dnes je 2.12.2022

Input:

Systémy managementu kvality dle ČSN EN ISO 9001:2009

24.1.2011, , Zdroj: Verlag Dashöfer

3.3.1
Systémy managementu kvality dle ČSN EN ISO 9001:2009

Doc. Ing. Alois Fiala, CSc.

Obecně

Systematická péče o kvalitu poskytovaného produktu je v současné době neodmyslitelnou součástí každého seriózního podnikatelského záměru, uskutečněného v jakékoliv organizaci. Aby byl podnikatelský záměr úspěšný, musí výsledek jeho realizace nacházet své zájemce - zákazníky a přinášet zisk podnikatelům při respektování požadavků současné společnosti. Splnění očekávání zákazníka z hlediska kvality a při současném plnění požadavků zákonů a dalších relevantních právních předpisů je prvním předpokladem k dlouhodobějšímu odbytu výrobků (a/nebo služeb), k získání "dobrého jména“ výrobce či poskytovatele služeb a k jeho následné prosperitě. Bez systémové péče o plnění požadavků na shodu poskytovaného produktu se specifikovanými požadavky, uplatňované podle současných zkušeností, si nelze představit v soudobém tvrdém konkurenčním prostředí dlouhodobě úspěšného podnikatele. Nabízet kvalitní produkt je pro podnikatele podmínka nutná (nikoli však postačující). Žádná firma si nemůže dovolit nekvalitní produkty ani nestandardní chování, protože jinak ztratí své zákazníky.

Kvalita

Co znamená pojem kvalita?

Pro praktický život a řízení firem byla vypracována definice, která je nejenom univerzální, ale i mimořádně důležitá. Uvádí ji (sice již neplatná, ale zajímavá jako zdroj inspirace i dnes) norma ČSN ISO 8402, která říká: "Jakost je celkový souhrn znaků entity, které ovlivňují schopnost uspokojovat stanovené a předpokládané potřeby.“ Entita je přitom vymezena jako všechno to, co je možné individuálně popsat a vzít v úvahu, např. výrobek, proces, organizaci, systém, osobu.

Jak se tato definice liší od dnešních?

Norma ČSN EN ISO 9000:2006 ve svém čl. 3.1.1 definuje kvalitu jako "stupeň splnění požadavků souborem inherentních charakteristik“, přičemž požadavek je definován toutéž normou jako "potřeba nebo očekávání, které jsou stanoveny, obecně se předpokládají nebo jsou závazné“.

Produkt

V každém případě je nutné chápat produkt jako výsledek činností a procesů, který může mít podobu služby, hardwaru, softwaru, zpracovaných materiálů, resp. jejich kombinace. Každý z těchto produktů má nějak specifikované požadavky, ať zákazníkem uvedené či neuvedené, ale předpokládané nebo dané např. zákonem. Jejich plnění je výsledkem procesů a jejich řízení.

Činnost

Procesy směřující k zabezpečování kvality produktu mohou zahrnovat např. následující činnosti buď jednotlivě, nebo v jakékoli kombinaci:

  • prevenci závad: monitoring klíčových výrobních a montážních procesů zahrnujících nejdůležitější součásti s přímým vztahem k bezpečnosti výrobku,

  • zajištění kvality nového výrobku: vyřešení otázky, jak při použití nové technologie předem zabránit vadám u nových výrobků, a to ještě ve fázi konstrukce a vývoje (analýza rizik),

  • sběr, přenos a užití informací o kvalitě: vytvoření informační sítě kvality a vytvoření nástrojů, které ji udrží v aktivním stavu,

  • implementaci, řízení a zlepšování systému řízení kvality: vyjasnění, co se má dělat a jak se má aplikovat kontrola ve výrobě/službách (včetně např. testování funkčnosti produktu zákazníkem), provádění hodnocení konkurenceschopnosti,

  • systémy zajištění vysoce kvalitních výrobků: vytváření systémů, ve kterých se budou vyrábět kvalitní výrobky ve spolupráci všech oddělení podniku,

  • zábranu konstrukčních a výrobních chyb: bezchybné procesy a systémy,

  • vytváření přesných a snadno srozumitelných návodů k použití (manuálů),

  • udržování a zlepšování výrobních procesů: zdokonalování procesů, rozšiřování schopnosti detekce problémů, výcvik pracovníků (včetně externích),

  • zlepšení služeb týkajících se zajišťování kvality: zlepšení a udržování vysoké bezpečnosti, norem údržby a oprav,

  • udržování výrobních nákladů na minimum: snižování nákladů na materiál a na zařízení při současném zajištění vyšší kvality a bezpečnosti výrobku, snížení nákladů na nekvalitní produkty,

  • vývoj technologií pro zlepšení zajišťování kvality: automatizace kontrolních procesů, posun od kontrol mimo výrobní linku k automatickým kontrolám během výrobního procesu, aplikace pokrokových technologií, jako je CAD a CAM do konstrukce výroby,

  • udržování úzkých vztahů s dodavateli a stanovení, řízení externích procesů.

Řada norem ISO 9000

Obecně známým a využívaným nástrojem k zabezpečení předpokládaných požadavků z hlediska kvality je známá řada norem ISO 9000, která dne zahrnuje normy zřejmé z následujícího obrázku:

Na obrázku je vidět posun od vydání z roku 1994, kdy byly ještě pro certifikaci využívány 3 normy (ISO 9001, 2 a 3) k dnešnímu 4. vydání (3. revize). Zatímco posun od pojmu jakost k termínu kvalita zaznamenala již norma ISO 9000:2005 (v ČR pod označením ČSN EN ISO 9000:2006 : Základní principy a slovník), která doporučuje dávat přednost termínu "kvalita“ (nutno podotknout, že jde o specifický problém v ČR, např. normy EN ISO 9001 nebo DIN EN ISO 9001 používaly termín "quality“ již dříve), v normě ČSN EN ISO 9001 je tento termín používán teprve tzv. "malou“ revizí ČSN EN ISO 9001:2009.

V dalších odstavcích této kapitoly si popíšeme jednotlivé požadavky normy ČSN EN ISO 9001:2009 včetně porovnání změn a příkladů, jak zapracovat případné změny do stávajícího (např. i certifikovaného) systému managementu. V kap. Management procesů v rámci integrovaných systémů managementu pak na různých příkladech ukážeme vazbu mezi procesy systémů managementu kvality dle uvedené normy a procesy dalších systémů managementu integrovaným způsobem.

Rekapitulace změn

ISO 9001:2008 nezavádí žádné nové požadavky, pouze vyjasňuje stávající. Zavádí také změny, které mají za cíl zvýšit soulad s ISO 14001:2004, zlepšit srozumitelnost normy, usnadnit její používání, dále implementovat revizi mezitím vydané ISO 9000:2005 a zohlednit nahrazení norem řady ISO 10011 normou ISO 19011. Převážná většina změn se týká doplnění poznámek k jednotlivým požadavkům a upřesnění textu, které na praktickém významu nic zásadního nemění.

Norma obsahuje vysvětlivky k překladu některých výrazů, pro něž nelze nalézt zcela výstižný anglický ekvivalent. V české verzi je doplněna zajímavá poznámka, která uvádí, že "český text byl přepracován s cílem zvýšit jeho srozumitelnost. Nový překlad některých termínů a slov nesmí být důvodem pro vystavení neshody v rámci CA.“

V dalších odstavcích se tedy postupně budeme věnovat jednotlivým požadavkům nové normy z hlediska procesů a jejich řízení.

Struktura a obsah normy ČSN EN ISO 9001:2009: Systémy managementu kvality - Požadavky

Struktura a obsah normy ČSN EN ISO 9001:2009

Obsah normy se oproti předchozí verzi nemění:

  • 0 Úvod

  • 1 Předmět

  • 2 Citované normativní dokumenty

  • 3 Termíny a definice

  • 4 Systém managementu kvality

  • 5 Odpovědnost managementu

  • 6 Management zdrojů

  • 7 Realizace produktu

  • 8 Měření, analýza a zlepšování

  • Příloha A

  • Příloha B

V této části se budeme věnovat jednotlivým dílčím požadavkům na systémy managementu kvality dle této skupiny norem, a to i s ohledem na blížící se konec přechodného období, stanoveného mezinárodní organizací ISO na datum 15. 11. 2010. Do tohoto data musí být všechny certifikované systémy managementu organizací - držitelů certifikátů dle předchozí verze ČSN EN ISO 9001:2001 (resp. ISO 9001:2000) - uvedeny do souladu s novou verzí.

Pozn.: V předchozích kapitolách této příručky jsme se částečně věnovali některým principům a požadavkům systému managementu kvality. Cílem této kapitoly je nicméně podat informaci o procesním řízení vycházejícím z norem řady ISO 9000 uceleně tak, jak na sebe jednotlivé požadavky zejména normy ISO 9001 navazují, případně porovnat, s jakými dalšími oblastmi souvisejí, aby mohl jakýkoli pracovník z oblasti managementu porovnat jím uplatňovaný systém řízení s požadavky zejména normy ISO 9001:2008, popřípadě aktualizovat "svůj“ systém managementu dle této nové normy pro případ recertifikace.

KAPITOLA 0 normy ČSN EN ISO 9001:2009:

Tato kapitola se v úvodní části zabývá obecně systémem managementu kvality, popisuje smysl normy ISO a její záměr. Obecně zdůrazňuje, že zavedení systému managementu kvality by mělo být strategickým rozhodnutím vedení firmy, neboť může mít (a obvykle skutečně má) v menší či větší míře vliv na chod celého podniku.

Pozn.: Zavedení tohoto systému nemá vliv na chod podniku jen ve dvou případech:

  • Firma nezavádí doopravdy systém managementu kvality, ale vyrábí jakési dokumenty za účelem získání certifikátu. Zavedení je pouze formální a ve skutečnosti vedení firmy na svém systému nic nemění nebo vůbec měnit nechce. Zpravidla tato situace vyplývá z neznalosti problematiky.

  • Firma v podstatě uplatňuje zásady managementu kvality, ale neví o tom. Vedení firmy vychází z jiných obdobných nástrojů řízení, předchozí zkušenosti či vlastní intuice.

0 je následující:

  • Čl. 0.1 - Obecně

  • Čl. 0.2 - Procesní přístup

  • Čl. 0.3 - Vztah k ISO 9004

  • Čl. 0.4 - Kompatibilita s jinými systémy managementu

Systém řízení kvality v organizaci obecně přináší:

  • zprůhlednění firmy pro zákazníka, vlastníka, vedení i zaměstnance (všechny zainteresované strany);

  • podstatné zvýšení důvěryhodnosti firmy;

  • porozumění současným a budoucím potřebám zákazníků;

  • plnění požadavků a očekávání zákazníka;

  • zajištění požadované úrovně kvality poskytovaných produktů;

  • neustálé zlepšování celkové výkonnosti organizace a tím úspěch v konkurenčním boji.

Obecně

Čl. 0.1 - Obecně:

V kontextu normy ISO 9001 je způsob uplatnění procesního řízení ovlivňován zejména následujícími aspekty:

  • prostředím, ve kterém organizace pracuje, jeho změnami a riziky spojenými s tímto prostředím (týká se právního vymezení podmínek podnikání platného v místě sídla/provozoven podniku, dále konkrétních podmínek v lokalitě dané firmy ve vztahu k zdrojům, konkurenci, možnosti prodat svůj výrobek nebo službu na vymezeném trhu...);

  • měnícími se potřebami organizace (vize, mise, strategické i dílčí cíle se vyvíjejí, mění, stejně tak se může měnit personální základna, vedení a jeho záměry; to vše má vliv na procesy ve firmě);

  • konkrétními cíli firmy (souvisí s oběma předchozími hledisky);

  • poskytovanými produkty (kvalita poskytovaného produktu se odvíjí od požadavků, které se ho týkají);

  • používanými procesy (jedná se zejména o stávající fungování procesů a jejich uzpůsobení požadavkům normy ISO; zde je nutno poznamenat, že při implementaci požadavků normy nemusí dojít k žádné změně v procesním řízení, naopak ale může být vhodné procesy uspořádat částečně nebo zcela odlišně od současného stavu "před“ systém managementu kvality);

  • velikostí a strukturou organizace (větší a složitěji strukturovaná firma by mohla směřovat ke komplikovanému systému managementu kvality, nemusí to být ale pravidlem).

Poznámka ve čl. 0.1 dále doplňuje, že není záměrem této normy stanovovat jednotnou strukturu systémů managementu kvality ani jednotnou dokumentaci. Pro jednotlivého uživatele by se mohla zdát tato poznámka nadbytečná, ale porovnáme-li například některé konkrétní příručky kvality více firem z pera jednoho a téhož poradce, zjistíme často, že se příručky nejen podobají jedna druhé či jsou takřka totožné, ale (pravděpodobně ze stejného důvodu) nezjistíme jejich četbou, jakou činnost v jakém oboru vlastně dotyčná firma provádí. Tato skutečnost, abychom byli objektivní, ovšem může být na druhou stranu způsobena malým zájmem vedení na spolupráci s dotyčným poradcem při její tvorbě.

Úvodní kapitola také upřesňuje následující oblasti použití normy:

  • při posuzování schopnosti organizace plnit požadavky zákazníka, požadavky zákonů a předpisů aplikovaných na produkt;

  • při posuzování schopnosti organizace plnit své vlastní požadavky.

Posuzování přitom může být realizováno vlastními zaměstnanci, pracovníky zákazníka nebo certifikačním orgánem.

Procesní přístup

Čl. 0.2 - Procesní přístup:

Co znamená pojem "proces“ ve smyslu normy ČSN EN ISO 9001:2009 ?

Čl. 0.2 definuje procesní přístup jako:

  • Činnost nebo soubor činností, které využívají zdroje a jsou řízeny za účelem přeměny vstupů na výstupy, lze považovat za proces.

  • Využití systému procesů v rámci organizace spolu s identifikací těchto procesů, jejich vzájemným působením a jejich managementem tak, aby vytvářely zamýšlený výstup, lze nazývat "procesní přístup“.

