Veřejnoprávní původci

9.3.2

Veřejnoprávní původci

PhDr. Radomír Ševčík

 NahoruČlenění původců

Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů (dále jen archivní zákon), rozděluje původce na veřejnoprávní původce (určení původci) a soukromoprávní původce (neurčení původci). Členění původců na veřejnoprávní a soukromoprávní vychází z § 3 archivního zákona.

Veřejnoprávní původci tedy jsou:

• organizační složky státu,

• státní příspěvkové organizace,

• státní podniky,

• územní samosprávné celky,

• organizační složky a právnické osoby založené nebo zřízené územními samosprávnými celky, pokud vykonávají veřejnou správu nebo zaměstnávají více než 25 zaměstnanců,

• školy a vysoké školy,

• právnické osoby zřízené zákonem,

• zdravotnická zařízení,

 NahoruPovinnosti veřejnoprávních původců

Veřejnoprávní původci (pro veřejnoprávní původce je možné také používat označení určení původci - označení veřejnoprávní původce lépe vystihuje charakter původce. Pro veřejnoprávní původce vyplývá z archivního zákona celá řada povinností, které jsou následně rozvedeny a specifikovány.

 NahoruUchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií

Jednou z důležitých povinností veřejnoprávních původců je uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií.

• Aby mohl být proveden výběr archiválií, musí být dokumenty uchovávány tak dlouho, než k výběru archiválií dojde. Výběr archiválií musí být umožněn, neboť je toto ve veřejném zájmu [§ 2 písm. e) archivního zákona].

• Kritériem výběru archiválií je trvalá hodnota dokumentu vzhledem k době vzniku, obsahu, původu a vnějším znakům:

  • podle doby vzniku budou příslušným archivem za archiválie vždy vybrány

    • dokumenty vzniklé do roku 1850,

    • dokumenty z oboru průmyslové a zemědělské výroby, úvěrové soustavy a pojišťovnictví, finančního a důlního podnikání včetně patentů na významné vynálezy vzniklé do roku 1900,

    • fotografické, filmové a zvukové záznamy vzniklé do roku 1920,

  • podle obsahu budou příslušným archivem za archiválie vždy vybrány dokumenty uvedené v příloze č. 2 archivního zákona,

  • podle původu se za archiválie příslušným archivem vybírají dokumenty, které mají trvalou hodnotu vzhledem k významu, funkci anebo postavení jejich původce,

  • podle vnějších znaků se za archiválie příslušným archivem vybírají dokumenty, které mají trvalou hodnotu vzhledem k jejich výtvarné hodnotě, jazyku, písmu, psací látce, způsobu vyhotovení, případně i dalším obdobným vlastnostem.

• Výběr archiválií z dokumentů původce provádí příslušný archiv ve skartačním nebo mimoskartačním řízení. U veřejnoprávního původce se tento výběr provádí vesměs v rámci skartačního řízení. V rámci mimoskartačního řízení bude u veřejnoprávního původce nebo jeho právního předchůdce, který měl povinnost vykonávat spisovou službu, proveden výběr archiválií u dokumentů, které neprošly skartačním řízením.

• Při výběru archiválií také záleží na vlastním přístupu archiváře provádějícího výběr archiválií. Archivář provádějící výběr archiválií se při výběru řídí výše uvedenými skutečnostmi, které jsou dány archivním zákonem a na které při výběru musí být vždy brán zřetel. Nemalou úlohu při výběru archiválií sehrávají znalosti, zkušenosti a historické povědomí konkrétního archiváře a také stav úplnosti a dochovanosti dokumentů, z nichž je prováděn výběr. V praxi to znamená, že za archiválie mohou být vybrány i dokumenty, na které se nevztahují výše uvedená kritéria pro výběr archiválií (za archiválie mohou být v určitých případech vybrány např. kopie dokumentů v případě nedochování originálů, dokumenty, které nemají skartační znak "A“, ale vzhledem ke svému obsahu, své grafické úpravě, jedinečnosti dokumentu apod. mají vypovídací charakter o činnosti původce).

• Sankce:

  • v případě, že původce neuchovává dokumenty nebo neumožní oprávněné osobě provést výběr archiválií, dopustí se správního deliktu, za nějž mu může být udělena pokuta do výše 5000 Kč,

  • jako právní nástupce neprovede řádné skartační řízení nebo neumožní výběr archiválií, dopustí se správního deliktu, za nějž mu může být udělena pokuta do výše 50 000 Kč,

  • zničí dokumenty bez souhlasu příslušného archivu čímž se dopustí správního deliktu, za což mu může být udělena pokuta do výše 250 000 Kč,

  • nedodrží podmínky pro ukládání dokumentů, čímž se dopustí správního deliktu, za nějž mu může být udělena pokuta do výše 50 000 Kč.

 NahoruVykonávat spisovou službu

Veřejnoprávní původci mají povinnost vykonávat podle archivního zákona a prováděcí vyhlášky k archivnímu zákonu (vyhláška č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby) spisovou službu.

• V rámci těchto povinností musejí vykonávat spisovou službu tak, jak jsou jednotlivé etapy výkonu spisové služby popsány v archivním zákoně (§ 64 - § 68) a ve vyhlášce č. 646/2004 Sb. (§ 1 - § 9). O vlastním výkonu spisové služby pojednává následující kapitola.

  • Územní samosprávné celky bez pověřeného obecního úřadu a bez stavebního nebo matričního úřadu zajišťují výkon spisové služby přiměřeně, to znamená, že jsou povinny zajistit příjem dokumentů v listinné nebo digitální podobě a jejich evidenci v podacím deníku, vyřizování, podepisování dokumentů a jejich odesílání. Vyřízené dokumenty ukládají ve spisovnách podle zvoleného ukládacího systému umožňujícího zpracování skartačního návrhu…