Kontrola na úseku archivnictví a výkonu spisové služby

9.7.2

Kontrola na úseku archivnictví a výkonu spisové služby

PhDr. Radomír Ševčík

 NahoruKontrola dodržování povinností

Kontrolu dodržování povinností na úseku archivnictví a výkonu spisové služby vykonávají podle archivního zákona a podle zákona č. 552/1991 Sb., o státní kontrole, ve znění pozdějších předpisů (dále jen zákon o státní kontrole):

• Ministerstvo vnitra ČR u (dále jen ministerstvo)

  • Národního archivu,

  • státních oblastních archivů,

  • specializovaných a bezpečnostních archivů zřízených ministerstvy, dalšími ústředními správními úřady, Kanceláří Poslanecké sněmovny, Kanceláří Senátu, Kanceláří prezidenta republiky, Českou národní bankou nebo zpravodajskými službami České republiky,

• Národní archiv u

  • správních archivů ministerstev a dalších ústředních správních úřadů,

  • právnických osob zřízených zákonem, specializovaných archivů ostatních organizačních složek státu s celostátní působností, jakož i u jimi zřízených státních příspěvkových organizací, s výjimkou těch archivů, kde kontrolu provádí ministerstvo,

  • právnických osob zřízených zákonem,

  • Archivu hlavního města Prahy,

• státní oblastní archivy podle své územní působnosti u

  • správních úřadů a jiných organizačních složek státu s působností na území kraje, okresu nebo obcí a u jimi zřízených státních příspěvkových organizací,

  • specializovaných archivů státních podniků a státních příspěvkových organizací, s výjimkou těch archivů, kde provádí kontrolu Národní archiv,

  • archivů územních samosprávných celků, s výjimkou Archivu hlavního města Prahy,

  • orgánů územních samosprávných celků a jimi zřízených organizačních složek, příspěvkových organizací a jiných právnických osob,

  • soukromých archivů a u zřizovatelů těchto archivů.

 NahoruArchivní inspektoři

Kontrola je vykonávána archivními inspektory. Archivní inspektory z řad zaměstnanců ministerstva, Národního archivu nebo státního oblastního archivu pověřuje provedením kontroly příslušný ředitel útvaru ministerstva nebo archivu. Archivní inspektor je na základě provedené kontroly oprávněn rozhodnutím:

• zakázat činnosti, které by mohly způsobit poškození nebo zničení dokumentů nebo archiválií,

• uložit příslušná opatření k odstranění zjištěných nedostatků a k jejich nápravě.

Proti rozhodnutí archivního inspektora se lze odvolat. Odvolání proti jeho rozhodnutí nemá odkladný účinek. O odvolání rozhoduje ten, kdo archivního inspektora výkonem kontroly pověřil. Archivní inspektoři se při kontrole prokazují oprávněním ke kontrolní činnosti, které vystavuje ten, kdo je výkonem kontroly pověřil.

 NahoruStátní kontrola

Ministerstvo a státní archivy provádějí kontrolní činnost na základě zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen archivní zákon), a podle zákona č. 552/1991 Sb., o státní kontrole, ve znění pozdějších předpisů (dále jen zákon o státní kontrole). Zákon o státní kontrole upravuje obecné podmínky provádění kontroly (formální stránky kontroly) a stanoví její základní pravidla. Z archivního zákona vyplývá konkrétní předmět kontroly.

 NahoruZákon o státní kontrole

Státní archivy mají při provádění státní kontroly postavení kontrolního orgánu. Při provádění státní kontroly vycházejí státní archivy z ustanovení § 2 písm. d) zákona o státní kontrole, podle kterého: "Státní kontrolu ve smyslu tohoto zákona vykonávají ostatní orgány státní správy, do jejichž působnosti náleží specializovaná kontrola, odborný dozor nebo inspekce podle zvláštních předpisů (dále jen "kontrolní orgány“).“ Podle § 3 odst. 1 zákona o státní kontrole se pak státní kontrolou rozumí kontrolní činnost orgánů uvedených v § 2 zaměřená mj. na plnění povinností vyplývajících z obecně závazných právních předpisů nebo uložených na základě těchto předpisů. Ministerstvo vykonává státní kontrolu na základě § 2 písm. b) zákona o státní kontrole.

 NahoruPovinnosti

Konkrétní předmět státní kontroly vyplývá z příslušných ustanovení archivního zákona, zejména z ustanovení § 46, § 49, § 71, ale i z povinností vyplývajících kontrolovaným subjektům např. z ustanovení § 63 - § 69 archivního zákona. Obecně lze uvést, že státní kontrola je vykonávána u všech fyzických a právnických osob, pro něž vyplývají z archivního zákona povinnosti v oblasti:

• uchovávání dokumentů a výběru archiválií,

• výkonu spisové služby (pouze veřejnoprávní původci; soukromoprávní původci pouze ti, kteří se k výkonu spisové služby podle archivního zákona přihlásili),

• péče o archiválie (akreditované archivy; fyzické a právnické osoby pouze ty, u kterých jsou archiválie evidovány).

Provádění státních kontrol je stanoveno ročními plány. Každý státní archiv má evidovány původce, u kterých je možné státní kontrolu provádět, a také přehled o již vykonaných kontrolách, podle kterých může pravidelně kontrolní činnost plánovat a stanovit. Státní archivy jsou oprávněny vykonávat i neplánované státní kontroly, a to na základě vnějších podnětů (např. ze strany kontrolované osoby, na žádost jiného kontrolního orgánu atp.) nebo vlastního zjištění.

Podle zákona o státní kontrole nelze vykonávat státní kontrolu u soudů a státních zastupitelství (§ 4 zákona o státní kontrole).

 NahoruPrůběh státní kontroly

 NahoruPísemné vyrozumění kontrolované osoby

• Písemné vyrozumění kontrolované osoby o provedení státní kontroly (oznámení o provedení státní kontroly)

• oznámení obsahuje:

  • -> hlavičku příslušného státního archivu - kontrolního orgánu,
  • -> č. j.,
  • -> adresu kontrolované osoby s uvedením jména statutárního zástupce,
  • -> datum vyhotovení oznámení,
  • -> vlastní oznámení o provedení státní kontroly,
  • -> datum provedení státní kontroly,
  • -> přesný rozsah kontrolní činnosti s odkazem na příslušný právní předpis umožňující její výkon,
  • -> předmět kontroly,
  • -> jméno zaměstnance pověřeného výkonem státní kontroly (při vyšším počtu jména zaměstnanců pověřených výkonem státní kontroly).

 NahoruPrůběh kontroly

• Průběh kontroly

  • kontrola se zahajuje u statutárního zástupce kontrolované osoby nebo u jím pověřené osoby (pokud tato osoba není přítomna nebo jiným způsobem brání výkonu kontroly, je to hodnoceno ve smyslu § 14 zákona o státní kontrole jako neposkytnutí součinnosti a je uložena podle § 19 zákona o státní kontrole pořádková pokuta, a to až do výše 50 000 Kč podle závažnosti narušení řádného výkonu kontroly),

  • u statutárního zástupce kontrolované osoby nebo u jím pověřené osoby se kontrolní pracovník automaticky bez vyzvání prokáže písemným pověřením k provedení kontroly:

    • -> písemné pověření k provedení kontroly se kontrolované …