Procesní přístup, na jehož základě chápeme činnosti organizace jako soustavu vzájemně navazujících procesů, souvisí zároveň se systémovým přístupem, který vychází z poznatku, že všechno souvisí se vším. Další konkrétní požadavky z hlediska určování procesů v systému managementu kvality stanovuje např. viz 4.1 normy ČSN EN ISO 9001:2009 .

Příklad mapy procesu realizace obchodní činnosti ukazuje následující obrázek.

Zjednodušená mapa procesu

Pozn.: Pro lepší představu doplníme k některým komentářům dalších článků normy ISO konkrétní příklad procesní mapy (procesního schématu).

Vztah k ISO 9004

Čl. 0.3 Vztah k ISO 9004:

Normy ISO 9001 a ISO 9004 jsou normy pro systémy managementu kvality, které byly navrženy mezinárodní organizací ISO tak, aby se navzájem doplňovaly. Mohou být používány samostatně i současně.

Tento článek normy v době jejího vydání (rok 2008) dodával, že právě probíhá revize ISO 9004, která poskytne návod k dosažení trvalého úspěchu organizace (ne "jenom“ shody s požadavky). V současné době již tato norma vyšla (v ČR jako ČSN EN ISO 9004:2010 : Řízení udržitelného úspěchu organizace - Přístup managementu kvality).

Kompatibilita

Čl. 0.4 Kompatibilita s jinými systémy managementu:

Mezinárodní organizace ISO zde deklaruje, že při vytváření této normy byl zvážen obsah ISO 14001:2004 za účelem zvýšení kompatibility obou norem s ohledem na fakt, že využití jejich kombinace je nejčastějším případem tvorby tzv. integrovaného systému řízení organizacemi nejrůznějšího zaměření. Kompatibilitu obou norem ISO 9001:2008 a ISO 14001:2004 přiřazením jednotlivých článků normy stejného nebo obdobného obsahu ukazuje příloha A (A.1 a A.2).

Více podrobností k problematice integrovaných systémů managementu včetně konkrétních příkladů aplikace požadavků těchto norem najdete ve čl. 3/3.3 "Management procesů v rámci integrovaných systémů“.

KAPITOLA 1 normy ČSN EN ISO 9001:2009:

Kapitolou 1 počínaje jsou stanoveny "požadavky“ na systém managementu kvality. Norma ISO 9001 se někdy označuje s ohledem na tyto požadavky jako "kriteriální“. K dalším kriteriálním normám patří např. zmiňovaná ISO 14001, ale řada dalších systémových norem, které zároveň mohou sloužit jako standard pro ověřování shody třetí stranou a následnou certifikaci. Normy, které kritéria neobsahují, bývají označovány jako směrnice (návody) a nejsou určeny k certifikaci (např. ISO 9004, ISO 10006).

1 je následující:

  • Čl. 1.1 - Obecně

  • Čl. 1.2 - Aplikace

Obecně

Čl. 1.1 Obecně:

Obecně se v tomto článku říká, že norma specifikuje požadavky (neboli kritéria) na systém managementu kvality v následujících případech:

  • Organizace chce (= potřebuje) prokazovat svou schopnost poskytovat produkt, který splňuje požadavky:

    • zákazníka,

    • zákonů a předpisů.

  • Organizace má v úmyslu zvyšovat spokojenost zákazníka.

K prokázání shody systému (ale i produktu) s příslušnými požadavky (jako jsou požadavky norem týkajících se kvality, bezpečnosti z hlediska užívání, ochrany životního prostředí, bezpečnosti informací...) může sloužit certifikát vydaný důvěryhodnou a nestrannou osobou, ale připouští se i forma vlastního prohlášení organizace. Nicméně v praxi se forma vlastního prohlášení příliš nevyužívá, a to zejména z toho důvodu, že zákazníci požadují produkty s charakteristikami, které splňují jejich potřeby a očekávání, a certifikát kvality slouží jako důkaz splnění těchto požadavků. Slouží ale i jako důkaz systematického řízení kvality, neustálého zvyšování kvality produktů, snahy o zvyšování spokojenosti zákazníků, a to jak plněním jeho požadavků, tak i příslušných požadavků předpisů jako důkaz důvěryhodnosti a konkurenceschopnosti firmy. Certifikát kvality zákazníkům zkrátka poskytuje přiměřenou důvěru, že je systém řízení schopen poskytovat produkty splňující v plné míře jejich požadavky a očekávání.

Označení "produkt“

Ve smyslu normy ISO 9001 se označení "produkt“ týká:

  1. Hotového (dokončeného) produktu, který je pro zákazníka určen nebo zákazníkem požadován; základní rozdělení produktu je následující:
    • hmotný produkt (např. stavba, výlisek, potravina...),

    • nehmotný produkt (služba).

    Norma ISO 9000 definuje 4 skupiny typů produktů:

    • služby (např. přeprava),

    • software (např. počítačový program, slovník),

    • hardware (např. mechanická část motoru),

    • zpracované materiály (např. mazivo).

  2. Nehotového (nedokončeného) produktu, tj. jakéhokoli zamýšleného výstupu z procesů realizace produktu (např. polotovar, výrobek před dokončením).

Čl. 1.2 Aplikace:

Tento článek první kapitoly popisuje možnost použití normy pro všechny organizace bez ohledu na to, jak jsou velké anebo čím se zabývají; a také přípustná možná vyloučení některých požadavků normy, a to následujícím způsobem:

  • Všechny požadavky této mezinárodní normy jsou generické a jsou aplikovatelné ve všech organizacích bez ohledu na jejich typ, velikost a na poskytované produkty - tzn. že je norma vhodná pro všechny firmy.

  • V případě, že některé požadavky této mezinárodní normy nemohou být aplikovány s ohledem na charakter organizace a její produkt, lze zvážit vyloučení takových požadavků - tzn. že pokud např. firma nepoužívá žádná měřicí zařízení, nemusí se zabývat požadavkem článku 7.6 normy, a přesto může prokázat shodu s požadavky normy jako celku a získat certifikát kvality.

Obecně připadají v úvahu následující vyloučení z kapitoly 7:

Kapitola
normy
ISO 9001
Článek Obsah Příklady situací, ve kterých lze vyloučit příslušný požadavek normy:
7 7.3 Návrh
a vývoj
Obecně vždy, pokud se organizace návrhem ani vývojem nezabývá, nevyvíjí ani nové výrobky, ani nové služby.
Pozn. 1: Pozor - inovace produktu je ve smyslu této normy považována za návrh!
Pozn. 2: Pozor - pokud organizace zabezpečuje pro svého zákazníka na základě smluvního vztahu např. vypracování projektu, pak i přesto, že k tomu využívá svého subdodavatele, nejde o vyloučení požadavků, ale o externí proces nebo nákup služby!
7 7.5.2 Validace
procesů
výroby a
poskytování
služeb
Vždy, když lze všechny výstupy procesů výroby nebo realizace služeb ověřit následným monitorováním nebo měřením.
Pozn. 1: Lze říci, že buď produkt na konci měříme a/nebo monitorujeme pro ověření, zda je ve shodě s příslušnými požadavky, nebo musíme validovat procesy výroby.
Pozn. 2: Je-li procesem realizace produktu návrh (např. projekční či architektonická kancelář), pak je validace procesů poskytování služeb současně validací návrhu.
7 7.5.4 Majetek
zákazníka
Pokud organizace nenakládá s žádným majetkem svého zákazníka.
Pozn.: Pozor - i data nebo např. logo je majetek zákazníka!
7 7.6 Řízení
monitorovacího
a měřicího
zařízení
Pokud organizace žádné takové zařízení nevlastní ani nepotřebuje.
Pozn.: Pozor - pokud organizace musí měření provádět, ale žádná měřidla nevlastní, protože k tomu využívá svého subdodavatele, nejde o vyloučení požadavků, ale o externí proces nebo nákup!

Vyloučení požadavků jiných kapitol a článků není přípustné, má-li být systém managementu kvality certifikován. Na druhou stranu, pokud by z nějakého důvodu vedení firmy chtělo využít pouze některá ustanovení normy, a například zavést systém managementu dle normy ISO 9001 pouze pro oblast řízení zdrojů, tak může učinit. Není však možné získat pouze pro tuto část systému managementu certifikát kvality. Jsou-li učiněna vyloučení, může být systém certifikován pouze za současného splnění obou těchto předpokladů:

  • Vyloučení se omezují na požadavky kapitoly 7.

  • Vyloučení nemá vliv na schopnost nebo odpovědnost organizace poskytovat produkt, který je ve shodě se všemi relevantními požadavky včetně zákonných.

Pozn.: Pokud je vyloučení uplatněno, musí být důvod uveden v příručce kvality - viz následující příklady 1, 2 a 3.

Organizace aplikuje všechny prvky normy ISO 9001, v příručce kvality bude následující text:

SYSTÉM MANAGEMENTU KVALITY

Všeobecné požadavky

Systém managementu kvality dokumentovaný v této příručce kvality (PK) a v souvisejících dokumentech je uspořádán dle normy ČSN EN ISO 9001:2009. Systém managementu kvality se týká všech předmětů podnikání uvedených v odst. 1 této PK - "Informace o organizaci“. Organizace neuplatnila žádná povolená vyloučení prvků normy ČSN EN ISO 9001:2009 .

Organizace využila možnosti učinit přípustná vyloučení, v příručce kvality bude následující text:

SYSTÉM MANAGEMENTU KVALITY

Všeobecné požadavky

V rámci požadavků ČSN EN ISO 9001:2009 uplatňuje společnost s ohledem na charakter poskytovaných produktů následující vyloučení:

  1. Požadavky čl. 7.3 normy - "Návrh a vývoj“. Tento proces a s ním spojené aktivity organizace neprovádí.

  2. Požadavky čl. 7.5.2 normy - "Validace procesů výroby a poskytování služeb“. Společnost nerealizuje žádné činnosti, jejichž výstup by nebylo možné měřit a/nebo monitorovat.

QMS je aplikován v rámci celé organizace s výjimkou činností spojených s externě zajišťovanými službami, které nemají přímý vliv na kvalitu poskytovaného produktu, tj. např. právní služby, činnosti v oblasti BOZP apod. Certifikace QMS se týká celé společnosti.

Organizace využila možnosti učinit přípustná vyloučení, v příručce kvality bude následující text:

7.3 Návrh a vývoj

Společnost KOVO s.r.o. realizuje kusovou výrobu v oblasti dělení, obrábění a tváření kovů dle specifických požadavků zákazníka, které jsou předávané zákazníkem formou projektové, příp. výrobní dokumentace. Společnost sama výrobky nenavrhuje a současně ani nevyvíjí žádné nové výrobní procesy. Společnost uplatňuje běžné výrobní postupy, které jsou prověřeny dlouhou praxí a zkušenostmi jejích pracovníků. Z těchto důvodů společnost požadavky čl. 7.3 normy ČSN EN 9001:2009 neuplatňuje a vyloučila je ze systému managementu kvality. Toto vyloučení nemá vliv na kvalitu poskytovaných výrobků.

KAPITOLA 2 normy ČSN EN ISO 9001:2009:

Tato kapitola odkazuje na tzv. citované normativní dokumenty, na které se norma v textu místy odvolává. Jedná se pouze o jeden normativní odkaz, a to na normu ISO 9000:2005: "Systémy managementu kvality - Základní principy a slovník“ (v ČR vyšla o rok později - ČSN EN ISO 9000:2006 ).

S oblastí systémů managementu kvality ale souvisí samozřejmě celá řada norem, na které ISO 9001 neodkazuje v této kapitole, ale některé jsou uvedeny v národní předmluvě - namátkou některé důležité připomeneme (přičemž ani jedna z nich není určená k certifikaci):

ČSN EN ISO 9004: Řízení udržitelného úspěchu organizace -
Přístup managementu kvality
ČSN ISO 10001: Management kvality - Spokojenost zákazníka -
Směrnice pro pravidla chování organizací
ČSN ISO 10002: Management kvality - Spokojenost zákazníka -
Směrnice pro vyřizování stížností v organizacích
ČSN ISO 10003: Management kvality - Spokojenost zákazníka -
Návod pro řešení vnějších neshod a reklamací
ČSN ISO 10005: Systémy managementu jakosti -
Směrnice pro plány kvality
ČSN ISO 10006: Systémy managementu jakosti -
Směrnice pro management jakosti projektů
ČSN ISO 10007: Systémy managementu jakosti -
Směrnice managementu konfigurace
ČSN ISO 10013: Směrnice pro dokumentaci systému managementu jakosti
ČSN ISO 10014: Management kvality - Směrnice pro dosahování finančních a ekonomických přínosů
ČSN ISO 10015: Management jakosti -
Směrnice pro výcvik
ČSN ISO/TR 10017: Návod k aplikaci statistických metod v ISO 9001:2000
ČSN EN ISO 19011: Směrnice pro auditování systému managementu jakosti a/nebo systému environmentálního managementu

KAPITOLA 3 normy ČSN EN ISO 9001:2009:

Tato kapitola se nazývá "Termíny a definice“, ale pouze odkazuje na termíny a definice uvedené v ISO 9000 ( ČSN EN ISO 9000:2006 - Základní principy a slovník). Norma ISO 9000 obsahuje nejen termíny a definice pojmů, ale také vysvětlení osmi základních principů systémů managementu kvality (pro připomenutí - jedná se o princip zaměření na zákazníka, vedení a řízení zaměstnanců, zapojení zaměstnanců, procesní přístup, systémový přístup, neustálé zlepšování, přístup k rozhodování zakládající se na faktech, vzájemně prospěšné dodavatelské vztahy).

Ve smyslu norem řady ISO 9000 je např. definice některých základních pojmů přibližně následující:

  • Systém: soubor vzájemně souvisejících nebo vzájemně působících prvků.

  • Systém managementu: systém pro stanovení politiky a cílů a k dosažení těchto cílů.

  • Systém managementu organizace: může zahrnovat různé systémy managementu, jako je například systém managementu kvality, environmentu, bezpečnosti.

