Pravidla a tipy při komunikaci

2.2.123.25.1

Pravidla a tipy při komunikaci

Ing. Pavla Blackmore

V dnešním příspěvku se podíváme na možnosti či pravidla a tipy, které nám umožní si

uvědomit, co vše může ovlivňovat naši komunikaci s ostatními lidmi. Ať již v soukromí, tak

i v pracovních vztazích a co tedy můžeme změnit a třeba i vylepšit.

 Nahoru1. Komunikace soukromá

Říká se to a já s tím naprosto souhlasím. Komunikace je základem každého vztahu. A jaká pravidla a aspekty jsou v komunikaci důležité k tomu, abychom se dokázali lépe a efektivně s druhým člověkem domluvit? Podíváme se na základní z nich postupně, jedno po druhém.

1.1 Ujasněme si záměr komunikace

Ujasnit si svůj záměr, proč do komunikace s druhým člověkem vstupuji, je důležité z toho důvodu, že se nebudu v hovoru ztrácet. "Když vím, kam jdu, můžu tam dojít. Pokud nevím, můžu se lehce ztratit." Jaký je tedy náš záměr hovoru? Chceme jen sdělit druhému svoje pocity? Chceme se ve svém vztahu posunout a hledáme záchytné body, na kterých s partnerem můžeme stavět?

1.2. Buďme otevření a neutrální

Ujasněme si záměr hovoru, přesto zůstaňme otevření a přitom neutrální, tedy nenechme se překvapit reakcí druhého. Nevytvářejme si zbytečné domněnky, jak druhý bude reagovat, když mu sdělíme cokoliv z toho, co máme na srdci. Ta neutralita je velmi důležitá a je to velmi důležitý aspekt, ke kterému je důležité se navracet a držet si ji, v průběhu našich dní.

1.3. Dejme na stranu naše ego

Pokud se s někým chceme na něčem domluvit, příp. jen sdílet naše pocity, zkusme na chvíli odložit naše ego. Opět to velmi úzce souvisí s neutralitou a s odstupem a odosobněním se od situace a komunikace. Budeme překvapeni, jak nám tahle dovednost pomůže k určitému nadhledu v rámci celé komunikace a celou komunikaci a situaci, ve které jsme může přeměnit v kvalitativně něco jiného a především lepšího.

1.4. Uvědomujme si svůj postoj v průběhu komunikace – návrat do neutrality

Vstupujeme do komunikace otevření, ale možná se stane, že svůj postoj během hovoru změníme. Zasáhne nás ego, začne z nás mluvit zraněná osoba, příp. se přistihneme, že s druhým soupeříme a chcete hovor vyhrát a mít pravdu. Celá komunikace pak bude zraňovat nejen nás, a všechny okolo, ale především vše může skončit hůř, než je možné, či nutné. Proto je důležité hlídat si naši neutralitu, a i když se nám chvíli v ní nepodaří setrvat, opět si uvědomit, kde jsme a navrátit se do ní. Neustále si tedy uvědomujme v průběhu hovoru, zda postoj, který máme, je ten zdravý, neutrální, a tedy i prospěšný.

1.5. Aktivně naslouchejme

Aktivní naslouchání je velmi důležitá dovednost, která nám otvírá pomyslné dveře do světa druhého. Co je aktivní naslouchání? Aktivně nasloucháme tehdy, když se skutečně zajímáme o druhého. Posloucháme to, čemu dotyčný věří, co říká a i to, co neříká. Při aktivním naslouchání se můžeme zaměřit na spoustu aspektů v komunikaci, např.

• tón, rychlost a hlasitost hlasu

• jak se u hovoru chová, tedy na neverbální komunikaci

• na energii hovoru, tedy kdy energie klesá a kdy energie stoupá

• jaká slova náš partner v komunikaci používá (spíše pozitivní, spíše negativní, emocionálně zabarvená či slova obecného výrazu – nikdy, někdy, atd.)

• mluví v první osobě (JÁ), nebo v množném čísle (MY)

• zda mluví pravdivě a k věci a vnímáme vnitřní sílu člověka za tím, o čem mluví, anebo se točí kolem tématu a jen "mele prázdnou slámu"

• jaká slova používá – jako, jakože ...jakoby...zda ta slova posilují ten význam řečeného, nebo jej oslabují

To, co můžete skutečně vypozorovat a vyposlouchat aktivním nasloucháním, je mnoho. Zaměřme se vždy na několik málo věcí, kterých si budeme v komunikaci všímat. Uvidíme, že se postupně začneme v komunikaci s druhými zlepšovat díky aktivnímu naslouchání a lépe tak porozumíme druhé straně.

