Provádění auditu (1. část)

701

Provádění auditu (1. část)

Ing. Monika Becková

V následujících dvou lekcích se budeme věnovat šesté kapitole Směrnici ISO 19011, která vysvětluje problematiku "Provádění auditů". V této lekci si probereme první tři části této kapitoly. Lekce je doplněna příklady.

 NahoruKapitola 6 – "Provádění auditu"

Tato část Směrnice se týká vlastního provádění auditu. Obsahuje návod pro jeho přípravu a následující realizaci včetně zhotovení zprávy. Kapitola má sedm částí.

Je nutno poznamenat, že každý jednotlivý audit je chápán jako nedílná, ale tak trochu samostatná součást ročního programu auditů. Za jednotlivý audit odpovídá vedoucí týmu auditorů (vedoucí auditor, nebo také "lead auditor"), nicméně "vlastníkem procesu" je stále osoba řídicí program auditů (náš "manažer kvality").

Obsah kap. 6 ukazuje následující tabulka:

Co nám tedy ve stručnosti říkají jednotlivé kapitoly?

 Nahoru6.1 Obecně

Dle tohoto krátkého odstavce obsahuje kapitola 6 návod k přípravě a provádění auditu jako součásti ročního programu auditů. Rozsah jeho využití v tom smyslu, kolik aspektů z celého návodu a jakým způsobem nakonec ve své organizaci skutečně použijeme, přitom závisí na:

• cílech auditu

• předmětu auditu

Proč tomu tak je? Protože celá Směrnice je návodem a nestanovuje požadavky. Jak návod použijeme, aby nás zdárně dovedl k cíli, je na nás.

 Nahoru6.2 Zahájení auditu

Tato kapitola má tři části. Jsou to:

• 6.2.1 Obecně

• 6.2.2 Kontakt s auditovaným

• 6.2.3 Určení proveditelnosti auditu

6.2.1 Obecně:

Do dokončení auditu má odpovědnost zůstávat vedoucímu týmu. To neznamená povinnost a určité fáze celého procesu provádění auditu mohou být přiděleny někomu jinému, pokud je to vhodné.

Příklady:

• Plán auditu zpravidla vytváří vedoucí auditor, a je to zcela na místě. Některé organizace (a dokonce existuje kupodivu i certifikační orgán) však pověřují touto činností manažera kvality, nikoli určeného vedoucího auditora.

• Stejný případ se může týkat přípravy otázek (checklistu) k auditu.

• Zprávu z auditu vytváří vedoucí týmu a obvykle ji také rozesílá na určené osoby. Někdy ale distribuci zajišťuje jiná osoba (např. správce dokumentace, manažer kvality po jejím schválení).

6.2.2 Kontakt s auditovaným:

Účelem kontaktu je celá řada faktorů, které lze shrnout pod jeden souhrnný: je potřeba zjistit, zda je plánovaný konkrétní audit vůbec možné efektivně provést, počínaje potvrzením "komunikačních kanálů", potvrzením odpovědností a pravomocí a poskytnutím relevantních informací o tom kdo, co, kdy, kde a jak bude auditovat.

Kromě potvrzení časů, míst a jiných užitečných informací má tato fáze zahrnovat též potvrzení způsobu zacházení s důvěrnými informacemi.

Součástí tohoto úvodního kontaktu má tedy být:

1. potvrzení komunikačních kanálů mezi auditorem a auditovaným;
2. potvrzení odpovědností a pravomocí pro audit;
3. poskytnutí relevantních informací auditorem o tom kdo, co, kdy, kde a jak bude auditovat;
4. vyžádání si informací o rizicích a příležitostech identifikovaných organizací, včetně vhodných opatření;
5. určení relevantních legislativních, smluvních případně dalších požadavků týkajících se auditované oblasti;
6. dohodnutí způsobu zacházení s důvěrnými informacemi;
7. dohodnutí harmonogramu;
8. dohodnutí případných opatření týkající se přístupu z hlediska BOZP, zabezpečení oblastí apod.;
9. odsouhlasení přítomnosti pozorovatelů a dalších osob;
10. určení jakýchkoli oblastí zájmu auditované organizace, které by souvisely s prováděným auditem včetně možných obav nebo rizik pro auditovaného, s ohledem na audit;
11. vyřešení otázek ohledně složení týmu.

Co může patřit k rizikům, a mělo by se projednat již v této fázi? Nesprávné posouzení proveditelnosti (viz následující odst. 6.2.3), nedostupnost klíčových pracovníků v plánovaném termínu, nedostatek času organizace z hlediska sezónní vytíženosti zakázkami, směnnost provozu, souběh plánovaných auditů nebo kontrol, střet zájmů člena týmu auditorů a celá řada dalších. K příležitostem může naopak patřit možnost provedení části auditu vzdáleným přístupem, využití auditu pro výcvik, provedení integrovaného auditu dle více požadavků zároveň (a také celá řada dalších).

6.2.3 Určení proveditelnosti auditu:

Má být určena proveditelnost s cílem zajistit opodstatněnou důvěru v možnost splnění cílů auditu.

K čemu je dobré určit proveditelnost auditu?

Jedná se o posouzení z hlediska dostatečnosti informací, možné spolupráce, přiměřenosti zdrojů hlediska toho, zda lze audit provést. Výsledkem určení proveditelnosti má být určitá jistota (=důvěra) toho, že je možné dosáhnout stanovených cílů auditu. Není-li důvěra v proveditelnost, není-li přiměřená jistota, že audit je v plánovaném čase, místě a rozsahu možno provést, pak se zkrátka provádět nemá a měl by být dohodnut jiný postup (jiná možnost – např. jiný termín, čas, tým auditorů atd.).

Jak realizovat tento krok?

V mnoha případech bude jak kontakt s auditovaným (odst. 6.2.2 Směrnice) tak určení proveditelnosti (odst. 6.2.3 Směrnice) zahrnovat pouze komunikaci vedoucího auditora s vedoucím prověřovaného pracoviště (= auditovaného) telefonem nebo emailem a následné zvážení vedoucího auditora, zda lze plánovaný audit za daných okolností provést. Ve složitějších případech může tato etapa představovat jednání na několika úrovních, porady či vytvoření zprávy se zdůvodněním v případě neproveditelnosti auditu a návrhem alternativního postupu, kterou bude schvalovat manažer kvality.

 Nahoru6.3 Příprava činností…