  • Systém managementu kvality: systém managementu pro vedení a řízení organizace, pokud se týče kvality.

  • Proces: soubor vzájemně souvisejících nebo vzájemně působících činností, které přeměňují vstupy na výstupy“.

  • Shoda: splnění požadavku ("conformity“ "declaration of konformity“/Prohlášení o shodě - zde navazuje i oblast posuzování shody výrobků ve smyslu zákona č. 22/1997 Sb., v pl. zn., o technických požadavcích na výrobky).

  • Shoda s požadavky normy: splnění všech relevantních požadavků, důkazem je certifikace.

  • Neshoda: nesplnění požadavku (tj. odchylka od definovaných parametrů, pracovních postupů, nedodržení technologických postupů, standardů, norem, právních požadavků).

  • Vada: nesplnění požadavku ve vztahu k zamýšlenému nebo specifikovanému (např. v návodu, manuálu) použití - viz např. také zákon č. 59/1998 Sb., v pl. zn., o odpovědnosti za škodu způsobenou vadou výrobku.

KAPITOLA 4 normy ČSN EN ISO 9001:2009:

Kapitola 4 stanovuje v článcích 4.1 a 4.2 požadavky na systém managementu kvality v podniku.

4 je následující:

  • Čl. 4.1 - Všeobecné požadavky

  • Čl. 4.2 - Požadavky na dokumentaci

    • 4.2.1 - Obecně

    • 4.2.2 - Příručka kvality

    • 4.2.3 - Řízení dokumentů

    • 4.2.4 - Řízení záznamů

Všeobecné požadavky

Čl. 4.1 Všeobecné požadavky:

Všeobecně norma ISO požaduje, aby organizace systém managementu kvality (prostřednictvím vedení, svých zaměstnanců, externích pracovníků, poradců):

  • vytvořila,

  • dokumentovala,

  • implementovala,

  • udržovala,

  • neustále zlepšovala jeho efektivnost.

S tímto záměrem organizace musí:

  • v oblasti procesů:

    • určovat procesy potřebné pro systém managementu kvality,

    • stanovit, jak jsou tyto procesy v rámci celé organizace aplikovány,

    • určovat jejich posloupnost a vzájemné působení,

    • určovat kritéria a metody potřebné pro zajištění:

      • jejich efektivního fungování,

      • jejich řízení,

    • monitorovat tam, kde je to možné, procesy měřit a analyzovat je,

    • uplatňovat opatření nezbytná pro dosažení plánovaných výsledků a neustálého zlepšování těchto procesů,

  • v oblasti zdrojů:

    • zajišťovat dostupnost zdrojů,

    • zajišťovat dostupnost informací.

Procesy managementu kvality

Zopakujeme si základní aspekty procesního přístupu v organizaci:

  1. Procesy přeměňují vstupy na výstupy.

  2. Definování procesů musí být jedinečné pro každou organizaci a závisí na její strategii, možnostech, zdrojích apod.

  3. Rozsah a množství definovaných procesů závisí zejména na velikosti organizace a jejích podnikatelských činnostech.

  4. Z praktického hlediska se procesy často rozdělují na:

    • hlavní, někdy též klíčové nebo realizační - jedná se o procesy, které přinášejí přidanou hodnotu pro zákazníka (vždy souvisí s realizací produktu),

    • řídicí, někdy též procesy manažerských činností - jedná se o procesy, které vytvářejí podmínky a prostředí pro ostatní procesy a činnosti,

    • procesy poskytování zdrojů - někdy se řadí do podpůrných procesů,

    • podpůrné - podporují účinné fungování ostatních procesů.

  5. Procesy se mohou podle potřeby dále dělit na podprocesy (subprocesy).

Rozdělení procesů

       
Hlavní procesy Řídicí procesy Procesy poskytování zdrojů Podpůrné procesy
Obchodní činnost Strategické plánování Řízení infrastruktury Metrologie
Technologická příprava výroby Řízení společnosti Řízení lidských zdrojů Monitorování a měření
Projektování Správa systému managementu kvality Řízení pracovního prostředí Analýzy a zlepšování
Výroba zařízení a konstrukcíŘízení bezpečnosti informací Nákup
Stavební výroba

Jak určovat procesy ve firmě?

Tento požadavek je třeba vyřešit jako jeden z prvních již ve fázi implementace. Neexistuje přitom normou stanovený způsob, jak má definování procesů vypadat. V praxi se lze setkat s mnoha způsoby, jak k tomuto požadavku přistupovat. Některé z nich jsou podrobné a složité, jiné vysloveně jednoduché. V případě malé organizace s jednoduchou činností bude postačovat jednoduché schéma a jednoduchý popis, velká organizace nebo organizace realizující komplikované a složité procesy s množstvím vazeb a požadavků bude pravděpodobně k problému přistupovat s mnohem většími podrobnostmi.

Modely

Obecně se používají následující modely:

  • Mapa procesů: jedná se o schematické znázornění procesů; mapa procesů (někdy též procesní mapa) znázorňuje všechny definované procesy organizace. Při jejím zpracování by se měla zejména zachovat logika procesů a srozumitelnost pro toho, kdo s dokumentem pracuje (zaměstnanci organizace, zákazníci, auditoři, další zainteresované strany). Popis procesů, resp. jejich definování formou procesní mapy jsme si ukázali již např. v čl. 3/3.3 této příručky.

  • Katalog procesů: dokument, který na jednotlivých pracovních listech slovním popisem, popřípadě vývojovým diagramem popisuje jednotlivé procesy včetně všech důležitých atributů nutných pro dosažení shody, příp. požadovaných systémem managementu kvality. Tato forma dokumentování procesu je určena především zaměstnancům organizace.

  • Karty procesů: jedná se o obdobu katalogu, kdy na jednotlivých kartách, přičemž ke každému procesu lze přiřadit jednu kartu, najdeme popis vstupů, výstupů, činností, souvisejících dokumentů. Příklady takového popisu procesů jsou zřejmé z následující tabulky.

Karta procesu "Řízení“ (procesy manažerských činností)

KARTA PROCESU "ŘÍZENÍ ORGANIZACE“
Vlastník procesu Jednatel společnosti/PV
Podprocesy
(činnosti)
Marketing
Obchodní jednání a uzavírání kontraktů se zákazníky
Řízení dokumentů a záznamů
Plánování, přezkoumávání a zlepšování systému managementu kvality
Řízení interní komunikace
Řízení a plánování zdrojů (finanční, personální, informační)
Způsobilost, povědomí a výcvik
Řízení infrastruktury a pracovního prostředí
Hodnocení a výběr dodavatelů, nakupování
Interní audity
Sledování spokojenosti zákazníků
Monitorování a měření, analýza rizik
Řízení neshod a stížností
Nápravná a preventivní opatření
Vstupy Vize, mise, strategie společnosti
Politika kvality
Interní řídicí dokumentace
Domluvené schůzky se zákazníky
Návrhy smluv o dílo
Zpětná vazba od zákazníka
Organizační schéma, pracovní náplně
Externí dokumentace (legislativa, normy, podklady zákazníka, dodavatelů)
Podklady pro přezkoumání managementu vedením
Roční program auditů, výsledky auditů
Záznamy o stížnostech a neshodách
Výsledky analýz výkonnosti procesů
Hodnocení zaměstnanců, finanční ohodnocení (pozitivní
i negativní motivace)
Vzdělávání a výcvik pracovníků
Zdroje informační, personální, finanční, dokumentované schválení změn zákazníkem
Školení
Výstupy Cíle
Uzavřené smlouvy se zákazníky
Spokojenost zákazníka
Dostupnost a dostatek zdrojů
Efektivita rozložení práce u zaměstnanců
Pochopení záměrů, politiky a cílů a jejich úspěšné plnění
Pružná organizace, flexibilita zaměstnanců, rychlá informovanost
Efektivita využití interní řízené dokumentace
Minimalizace nedostatků
Prevence rizik
Zprávy z interních auditů včetně záznamů o zjištěných odchylkách/neshodách
Hlavní kritéria
měření procesu
Meziroční nárůst obratu společnosti
Počet nových zákazníků
Počet (procentuální zastoupení) stálých zákazníků
Stupeň splnění cílů
Související
záznamy
Smlouvy o dílo včetně harmonogramů
Zpráva představitele vedení, záznamy z přezkoumání managementem
Zápisy z porad
Roční ekonomická uzávěrka
Pracovní smlouvy a osobní složky zaměstnanců, hodnocení zaměstnanců
Dotazníky spokojenosti zákazníka
Databáze dodavatelů a jejich hodnocení
Stanovení infrastruktury
Plán auditů, záznamy z auditů
Evidence stížností a neshod
Plán školení a vzdělávání, záznamy ze školení
Záznamy k opatření, k nápravě nebo prevenci

Karta procesu "Návrh a vývoj“ (realizační procesy)

KARTA PROCESU "NÁVRH A VÝVOJ“
Vlastník procesu Vedoucí projektového úseku
Podprocesy,
činnosti
Marketing
Jednání se zákazníkem
Plánování návrhu
Přezkoumání návrhu
Ověření navrženého projektu
Validace návrhu
Zařazení do nabídky produktů
Vstupy Popis nového produktu (jasně formulovaný záměr podložený požadavkem zákazníka)
Rozbory příslušných předpisů a norem
Záměr nového produktu
Závěry z projednání vedením
Plán návrhu včetně nutných zdrojů
Výstupy Specifikace - jasná definice produktu, popisující jeho znaky včetně požadavků plynoucích z právních předpisů a ustanovení technických norem
Specifikace postupu výroby - stanovení požadavků na kvalifikaci zaměstnanců, požadavky na zařízení a vybavení, technologická příprava výroby, nezbytné náklady, výběr dodavatelů, vypracování instrukce nebo postupů řízení a kontroly kvality
Kritéria měření
procesu
Počet navržených produktů zařazených do stálé nabídky
Doba zpracování návrhu
Udržitelnost nového produktu na trhu
Záznamy Záznamy z jednotlivých etap
Plán návrhu a vývoje
Krycí list návrhu a vývoje

Z karet je zřejmé nejen to, jaké činnosti s daným procesem souvisejí, jaké má vstupy a výstupy, ale - a to je výhoda oproti již zmíněným mapám procesů - i stanovení kritérií pro monitorování procesu ("kritéria měření procesu)“. Samozřejmě v řadě případů nebude taková karta stačit, ale bude muset být doplněna směrnicí, pracovním postupem, technologickým postupem, pracovní instrukcí apod., která blíže specifikuje odpovědnosti, pravomoci, postupy atd. - viz následující příklad.

Ukázka takového popisu realizačního procesu

Pracovní postup
PP č. 01
Řízení výroby
Vydání:1/2010
Účinnost: 1. 9. 2010

Účel

Tato směrnice stanovuje pravidla řízení výrobních procesů ve firmě KOVO. Určuje zásady řízení těchto procesů v návaznosti na další činnosti, s kterými vytváří systém splňující požadavky QMS.

Oblast platnosti

Tato směrnice je závazná v rozsahu celé společnosti KOVO s.r.o.

Definice pojmů

  • Výrobní zakázka - ucelený soubor výrobků zpracovávaný ve výrobním procesu společně, obvykle bez přerušení, pokrývající jeden požadavek zákazníka.

  • Manipulační dávka - část výrobní zakázky obsahující takový počet dílů (výrobků), se kterým lze manipulovat ve výrobním procesu za pomoci běžných manipulačních prostředků, dávka je předem stanovena. Počet kusů je předepsán příslušným výrobním příkazem.

Odpovědnosti

  • Vedoucí výroby - odpovídá za plánování výroby.

  • Vedoucí směny - odpovídá za dodržení postupů a požadavků na výrobek.

Popis procesu

1. Plánování výroby

  • Založení zakázky

Po přezkoumání poptávky zákazníka, zpracování nabídky a přijetí/potvrzení objednávky, případně uzavření smlouvy (viz Pracovní postup PP č. xx - "Uzavírání smluvních vztahů“), se objednávka stává zakázkou. Evidenci zakázek vede asistent vedoucího výroby v databázi v elektronické podobě. Každé zakázce je přiděleno pořadové číslo ve formátu Y/xx, kde xx je pořadové číslo přijetí zakázky.

Evidence zakázek je dále vedena v SW aplikaci ABC - S3, kde je možno sledovat realizaci zakázek podle vydaných faktur.

  • Požadavky

Vzhledem k charakteru výroby ve firmě KOVO s.r.o. jsou pro jednotlivé zakázky zpracovávány individuální plány. Tyto plány sestavuje příslušný pověřený pracovník po zhodnocení a posouzení těchto vstupních údajů:

  • požadavky zákazníka,

  • kapacitní propočty,

  • výrobní dokumentace výrobku,

  • zajištění materiálu.

  • Kapacitní propočty

Kapacitní propočty jsou zpracovávány pověřeným pracovníkem a zohledňují zejména možnosti strojní kapacity a strojního parku dílny.

  • Dokumentace

Technická výrobní dokumentace musí být zpracovaná, schválená a vydaná, popř. připravená k vydání.

  • Organizační příprava

Organizační příprava obsahuje zajištění:

  • předepsaných pracovišť,

  • příslušných výrobních pomůcek,

  • kvalifikovaného personálu,

  • obslužných činností (manipulační prostředky, údržba),

  • všech požadavků na kvalitu, event. přípustných odchylek v provedení.

2. Dokumentování průběhu výrobního procesu

Výrobní proces je dokumentován technickou výrobní dokumentací.

Platí přitom tyto zásady:

  1. Pracovník musí mít vždy k dispozici potřebné technické podklady ke své práci.

  2. Dokumentace je závazná a není dovoleno ji jakýmkoli způsobem upravovat ani provádět změny neoprávněnými osobami.

  3. Použití náhradních materiálů nebo odlišný technologický postup musejí být doloženy vyřízenou odchylkou, kterou musí schválit vedoucí výroby.

