2.2.123.26
Audit – pochopení a přístup k auditu
Ing. Pavla Blackmore
Uvědomuji si velmi dobře, co pro auditované může znamenat interní audit. Mohou audit vnímat pod úhlem pohledu, no ano, někdo mě přišel "zkontrolovat", jak pracuji a že ten někdo může odhalit moje chyby anebo poodkrýt moje vychytávky či zkratky, na které jsem přišla a mě fungují.
Interní audit, který je dobře a citlivě provedený, tak předpokládá otevřenost a flexibilitu na obou stranách, a také znamená velmi jedinečnou a intenzivní zpětnou vazbu.
Velmi dobře si pamatuji na audit před několika lety, ještě podle ISO/TS 16949, od jedné renomované auditorské společnosti. Nebyla jsem na pozici manažera kvality déle než 3 měsíce. Kdo víte, jak to v automotive sektoru funguje, víte, že manažer obvykle pracuje dle priorit a za tři měsíce opravdu těžko pohne se zatuhlým systémem kvality. Velmi dobře jsem vnímala rizika, která v systému kvality byla a opravdu jsem měla obavy z možných nalezených neshod, které může jakýkoliv průměrný auditor odhalit.
Audit pro mě překvapivě probíhal úplně jinak, než byly mé očekávání anebo mé obavy. Byla to obrovská zpětná vazba, a přitom tam byl součástí toho všeho i nadhled a erudice a dá se říct i díky tomu nadhledu a vyzrálosti auditorů i lehkost, i když jsme přirozeně velmi pracovali a komunikovali. Důsledek toho auditu jsem vnímala dlouho, především sama v sobě, byla to mimořádná podpora pro můj rozvoj kvalitářky, auditorky a manažerky. Audit představoval zhodnocení fungování celého systému a u tohoto auditu jsem načerpala velkou inspiraci pro mé další auditorské působení.
Tento audit nebyl o maličkostech a hledání nedostatků, aby se nasytila něčí poptávka, či něčí ego. Audit představoval hodnocení systému a procesů z hlediska jejich fungování a s propojením na business aspekt všech činností a z hlediska přínosu pro firmu.
Auditor svým chováním ukazoval respekt a důvěru ve fungování a svým velmi osobitým, a přitom velmi profesionálním způsobem vedl audit, který nejen auditoval, ale také ukazoval pro účastníky velmi přijatelným způsobem, jak je možné tuto někdy nepříjemně prováděnou činnost dělat s grácií, erudicí a nadhledem a s mnoha bonusy díky sdílení know-how a best practice.
Pokud tedy audituji, vnímám a přemýšlím, jak jsem jako auditorka vnímaná auditovanými? Jaké je mé zadání? Jak se toho úkolu zhostím ve vztahu k zadavateli, a i k auditovaným? Uvědomuji si čím dál více mnoho jemných poloh, které mohu použít v jakékoliv z těch auditních situací a už i toto použití těchto poloh pak předurčuje, jak se audit vyvíjí, jak je přijímán a co přinese. Jak i všude jinde, i zde platí, co vysílám, to dává určitou zprávu, je nějak přijímáno a na mou akci pak obdržím re-akci.
Možná jsem někdo, kdo může obdržet tak trochu nepěkný úkol – třeba zhodnotit, jaká jsou rizika a zda nějaká část výroby funguje dobře, či nedobře a zda by tedy vzápětí nemohlo přijít určité strategické rozhodnutí a ten závod by mohl o ten určitý projekt "přijít". Ze strany vrcholového managementu mohou přicházet různá zadání.
Možná jsem někdo, kdo byl určen, že má ověřit, že někdo něco provádí nedobře a jsem tedy jakýsi sběrač argumentů, které mají posloužit k ochraně určitého rozhodnutí. Také se s osobou auditora může pojit rádoby "tajemství" či jakási "aureola výjimečností", neboť mohu vědět o něco víc než auditovaní. Za sebe mohu uvést, že nedoporučuji tuto aureolu anebo tajemství podporovat a živit, naopak maximálně doporučuji otevřenost a jasnost v komunikaci.
Auditor přichází mezi auditované s úkolem najít nedostatky v systému kvality, což auditovaní mohou vnímat jako hledání nedostatků v jejich práci. Přitom abych mohla provést kvalitní audit, potřebuji spolupráci a velmi dobrou komunikační podporu s auditovanými. Je to trochu takový tanec na špičkách a po získání důvěry osobně vnímám, že potřebuji navázat s auditovanými efektivní komunikaci, kterou i nadále v průběhu auditu podporuji a rozvíjím.
Jako auditor mým jednáním, myšlením a komunikací dávám najevo, že jsem tu pro auditované a pro tu auditovanou organizaci.
Dá se říct, že po letech praxe chápu, že je potřeba si získat důvěru, tím, jak funguji, vnímám, poslouchám a komunikuji. Tímto pak etabluji auditorskou práci. Má práce je spíše nehmotné povahy. Výsledkem je zpráva, ale moje působení je v mé komunikaci a velmi jemnému chápání, soustředěnosti a vnímání auditovaných a reakcích na to, co vidím, vnímám a chápu.
Takže získání důvěry a respektu k mé osobě a k mé práci.
Jako auditorka, když jdu do procesu a vnímám, že se stává, že jsou lidé ve stresu a sledují, co dělám a jsou takříkajíc "v pozoru". Tak to jdu hned za nimi a říkám:" dobrý den, jsem tu dneska auditorka a budu chvíli sledovat, co děláte. Prosím chovejte se jako kterýkoliv jiný den v práci. Přitom i říkám, není důvod k tomu, abyste se cítili jinak než kdy jindy." Když narazím na možnou neshodu, vzorkuji, tedy zkouším, zda je to jednorázová neshoda anebo je to systémová záležitost. Pokládám otázky, tak, abych se přiblížila auditovanému, a přitom toho člověka…
