801
Provádění auditu (2. část)
Ing. Monika Becková
V této lekci budeme pokračovat v rozboru šesté kapitoly Směrnice ISO 19011 "Provádění auditu". V této lekci si probereme části 6.4 "Provádění činností auditu", 6.5 "Příprava a distribuce zprávy z auditu", 6.6 "Dokončení auditu", 6.7 "Provádění následných opatření nebo činností po auditu". Lekce je doplněna příklady.
Nahoru6.4 Provádění činností auditu
Příprava činností auditu dle kapitoly 6.4 zahrnuje celkem 10 částí.
Kap. 6.4 zahrnuje následující části:
- Obecně (čl. 6.4.1)
- Přidělení rolí a odpovědností průvodcům a pozorovatelům (čl. 6.4.2)
- Úvodní jednání (čl. 6.4.3)
- Komunikace v průběhu auditu (čl. 6.4.4)
- Dostupnost a přístup k informacím pro audit (čl. 6.4.5)
- Přezkoumání dokumentovaných informací v průběhu provádění auditu (čl. 6.4.6)
- Shromažďování a ověřování informací (čl. 6.4.7)
- Vytváření zjištění z auditu (čl. 6.4.8)
- Určování závěrů z auditu (čl. 6.4.9)
- Závěrečné jednání (čl. 6.4.10)
6.4.1 Obecně:
Tato kapitola doporučuje provádět činnosti při auditu v předem stanoveném pořadí, podle struktury dané Směrnicí. Připouští se možnost změny pořadí v závislosti na konkrétních podmínkách auditu.
6.4.2 Přidělení rolí a odpovědností průvodcům a pozorovatelům:
Tým auditorů mohou provázet průvodci a pozorovatelé. Průvodci a pozorovatelé smí doprovázet tým s povolením:
Pozorovatelé:
Mohou doprovázet tým auditorů, jejich úkolem je pozorovat, ale neprovádí audit, ani by do něj neměli nijak zasahovat (v roli pozorovatele může být např. posuzovatel národního akreditačního orgánu v rámci posuzování a udělování akreditace příslušnému certifikačnímu orgánu, auditor ve výcviku, poradce apod.). Pokud nemůže být zajištěno, aby pozorovatelé nezasahovali do průběhu, má mít vedoucí týmu pravomoc odmítnout jejich přítomnost.
Průvodci:
Mají pomáhat auditorům např. při zajištění osob, přístupů, seznámení se s požadavky bezpečnosti, ochrany zdraví, životního prostředí, důvěrnosti, pomoci při objasnění či shromažďování informací atd. K jejich odpovědnostem mimo jiné patřit, že jsou řešena všechna rizika, související s auditem. Jejich role je velmi významná. Zvláště v případě externího auditu by auditorský tým bez průvodců těžko mohl provádět audit. Certifikační orgány dokonce stanovují povinnost určit pro auditory průvodce ze strany auditované organizace.
Průvodci mají jednat podle požadavků vedoucího týmu anebo auditora, ke kterému byli přiděleni.
6.4.3 Úvodní jednání:
Úvodní jednání zahrnuje:
-
Potvrzení souhlasu s plánem
-
Představení týmu auditorů a rolí jeho členů
-
Potvrzení realizovatelnosti AUDITU
Na úvodním jednání má být přítomno vedení auditované organizace. Podrobnost úvodního jednání může být:
-
Malá a neformální (v malé organizaci nebo v organizaci dobře seznámené se způsobem provádění auditu);
-
Vysoká a formální (většinou v případě velké organizace, auditu druhou nebo třetí stranou, nebo pokud je malá obeznámenost se způsobem provádění auditu ze strany auditovaného).
Co všechno by mohlo nebo mělo úvodní jednání zahrnovat:
-
Představení účastníků auditu a vymezení jejich rolí;
-
Potvrzení typu auditu, cílů, předmětu, kritérií, metod auditu;
-
Odsouhlasení a potvrzení plánu a průběhu auditu;
-
Potvrzení způsobu komunikace včetně jazyka;
-
Potvrzení potřebných zdrojů;
-
Potvrzení záležitostí týkajících se bezpečnosti a důvěrnosti informací;
-
Potvrzení postupů týkajících se bezpečnosti práce;
-
Popis metody řízení rizik, která mohou vznikat přítomností auditorů;
-
Informace o podmínkách, za kterých může být audit ukončen;
-
Informace o způsobu řešení zjištění;
-
Informace o systému zpětné vazby.
6.4.4 Komunikace v průběhu auditu
Co má komunikace v praxi zahrnovat?
-
Tým auditorů se má pravidelně scházet;
-
Vedoucí týmu má pravidelně komunikovat, pravidelně sdělovat potřebné informace;
-
Bez odkladu sdělovat zainteresovaným stranám rizika, problémy, důvody možného předčasného ukončení auditu;
-
Potřebné změny mají být vhodně přezkoumány a komunikovány (projednány) – tj. přijaty jak osobou řídicí program auditu, tak klientem auditu.
-
Výsledky změnového řízení mají být prezentovány auditovanému.
Je potřeba mít na paměti zásady vedení komunikace při auditu (viz též komentář k odst. 6.4.7 dále.
6.4.5 Dostupnost a přístup k informacím pro audit:
Tato část má za cíl upřesnit vazby mezi výběrem metod auditu a vstupech (zadání) pro audit. Tuto vazbu znázorňuje následující obrázek:
Ve Směrnici je použit termín "umístění". Co to znamená?
Umístění je tam, kde jsou dostupné informace, které jsou potřebné pro konkrétní činnost při auditu, bez ohledu na místo jejich vzniku nebo pozdější uložení záznamů. Je zkrátka potřeba vědět, kde, kdy a jak se dostat k potřebným informacím, a podle toho určit vhodné metody (metodu) auditu (viz příloha A Směrnice – A.1).
Umístění mohou být dvojího charakteru: fyzická, nebo virtuální. Viz následující dva jednoduché příklady.
Příklad:
Informace potřebné pro audit jsou uložené v elektronické podobě na síti, ke které je možno použít vzdálený přístup. Protože pro daný audit nepotřebujeme kontakt s konkrétní osobou auditované organizace, můžeme použít vzdálený přístup a provést virtuální audit (= bez interakce mezi jedinci, na dálku, přezkoumáním dokumentace + analýzou dat – to vše ve smyslu tab. A.1 Přílohy A Směrnice – Metody auditování).
Nebo:
Informace potřebné pro audit jsou k dispozici pouze v provozu, a navíc potřebujeme jako důkaz i komentáře a vysvětlení odpovědných osob. Musíme tedy provést audit na místě (= s interakcí mezi jedinci, na místě, realizací pohovorů, přezkoumáním dokumentace + vzorkováním, použitím checklistu – to vše opět ve smyslu tab. A.1 Přílohy A Směrnice – Metody auditování).
Pozor – pokud použijeme metodu na dálku, i to by mělo být uvedeno v plánu auditu, viz následující příklad části auditního plánu:
NahoruPlán auditu organizace XXX č. xx/2022