  4. Dokumenty musejí mít předepsané označení platnosti.

Technickou výrobní dokumentaci tvoří:

  • konstrukční výkresy,

  • technologické postupy,

  • technologické návodky.

3. Organizace výrobního procesu

Schéma průběhu výrobní zakázky určuje vedoucí výroby, případně jím pověřený pracovník na základě požadavku odběratele, a to tak, že určí pořadí výrobních operací (broušení, drátové řezání).

Hlavní zásady:

  1. Všechny činnosti se provádějí předepsaným způsobem.

  2. Jednotlivé činnosti procesu jsou dokumentovány, pokud je to vyžadováno (např. odběratelem).

  3. Všechny materiály, polotovary a výrobky jsou označeny (barvou, vyraženým číslem třídy materiálu).

4. Kvalita ve výrobním procesu

Ověřování a kontrola výrobního procesu se provádí v následujících stupních podle druhu výroby:

Nástrojárna

  • Samokontrola v průběhu jednotlivých činností každým pracovníkem.

  • Výstupní kontrola - provádí odběratel (zákazník), kde výstupem (záznamem o shodě s požadavky) je tzv. měrový protokol, který obdrží KOVO s.r.o. od odběratele.

Lisovna

  1. Mezioperační kontrola pracovníkem podle předpisu v technologickém postupu; výsledky musejí být předepsaným způsobem dokumentovány.

  2. Samokontrola v průběhu jednotlivých činností každým pracovníkem.

  • Výstupní kontrola.

Kvalita výrobku, resp. shoda se všemi příslušnými požadavky, je podmíněna dodržováním všech předepsaných úkonů a povinností pracovníků.

5. Údržba pracovišť a výrobních pomůcek

  • Pracoviště

Denní preventivní péče o stroje a zařízení je zajišťována pracovníky obsluhy těchto strojů dle návodu k obsluze. O těchto činnostech jsou vedeny zápisy v záznamnících údržby. Záznamníky patří do řízené dokumentace typu záznamů kvality. Obsluha odpovídá za jejich řádné vedení. Vlastní provádění údržby a dlouhodobá odborná preventivní péče je prováděna podle návodu k obsluze a deníku stroje, případně místního provozního bezpečnostního předpisu.

  • Výrobní pomůcky

Výrobní pomůcky v procesu jsou: nástroje, nářadí a speciální výrobní pomůcky (přípravky) určené pro konkrétní technologickou operaci.

  • Měřidla

Měřidla používaná ve výrobním procesu podléhají režimu danému SŘ č. xx - "Metrologický řád“. Pracovníci jsou povinni dodržovat všechna pravidla daná tímto řádem.

6. Pokyny a poznámky

Veškerá řídicí interní dokumentace smí být předávána osobám mimo organizaci KOVO s.r.o. pouze se souhlasem ředitele společnosti.

7. Související dokumentace

  • Technická výrobní dokumentace k zakázce,

  • formuláře:

    • záznamník údržby,

    • deník stroje,

    • měrový protokol.

Outsourcing

Oblasti určování procesů se týká další požadavek kapitoly 4, a to je určení externích procesů.

V případě, že se organizace rozhodne použít pro jakýkoli proces, který má vliv na shodu produktu s požadavky, externí zdroj (outsourcing), platí následující požadavky:

  • Organizace musí takovýto proces řídit.

  • Typ a rozsah řízení těchto procesů musí být určen v systému kvality.

  • Zajištění řízení externích procesů nezbavuje organizaci odpovědnosti za shodu s požadavky zákazníka, zákonů a předpisů.

  • Typ a rozsah řízení externího procesu může být ovlivněn faktory, jako jsou:

    • potenciální dopad takového procesu na schopnost organizace poskytovat produkt shodný s příslušnými požadavky,

    • rozsah, v jakém je sdíleno řízení procesu,

    • schopnost řídit proces v potřebném rozsahu prostřednictvím požadavků na nákup.

Příklady takovýchto procesů

Obor činnosti Příklady často používaných externích procesů
Provádění staveb, jejich změn a odstraňování - hlavní i pomocná stavební výroba
- jednotlivá řemesla
- projektová činnost
Výrobní procesy
(zpracovatelský průmysl)
- nejrůznější formy kooperace
- některé výrobní procesy (např. svařování)
Vzdělávání dospělých - lektorská činnost
- marketing
Všechny obory - činnosti v oblasti BOZP a PO

Příklady způsobu řízení externích procesů:

  • definování postupů a požadavků na externí proces a prokazatelné seznámení s požadavky pracovníků dodavatele,

  • přejímka dodávaných produktů/činností předepsaným způsobem kvalifikovaným personálem,

  • kontrola ve výrobě dodavatele,

  • zákaznický audit u dodavatele.

Požadavky na dokumentaci

Čl. 4.2 Požadavky na dokumentaci:

Dokumentace systému kvality musí dle požadavků normy ISO obecně zahrnovat:

  • příručku kvality,

  • politiku kvality,

  • cíle kvality,

  • dokumentované postupy a záznamy - "povinné“ ve smyslu normy ISO 9001,

  • dokumenty a záznamy - "nepovinné“, ale určené organizací jako potřebné k zajištění efektivního plánování, fungování a řízení svých procesů.

Norma nestanovuje striktně počet těchto dokumentů ani jejich formu. Obsah je dán obecnými požadavky u povinných dokumentovaných postupů, kterými jsou:

  • řízení dokumentů (viz čl. 4.2.3 normy),

  • řízení záznamů (viz čl. 4.2.4 normy),

  • interní audit (viz čl. 8.2.2 normy),

  • řízení neshodného produktu (viz čl. 8.3 normy),

  • nápravná opatření (viz čl. 8.5.2 normy),

  • preventivní opatření (viz čl. 8.5.3 normy).

Jeden dokument (jedna směrnice) může přitom obsahovat jeden či více postupů a naopak. Celkový rozsah dokumentace závisí na:

  • velikosti organizace,

  • druhu činností prováděných organizací,

  • složitosti procesů a jejich vzájemného působení,

  • kompetenci pracovníků.

Úrovně dokumentace

Obvykle se celá dokumentace rozděluje do 3 hlavních úrovní (vrstev):

1. úroveň dokumentace:

První úroveň dokumentace je tvořena příručkou kvality (obvykle s přílohami). Tento dokument je základním předpisem společnosti, který dokumentuje zavedený systém managementu, politiku a cíle kvality a dále uvádí základní informace o společnosti, jejích procesech a rozsahu nabízených služeb, odkazy na dokumentované postupy, další dokumenty a záznamy.

2. úroveň dokumentace:

V této úrovni řízené dokumentace jsou zařazeny směrnice, které mají přímou návaznost na příručku a obsahují popis hlavních činností/procesů. V oblasti dokumentů této úrovně se můžeme setkat se směrnicemi, řády, rozhodnutími, příkazy, pokyny, manuály, technicko-organizačními postupy (TOP), standardními operačními postupy (SOP) atd. V praxi se ale často stává, že si organizace stanoví různé typy dokumentů, aniž by to mělo jakýkoli praktický význam. Tím se dokumentace systému managementu stává zbytečně nepřehledná, a to někdy i pro její autory. Lze jen doporučit co nejjednodušší strukturu, která bude přehledná a pochopitelná pro její uživatele.

3. úroveň dokumentace:

Tato úroveň obsahuje dokumenty, na něž je odkazováno z vyšších úrovní. Jsou zde technologické postupy, formuláře, normy, specifikace, registry a další dokumenty využívané pro realizaci procesů, obsahující popis dílčích činností, konkrétní návody nebo důkazy o naplnění požadavků (např. plány kvality, výrobní dokumentace, záznamy o shodě s požadavky apod.).

Jak už bylo několikrát zmíněno, návod na strukturu a obsah dokumentace systému kvality lze nalézt v technické zprávě ČSN ISO/TR 10013:2002. V dalším textu si na příkladech ukážeme části některých povinně dokumentovaných postupů a dalších dokumentů.

Příručka kvality

V příručce kvality musí být ve smyslu normy ISO uvedeno následující:

  • obsah použití včetně podrobností o jakýchkoli vyloučeních a jejich zdůvodnění (viz předchozí komentář k č. 1.2 - Aplikace),

  • dokumentované postupy nebo odkazy na ně,

  • popis a vzájemné vztahy procesů.

Opět není stanoven jednoznačný požadavek na strukturu a úpravu příručky. Záleží pouze na organizaci, jejích potřebách a celkové struktuře dokumentace systému kvality, jaké formě dá přednost. Existují tři základní varianty:

  1. Příručka je poměrně obsáhlá a podrobná, s množstvím textu a obsahuje i povinně dokumentované postupy.

  2. Příručka neobsahuje v podstatě žádný souvislý text, ale formou odkazů se odvolává na jednotlivé další dokumenty, které teprve konkrétní požadavky popisují.

  3. Příručka je kombinací obou předchozích variant.

V každém případě je vždy vhodné zohlednit stávající dokumentaci, která je organizací používána (pokud vůbec existuje), zvážit rozsah a množství dokumentů ve vztahu k velikosti a složitosti procesů organizace a myslet i na budoucí rozvoj systému bez nutnosti měnit většinu dokumentace.

Je zřejmé, že příručka kvality je tedy samostatný dokument, který deklaruje vztah organizace k systému managementu kvality, popisuje ve stručné formě naplňování požadavků na systém managementu a odkazuje na další dokumentované postupy a případně i záznamy. Je vhodné koncipovat příručku kvality přibližně dle struktury normy ČSN EN ISO 9001:2009 . To usnadní orientaci jak auditorům při certifikačním auditu, tak případně zákazníkům či dalším stranám.

Struktura

Příručky jakosti

Běžná struktura příručky kvality vypadá následovně:

  • Titulní strana - název a předmět příručky, identifikace organizace, schvalování, identifikace vydání, účinnost, číslo výtisku.

  • Obsah - názvy kapitol, příloh, příp. stav změn.

  • Úvod - představení organizace, vymezení platnosti, informace o vlastní příručce.

  • Politika kvality (nemá-li podobu samostatného dokumentu).

  • Pojmy, definice, zkratky použité v příručce.

  • Popis fungování systému managementu kvality v organizaci.

  • Odpovědnost managementu a popis jeho procesů.

  • Management zdrojů.

  • Realizace produktu.

  • Měření, analýza a zlepšování.

  • Přílohy - související dokumenty, příklady, schémata.

Titulní strana, obsah a úvodní části příručky kvality

Příručka kvality

Systému managementu kvality
podle ČSN EN ISO 9001:2009

Název organizace:

AEC s.r.o.

Adresa sídla: Ohradní 1159/65, CZ - 140 00 Praha 4
IČ: 123 45 678

Tato příručka byla schválena a uvolněna jako nejvyšší řídicí dokument organizace AEC v Praze dne 1. 5. 2010.

Evidovaný výtisk číslo (dle rozdělovníku): 1

Za organizaci: ..............................
ředitel/PV

Manažer kvality: ..................................

Tato příručka kvality včetně příloh a navazujících dokumentů je duševním vlastnictvím organizace AEC s.r.o. a bez jejího souhlasu nesmí být dále rozšiřována. Zásady pro její používání včetně pořizování kopií jsou stanoveny v obsahu příručky.

OBSAH PŘÍRUČKY:

     
Kapitola Název Změna Účinnost
1 Představení společnosti AEC - 1. 5. 2010
2 Normativní odkazy, definice pojmů, zkratky - 1. 5. 2010
3 Rozsah platnosti a použití PK - 1. 5. 2010
4 Systém managementu kvality - 1. 5. 2010
5 Odpovědnost managementu - 1. 5. 2010
6 Management zdrojů - 1. 5. 2010
7 Realizace poskytovaných služeb - 1. 5. 2010
8 Měření, analýza a zlepšování - 1. 5. 2010
Příloha
1 Organizační schéma - 1. 5. 2010
2 Politika kvality - 1. 5. 2010
3 Mapa procesů - 1. 5. 2010
4 Tabulka procesů - 1. 5. 2010
5 Schematické znázornění členění dokumentace - 1. 5. 2010

KAPITOLA 1 - PŘEDSTAVENÍ SPOLEČNOSTI AEC

Stručný popis společnosti

AEC s.r.o. je společnost poskytující služby v oblasti poradenství, certifikace, vzdělávání a zprostředkování informací a kontaktů včetně souvisejících služeb převážně pro organizace v rámci systému B2B. Hlavními produkty jsou komplexní služby v oblasti výstavby systémů kvality, environmentu, bezpečnosti a dalších dle požadavků nejrůznějších předpisů a normativních dokumentů včetně zpracování kompletní dokumentace systémů managementu, technických návodů, analýz, havarijních plánů, průvodní technické dokumentace výrobků, strojů a zařízení, návodů k obsluze, dokumentace BOZP a PO, dále externí řízení kvality, environmentu, bezpečnosti formou outsourcingu a v příslušných oblastech školení a certifikace personálu.

Historie společnosti začala již před jejím založením na jaře roku 2006 vznikajícím projektem a získáváním zkušeností u zahraničních společností řadu let před založením. Vlastní historie společnosti se začala psát na podzim roku 2005, kdy byly podniknuty konkrétní kroky směřující k jejímu oficiálnímu vzniku:

  • 09/2005 - příprava zakladatelských listin, ustavující jednání,

  • 03/2006 - zápis do OR, první zakázky v ČR,

  • 10/2006 - získání prvních zakázek v zahraničí,

  • 12/2006 - zavedení QMS,

  • 03/2007 - ověření funkčnosti systému, nárůst zakázek,

  • 05/2007 - certifikace dle ISO 9001:2000,

  • 05/2010 - recertifikace dle ISO 9001:2008.

Většina zaměstnanců firmy pracuje v oboru již desítky let a stáli u zpracování řady metodik významných společností orgány státní správy nevyjímaje. Společnost rovněž spolupracuje s významnými certifikačními orgány v ČR i v zahraničí. Referenční listina je k dispozici na internetových stránkách nebo na vyžádání ve společnosti.

