Výkon spisové služby u veřejnoprávních a soukromoprávních původců dle zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a změně některých zákonů

9.3.1

Výkon spisové služby u veřejnoprávních a soukromoprávních původců dle zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a změně některých zákonů

PhDr. Radomír Ševčík

Nové právní úpravy v oblasti archivnictví a spisové služby

 NahoruZákon č. 499/2004 Sb.

 NahoruVyhláška č. 645/2004 Sb.

 NahoruVyhláška č. 646/2004 Sb.

Nejvýznamnější změnou v oblasti archivnictví a spisové služby v posledních letech bylo vydání zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů (dále jen zákon). Zákon byl přijat Parlamentem České republiky dne 30. června 2004, uveřejněn byl ve Sbírce zákonů, částka 173, rozesláno dne 23. září 2004. Na vydání archivního zákona navazovalo vydání dvou prováděcích předpisů. Prvním prováděcím předpisem zákona je vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů. Vyhlášku vydalo Ministerstvo vnitra České republiky dne 13. prosince 2004, uveřejněna ve Sbírce zákonů, částka 220, rozesláno dne 22. prosince 2004. Vyhlášku vydalo ministerstvo na základě § 86 archivního zákona. Vyhláška č. 645 byla vydána k provedení § 19, § 20 odst. 5, § 24 odst. 3, § 31 odst. 2, § 36, § 40 odst. 4, § 56 odst. 4 a § 61 odst. 9 archivního zákona. Druhou prováděcí vyhláškou je vyhláška č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby. Vyhláška byla vydána Ministerstvem vnitra České republiky dne 13. prosince 2004, uveřejněna ve Sbírce zákonů, částka 220, rozesláno dne 22. prosince 2004. Vyhlášku vydalo Ministerstvo vnitra na základě § 86 archivního zákona k provedení § 9 odst. 2 a § 70 archivního zákona. Uvedený zákon spolu s oběma prováděcími vyhláškami vstoupil v platnost dne 1. ledna 2005. Vydáním zákona č. 499/2004 Sb. došlo ke zrušení: zákona ČNR č. 97/1974 Sb., o archivnictví, ve znění novel č. 343/1992 Sb., č. 27/2000 Sb., č. 120/2001 Sb., č. 107/2002 Sb. a č. 320/2002 Sb. Dále došlo ke zrušení vyhlášky MV ČSR č. 101/1974 Sb., o uznání archiválií za kulturní památky a o zvýšené ochraně archiválií jako kulturních a národních kulturních památek, vyhlášky MV ČSR č. 102/1974 Sb., kterou se stanoví podrobnosti převodu vlastnictví k archiváliím, vyhlášky MV ČSR č. 117/1974 Sb., kterou se stanoví kritéria pro posuzování písemností jako archiválií a podrobnosti skartačního řízení, vyhlášky MV ČSR č. 118/1974 Sb., o podnikových archivech, vyhlášky č. 225/1988 Sb., o státních archivech a archivech národních výborů. Společně s výše uvedenými vyhláškami přestaly platit směrnice MV ČSR č. 1, o způsobu vedení evidence archiválií a skladbě Jednotného archivního fondu v České socialistické republice, směrnice MV ČSR č. 2, o ochraně a kategorizaci archiválií, směrnice MV ČSR č. 3, o archivech zvláštního významu, směrnice MV ČSR č. 6, o ukládání archiválií do archivů, směrnice MV ČSR č. 7, o využívání archiválií, instrukce MV ČSR č. 10, o způsobu vedení evidence archiválií. Dále přestala platit celá řada instrukcí a metodických návodů vydávaných sekcí archivní správy MV a celá řada resortních vyhlášek, instrukcí a metodických návodů věnujících se problematice archivní a spisové služby.

