Zvu Vás ke sledování seriálu Aby Audit nebolel. Mám na mysli audity systémů řízení ISO. Nejvíce zájmu v diskusích vždy vyvolaly konkrétní NÁLEZY Z AUDITŮ.
➛Proto se jim budu pravidelně věnovat. Konkrétním nálezům z praxe.
➛Proto, aby audit u Vás byl bez neshod.
➛Proto, abyste věděli jak neshody napravit.
➛Protože jsem auditorka a mám v týmu další zkušené kolegy.
Budu vycházet z české i mezinárodní praxe. Z interních, zákaznických, dohledových i certifikačních auditů. Ale i z informací, které mám díky členství v komisi, která se podílí na tvorbě ISO standardů v oblasti kvality aj.
Doufám, že Vám tyto příspěvky pomohou v běžné praxi.
1. díl seriálu - mapa k cílům pro rok 2023: jak nezabloudit
Je leden, řada z vás právě teď řeší stanovení cílů kvality aj. pro rok 2023. Než rozešlete dokument všemi směry... Než ho vytisknete a pověsíte na zeď... Přečtěte si nejdříve tento díl nového seriálu "Aby audit nebolel". Dočtete se v něm, s čím vším jsme se setkali při auditování cílů. A nasměruji Vás -).
Přeji vám, aby vaše cíle nebyly jen soubor tvrzení. Abyste při jejich vyhodnocení koncem roku mohli konstatovat SPLNĚNO. A pokud vám alespoň trochu pomůže můj pohled na věc, budu ráda. Pokud vás ujistím, že vše děláte, jak máte - pak budu ráda dvojnásob.
________
Každý ISO systém řízení po Vás chce, abyste stanovili CÍLE (kvality, pro oblast životního prostředí, BOZP aj.). Ale má i další požadavky s nimi související. Kdy se bude auditor ošívat a kdy Vám vystaví neshodu? Jak se neztratit v požadavcích norem?
Nabízím opět nálezy z reálných auditů jako vodítko na co pozor a vezmeme to prakticky třeba na příkladu mých novoročních cílů (reálných 😉).
Cíle nevycházejí z kontextu ani analýzy rizik
Častý nešvar je nesoulad s celkovým směřováním organizace. A to vadí. Není to systematický krok. Vypadá to, že se někdo zamyslel a vyplodil cíle. Ale nepodíval se, co někdo jiný již popsal např. ve SWOT analýze nebo v Analýze rizik.
Není jasné, k jakému časovému období se cíl váže
Někdy je při auditu nalezen dokument, na kterém stojí Cíle kvality, ale chybí pro jaký rok/y. Dole v zápatí jako bonus pak auditor zjistí, že dokument ani nebyl schválen. Nebo je takové informace dokument zcela prost a ve firmě chybí pamětník, který by aspoň tušil kdo to kdy vlastně napsal.
Kolemjdoucí zaměstnanec nemá "ánung", že cíle existují, natož kde je hledat
Tak toto je už klasika, zaměstnanci by měli vědět, kam chce firma směřovat a na čem mají ten rok co nejvíce zapracovat, aby se na konci roku mohli radovat nejen ze splněného cíle, ale i z odměn. Stále se řada lidí chová tak, jako by si neuvědomovali, že pokud se nebude dařit firmě, pro kterou pracují, nebude se dařit ani jim samotným. Zároveň je někde těžké toto po nich vyžadovat, pokud jim vedení organizace ani nesdělí, co a proč chce firma dosáhnout - zkrátka je neseznámí právě s těmi cíli.
Formulace cílů je vágní a neumožňuje s nimi rozumně pracovat
Někdy jsou cíle formulované jako vzletné fráze a tvrzení v časovém horizontu "navždy".
Pojďme k mým slíbeným novoročním cílům. Po analýze rizik (mouchy, které často analýzy mívají probereme v newsletteru č. 4) a SWOT analýze (téma LinkedIn live 21/1/2022) jsem se zhrozila vidinou vyčerpané obtloustlé paní u počítače bez přátel, a formulovala tyto cíle pro rok 2022:
- Srovnat si priority a práci zařadit opět až za rodinu, přátele a sebe
- Sezením u PC zchátralé tělo opět dostat do formy a shodit 2 kila, které mu nepatří
- Rozvoj ducha podpořit přečtením alespoň 5 opravdu dobrých knih, z toho 2 v angličtině
- Oprášit němčinu a dostat ji na úroveň C1
- Posunout své podnikání o level výš založením s.r.o.
Vidíte, že cíle jsou jasné, konkrétní, jednoznačné a měřitelné. A myslím si, že i realistické -).
Máte cíle, ale chybí jakékoliv plány, jak jich chcete dosáhnout! Včetně odpovědnosti za jejich plnění, způsobu jejich sledování ale i vyhodnocování...
Cíle tedy doplním o:
- scénáře, jak jich dosáhnu (například cíl 2: budu chodit 2x týdně na jógu, každý den 6000 kroků, přestanu…