Plánovaný další rozvoj

V dalším období chce společnost dále rozvíjet rozsah svých činností a zaměřit se zejména na následující oblasti rozvoje:

  • marketing,

  • rozvoj personálu,

  • akreditace v oblasti vzdělávání a zkoušek způsobilosti.

V souvislosti s plánovaným rozvojem se proto organizace v roce 2006 rozhodla jako nástroj k prokázání své schopnosti trvale poskytovat produkty, které naplňují požadavky zákazníka včetně příslušných požadavků právních předpisů, a dále, vedena snahou zvyšovat jeho spokojenost, uplatnit požadavky ČSN EN ISO 9001. Shodu s těmito požadavky chce trvale prokazovat certifikátem shody.

Základní údaje

Název: AEC s.r.o.

Sídlo: Ohradní 1159/65, 140 00 Praha 4

Vnitřní uspořádání a struktura společnosti:

Systém řízení a správy organizace je uspořádán vertikálně v posloupnosti vrcholové vedení (ředitel) - odborní vedoucí. Základní organizační schéma je uvedeno v Příloze č. 1 této příručky.

Hlavní oblasti činnosti společnosti

V současnosti jsou předmětem činnosti organizace dle OR následující služby:

  • reklamní činnost a marketing,

  • příprava a vypracování technických návrhů,

  • překladatelská a tlumočnická činnost,

  • pořádání odborných kurzů, školení a jiných vzdělávacích akcí,

  • testování, měření, analýzy a kontroly,

  • zprostředkování obchodu a služeb,

  • služby v oblasti administrativní správy,

  • činnost podnikatelských, finančních, organizačních a ekonomických poradců.

Personální a technická základna organizace

Ve výše uvedených oblastech zaměstnává organizace pracovníky s dlouholetou praxí s dostatečnou odbornou způsobilostí, doložitelnou příslušnými doklady odborné způsobilosti.

KAPITOLA 2 - NORMATIVNÍ ODKAZY, DEFINICE POJMŮ, ZKRATKY

Normativní odkazy

Dále uvedené normy se uplatňují v systému managementu kvality společnosti AEC, který je definovaný touto příručkou kvality. Jejich změny se promítají do řízené dokumentace a jednotlivých procesů společnosti. To platí i pro případné další normativní dokumenty, na které se předmětné normy odvolávají.

V QMS společnosti se uplatňují:

  • ČSN EN ISO 9001:2009 - Systémy managementu kvality - Požadavky;

  • ČSN EN ISO 19011:2003 - Směrnice pro auditování systémů managementu jakosti a/nebo systémů environmentálního mamangementu;

  • další normy s přímou souvislostí s realizačními procesy.

Definice pojmů

Pro účely této příručky kvality platí definice uvedené v normativních dokumentech dle čl.1 této kapitoly. Dále jsou uvedeny pouze základní definice nutné pro snadnou orientaci v příručce.

  • Dodavatel - organizace poskytující na základě smluvního vztahu služby nebo výrobky pro procesy realizované společností AEC.

  • Kvalita/jakost - stupeň splnění požadavků souborem inherentních znaků. V podmínkách společnosti AEC je přednostně používán pojem kvalita, i když je možné používat oba pojmy jako rovnocenné.

  • Pracovníci - zaměstnanci společnosti a externí pracovníci (např. na ŽL apod.), jejichž činnost má vliv na kvalitu poskytovaných produktů.

  • Procesy realizační - procesy, které společnost řídí a realizuje za účelem poskytování služeb.

  • Procesy řídicí - procesy sloužící pro řízení a zlepšování systému managementu kvality a rozvoje organizace.

  • Produkt - výsledek procesu; ve smyslu QMS společnosti AEC jde o produkty nehmotné - poskytování služby.

  • Zainteresovaná strana - osoba nebo skupina, která má zájem na výkonnosti nebo úspěchu organizace, případně která může být dotčena procesy probíhajícími v organizaci (např. vlastníci, partneři nebo společnost).

Řízení dokumentů

Dalším požadavkem kapitoly 4 normy ISO je požadavek na řízení dokumentů a záznamů potřebných pro systém managementu kvality. Musí být vytvořen dokumentovaný postup pro:

  1. schvalování dokumentů před jejich vydáním (jasné stanovení, kdo a jak může schválit dokument; např. určení osob, které mají návrh přezkoumat, důkaz o schválení formou podpisu...);

  2. přezkoumávání dokumentů včetně aktualizace a případně opakovaného schvalování (v jaké periodě, kdo a jak má nebo musí dokument přezkoumat a stanovit, zda potřebuje změny, a kdo je má provést/navrhnout);

  3. zajištění identifikace změn a aktuálního stavu revize (jasné označení, aby bylo zřejmé, zda používáme platnou dokumentaci, např. č. změny výkresu, pořadové číslo revize postupu);

  4. zajištění dostupnosti v místech používání (papírové výtisky dle rozdělovníku, řízený přístup na síti...);

  5. zajištění trvalé čitelnosti a snadné identifikovatelnosti (vhodný nosič, označení dokumentu);

  6. zajištění identifikace dokumentů externího původu a řízení jejich distribuce (např. přidělování norem, dokumentace zákazníka...);

  7. zabránění neúmyslnému používání zastaralých dokumentů (stažení a nahrazení již neplatné verze novými).

Požadavek na řízení dokumentů je jedním ze základních "systémových“ požadavků v oblasti systémů managementu kvality, ale týká se rovněž dalších systémů managementu jako např. EMS (ISO 14001). Obecně je to pak jeden z předpokladů funkčního řízení jakékoli firmy.

Fakt, že má organizace "řízený výtisk dokumentu“, zjednodušeně řečeno znamená, že má stanovena (a dodržována) jasná pravidla - vycházející z výše uvedených - pro nakládání s dokumenty. Jinými slovy že příslušné osoby vědí, jaký dokument má být na jakém místě používán, že je tento dokument dostupný pro příslušné pracovníky, kteří ho potřebují, je zřejmá jeho autorizace, aktuální platnost, stav revize či změn, způsob, jak s ním má být nakládáno, a také místo a doba uložení po zpracování.

Řízený výtisk dokumentu

Shrneme-li výše uvedené, pak řízený výtisk dokumentu znamená, že je to jeden z výtisků dokumentu přidělený na určité místo dle pořadového čísla rozdělovníku (pravděpodobně v papírové verzi), jasně označený, je identifikovatelné jeho zařazení do celého systému řízené dokumentace včetně stavu jeho platnosti a toho, zda je schválen a vydán dle příslušných pravidel.

Schéma postupu řízení dokumentů zjednodušeně ukazuje následující obrázek.

Obecný postup řízení dokumentů

Část povinně dokumentovaného postupu - směrnice pro řízení dokumentů a záznamů

Směrnice kvality
SQ č. 01
Řízení dokumentů a záznamů
Vydání:1/2010
Účinnost: 1. 9. 2010

ODPOVĚDNOSTI

Řízení dokumentů

Řízení dokumentů

Odpovědnost za systém řízení a vedení dokumentace má manažer kvality. Každý pracovník společnosti je odpovědný za to, že používá pouze řízené dokumenty. Každý pracovník společnosti je povinen v případě zjištění neshody v řízeném dokumentu na tuto skutečnost upozornit formou podání podnětu. Každý pracovník společnosti je odpovědný za udržování přidělené řízené dokumentace ve způsobilém stavu. Je povinen provádět kontroly úplnosti a stavu přidělené řízené dokumentace a veškeré neshody okamžitě nahlašovat manažeru kvality.

Řízení záznamů

Řízení záznamů

Odpovědnost za systém řízení a vedení záznamů má manažer kvality společnosti. Každý pracovník společnosti je odpovědný za to, že používá pouze aktuální formuláře pro provádění záznamů, pokud jsou stanoveny. Každý pracovník společnosti je povinen v případě zjištění neshody na tuto skutečnost upozornit manažera kvality. Každý pracovník společnosti je odpovědný za udržování vedených záznamů ve způsobilém stavu.

Matice odpovědností:

                 
Poř.
č.
Činnost Ř Manažer
kvality
P
1 Rozhodnutí o zpracování O S
2 Zpracování dokumentuO S
3 Připomínkové řízení O S
4 Vydání, distribuce, stažení zastaralých, archivace, skartaceO S
5 Provádění záznamůO
6 Kontrola vedení záznamůO S
7 Archivace záznamů O

Legenda: Ř - Ředitel, P - pracovník, O - odpovídá, S - spolupracuje, V - vykonává

V systému řízení dokumentace jsou zahrnuty dokumenty vytvořené ve společnosti (tzv. interní dokumentace) a dokumenty získané z externích zdrojů (tzv. externí dokumentace).

K interním dokumentům patří mj. zejména:

  • příručka kvality (PK),

  • směrnice (SD),

  • formuláře.

K externím dokumentům patří mj. zejména:

  • technické normy a normativní dokumenty,

  • právní předpisy,

  • technologické postupy a další dokumentace dodavatele,

  • projektová dokumentace dodaná např. zákazníkem.

Schvalování a vydávání dokumentů

Schvalování a vydávání dokumentů

Na základě potřeb, změn, požadavků nebo podnětů pracovníků společnosti dochází ke zpracování nebo obstarání příslušných dokumentů. O obstarání externího dokumentu nebo zpracování či provedení aktualizace interního dokumentu rozhoduje ředitel společnosti na základě doporučení vedení. Záznam o vydání dokumentu je uveden v příslušném podnětu, pokud je to vhodné. Jednatel rozhodne o vydání dokumentu, na jehož základě manažer kvality provede/organizuje vydání dokumentu.

Řízená dokumentace společnosti je vedena v tištěné formě. Výtisk č. 1 je uložen u manažera kvality a je na něm veden seznam vydaných řízených výtisků. Tento výtisk obsahuje veškeré provedené aktualizace a změny.

Každý řízený výtisk je označen symbolem "Řízený výtisk“.

Dokumenty externího původu

Dokumenty externího původu

Manažer kvality provede nebo zajistí provedení:

  • obstarání dokumentu,

  • zařazení dokumentu do příslušné úrovně řízené dokumentace,

  • identifikaci dokumentu,

  • zápis do registru, pokud je to vhodné (viz katalog formulářů),

  • v případě vhodnosti archivaci jednoho výtisku,

  • distribuci dokumentů dle potřeby.

Aktuální právní předpisy související s činností společnosti mají k dispozici pracovníci prostřednictvím externí služby. Základní seznam právních předpisů je zpracováván pro potřeby společnosti formou registru právních a jiných požadavků. Seznam je dle potřeby minimálně čtvrtletně aktualizován. Za aktualizaci odpovídá manažer kvality.

Aktuální informace z oblasti norem a stavu vývoje vědy a techniky jsou sledovány prostřednictvím ČKAIT, případně formou spolupráce s externími odbornými subjekty. Za přenos těchto informací do systému managementu kvality odpovídá ředitel společnosti.

Technologické postupy a další dokumentace dodavatele a dále projektová dokumentace dodaná např. zákazníkem jsou řízeny v rámci plánování a realizace zakázky. Za jejich řízení a dodržování odpovídá stavbyvedoucí.

Interní dokumentypříprava k vydání

Příprava ke schvalování interních dokumentů nebo provádění revizí stávajících dokumentů se řídí postupem dle dále uvedeného postupového diagramu:

Seznam dokumentace systému managementu kvality

 
Označení Název dokumentu Revize Změna Účinnost Vyřazení
PK Příručka kvality 1 - 1. 5. 2010 -
- Cíle kvality 3 - 1. 2. 2010 -
Organizační řád - a) 1. 5. 2010 -
SŘ 01 Řízení dokumentů a záznamů - a) 1. 1. 2008 -
SŘ 02 Nakupování, hodnocení
a výběr dodavatele
- - 1. 1. 2007 -
SŘ 03 Interní audit - - 1. 1. 2007 -
SŘ 04 Řízení neshodného produktu - a) 1. 4. 2009 -
SŘ 05 Nápravná a preventivní opatření - a) 1. 4. 2009 -
PP 01 Návrh a vývoj - - 1. 1. 2007 -
PP 02 Poradenství v oblasti systémů
managementu
- b) 1. 4. 2009 -
PP 03 Poradenství v oblasti PS
a certifikace výrobků
- - 1. 1. 2007 -
PP 04 Školení a certifikace personálu - b) 1. 4. 2009 -
VSEOB Všeobecné podmínky - - 1. 1. 2007 -
RPP Registr právních požadavků čtvrtletně - čtvrtletně

Řízení záznamů

S oblastí řízení dokumentů souvisí následující požadavek normy, a to řízení záznamů. Organizace musí opět vytvořit dokumentovaný postup, který stanoví potřebná pravidla pro:

  • identifikaci, ukládání,

  • ochranu, vyhledávání, stanovení doby uchovávání,

  • způsob vypořádání (nakládání se záznamy).

Požadavky

Záznamy musí splňovat současně všechny tři dále uvedené požadavky:

  • musí být a zůstat trvale čitelné,

  • musí být rychle a snadno identifikovatelné,

  • musí být rychle a snadno vyhledatelné.

Stejně jako povinně dokumentované postupy požaduje norma ČSN EN ISO 9001:2009 tzv. povinné záznamy o kvalitě. Tam, kde jsou požadovány, je vždy uveden odkaz na čl. 4.2.4.

Požadované (povinné) řízené záznamy dle ISO 9001:2008 včetně příkladů ukazuje následující přehled.