Současný přehled zákonů, vyhlášek a metodik v oblasti archivnictví a spisové službě

 NahoruPřehled zákonů

V současné době jsou v oblasti archivnictví a spisové služby platné následující zákony, vyhlášky a obecné metodiky. Obecnými metodikami se myslí metodiky vydávané odborem archivní správy MV ČR, který vykonává gesci Ministerstva vnitra v oblasti archivnictví a spisové služby:

• zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů,

• vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů,

• vyhláška č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby,

• metodický návod odboru archivní správy MV, kterým se zavádí standard pro ukládání a zasílání pomůcek druhu inventář a dílčí inventář v digitální podobě,

• metodický návod k postupu prohlášení archiválií, archivních sbírek a archivních fondů nebo jejich ucelených částí za archivní kulturní památky, prohlášení archivních kulturních památek za národní kulturní památky a nakládání s archiváliemi prohlášenými za tyto památky a péči o ně,

• metodický návod k vedení evidence Národního archivního dědictví v muzeích, knihovnách, galeriích, památnících, pracovištích Akademie věd České republiky a vysokých školách, podle vyhlášky č. 645, ze dne 13. prosince 2004, kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů,

• metodický návod odboru archivní správy k výběru archiválií mimo skartační řízení, podání námitky proti protokolu a vyřazování dokumentů s utajovanými skutečnostmi

  1. výběr archiválií mimo skartační řízení

  2. podání námitky proti protokolu

  3. vyřazování dokumentů s utajovanými skutečnostmi (změna: č.j.: AS-916/2-2006),

• metodický návod odboru archivní správy k vyhlášce č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby,

• metodický návod odboru archivní správy MV k vedení evidence Národního archivního dědictví podle vyhlášky č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů,

• vzorový spisový a skartační plán pro obce s rozšířenou působností,

• vzorový spisový a skartační plán pro obce, které nemají pověřený obecní úřad nebo nejsou obcí s rozšířenou působností, městské obvody a městské části statutárních měst,

• metodický pokyn k vyhotovování dokumentů na trvanlivém papíru,

• doplnění metodického pokynu k vyhotovování dokumentů na trvanlivém papíru,

• výroční zprávy o činnosti (vzory tabulek).

Uvedený zákon, vyhlášky a metodiky lze získat na internetových stránkách www.cecharch.cz , www.mvcr.cz . Metodiky jsou postupně doplňovány o nově vydávané.

 NahoruOblast spisové a archivní služby

Ze všeho výše uvedeného vyplývá, že oblast archivnictví a spisové služby je oblastí poměrně složitou a komplikovanou, která se neustále vyvíjí a mění. Při pohledu do minulosti lze konstatovat, že i tuto oblast značně zasáhl demokratizační proces, projevující se zejména snahou větší jednotnosti a komplexnosti. Oblast spisové a archivní služby byla v minulosti prováděna na základě zákona a celé řady prováděcích vyhlášek, směrnic a metodik, které byly rozšiřovány celou řadou vyhlášek, směrnic a metodik resortních. V obecné rovině v současnosti je archivnictví a spisová služba prováděna pouze jedním zákonem a dvěma prováděcími vyhláškami, které jsou doplňovány obecnými metodikami, vydávanými odborem archivní správy. Samozřejmě i nadále si jednotlivé resorty oblast spisové služby budou upravovat svými resortními předpisy, které však budou směřovat zejména k vydávání vlastních vzorových spisových řádů, spisových a skartačních plánů, přehledů vydávaných dokumentů apod. Nastavený proces zjednodušení, jednotnosti a komplexnosti tímto nebude narušen. Nezaměnitelnou a velmi důležitou úlohu v tomto procesu sehrává odbor archivní správy MV ČR a všechny veřejné archivy České republiky, zejména všechny státní oblastní archivy, a to prostřednictvím svých archivních inspektorů.

Změny v archivním zákoně v návaznosti na změny v jiných zákonech

 NahoruZměny v archivním zákoně

Tak, jak bylo řečeno, oblast archivnictví a spisové služby je oblastí neustále se měnící, tak i archivní zákon již prochází některými změnami, které se jej dotýkají, a to v návaznosti na vydávání nových zákonů. Jde o:

1. zákon č. 413/2005 Sb., o změně zákonů v souvislosti s přijetím zákona o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti

   ČÁST ŠEDESÁTÁ PÁTÁ

   Změna zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů

   ČL. LXVI

   Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, se mění takto:

   1. V § 13 odst. 1 se slovo "skutečnosti 2)“ nahrazuje slovem "informace 2)“. Poznámka pod čarou č. 2 zní: "2) Zákon č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti“.

