dnes je 17.8.2022

Input:

Praktické zkušenosti při tvorbě dokumentace

17.4.2009, , Zdroj: Verlag Dashöfer

9.13.1
Praktické zkušenosti při tvorbě dokumentace

Doc. Ing. Alois Fiala, CSc.

Úkoly dokumentace SMJ

Dokumentace systému managementu má popisovat činnosti realizované v organizaci, má stanovovat pravidla řízení a poskytovat návody na provádění činností. Dokumentace může být zároveň osnovou pro realizaci činností požadovaných kriteriálními normami, příp. specifikací při certifikaci dle norem ISO 9001, ISO 14001, specifikace OHSAS 18001.

Je důležité také rozhodnutí, zda bude systém managementu budován podle jedné z norem, případně zda bude budován integrovaný systém a v jaké časové posloupnosti bude provedena integrace.

Způsoby tvorby dokumentace

Tvorba dokumentace systému managementu probíhá zpravidla dvěma způsoby. Jedním je převzetí dokumentace vytvořené jinde, druhým je tvorba dokumentace vlastními silami.

Převzetí hotové dokumentace se zdá na první pohled jednodušší a méně nákladné. Taková dokumentace je v souladu s požadavky, je tvořena přehledně podle kapitol kriteriální normy.

Problém je ovšem v tom, že:

  • taková dokumentace je všeobecného charakteru, nepopisuje konkrétní činnosti v dané organizaci, není tedy nástrojem řízení,

  • zaměstnanci se musí učit používat nové postupy, nové typy záznamů, získávají nechuť k novému systému řízení,

  • náklady vynaložené na pořízení takové dokumentace jsou málo návratné.

Výhodnější je vlastní tvorba dokumentace zaměstnanci organizace. Je to cesta poněkud složitější pro organizace na počátku budování systému managementu, ale i pro ně je realizovatelná.

Tento přístup má výhodu v tom, že:

  • jsou využity již existující funkční dokumenty,

  • do tvorby nových postupů řízení jsou zapojeni zaměstnanci - uživatelé dokumentů, mají zájem na dalším zlepšování,

  • je zajištěna kontinuita řízení.

Prvotní tvorba dokumentace

Při prvotní tvorbě dokumentace systému řízení organizace je třeba shromáždit důsledně všechny již existující vnitřní dokumenty - zpravidla to jsou organizační a pracovní řády, pracovní a technologické postupy, příkazy ředitele. Následným porovnáním těchto dokumentů s požadavky normy zjistíme, které dokumenty lze využít, jak je třeba stávající dokumentaci dopracovat.

V tomto okamžiku je nutné stanovit a dokumentovat postup pro zpracování dokumentace, odpovědnosti za realizaci, formální úpravu dokumentů. Výhodné je, aby se na tvorbě podíleli budoucí uživatelé jednotlivých dokumentů. Pro ně především musí být dokumenty srozumitelné, mají pak zájem dokumenty dále rozvíjet.

Příručka kvality

Pro systém managementu kvality je stanovena příručka kvality, pro ostatní systémy managementu není tento dokument stanoven jako povinný. Příručku je vhodné sestavovat jako poslední dokument shrnující všechny oblasti řízení a odkazující na související dokumenty.

Pro přehlednost při užívání je výhodné, aby osnova příručky byla v souladu s osnovou kriteriální normy, ale to není podmínkou. Související dokumenty mohou mít svou vlastní náplň a osnovu, tj. v jednom dokumentu může být řešena jedna konkrétní oblast řízení nebo jeden dokument může popisovat několik činností.

Výše uvedené zásady nemusí platit pro malé organizace, ty mohou mít příručku jako jediný dokument, který obsahuje všechny potřebné postupy.

Aktualizace stávající dokumentace

Pro realizaci kompletní aktualizace stávající dokumentace zpravidla v rámci recertifikace je možné postupovat obdobně. Je vhodné stávající dokumentaci podrobit přezkoumání z hlediska její další platnosti, z hlediska nastavené míry podrobnosti ve vazbě na odbornou způsobilost a praxi zaměstnanců, z hlediska požadavků zákazníka i vnějších vlivů (např. právních předpisů, technických norem apod.). Výsledkem může být zjednodušení stávajících dokumentů, případně sloučení některých nebo naopak rozšíření stávajících nebo vytvoření nových dokumentů.

Poradce

V obou případech tvorby dokumentace je možné přizvat poradce nebo poradenskou organizaci. Tak by měla být zajištěna nestrannost při

Nahrávám...
Nahrávám...