Čl. normy Požadovaný povinný záznam Příklad záznamu
5.6.1 Záznam z přezkoumání systému managementu Zpráva pro a z přezkoumání
Zápis z porady
Zápis z valné hromady
6.2.2 Záznamy o vzdělání, výcviku, dovednostech a zkušenostech pracovníků Plán výcviku
Plán školení
Záznamy z provedených školení
Kopie dokladů o kvalifikaci
7.1 Důkazy, že realizační procesy a výrobek splňují požadavky Záznamy o měření
Výstupní kontrola
7.2 Záznamy o výsledcích přezkoumání
a o opatřeních z přezkoumání
požadavků na výrobek
Potvrzení objednávky
Podepsaná smlouva
7.3.2 Vstupy pro návrh a vývoj Písemné zadání
Rešerše požadavků
7.3.4 Výsledky přezkoumání návrhu a vývoje Záznam o provedené kontrole
Záznam o předběžném posouzení zákazníkem
7.3.5 Výsledky ověřování návrhu a vývoje Záznam o ověřovacích zkouškách
Oponentní posudek
7.3.6 Výsledky validace návrhu a vývoje Schválení autorizovanou osobou
Záznam o provozní zkoušce
7.3.7 Výsledky přezkoumání změn návrhu a vývoje Oponentní posudek
Schválení autorizovanou osobou
7.4.1 Výsledky hodnocení dodavatele Seznam schválených dodavatelů
Vyplněný dotazník dodavatele
Certifikáty dodavatele
7.5.2 Validace procesů Záznam o provedeném postupu
Vyplněný kontrolní a zkušební plán
7.5.3 Jednoznačná identifikace výrobku Čárový kód
Štítek
Průvodka
Identifikační lístek
7.5.4 O ztrátě, poškození, nebo jiném znehodnocení majetku zákazníka Protokol
Zápis z jednání se zákazníkem
E-mail, dopis
7.6 Výsledky kalibrace a ověřování monitorovacích a měřicích zařízení Harmonogram kalibrací
Karta měřidla
Kalibrační list
Ověřovací list
8.2.2 Interní audity Roční program auditů
Plán auditu
Zpráva nebo protokol z auditu
Záznam o neshodách
8.2.4 Důkazy o shodě znaků výrobku s přejímacími kritérii Záznam o uvolnění výrobku
k expedici
Záznam o výstupní kontrole
8.3 Neshody a nápravná opatření včetně udělených výjimek Záznam o neshodě
Evidence neshodných výrobků
Protokol o nápravném opatření
Záznamy o reklamacích a jejich
Vypořádání
8.5.2 Výsledky provedených nápravných opatření Protokol
Analýza
8.5.3 Výsledky provedených preventivních opatření Protokol
Analýza

Je nutné si uvědomit rozdíl mezi dokumentem a záznamem. Dokumentem může být např. formulář pro záznam kontrol, záznamem je stejný, ale již vyplněný formulář pro konkrétní výrobek, který slouží jako důkaz o tom, že se příslušná činnost (v tomto případě stanovená kontrola výrobku) provedla.

Schéma postupu řízení záznamů zjednodušeně ukazuje následující obrázek.

Obecný postup řízení dokumentů

Seznam záznamů v systému managementu kvality

 
Označení
formuláře
Název Záznam
provádí
Místo
uložení
Účinnost Doba
uložení
FQ 01/1/1 Seznam řídicí dokumentace PV PV 1. 1. 2007 3 roky
po skončení
platnosti
FQ 01/2/1 Evidenční list dokumentace PV PV 1. 1. 2007 3 roky
po skončení
platnosti
FQ 01/3/1 Seznam záznamů (tento) PV PV 1. 1. 2007 3 roky
po skončení
platnosti
FQ 02/1/1 Hodnocení dodavatelů PV PV 1. 1. 2007 3 roky
FQ 02/2/1 Seznam schválených dodavatelů PV PV 1. 1. 2007 3 roky
FQ 03/1/1 Roční program auditů PV PV 1. 1. 2007 3 roky
FQ 03/2/1 Plán interního auditu IA PV 1. 1. 2007 3 roky
FQ 03/3/1 Dotazník k internímu auditu IA PV 1. 1. 2007 3 roky
FQ 03/4/1 Zpráva z interního auditu IA PV 1. 1. 2007 3 roky
FQ 03/5/1 Protokol o neshodě IA,
odpovědný
pracovník
PV 1. 1. 2007 3 roky
- Záznamy o přezkoumání QMS vedením PV PV 1. 1. 2007 3 roky
FQ 0Ř 01/1 Karta pracovního místa admin. složka
zaměstnance
1. 1. 2007 5 let
- Pracovní smlouvy admin. složka
zaměstnance
10. 3. 2006 5 let
- Záznamy o LPP lékař
závodní
preventivní
péče
složka
zaměstnance
1. 1. 2007 5 let
- Záznamy o školení lektor složka
zaměstnance
1. 1. 2007 5 let
- Plán vzdělávání PV PV 1. 1. 2007 3 roky
- Poptávka zákazníka zákazník ředitel/
složka
poptávek
10.3.2006 2 roky
po ukončení
zakázky
- Cenová nabídka zákazníkovi ředitel složka
poptávek
10.3.2006 2 roky
po ukončení
zakázky
- Objednávka zákazníka zákazník složka
zákazníka
10.3.2006 2 roky
po ukončení
zakázky
Smlouva o dílo ředitel složka
zákazníka
10.3.2006 2 roky
po ukončení
zakázky
- Poptávka dodavateli ředitel složka
dodavatele
10.3.2006 2 roky
po
dodávce
- Nabídka dodavatele ředitel složka
dodavatele
10.3.2006 2 roky
po
dodávce
- Objednávka dodavatele ředitel složka
dodavatele
10.3.2006 2 roky
po
dodávce
FQ PP 01/1 Krycí list návrhu odpovědný
pracovník
složka
k návrhu
1. 1. 2007 3 roky
- Záznamy k návrhu odpovědný
pracovník
složka
návrhu
1. 1. 2007 3 roky
FQ PP 02/1 Zápis z jednání odpovědný
pracovník
složka
zakázky
1. 1. 2007 2 roky
po
ukončení
zakázky
- Seznam zakázek PV PV 1. 1. 2008 10 let
- Záznamy k zakázce odpovědný
pracovník
složka
zakázky
1. 1. 2007 2 roky
po
ukončení
zakázky
FQ PP 02/2 Dotazník spokojenosti zákazníka zákazník PV 1. 1. 2007 3 roky
FQ 00 02/3 Harmonogram implementace odpovědný
pracovník
složka
zakázky
1. 1. 2008 2 roky
po
ukončení
zakázky
FQ PP 04/1 Dotazník spokojenosti zákazníka - školení zákazník PV 1. 1. 2007 3 roky
FQ PP 04/2 Metodický pokyn odpovědný
pracovník
složka
zakázky
1. 1. 2007 2 roky
po
ukončení
zakázky
FQ PP 04/3 Dotazník spokojenosti zákazníka - školení "na míru“ odpovědný
pracovník
PV 1. 1. 2008 3 roky
FQ PP 02/9 Předávací protokol odpovědný
pracovník
PV 1. 4. 2009 2 roky
po
ukončení
zakázky
- Evidence nabídek PV PV 1. 1. 2010 trvale
- Evidence zakázek PV PV 1. 1. 2010 trvale
- Seznam smluv PV PV 1. 1. 2007 3 roky
- Kniha odeslané pošty admin. admin. 1. 1. 2007 3 roky
- Atesty, certifikáty, prohlášení o shodě odpovědný
pracovník
složka
dodavatele
1. 1. 2007 2 roky
po
skončení
zakázky
- Dodací list (dodavatel) dodavatel složka
dodavatele
1. 1. 2007 2 roky
po
dodávce
- Účetní záznamy ředitel složka
účetnictví
10.3.2006 dle účetních
předpisů

KAPITOLA 5 normy ČSN EN ISO 9001:2009:

Kapitola 5 popisuje odpovědnost managementu firmy ve vztahu k zákazníkům, zaměstnancům, dalším zainteresovaným stranám, systému řízení jeho vlastní firmy.

5 je následující:

  • Čl. 5.1 - Angažovanost a aktivita managementu

  • Čl. 5.2 - Zaměření na zákazníka

  • Čl. 5.3 - Politika kvality

  • Čl. 5.4 - Plánování

    • 5.4.1 - Cíle kvality

    • 5.4.2 - Plánování systému managementu kvality

  • Čl. 5.5 - Odpovědnost, pravomoc a komunikace

    • 5.5.1 - Odpovědnost a pravomoc

    • 5.5.2 - Představitel managementu

    • 5.5.3 - Interní komunikace

  • Čl. 5.6 - Přezkoumání systému managementu

    • 5.6.1 - Obecně

    • 5.6.2 - Vstup pro přezkoumání

    • 5.6.3 - Výstup z přezkoumání

Angažovanost a aktivita managementu

Čl. 5.1 Angažovanost a aktivita managementu:

Norma ISO 9001 po vrcholovém vedení požaduje:

  • angažovanost a aktivitu při vytváření a implementaci systému kvality,

  • angažovanost a aktivitu při neustálém zvyšování efektivnosti systému kvality,

  • poskytnutí důkazů o této angažovanosti a aktivitách.

K tomu má vedení využívat:

  • komunikaci v organizaci o tom, že je důležité plnit požadavky zákazníka stejně jako požadavky zákonů a předpisů,

  • stanovování politiky kvality,

  • zajišťování stanovení cílů kvality,

  • provádění přezkoumání systému kvality,

  • zajišťování dostupnosti zdrojů.

Zaměření na zákazníky

Čl. 5.2 Zaměření na zákazníka:

Vrcholové vedení musí zajistit, aby byly stanovovány požadavky zákazníka a aby byly plněny s cílem prokazatelně zvyšovat jeho spokojenost (zde navazují požadavky čl. 7.2.1 a 8.2.1 této normy). Mezi informační zdroje pro stanovování požadavků zákazníka patří:

  • zpětná vazba od stávajících zákazníků,

  • marketing (průzkumy trhu, účast na veletrzích a odborných akcích, kde je příležitost pro jednání s potenciálními a stávajícími zákazníky, návštěvy obchodních zástupců apod.).

Politika kvality

Čl. 5.3 Politika kvality:

Politika kvality může být vydána ve formě součásti (nebo přílohy) příručky kvality, nebo formou samostatného dokumentu. V každém případě musí splňovat následující požadavky:

  • musí odpovídat strategickým záměrům,

  • musí zahrnovat závazek vedení plnit požadavky na systém kvality a jeho neustálé zlepšování,

  • poskytovat rámec pro stanovení a přezkoumání plnění cílů kvality,

  • musí být vydána, sdělována zaměstnancům a prokazatelně jimi pochopena,

  • přezkoumávána z hlediska vhodnosti, aktuálnosti.

Příklad textu politiky kvality

ÚPLNÉ ZNĚNÍ POLITIKY KVALITY

Naše společnost se sídlem ve Zlíně poskytuje služby v oblasti dodávek zdravotnických prostředků.

K našim silným stránkám patří široký sortiment nabídky výrobků a exkluzivita pro některé výrobky. Našimi dodavateli jsou výhradně vysoce specializované renomované a silné firmy ze zahraničí.

Naší výhodou je mladý tým s vysokým pracovním nasazením a s cílem zajistit trvale vysokou kvalitu pro zákazníka.

S vědomím tohoto cíle vedení společnosti vyhlásilo následující zásady:

Cílem společnosti je přiblížit se co nejvíce přáním zákazníka a poskytnout mu kvalitní služby zajištěním rychlosti, dostatečné odborné úrovně, příjemným jednáním a kvalitními vysoce odolnými výrobky. Prvořadým cílem je vysoká kvalita, proto stále rozšiřujeme počet dodávaných položek a naše zakázky podléhají nepřetržité kontrole v jejich průběhu. Samozřejmostí je splnění všech zákonných ustanovení týkajících se oblasti zdravotnických prostředků, vyplývajících zejména z ustanovení zákona č. 22/1997 Sb. včetně souvisejících prováděcích předpisů.

Cílem společnosti je rozvíjet a budovat systém managementu kvality, který bude zahrnovat všechny oblasti našeho podnikání včetně zodpovědného přístupu k organizaci práce, kontrole kvality, zajištěním vysoce kvalifikovaných pracovníků, dodržováním harmonogramu a časové náročnosti zakázek.

Před vydáním každého důležitého rozhodnutí důsledně analyzujeme všechny dostupné údaje a informace včetně příslušných právních a normativních požadavků. Základem je komunikace se zákazníkem a jeho vnímání o tom, jak jeho představy naplňujeme, opakovaný kontakt s ním za účelem zjištění jeho spokojenosti a dalších přání, zlepšování služeb nejen při realizaci zakázky, ale i následným servisem.

Zaměřujeme se na budování dlouhodobých vzájemně prospěšných vztahů se všemi strategickými partnery tak, aby po realizaci spolupráce byly všechny zúčastněné strany vždy maximálně spokojeny. Realizujeme obchody s ověřenými a silnými zahraničními partnery EU.

Plánování

Čl. 5.4 Plánování:

Veškeré změny systému managementu kvality a jeho procesy musí být plánovány a uplatňovány způsobem, který neohrozí jednotnost systému. Požadavky na zabezpečení kvality musí být současně nedílnou částí plánovacího procesu společnosti spolu s hospodářskými plány, podnikatelským plánem, včetně prostředků a zdrojů k jejich zabezpečení. Plánování se současně musí promítat do konkrétních cílů jednotlivých organizačních útvarů společnosti platných pro daný kalendářní rok.

Do oblasti plánování požadované normou ISO patří:

  • stanovování cílů kvality,

  • plánování systému managementu kvality.

Cíle kvality

Ve smyslu normy ISO musí vrcholové vedení stanovit, aby pro příslušné organizační jednotky a úrovně byly stanoveny cíle kvality včetně cílů potřebných pro splnění požadavků na produkt. Cíle kvality musí být:

  • měřitelné, konkrétní a musí zohledňovat současné a budoucí potřeby firmy a trhu,

  • v souladu s politikou kvality,

  • rozpracovány pro jednotlivé organizační úrovně (a naopak, cíle kvality např. jednotlivých středisek musí být provázány s celkovými cíli organizace),

  • takové, aby vedly ke zlepšování (ne každý rok zcela stejné),

  • v rámci přezkoumání vedením firmy je průběžně posuzováno plnění cílů kvality.

Roční cíle kvality, kterými je konkretizována aktuální politika kvality, může vydat vedení např. prostřednictvím manažera kvality, ve spolupráci s členy vedení firmy.