2. zákon č. 444/2005 Sb., kterým se mění zákon č. 531/1990 Sb., o územních finančních orgánech, ve znění pozdějších předpisů, a některé další zákony

   ČÁST PADESÁTÁ OSMÁ

   Změna zákona o archivnictví a spisové službě

   ČL. LIX

   V § 76 odst. 2 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, se slova "územní finanční úřad“ nahrazuje slovy "celní úřad“.

3. zákon č. 112/2006 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s přijetím zákona o životním a existenčním minimu a zákon v hmotné nouzi

   ČÁST TŘICÁTÁ DEVÁTÁ

   Změna zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů

   ČL. XLII

   V příloze 2 bodě 2 písm. h) zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, se za slova "sociální péče“ vkládají slova "a pomoci v hmotné nouzi“.

 NahoruOblasti, které souvisejí s archivnictvím

Archivnictví a spisová služba úzce souvisejí a pronikají do celé řady oblastí. Následující přehled obsahuje zákony z různých oblastí, které určitým způsobem souvisejí se spisovou a archivní službou:

• zákon č 563/1991 Sb., o účetnictví, v platném znění,

• zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, v platném znění,

• zákon č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti,

• zákon č. 413/2005 Sb., o změně zákonů v souvislosti s přijetím zákona o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti,

• zákon č. 552/1991 Sb., o státní kontrole, ve znění pozdějších předpisů,

• zákon 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, ve znění pozdějších právních předpisů,

• zákon č. 455/1991 Sb., o živnostenském podnikání, ve znění pozdějších předpisů,

• zákon č. 513/1991 Sb., obchodní zákoník, ve znění pozdějších předpisů,

• zákon č. 301/2000 Sb., o matrikách, jménu a příjmení a o změně některých souvisejících zákonů, ve znění pozdějších předpisů,

• zákon č. 328/1991 Sb., o konkurzu a vyrovnání, ve znění pozdějších předpisů,

• zákon č. 273/1993 Sb., o některých podmínkách výroby, šíření a archivování audiovizuálních děl a o změně a doplnění některých zákonů a některých dalších předpisů, ve znění pozdějších předpisů,

• zákon č. 35/1992 Sb., o zeměměřičských a katastrálních orgánech, ve znění pozdějších předpisů,

• zákon č. 27/2000 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s přijetím zákona o veřejných dražbách, ve znění pozdějších předpisů,

• zákon č. 120/2001 Sb., o soudních exekutorech a exekuční činnosti a o změně dalších zákonů, ve znění pozdějších předpisů,

• zákon č. 107/2002 Sb., kterým se mění zákon č. 140/1996 Sb., o zpřístupnění svazků vzniklých z činností bývalé Státní bezpečnosti, a některé další zákony, ve znění pozdějších předpisů,

• zákon č. 589/1992 Sb., o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti, ve znění pozdějších právních předpisů,

• zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů, ve znění pozdějších předpisů,

• vyhláška č. 496/2004 Sb., o elektronických podatelnách,

• zákon č. 101/2002 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů,

• zákon č. 500/2004 Sb., správní řád v platném znění,

• zákon č. 81/2006 Sb., kterým se mění zákon č. 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné správy a o změně některých dalších zákonů, ve znění pozdějších předpisů, a další související zákony,

• zákon č. 182/2006 Sb., o úpadku a způsobech jeho řešení (insolvenční zákon).

S archivní a spisovou službou dále souvisí a je spojena celá řada dalších zákonů, které jsou však již specifické pro určité činnosti (např. vystupování v právních vztazích apod.).

 NahoruStručný rozbor zákona č. 499/2004 Sb.

Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů. Jak již bylo výše uvedeno, zákon byl schválen dne 30. června 2004, uveřejněn byl ve Sbírce zákonů České republiky v částce 173, která byla rozeslána dne 23. září 2004. Zákon začal platit 1. ledna 2005. Jde o první zákon v historii, který nese v názvu i spisovou službu. Jde o výrazný posun ve směru zviditelnění a zdůraznění významu spisové služby. To, že spisová služba má veliký význam a nezastupitelnou úlohu v oblasti práce s dokumenty a v celém systému archivnictví, archivní služby a předarchivní péče, bylo odborníkům a pracovníkům pracujícím v této oblasti zřejmé již dříve, ale vydáním zákona č. 499/2004 Sb. a zakomponováním spisové služby také do názvu zákona byl význam této činnosti jasně zvýrazněn.