1.6. Parafrázujme

Parafrázování je technika rozhovoru, kdy shrneme svými vlastními slovy to, co řekl ten druhý. Díky této technice rozhovoru se vyhneme nedorozumění. A mimo to dáme druhému díky parafrázování najevo, že o něj máme skutečný zájem. Pokud je něco nepřesně pochopeno v komunikaci, dotyčný má možnost dovysvětlit věci, které člověk pochopil nesprávně či si je vykládá jinak.

1.7. Neútočme, nezesměšňujme, neshazujme, nehodnoťme

Pokud se chceme v komunikaci s druhým skutečně domluvit, je důležité, abychom se vyvarovali hodnocení, útokům, zesměšňování či shazování vyřčeného. Vyjadřovali bychom tak nerespektování vůči druhé straně, a zároveň bychom tímto postojem narušovali v komunikaci důvěru. Je to už velký odstup od neutrality a už by se nám měla sepnout červená kontrolka pro návrat do vnitřního stavu míru, klidu a odstupu.

1.8. Buďme co nejvíce konkrétní

Zapomeňme na výrazy typu "nikdy", "všichni", "vždy", apod. Vždy komunikujme o konkrétní situaci tak, aby se druhý k dané situaci mohl konkrétně vyjádřit.

1.9. Buďme aktivní, ptejme se

Nespokojme se jen s tím, co nám druhý říká. Pokud máme otevřený postoj, aktivně nasloucháme, začne se před námi objevovat skutečná podstata, která je mnohdy za slovy skryta. Buďme aktivní a ptejme se na věci, kterým nerozumíme, které nebyly řečeny apod. Dozvíme se daleko víc informací, a díky tomu si uděláme i lepší představu o tom, o čem společně mluvme. Tímto postojem projevujeme zase skutečný zájem o druhého.

1.10. Neodbíhejte od tématu

Snažme se držet tématu, o kterém s druhým komunikujeme. Pokud zjistíme, že nám hovor uniká jinak, buď v klidu druhého upozorníme či se sami navrátíme k tématu. Pouze tehdy máme šanci vyřešit to, co byl náš záměr na začátku hovoru.

1.11. Sdílejme své pocity

Pokud chceme celou komunikaci povýšit o další řád nahoru, sdílejme v průběhu rozhovoru naše pocity. Pokud se nám něco líbí, řekněme to. Pokud se nám něco nelíbí, také to řekněme. Mluvme ale pouze o našich pocitech, které z komunikace s druhým máme a zdržme se jakéhokoliv hodnocení. Takto se do nás druhá strana může lépe vcítit, co prožíváme a jak celou věc vnímáme. Díky tomuto posilujeme i důvěru, která je ve vztahu tak důležitá.

Umět kvalitně a efektivně komunikovat s lidmi je určitý druh umění, kterému se stále učíme. Pokud se chceme v komunikaci s druhými lidmi zlepšovat, doporučuji se vždy zaměřit na jedno až dvě pravidla, která budeme v průběhu jakékoliv konverzace po nějakou dobu trénovat. Uvidíme, že zanedlouho budeme mnohem lépe komunikovat a více porozumíme ostatním lidem. Díky lepší komunikaci rozvíjíme vzájemnou důvěru, která je základním předpokladem pro dobré vztahy.

 Nahoru2. Pracovní komunikace

Efektivní pracovní komunikace je jedním z nejdůležitějších prvků úspěšné firmy. Mnozí z nás si tuto otázku klademe: "Jak tedy zlepšit komunikaci na pracovišti, aby byla efektivní a zvýšila pracovní produktivitu a také nás těšila?"

Co si představujeme pod pojmem efektivní komunikace na pracovišti?

Efektivní komunikace na pracovišti spočívá v navázání tohoto spojení s ostatními lidmi v organizaci a ve vytvoření prostředí, kde se všichni cítí být zahrnuti a vyslyšeni. Jde o to komunikovat způsobem, který vašemu týmu umožní dosáhnout cílů a pokroku.

Všichni jsme zažili, že nás někdo přerušil během porady nebo nám znemožnil přístup ke klíčové informaci – není to příjemné, když musíme znovu a znovu žádat o pomoc, přestože by to pro mělo být snadné.

Základní prvky efektivní pracovní komunikace

Pracovní komunikace se nejčastěji týká informací o pracovních úkolech, o aktuálním stavu dlouhodobého projektu nebo o poskytování zpětné vazby nadřízeným ze strany zaměstnanců nebo naopak. Komunikace může probíhat tváří v tvář, písemně nebo prostřednictvím online  platforem pro videokonference . Jak již bylo zmiňováno v úvodu – komunikace na pracovišti je klíčovou vlastností efektivní spolupráce.

