dokumentů zřídit určené místo - podatelnu (určení původci s malým počtem zaměstnanců, např. školy, muzea apod., malé obce či městské části statutárních měst bez přenesené působnosti, pro něž by bylo zřízení samostatné podatelny neekonomické a neefektivní, nemusejí mít podatelnu umístěnu v samostatné místnosti anebo podatelna nemusí pracovat jako samostatný organizační útvar, ale její činnosti může vykonávat sekretářka nebo jiný pověřený zaměstnanec, tajemník obecního úřadu, starosta či jiný člen zastupitelstva):

  • příjem datových zpráv se řídí zvláštním právním předpisem - vyhláška č. 496/2004 Sb., o elektronických podatelnách,

  • za doručený dokument se považuje také dokument přijatý mimo podatelnu (např. při osobním jednání, na služební cestě apod.) nebo dokument vzniklý z podání učiněného ústně (telefonicky), pokud byl zaevidován. Evidence se provede bezodkladně po přijetí nebo vzniku dokumentu,

  • pokud se na příjem a na manipulaci s dokumenty vztahují zvláštní právní předpisy (např. zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů), přijímat tyto odděleně a vést pro ně samostatnou evidenci, jejíž náležitosti jsou upraveny ve spisovém a skartačním řádu (takovým druhem dokumentu jsou např. faktury, jejichž evidence je vedena v knize faktur apod.). Evidenci dokumentů obsahujících utajované informace vede pověřená osoba. Evidence těchto dokumentů se vede odděleně,

  • dokument, případně obálka dokumentu, se opatří v den doručení otiskem podacího razítka a po jeho zaevidování se předá k vyřízení. Pokud je dokument doručen v digitální podobě, opatří se identifikátorem elektronické podatelny a předá se k vyřízení. V případě doručení dokumentu v digitální podobě do e-mailové schránky na služební PC zaměstnance je tento dokument v případě, že jde o služební záležitost, předán podatelně k zaevidování. Určující čas pro vyřízení dokumentu je datum a čas doručení na PC, nikoliv otisk podacího razítka s uvedením data zaevidování,

  • podací razítko obsahuje vždy:

    • název původce,

    • datum doručení (kde to ukládá zvláštní právní předpis, též čas doručení),

    • číslo jednací,

    • počet listů, počet příloh nebo počet svazků příloh,

    • u dokumentů v digitální podobě datum a čas s uvedením hodiny, minuty a sekundy, kdy byla zpráva doručena, velikost v jednotkách bytů,

  • pokud to původce považuje za vhodné, může podací razítko obsahovat další údaje, pokud je v adrese na obálce dokumentu uvedeno na prvním místě jméno a příjmení fyzické osoby, předá se adresátovi neotevřená. Zjistí-li adresát po otevření zásilky, že obsahuje dokument úředního charakteru, zabezpečí jeho dodatečné zaevidování. Pokud je dokument úředního charakteru doručen v digitální podobě přímo do e-mailové schránky adresáta, postupuje tento stejně jako při doručení neotevřené zásilky adresované na jeho jméno,

  • obálka dokumentu se ponechává jako součást:

    • je-li zásilka doručována do vlastních rukou,

    • je-li to nezbytné pro určení, kdy byla zásilka podána k poštovní přepravě nebo kdy byla původci doručena,

    • je-li to rozhodné pro zjištění adresy odesílatele,

    • stanoví-li tak spisový a skartační řád původce;

Evidence dokumentů (§ 64 archivního zákona, § 2 vyhlášky)

• pro evidenci dokumentů vést podací deník nebo jednací protokol. Původce je oprávněn používat takový podací deník, který mu vyhovuje při splnění požadovaných náležitostí. Pokud vede původce podací deník v digitální podobě, musí zabezpečit, aby program sloužící k vedení evidence splňoval všechny požadavky na evidenci dokumentů a byla zajištěna jeho čitelnost po celou dobu, než dojde k vytištění a uložení:

