Tvorba spisových a skartačních řádů u veřejnoprávních původců

9.4.1

Tvorba spisových a skartačních řádů u veřejnoprávních původců

PhDr. Radomír Ševčík

Veřejnoprávní původci, tedy ti původci, kteří jsou tímto pojmem vymezeni v § 3 odst. 1 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů (dále jen archivní zákon), musejí vykonávat spisovou službu podle archivního zákona a na základě prováděcí vyhlášky k uvedenému archivnímu zákonu, vyhlášky č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby. Výčet původců majících povinnost výkonu spisové služby je obsažen v § 63 odst. 2 písm. a) - e). V rámci těchto povinností spojených s výkonem spisové služby musejí tito původci vytvářet své spisové a skartační řády. Povinnost vydat spisový a skartační řád pro všechny veřejnoprávní původce je stanovena v § 66 odst. 2 archivního zákona.

Veřejnoprávní původci, tak jak je vymezuje § 3 odst. 1 archivního zákona, kteří se řídili při výkonu spisové služby svými spisovými a skartačními řády vydanými před nabytím účinnosti archivního zákona, tedy před 1. lednem 2005, byli povinni tyto své spisové a skartační řády uvést do souladu s novým archivním zákonem. Zákonem byla stanovena lhůta 6 měsíců ode dne nabytí účinnosti archivního zákona, tedy do 30. 6. 2005 (§ 83 odst. 2 archivního zákona). Ve většině případů uvedení stávajících spisových a skartačních řádů do souladu s ustanoveními archivního zákona znamenalo pro veřejnoprávní původce vydání nového spisového a skartačního řádu. Malé obce - obce bez pověřeného obecního úřadu a obce bez matričního nebo stavebního úřadu -nemající povinnost vykonávat spisovou službu v rozsahu archivního zákona a prováděcí vyhlášky, vykonávají spisovou službu omezeně, ale tak, aby zajistily u dokumentů příjem, evidenci v podacím deníku, vyřizování, podepisování a odesílání. Tito původci mohou svůj spisový a skartační řád vydat v přiměřeném rozsahu, tedy v omezeném rozsahu, zohledňujícím výkon spisové služby u těchto původců (vzorový spisový a skartační plán pro obce, které nemají pověřený obecní úřad nebo nejsou obcí s rozšířenou působností, pro městské obvody a městské části vydal odbor archivní správy MV dne 21. prosince 2005 pod č. j. AS 1882/2-2005. Tento vzorový spisový a skartační plán je umístěn na webových stránkách MV www.mvcr.cz/archivnictví/metodiky , kde je možné si jej stáhnout).

 NahoruObsah spisového a skartačního řádu

Spisový a skartační řád veřejnoprávního původce by měl obsahovat:

1. úvodní ustanovení,

2. všeobecná ustanovení,

3. základní pojmy,

4. spisový řád,

5. skartační řád,

6. pravomoc příslušného státního archivu,

7. závěrečná ustanovení,

8. přílohy.

(Zde jde o základní rozdělení textu tak, aby tento obsáhl všechny základní oblasti výkonu spisové služby vycházející z povinností stanovených archivním zákonem a prováděcí vyhláškou. Je samozřejmě možné přidávat další nadstavbové prvky tak, jak vyhovují původci, rozšiřovat počet kapitol či jednotlivé kapitoly dále členit o další nadstavbové prvky (podkapitoly), jejichž použití již nevychází ze zákonných požadavků.)

Úvodní ustanovení

1. Úvodní ustanovení - tato kapitola by měla postihnout obecné stránky ve vztahu k zaměření spisového a skartačního řádu a ve vztahu k definování původce. Měla by tedy obsahovat:

   • definici spisového a skartačního řádu (je to souhrn předpisů pro vedení spisové služby),

   • cíl a smysl vydaní spisového a skartačního řádu (sjednotit manipulaci s dokumenty přijatými, vzniklými, vyřízenými, odeslanými),

   • identifikaci původce, který spisový a skartační řád vydává (název, sídlo, adresa),

   • rozsah závaznosti spisového a skartačního řádu a plnění povinností z něj plynoucích (závazný pro všechny zaměstnance organizace, pro určitou část zaměstnanců apod.)

    NahoruVšeobecná ustanovení

2. Všeobecná ustanovení - tato kapitola by měla postihnout povinnost vedení spisové služby, povinnost vydání spisového a skartačního řádu, odkazy na platné zákony související s výkonem spisové služby u původce. Měla by obsahovat:

   • definici (vysvětlení) spisové služby,

   • odkaz na paragrafové znění archivního zákona ukládajícího povinnost vydat spisový a skartační řád (§ 66 odst. 2),

   • odkazy na zákony a vyhlášky, kterými se původce při výkonu spisové služby řídí ¹.

    NahoruZákladní pojmy

3. Základní pojmy - v této kapitole by měl být obsažen soupis a definice (vysvětlení) všech základních pojmů, se kterými původce při výkonu spisové služby pracuje a které se ve spisovém a skartačním řádu objevují (např. dokument, podací deník, podání, podatelna, původce, spis, spisový znak, skartační znak, skartační lhůta, skartační plán, spisový plán, příruční registratura, spisovna apod.).

    NahoruSpisový řád

4. Spisový řád - tato kapitola musí obsahovat popis jednotlivých etap úkonů spisové služby při práci s dokumenty u původce. Jednotlivé, zde popisované úkony spisové služby prováděné u původce musejí být v souladu s archivním zákonem (§ 64 - § 69) a prováděcí vyhláškou (§ 1 - § 8). To znamená, že určení původci při výkonu jednotlivých etap spisové služby, popisované v této části, musejí splňovat podmínky a povinnosti dané příslušnými (výše uvedenými) paragrafovými zněními archivního zákona a prováděcí vyhlášky a nesmějí v těchto částech být s archivním zákonem a prováděcí vyhláškou v rozporu. Pokud to původce považuje za nutné, vhodné či pro jeho práci potřebné, může mimo povinnosti, které mu při správě dokumentů ukládá archivní zákon a prováděcí vyhláška, rozšířit okruh povinností o další nadstavbové prvky. Tato kapitola se tedy musí věnovat:

   • příjmu dokumentů (§ 64 archivního zákona, § 1 prováděcí vyhlášky),

   • evidenci dokumentů (§ 64 archivního zákona, § 2 prováděcí vyhlášky),

   • rozdělování a oběhu dokumentů (§ 64 archivního zákona, § 3 prováděcí vyhlášky),

   • vyřizování dokumentů (§ 65 archivního zákona, § 4 prováděcí vyhlášky),

   • vyhotovování dokumentů (§ 5 prováděcí vyhlášky),

   • podepisování dokumentů a užívání razítek (§ 65 archivního zákona, § 6 prováděcí vyhlášky),

   • odesílání dokumentů (§ 67 archivního zákona, § 7 prováděcí vyhlášky),

   • ukládání dokumentů (§ 68 archivního zákona, § 8 prováděcí vyhlášky):

     • ukládání dokumentů v příručních (útvarových) registraturách,

     • předávání dokumentů z registratur do spisoven,

     • přijímání a ukládání dokumentů ve spisovnách,

     • nahlížení a výpůjčky dokumentů ze spisoven.

    NahoruSkartační řád

5. Skartační řád - tato část upravuje způsob a průběh …