Existuje několik klíčových zásad dobré komunikace, které se používají bez ohledu na typ komunikace. Důležité je si uvědomit, že komunikace na pracovišti není jen o tom, jak mezi sebou jednotlivé oddělení spolupracují, ale je o efektivním budováním vztahů, minimalizací chyb a o co nejproduktivnější pracovní činnosti. Podpora dobrých komunikačních návyků na pracovišti je tak jedním z nejdůležitějších faktorů, na který by se měla firma zaměřit.

2.1. Jasnost, stručnost a výstižnost

Sdělení by mělo být vždy naprosto jasné. Pokud je sdělení předáno nejasně, dochází k různým nedorozuměním, pracovním přešlapům a vede k neefektivitě odvedené práce. S tím souvisí i fakt, že by se sdělení nemělo zbytečně protahovat. Dlouhé a komplikované sdělení může nejen oslabit jeho důležitost, ale také komunikaci velmi zkomplikovat. Doporučuje se komunikaci vést jasně, stručně a věcně.

2.2. Přímost

Chození kolem horké kaše ani nejasná komunikace ještě nikomu nikdy nepomohly. V práci se vyjadřujeme jasně. Řekneme, co chceme udělat nebo v čem potřebujeme pomoci. Zpětná vazba od kolegů je důležitá. Zapomeňme na zdlouhavé příběhy a vysvětlování. Většina z nás nemá čas poslouchat, jak jsme se k pracovnímu úkolu dostali. Chtějí vědět, co mají dělat. Pokud svým kolegům nebo podřízeným řekneme hned, co potřebujeme, s velkou pravděpodobností to udělají. Pokud však před samotnou prosbou řekneme tři příběhy s pěti zápletkami, zmateme je.

K projektu či práci nezapomeňme kolegům poskytnout potřebné údaje, jako například fakta, čísla a statistiky. Když máme ještě nějaké detaily, připravíme si je hned a nenecháme ostatní zbytečně čekat. Jejich soustředění se totiž snižuje každou minutou. Na svůj monolog se proto dobře připravme.

2.3. Neodbíhejme od tématu k tématu

Efektivní komunikace v organizaci znamená přesnost, jasnost a celistvost. Co však znamená celistvost? Jednoduše to, že při mluvení budeme dokončovat věty a myšlenky. Skákání z jednoho tématu do druhého rozhodí nejen nás, ale zejména naše posluchače.

Pokud se neumíme soustředit na jednu věc, sepíšeme si k ní body. Podle nich začneme o jednotlivých bodech mluvit. Nejprve popíšeme bod číslo jedna a ke dvojce se přesuňme až tehdy, když je kolegům vše jasné. Dbejme přitom i na samotné věty. Dlouhá souvětí a nekonečné věty se nejen těžko tvoří, ale také se náročně poslouchají.

Ve větách nesmí chybět logičnost. Vyhoďme z nich "vatu" ve formě výplňkových slov, jako prostě, totiž, jakože, vlastně či každopádně. Tyto slovní berličky nemají žádnou výpovědní hodnotu a zbytečně celý projev prodlužují. Výhodou celistvosti je to, že když domluvíme, ostatní lidé nebudou mít mnoho doplňkových otázek. Vyhneme se tím zdlouhavému vysvětlování, které by snižovalo efektivitu komunikace.

2.4. Zaměřme se na neverbální komunikaci

Slova jsou v komunikaci samozřejmě důležitá, ale nezapomeňme, že celou situaci ovlivňuje i řeč našeho těla. Gestikulace se obecně považuje za symbol sebevědomého a odvážného člověka. Totéž platí o vztaženém postoji. Když se hrbíme a ruce máme spuštěné vedle těla, na lidi nepůsobíme nejlépe. Vypadáme více zataženě a nevyzařuje z nás žádná autorita.

2.5. Naslouchání druhým

Naslouchání je pravděpodobně nejdůležitější komunikační dovednost. Tento bod je důležitý především pro vedení firmy a nadřízené, kteří by měli naslouchat svým podřízeným zaměstnancům. Zaměstnanci, kteří cítí, že jim někdo naslouchá, se cítí více ceněni, a to vytváří pozitivní pracovní prostředí, ve kterém se lépe pracuje.

2.6. Pokládání dotazů

Pokud došlo ve sdělení k nepochopení, je dobré se vždy zeptat a udělat si ve sdělení jasno. Kladení otázek pomáhá v efektivní…