Cíle mohou vycházet z analýzy, jakou je např. analýza SWOT. Vztah mezi výstupy z analýzy a stanovením cílů kvality je zřejmý z následujícího příkladu.

Analýza SWOT Cíle kvality
S - Silné stránky:
- Finanční rezervy
- Silné cash flow
- Nízká fluktuace zaměstnanců
- Zkušenosti
- Pojištění odpovědnosti
- Vybavení (strojní zařízení, technika)
- Kvalita a vhodný výběr materiálu
- Specifický přístup při konstrukci a zpracování
- Flexibilita
- Snaha vždy vyjít vstříc zákazníkovi
- Výhodně umístěná lokalita
Expanze na zahraniční trhy
(Bulharsko, Ukrajina)
W - Slabé stránky:
- Systematické ošetření metrologie
- Systém řízení dokumentace, záznamů
- Možnost plánování zakázek
- Výroba v pronajatých prostorách
- Pořádek
Jmenování metrologa, zpracování metrologického pořádku ve firmě


Zakoupení SW aplikace (IS systému) pro plánování a řízení zakázek
O - Příležitosti:
- Přibližování požadavkům zákazníka
Zpracování marketingového plánu
T- Hrozby:
- Nepořádek na pracovišti, ztráta vzorku zákazníka a tím ztráta zakázky (zákazníka)
- Nedostatky v zásobování (MTZ)
Úklid na pracovištích, organizace pracovišť, vytvoření systému skladování shodného x neshodného materiálu, vytvoření systému odpadového hospodářství hledání nových dodavatelů
(alespoň 1 nový dodavatel v každé materiálové oblasti)

Plánování pro systém managementu kvality

Plánování a podle plánů probíhající skutečné realizace zajišťují splnění požadavků na systém managementu kvality. Vrcholové vedení musí zajistit, aby:

  • plánování systému kvality bylo prováděno,

  • byla neustále udržována integrita systému, a to i v průběhu plánování a implementace změn.

Příklady plánování systému kvality:

  • plány kvality: těmi mohou být definovány procesy a rovněž kontrolní body pro splnění požadavků na kvalitu produktu; podrobnosti zpravidla uvádějí dokumenty 3. úrovně (např. postupy plánování výroby a průběhu zakázky, postupy zajištění kvality při výrobě, postupy provádění nedestruktivních a destruktivních zkoušek apod.);

  • marketingové plány, investiční plány;

  • plány vzdělávání a výcviku;

  • plány údržby a oprav;

  • plány kalibrací.

Odpovědnost a pravomoc

Čl. 5.5 Odpovědnost, pravomoc, komunikace:

Vrcholové vedení musí zajistit, aby byly v rámci organizace stanoveny odpovědnosti a pravomoci a sdělovány odpovědnosti a pravomoci. Pro splnění tohoto požadavku je vhodné např. vypracovat organizační řád společnosti, který upravuje vnitřní organizaci společnosti, vymezuje vzájemné vztahy pracovníků a jejich povinnosti, uvádí činnosti jednotlivých organizačních útvarů, stanovuje odpovědnosti a pravomoci funkcí, které působí v organizaci.

Představitel managementu

Vrcholové vedení musí jmenovat člena managementu organizace, který musí mít odpovědnost a pravomoc zahrnující:

  • zpracování, implementování a dodržování všech procesů v rámci systému managementu kvality, jeho rozvoj;

  • předkládání zpráv vedení o výkonnosti, potřebách a zlepšování;

  • podporování povědomí o závažnosti plnění požadavků zákazníka v celé organizaci.

Dále platí:

  • představitel managementu (vedení) může vykonávat souběžně další funkce, ty ale nesmí zabránit v plnění výše uvedených;

  • představitel vedení může být z pohledu firmy externistou a tuto činnost vykonávat na základě např. rámcové (mandátní) smlouvy, vždy ale musí být členem vedení;

  • výše uvedené odpovědnosti musí být vyváženy dostatečnými pravomocemi;

  • pro tuto funkci musí být také stanoveny kvalifikační požadavky.

Jmenování představitele může proběhnout formálně formou samostatného dokumentu, ale i zápisem z porady či uvedením v příručce kvality, jak je zřejmé z následujících příkladů.

Jmenování představitele formou samostatného dokumentu

JMENOVÁNÍ PŘEDSTAVITELE MANAGEMENTU

V souladu s rozhodnutím vedení společnosti o uplatňování a zlepšování systému managementu kvality (QMS) podle normy ČSN EN ISO 9001:2009 jmenuji tímto s účinností od 16. 3. 2010 do odvolání představitele managementu (dále jen PM):

PM - Ing. Karel Novák,

dále v souladu s tímto jmenováním řídí udržování a zvyšování efektivnosti QMS implementovaného ve společnosti v souladu s požadavky výše uvedené normy, jako člen vedení společnosti zajišťuje vytvoření aktuálního a správného systému zabezpečování kvality ve společnosti ve vztahu k jejím činnostem a zodpovídá za něj, dbá o správnost, úplnost a aktuálnost příručky kvality a návazné dokumentace QMS. Zpracovává podklady pro další rozhodnutí v oblasti QMS organizace.

Odpovídá za:

  • zajištění souladu QMS s požadavky normy ČSN EN ISO 9001:2009, jeho udržování a zlepšování,

  • ve spolupráci s vedením společnosti za zajištění zdrojů potřebných pro zavedení a údržbu QMS,

  • řízení a koordinaci QMS na jednotlivých organizačních útvarech společnosti,

  • vytváření podmínek k úspěšné realizaci a zlepšování QMS,

  • prověřování veškeré dokumentace QMS,

  • plánování interních auditů a za jejich zajištění,

  • zajištění podporování vědomí závažnosti požadavků zákazníka v celé organizaci,

  • spolupráci s poradenskou a certifikační společností ve věci certifikace QMS.

Má pravomoc k:

  • ukládání úkolů všem zaměstnancům společnosti souvisejících s udržováním QMS,

  • ukládání opatření k odstranění neshod a preventivních opatření,

  • zastupování společnosti při externích auditech a ve všech jednáních s tím souvisejících.

Předkládá vedení společnosti k projednání a schválení:

  • min. 1x ročně zprávu pro přezkoumání QMS,

  • průběžně návrhy na zlepšování QMS.

Jmenování představitele formou uvedení v příručce kvality

Příručka kvality
Kap. 5 Odpovědnost managementu
Vydání: 1/2010
Účinnost: 1. 9. 2010

5.5.2 Představitel managementu

Valná hromada společnosti jmenovala společníka pana Ing. Karla Nováka představitelem managementu (PM) pro zabezpečení efektivního a účinného provozování systému managementu kvality a stanovila mu odpovědnosti a pravomoci k výkonu této funkce nezbytné.

PM má pravomoci k řízení, monitorování, hodnocení a koordinování procesů systému managementu kvality. Odpovídá za zavedení a udržování procesů systému. Odpovídá za aktuálnost příručky kvality. Zpracovává, na základě dílčích podkladů, zprávy pro pravidelné roční přezkoumávání systému managementu kvality vedením. Je pověřen komunikací se zákazníky a jinými zainteresovanými stranami a zajišťuje podporu povědomí o jejich požadavcích v celé firmě.

Interní komunikace

V oblasti interní komunikace je požadováno následující:

  • vrcholové vedení musí zajistit vytváření příslušných komunikačních cest v rámci organizace a fungování komunikace týkající se efektivnosti systému kvality,

  • musí sloužit pro sdělování informací o cílech, požadavcích na kvalitu, fungování a zlepšování systému kvality.

Vedení musí definovat a následně také uplatňovat efektivní a účinný proces vnitřní komunikace mezi různými úrovněmi a funkcemi prostřednictvím např. následujících oblastí:

  • komunikace na pracovištích,

  • pracovní porady vedení včetně zápisů z porad a stanovování úkolů včetně termínů a odpovědností,

  • nástěnky na pracovištích,

  • elektronická pošta,

  • vnitřní informační systém,

  • schůzky pracovních skupin.

Přezkoumání vedením

Čl. 5.6 Přezkoumání vedením:

Vrcholové vedení musí obecně v plánovaných intervalech přezkoumávat systém managementu kvality, aby byla zajištěna jeho vhodnost, přiměřenost a efektivnost. To zahrnuje i posouzení příležitosti ke zlepšování a potřebu změn v SMK, včetně politiky a cílů kvality. Záznamy o přezkoumání vedením patří k povinným záznamům o kvalitě.

Příklad uplatnění tohoto požadavku

Příručka kvality
Kap. 5 Odpovědnost managementu
Vydání: 1/2010
Účinnost: 1. 9. 2010

5.6 Přezkoumání systému managementu

Valná hromada společnosti provádí v pravidelných intervalech 1x ročně přezkoumání systému managementu kvality. Zprávu o vývoji, účinnosti a stavu úrovně systému managementu kvality je povinen předložit ve stanoveném termínu představitel managementu. Na základě souhrnné zprávy členové vedení posuzují celkovou úroveň realizovaného systému managementu kvality a vyhodnocují jeho účinnost. Závěr přezkoumání je uveden v zápisu z jednání valné hromady společníků.

Součástí přezkoumání musí být tzv. povinné vstupy a povinné výstupy dále uvedené.

Vstupy pro přezkoumání musí zahrnovat položky:

  • výsledky auditů,

  • zpětná vazba od zákazníka,

  • výkonnost procesů, shoda produktu,

  • stav preventivních a nápravných opatření,

  • následná opatření vyplývající z předchozích přezkoumávání,

  • změny, které by mohly ovlivnit systém managementu kvality,

  • doporučení pro zlepšování.

Výstupy z přezkoumání musí zahrnovat položky:

Všechna rozhodnutí a opatření vztahující se:

  • ke zlepšování efektivnosti systému managementu,

  • ke zlepšování produktu ve vztahu k požadavkům zákazníka,

  • k potřebám zdrojů.

Pro představu o obsahu přezkoumání uvádí zprávu představitele vedení následující příklad.

ZPRÁVA O PŘEZKOUMÁNÍ SYSTÉMU
MANAGEMENTU KVALITY VEDENÍM

Za období: 1. 1. 2009 - 31. 12. 2009

dle

ČSN EN ISO 9001:2009

1 Vstupy pro přezkoumání

1.1 Úvod

Systém managementu kvality (QMS) společnosti dle požadavků normy ČSN EN ISO 9001:2009 byl přezkoumán na poradě vedením společnosti dne 31. 3. 2010. Zpráva z přezkoumání má 2 části: podkladovou část (odst. 1), a závěr (odst. 2). Zprávu zpracoval a schválil PV.

Účastníci porady:

  • ředitel (Ř),

  • představitel vedení (PV),

  • vedoucí jednotlivých úseků (VÚ).

1.2 Výsledky interních auditů

V roce 2009 byl proveden 1 interní audit, ze kterého vyplynulo, že QMS je funkční a nadále udržován ve shodě s příslušnými požadavky. Dále byl proveden externí (2. dozorový) audit prostřednictvím certifikačního orgánu, který prokázal rovněž shodu s požadavky normy ISO 9001. Audit plánovaný na 12/2009 byl přesunut do začátku roku 2010.

Počet neshod zjištěných při auditech:

  • audit č. 1/09 (interní): 1x záznam o neshodě, napraveno,

  • audit č. 2/09 (externí): 0 neshod, 1 potenciál ke zlepšení, bude realizován vydáním revize dokumentace,

  • audit č. 3/9 (interní): přesunut z důvodu vytíženosti pracovníků na I. Q roku 2010.

Vývoj v počtu neshod je zřejmý z následující tabulky:

Rok 2007 2008 2009
Počet neshod z auditů 2 0 1

Závěr: Počet neshod nevykazuje zásadní změny, audity neprokázaly zásadní problémy v QMS. Roční program auditů na rok 2010 vyhovuje požadavkům společnosti.

1.3 Zpětná vazba od zákazníka

V hodnocení spokojenosti zákazníka bylo pokračováno předáváním dotazníků spokojenosti a předávacího protokolu u vybraných zakázek. Hodnocení dosud bez výhrad.

Vývoj v hodnocení spokojenosti je zřejmý z následující tabulky:

Rok Počet
realizovaných
zakázek
Počet
hodnocených
zakázek
Průměrná
známka
Počet
stížností,
reklamací
2007 33 6 (=> 18 %) 1,2 0
2008 14 5 (=> 36 %) 1 0
2009 16 3 (=>19 %) 1,1 0

Závěr:

Došlo k mírnému poklesu počtu hodnocených zakázek, i tak nebyla prokázána nespokojenost či zásadní připomínky a/nebo potenciální neshody. Nejsou třeba žádná zvláštní opatření.

1.4 Politika kvality, cíle kvality

Politika jakosti byla sestavena v rámci zavádění QMS na podzim 2006, postupně byla doplňována a aktualizována v rámci budování QMS v průběhu měsíců září - prosinec 2006. Text byl přezkoumán a bylo dohodnuto vydat revidovanou politiku kvality s ohledem na novou normu ISO 9001:2008, avšak bez obsahových změn.

Vyhodnocení cílů jakosti 2009: Je možno konstatovat, že cíle byly splněny na 75 %:

  • upgrade stránek: splněno; nové kolo proběhne v II. Q 2010,

  • implementace požadavků ISO 9001:2008: částečně splněno, probíhá,

  • získání dalšího pracovníka (obchodní zástupce): splněno, pro negativní zkušenosti ale byla s tímto pracovníkem po první realizované zakázce ukončena spolupráce.

Cíle kvality na rok 2010: Včetně popisu termínů a zodpovědností jsou uvedeny v samostatném dokumentu v příloze, ponechány bez připomínek.

1.5 Hodnocení dodavatelů

Systém hodnocení dodavatelů je zaveden, seznam stávajících schválených dodavatelů byl přezkoumán a ponechán ve stávající podobě.

Závěr: Systém hodnocení dodavatelů je funkční, stávající dodavatelé budou ponecháni beze změn. Aktuální hodnocení za rok 2009 je v příloze této zprávy.

