9.13.3
Revize a aktualizace dokumentace
Doc. Ing. Alois Fiala, CSc.
Aktualizace dokumentace systému managementu vyvolaná změnou
kriteriální normy proběhne mimo plánovaný termín revize. Něco jiného je
provádění plánovaných revizí stávající dokumentace. Termíny revizí mají být
naplánovány s ohledem na velikost organizace a její činnosti, na složitost
procesů, na způsobilost pracovníků. Tento termín by však neměl být delší než
jeden rok. K revizi interní dokumentace by mělo také dojít v případě
organizačních změn, záměny nebo rozšíření, příp. zúžení rozsahu činností.
Organizace při zavádění integrovaného systému managementu
investovala nemalou částku do pořízení tzv. "nezbytné dokumentace“. Vzhledem k
investované částce měla dokumentace hodně velký rozsah (zde platila úměra: za
hodně peněz, hodně papíru), byla uložena do poličky a tam úspěšně přetrvává
dodnes.
Mezitím si řídící pracovníci na svých úrovních vypracovali
dokumenty potřebné ke své práci v rozsahu přiměřeném potřebám. Tyto dvě
dokumentace v organizaci žijí vedle sebe bez jakékoli vzájemné vazby. První je
uchovávána pro případ auditu ze strany certifikační organizace, druhá pro
potřeby řízení.
NahoruExterní dokumenty
Do dokumentace řízené organizací spadají také právní předpisy,
technické normy a další externí dokumenty. Kontrola platnosti uvedených
dokumentů musí probíhat v kratších intervalech tak, aby nedošlo k prodlení.
Vhodný termín je zpravidla jednou za čtvrtletí.
S právními předpisy úzce souvisí kontrola souladu s požadavky těchto
předpisů. K tomu je nezbytné tyto požadavky specifikovat. Pro každou organizaci
platí jiné právní předpisy, jiné konkrétní požadavky daných právních předpisů,
jiné technické normy. Identifikaci aktuálních požadavků vztahujících se na
organizaci nemůže zodpovědně provést žádná externí organizace zcela
vyčerpávajícím způsobem,…