Zákon je rozdělen na patnáct částí, šest hlav, šest dílů, jedno sto tři paragrafů. Součástí zákona jsou čtyři přílohy.

 NahoruČást první

Část první - archivnictví a spisová služba. Tato část je rozčleněna na šest hlav, šest dílů, osmdesát sedm paragrafů.

 NahoruHlava I

Hlava I - úvodní ustanovení. Zde je specifikováno, co zákon upravuje (§ 1), a vymezeny pojmy (§ 2). V § 2 - vymezení pojmů - jsou definovány některé pojmy používané v textu zákona, které doposud nebyly v našem právním řádu definovány nebo jsou pro účely tohoto zákona definovány jiným nebo specifickým způsobem. Některé jiné pojmy dotýkající se spisové a archivní služby jsou definovány na příslušných místech v zákoně, např. archivní kulturní památka v § 21, badatelský řád v § 36, spisový a skartační řád a spisový a skartační plán v § 66, spisovna v § 68, správní archiv v § 69 atd. Definice pojmů jsou přizpůsobeny pro účely tohoto zákona. U pojmů je třeba zmínit se o nahrazení staršího pojmu písemnost zavedením pojmu dokument. V souvislosti s vymezením pojmů je třeba poukázat na skutečnost, že zákon nezná pojem podnikový archiv. Archivem se pro účely tohoto zákona rozumí zařízení podle tohoto zákona, které slouží k ukládání archiválií a péči o ně.

 NahoruHlava II

Hlava II - archivnictví. Díl 1 - výběr archiválií a jejich evidence. Zde je nutné upozornit na § 3 - výběr archiválií. Zde jsou původci rozděleni na tzv. veřejnoprávní původce (určené původce) a na soukromoprávní původce (neurčené původce). Veřejnoprávní původci mají povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií, soukromoprávní původci podle tohoto paragrafu mají povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií za podmínek stanovených tímto zákonem. V § 3 jsou rozepsáni původci, kteří jsou veřejnoprávními a kteří jsou soukromoprávními. (této problematice bude věnována samostatná stať). V § 4 - § 6 jsou rozepsána kritéria výběru archiválií. K této části zákona, tedy k výběru archiválií, se vztahují přílohy č. 1 zákona - Dokumenty vzniklé z činnosti podnikatelů zapsaných v obchodním rejstříku, které jsou podnikatelé za podmínek stanovených tímto zákonem povinni uchovávat a umožnit z nich výběr archiválií a příloha č. 2 zákona - Dokumenty, které budou podle obsahu vždy vybrány za archiválie. Zde je třeba uvědomit si, aby mohl být proveden výběr archiválií, musejí být dokumenty uchovávány tak dlouho, než k výběru archiválií dojde. Výběr archiválií provádí vždy příslušný archiv - ten archiv, do jehož archivně-metodického dohledu daný původce patří. Původce výběr archiválií musí umožnit, neboť je to ve veřejném zájmu [§ 2 písm. e)]. Paragrafy 7 - 10 jsou věnovány výběru archiválií ve skartačním řízení (skartačnímu řízení bude věnována samostatná stať). Výběr ve skartačním řízení mají vždy za povinnost veřejnoprávní původci, ale mohou je provádět a také ve většině případů provádějí i soukromoprávní původci. Zákon umožňuje také provést výběr archiválií mimo skartační řízení (bude součástí samostatné stati).

 NahoruDíl 2

Díl 2 - kategorizace archiválií. Na rozdíl od předcházejícího zákona o archivnictví, kde se rozeznávaly tři kategorie archiválií, jsou nyní archiválie zařazovány pouze do dvou kategorií (I., II.). Příloha č. 3 k zákonu stanoví, které archiválie se zařazují do I. kategorie. V souvislosti s kategorizací archiválií jsou v § 20 rozepsány povinnosti zřizovatele archivu, v němž jsou uloženy archiválie I. kategorie. Způsob označování archiválií jednotlivými kategoriemi, ukládání jejich kopií a péče o kopie stanoví prováděcí předpis -…