  • podací deník je kniha vytvořená z předem svázaných a očíslovaných tiskopisů. Je označena názvem původce, rokem, v němž je užíván, a počtem listů. Podací deník může být veden v digitální podobě s možností tisku pro uložení,

  • při evidenci dokumentů v podacím deníku musí být dodržena zásada číselného a časového pořadí doručení nebo vzniku dokumentu. Zásada dodržení číselného a časového pořadí může být porušena v případě evidence podání učiněných ústně, telefonicky, při služebních cestách a digitálních podáních přijatých do e-mailové schránky adresáta,

  • v případě používání zkratek je nedílnou součástí podacího protokolu jejich seznam,

• v podacím deníku se evidují jak dokumenty doručené, tak i dokumenty vzniklé z vlastní činnosti. Vyřízení doručeného dokumentu se neeviduje samostatně, ale připojí se k doručenému dokumentu se stejným číslem jednacím,

• dokumenty na něž se vztahují zvláštní právní předpisy (finanční dokumenty apod.), podléhají samostatné evidenci,

• dokumenty, které z hlediska činnosti původce nejsou úředního charakteru, nepodléhají evidenci. Seznam těchto dokumentů uvede původce ve svém spisovém a skartačním řádu,

• o dokumentu se v podacím deníku vedou tyto údaje:

  • pořadové číslo dokumentu

    • číselná řada v podacím deníku začíná dnem 1. ledna pořadovým číslem 1 a končí dnem 31. prosince. Zbývající prázdné kolonky se pod posledním zápisem do konce stránky proškrtnou a označí slovy "Ukončeno dne 31. prosince číslem jednacím ...“ a jménem, příjmením a podpisem pověřeného zaměstnance. V podacím deníku vedeném v elektronické podobě se prázdné kolonky neuvádějí,

  • datum doručení dokumentu

    • u datových zpráv se za čas doručení považuje okamžik, kdy je dokument dostupný v elektronické podobě (v elektronické podatelně, na PC uživatele),

  • identifikace odesílatele; jde-li o dokument vzniklý z vlastní činnosti, zapíše se jako "Vlastní“,

  • číslo jednací odesílatele

    • číslo jednací obsahuje vždy:

      • zkratku původce nebo jeho organizační jednotky,

      • pořadové číslo zápisu dokumentu v podacím deníku,

      • označení kalendářního roku, v němž je dokument evidován,

      • v případě potřeby původce může obsahovat i další údaje,

    • počet listů došlého nebo vlastního dokumentu, u dokumentu doručeného elektronickou cestou jeho velikost,

    • počet listů (svazků) příloh. U příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh,

    • stručný obsah dokumentu,

    • název organizační jednotky nebo jméno a příjmení zaměstnance určeného k vyřízení,

    • způsob vyřízení,

    • datum odeslání,

    • počet listů odesílaného dokumentu a počet příloh nebo počet svazků příloh, u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh,

    • spisový znak, skartační znak, skartační lhůtu dokumentu nebo rok, kdy bude dokument zařazen do skartačního řízení,

    • v případě ztráty dokumentu se do kolonky o vyřazení dokumentu zapíše "ztráta“ a číslo jednací dokumentu, kterým byla ztráta řešena,

    • záznam o vyřazení ve skartačním řízení,

    • původce může vést ještě další údaje, které slouží k podrobnějšímu zaevidování. Tyto další údaje vede podle vlastního rozhodnutí. Vedení dalších údajů je upraveno ve spisovém a skartačním řádu původce,

• zjistí-li se při zápisu nového dokumentu, že v téže věci byl již zaevidován jiný dokument, připojí se předchozí dokument k novému dokumentu. Kromě podacího razítka se na novém dokumentu poznamená i číslo jednací předchozího dokumentu. V podacím deníku se u předchozího dokumentu, který se připojuje k novému dokumentu, poznamená v kolonce "Uloženo“ číslo jednací nového dokumentu, k němuž se předchozí dokument připojuje. Pokud je podací deník veden v…