Výběr archiválií mimo skartační řízení

9.5.2

Výběr archiválií mimo skartační řízení

PhDr. Radomír Ševčík

Výběr archiválií mimo skartační řízení provádí příslušný archiv z dokumentů:

• původce nebo vlastníka, který nemá povinnost vykonávat spisovou službu,

• původce, který má povinnost vykonávat spisovou službu, které však neprošly skartačním řízením,

• nabídnutých České republice nebo jinému zřizovateli veřejného archivu darem nebo ke koupi,

• nalezených,

• původce, který je v likvidaci nebo v konkurzním řízení.

Na žádost původce nebo vlastníka dokumentů se výběr archiválií mimo skartační řízení provádí:

• u původce nebo vlastníka dokumentu, který nemá povinnost vykonávat spisovou službu,

• u dokumentů nabídnutých České republice nebo jinému zřizovateli veřejného archivu darem nebo ke koupi,

• u původce nebo vlastníka dokumentu v likvidaci nebo v konkurzním řízení. Zde o provedení výběru archiválií mimo skartační řízení žádá likvidátor nebo správce konkurzní podstaty. V případě likvidovaných subjektů je možné použít variantu klasického skartačního řízení i variantu mimo skartační řízení.

Z moci úřední se výběr archiválií mimo skartační řízení provádí u dokumentů:

• původce majícího povinnost vykonávat spisovou službu, které neprošly skartačním řízením,

• nalezených,

• původce, který zanikl bez právního nástupce.

 NahoruPrůběh výběru archiválií mimo skartační řízení

Mimo skartační řízení se provádí:

• na základě žádosti původce (vlastníka, držitele) dokumentu, a to z dokumentů jejichž soupis je obsažen v příloze č. 1 zákona č. 499/2004 Sb. (podpůrně lze využít i přílohu č. 2 uvedeného zákona); původce dokumentů může samozřejmě k výběru archiválií prováděných v rámci mimo skartační řízení nabídnout větší rozsah dokumentů než ten, který tvoří přílohu č. 1 archivního zákona,

• z moci úřední z dokumentů:

  • které se dochovaly u původce majícího povinnost vykonávat spisovou službu, které však neprošly skartačním řízením,

  • které se dochovaly u původce, který zanikl bez právního nástupce,

  • nabídnutých České republice nebo jinému zřizovateli veřejného archivu,

  • nalezených.

Žádost se zasílá příslušnému archivu. Postup při provádění mimo skartační řízení je obdobný jako u skartačního řízení. Žádost o provedení výběru archiválií mimo skartační řízení obsahuje:

• průvodní dopis:

  • identifikace původce žádajícího o provedení výběru archiválií mimo skartační řízení; identifikace původce musí obsahovat:

    • -> název původce,
    • -> adresu původce,
    • -> identifikační číslo původce,

  • název a adresu příslušného archivu,

  • č.j., značku, jméno vyřizující osoby, telefon apod.

  • datum,

  • žádost o provedení výběru archiválií mimo skartační řízení,

  • odvolání se na příslušná paragrafová znění zákona č. 499/2004 Sb. na jejichž základě je prováděno mimoskartační řízení,

  • v případě, že žadatel o výběr archiválií mimo skartační řízení není totožný s původcem dokumentů, které jsou předkládány k výběru, je nutná identifikace původce dokumentů,

  • obecnou identifikaci dokumentů navržených ke skartaci a k výběru,

  • místo uložení dokumentů,

  • návrh termínu provedení mimo skartační řízení (odborné archivní prohlídky),

  • může být uvedeno jmenovité složení skartační komise s podpisy jednotlivých členů (pokud je komise vytvořena),

  • seznam příloh,

  • podpis oprávněné osoby,

• přílohy - přílohy jsou uváděny tehdy, pokud existují (existuje) soupisy (soupis) dokumentů, které (který) jsou (je) navrhovány (navrhován) ke skartaci a k výběru; v případě, že tyto (tento) soupisy (soupis) původce nezašle, jsou (je) k žádosti připojeny (připojen) soupisy (soupis), které (který) archivář nechá vypracovat původcem po roztřídění dokumentů na dokumenty skartačního znaku "S“ s uplynulými úložními lhůtami a na dokumenty skartačního znaku "A“, které provedl v rámci odborné archivní prohlídky,

  • samostatný soupis dokumentů skartačního znaku "A“ (dokumenty skartačního znaku "A“ musí být ke skartačnímu řízení předloženy vždy v listinné podobě),

  • samostatný soupis dokumentů skartačního znaku "S“ (dokumenty skartačního znaku "S“ mohou být ke skartačnímu řízení předloženy v jakékoliv podobě, tedy v listinné i v elektronické, pokud není pro jejich autenticitu požadována listinná podoba s náležitostmi originálu).

V návaznosti na žádost provede pověřený zaměstnanec příslušného archivu, většinou je to opět archivní inspektor, odbornou archivní prohlídku dokumentů (popřípadě i razítek) navrhovaných k vyřazení. Při archivní odborné prohlídce archivář:

• posoudí, zda dokumenty skartačního znaku "A“ odpovídají kritériím stanoveným archivním zákonem k prohlášení za archiválie,

• posoudí, zda dokumenty se skartačním znakem "S“ skutečně nemají trvalou hodnotu, pokud zjistí, že trvalou hodnotu…