1.6 Výkonnost procesů a shoda produktu

Hodnocení proběhlo dle ukazatelů uvedených v kartách procesů.

Kritérium Požadovaná
hodnota
ukazatele
Skutečný stav
Obrat (viz účetní uzávěrka) Navýšení o 25 %
meziročně
2008: 42289500
2009: 45700000
=> částečně splněno, trvalý nárůst
Počet nových zákazníků Navýšení o 100 %
meziročně
2006: 130
2007: 330
2008: 1400
2009: 1600
=> splněno, zaznamenán trvalý nárůst
Plán vzdělávání Splnění plánu
na 100 %
2008: částečně splněno
2009: splněno
(realizováno naplánované školení dle nové normy)
Doba zpracování návrhu < 2 týdny 2008, 2009: splněno
Počet reklamací < 5 %/čtvrtletí 2008, 2009:
0 => splněno
Průběžná doba realizace zakázky < 3 měsíce 2008, 2009: splněno tam, kde bylo požadováno
Vstupy pro přezkoumání 100 % požadovaných
vstupů
dle normy/rok
2008, 2009: splněno
Roční program 100 % naplánovaných IA 2008: částečně splněno (1 přesunut do roku 2010)
2009: dtto
Počet reklamací 0/měsíc 2008, 2009:
0 => splněno
Počet úspěšných preventivních opatření 100 %/rok 2008: nepoužito
2009: zavedena evidence neshod a opatření, ani v roce 2009 nebyla použita PO
Stupeň splnění cílů kvality 100 %/rok 2008: 50 %
2009: 75 %
=> částečně splněno
Naplánované náklady 100 %/rok 2008: 50 %
2009: nebyly naplánovány žádné investice
Počet návrhů zařazených do stálé nabídky 100 % návrhů/rok 2008: 1 nový návrh školení (ISMS)
2009: 0 návrhů
Doba odezvy (nabídky) < 48 hod 2008, 2009: splněno
Náklady na reklamace < obrat.0,01 2008,
2009: 0 => splněno
Výstupy z přezkoumání 100 %/rok 2008, 2009: splněno
Počet neshod 0/měsíčně 2008: 0
2009: 4
=> nesplněno
Počet úspěšných nápravných opatření 100 %/rok 2008: nepoužito
2009: 4 neshody,
100 % napraveno
=> splněno

Závěr: Celkové hodnocení procesů i produktu je i nadále pozitivní a přiměřené poskytovaným zdrojům. Kritéria pro další období zůstávají beze změn.

1.7 Stav preventivních opatření a nápravných opatření

V roce 2009 byly zaznamenány neshody - viz evidence neshod v příloze; externí stížnost či podnět nebyly podány.

1.8 Stav opatření z předchozího přezkoumání vedením

V oblasti zlepšování QMS byly přijaty zprávou z předchozího přezkoumání vedením ze dne 31. 12. 2009 následující úkoly:

  • systematický marketing,

  • zajištění finančních rezerv,

  • další vzdělávání pracovníků,

  • vytvoření jednotné evidence neshod a opatření.

Na úkolech a., b. a c. se stále pracuje, úkol d. splněn.

1.9 Změny, které by mohly ovlivnit systém managementu kvality

Systém sledování právních požadavků střediska je řešen formou přístupu do serverů na internetu. Seznam PP vztahujících se k činnostem společnosti je aktualizován čtvrtletně a za jeho aktualizaci odpovídá PV. Normy jsou sledovány prostřednictvím www.unmz.cz . Žádné podstatné změny nejsou v současné době známy.

1.10 Preventivní opatření a doporučení pro zlepšování

Z výše doložených analýz vyplývá nutnost preventivních opatření v oblasti marketingu a finanční stabilizace.

Dále bude pokračovat revize II. a III. vrstvy dokumentace QMS tak, aby v rámci průběžných změn byly ve všech dokumentech postupně nahrazovány zastaralé pojmy a odkazy na neplatnou normu ISO 9001:2000.

Zpracoval: PV, 3. 2. 2010

2. Závěr - další plánování QMS

Na základě předložených podkladů a analýz uvedených ve zprávě (viz odst. 1 této zprávy) byla přijata následující rozhodnutí a opatření vztahující se k zlepšování efektivnosti QMS a jeho procesů:

2.1 Doporučení pro změnu politiky, cílů nebo přijetí nových

Pro rok 2010 revidovat politiku jakosti s ohledem na normu ISO 9001:2008.

Pro rok 2010 přijmout navržené cíle kvality.

Odpovídá: PV

Termín: ihned

2.2 Stanovení opatření ke zlepšování QMS

V oblasti zlepšování QMS byly přijaty následující úkoly:

  • systematický marketing,

  • zajištění finančních rezerv,

  • další vzdělávání pracovníků,

  • dokončení revize II. a III. vrstvy dokumentace QMS.

Odpovídá: ředitel

Termín: 31. 12. 2010

KAPITOLA 6 normy ČSN EN ISO 9001:2009:

Kapitola 6 se věnuje oblasti poskytování a řízení zdrojů potřebných pro realizaci jednotlivých procesů v organizaci.

6 je následující:

  • Čl. 6.1 - Poskytování zdrojů

  • Čl. 6.2 - Lidské zdroje

    • 6.2.1 - Obecně

    • 6.2.2 - Kompetence, výcvik a vědomí závažnosti

  • Čl. 6.3 - Infrastruktura

  • Čl. 6.4 - Pracovní prostředí

Poskytování zdrojů

Čl. 6.1 Poskytování zdrojů:

Obecně je zde požadováno, aby organizace stanovovala a poskytovala zdroje pro:

  • implementaci (zavádění) systému managementu kvality,

  • udržování systému managementu kvality,

  • neustálé zvyšování efektivnosti systému managementu kvality

a dále pro:

  • zvyšování spokojenosti zákazníka prostřednictvím plnění jeho požadavků.

K těmto zdrojům patří dle normy ISO 9001:2008 následující 3 oblasti:

  • pracovníci čili lidské zdroje;

  • vybavení, technika, stroje, zařízení, informační zdroje čili infrastruktura;

  • budovy, pracoviště, prostorové uspořádání čili pracovní prostředí.

Vedení společnosti musí identifikovat a zajišťovat dostatečné zdroje pro naplnění strategie a cílů v oblasti systému managementu kvality a jeho dalšího zlepšování a zvyšování spokojenosti zákazníků. Uvedené zdroje představují základní prostředek pro udržení a rozvoj (trvalé zlepšování) organizace.

Mezi tyto zdroje patří zejména, jak bylo výše zmíněno, kvalifikovaní pracovníci, infrastruktura, pracovní prostředí a informace nutné pro funkci a další vývoj předmětné organizace. V neposlední řadě jsou to samozřejmě finance.

Podkladem pro určování zdrojů v rámci ročního plánování je např. v kontextu systému managementu kvality zpráva pro přezkoumání vedením a další související informace převážně ekonomické povahy. Na základě těchto podkladů je vedením identifikována potřeba zdrojů a možnost jejich naplnění.

Lidské zdroje

Čl. 6.2 Lidské zdroje:

Podle požadavků čl. 6.2.1 normy ISO musí být pracovníci, kteří provádějí práce ovlivňující shodu s požadavky na produkt, kompetentní na základě:

  • patřičného vzdělání,

  • dostatečných dovedností,

  • přiměřených zkušeností,

  • dostatečného výcviku.

Ve stejném článku je dále doplněna poznámka, že shoda s požadavky na produkt může být ovlivněna pracovníky buď přímo, nebo nepřímo. V zásadě lze tedy říci, že jakýkoli pracovník, který provádí úkoly (byť nikoli na první pohled zásadní a podstatné z hlediska realizovaného produktu) v systému managementu kvality, přímo nebo nepřímo tento systém ovlivňuje, a tedy musí být kompetentní. Příklady pracovníků, kteří provádějí práce ovlivňující shodu s požadavky na produkt, ukazuje následující tabulka:

Pracovní funkce Příklad základních činností, které mohou
ovlivnit shodu s požadavky na produkt
Manažer kvality Činnosti související s plánováním a řízením systému managementu kvality
Interní auditor Kontrolní činnost, identifikace neshod a potenciálu ke zlepšení, sběr dat pro analýzu a další zlepšování
Metrolog Zajištění správnosti metrologického pořádku ve firmě
Vedoucí výroby Zajištění procesu realizace výroby počínaje stanovením výrobního plánu přes řízení a kontrolu ve výrobě
Seřizovač Zajištění odpovídajícího strojního zařízení
Údržbář Zajištění provozuschopné infrastruktury
Stavbyvedoucí Zajištění procesu realizace stavební výroby počínaje stanovením harmonogramu a kontrolního a zkušebního plánu, odborné vedení provádění stavby
Stavební dělník Zajištění shodného výrobku
Správce sítě Zabezpečení provozuschopné infrastruktury
Uklízečka Zabezpečení vhodného pracovního prostředí

Pozn.: Výše uvedený výčet zahrnuje jen minimum příkladů možných pracovních pozic; tento příklad má sloužit spíše k tomu, abychom si uvědomili, že i zdánlivě zanedbatelné pozice, resp. pracovníci, mohou mít vliv na produkt či systém a není vhodné jakoukoli pozici ze systému předem vyloučit s odůvodněním, že nemá vliv na shodu produktu s příslušnými požadavky.

Stanovení kompetencí

Při stanovování kompetencí pro jednotlivé funkce musí být dodrženy následující zásady:

  • pro všechny funkce musí být definované odpovědnosti a pravomoci v systému managementu kvality;

  • pro všechny funkce musí být definované kvalifikační požadavky odpovídající přiděleným odpovědnostem a pravomocem;

  • na jednotlivé funkce musí být přijímáni pracovníci, kteří jsou způsobilí na základě požadavků na vzdělání, výcvik, dovednosti a zkušenosti; nesplňuje-li přijímaný pracovník určité požadavky, může být na tuto pozici přijat pouze za předpokladu, že je stanoven další postup (plán) na jejich doplnění dotyčným pracovníkem v přijatelném časovém horizontu (některé pracovní úkony ale nebude moci např. do doby doplnění kvalifikace vykonávat vůbec!);

  • průkaznost těchto požadavků a jejich naplnění je dána popisy práce pro jednotlivé pracovní pozice, pracovní smlouvou a platnými osvědčeními o kvalifikaci, dosažené praxi a vzdělání.

Pozn.: Požadavek na kompetenci pracovníků nestanovuje pouze norma ISO, ale základní rámec je definován již v zákoně č. 262/2006 Sb., zákoník práce, v pl. zn., § 103 takto:
Odst. (1): Zaměstnavatel je povinen nepřipustit, aby zaměstnanec vykonával zakázané práce a práce, jejichž náročnost by neodpovídala jeho schopnostem a zdravotní způsobilosti.

Definování kompetencí

Možnosti způsobu definování kompetencí:

Kompetence mohou být definovány např. formou katalogu funkcí/pracovních pozic, ve kterém jsou uvedeny všechny funkce relevantní pro danou firmu včetně příslušných kvalifikačních požadavků, základních odpovědností a pravomocí a jehož část je vidět na následujícím příkladu č. 1. Výhodou takovéhoto způsobu je definování kompetencí jedním dokumentem. Nevýhodou je pak na druhou stranu fakt, že každá jednotlivá pracovní náplň není v tomto případě podepsaná vždy příslušným pracovníkem a mohlo by případně později (např. při neplnění pracovních úkolů dostatečným způsobem) dojít ke sporu mezi tímto pracovníkem a vedením firmy ohledně toho, zda mu byly nebo nebyly pracovní povinnosti dostatečným způsobem (a prokazatelně!) sděleny. Vhodné je tedy i v tomto případě, kdy je použit katalog funkcí, doplnit jednotlivé popisy pracovních funkcí na každého pracovníka samostatně, což je vidět na příkladu č. 2.

Katalog funkcí včetně stanovení kvalifikačních požadavků na ně

Směrnice pro řízení lidských zdrojů
Příloha 1 - Katalog pracovních funkcí
Vydání: 1/2010
Účinnost: 1. 10. 2010
  • Ředitel (Ř)

Pro výkon této funkce je vyžadováno ukončené vysokoškolské vzdělání, znalost anglického jazyka, uživatelská znalost práce s PC, především znalost programů MS Excel a MS Word. Z dalších znalostí jsou to především znalosti účetní, daňové a právní problematiky a finanční, obchodní a marketingové strategie. Z osobnostních předpokladů to pak je řídící a organizační schopnost a komunikativní projev.

Základní body pracovní náplně jsou: odpovědnost za hospodářské výsledky celé společnosti, řízení po stránce finanční, obchodní i technické s odpovědností za zpracování kompletní agendy uložené zákonem, odpovědnost za zpracování a kontrolu finančního a rozvojových plánů společnosti.

  • Technik (T)

Pro výkon této funkce je vyžadováno alespoň středoškolské vzdělání nebo praxe technického směru se zaměřením nejlépe na elektro (slaboproud), platné osvědčení o zkoušce z vyhl. č. 50/1978 Sb., § 5, 6; dále řidičský průkaz skupiny B, uživatelská znalost práce s PC, především znalost programů MS Excel a MS Word. Je nezbytná základní znalost bezpečnostních předpisů pro práce prováděné společností.

Základní body tvořící jeho pracovní náplň jsou: dohled nad průběhem konkrétních prací v rámci zakázky, jednání s pověřenými zástupci zákazníka, zajišťování inženýrských prací k uvedeným zakázkám, realizace zadané práce na základě požadavků ředitele.

  • Představitel managementu (PM)

Pro výkon této funkce je vyžadováno ukončené středoškolské vzdělání, alespoň 2 roky praxe v oboru, dobrá znalost odborné problematiky, znalost norem řady ISO 9001, znalost normy ISO 19011. Pracovník musí umět používat počítač, nutná je znalost programů MS Excel a MS Word. Z osobnostních předpokladů to pak je schopnost práce v kolektivu, komunikativnost a ochota vstřebávat nové dovednosti.

Základní body tvořící pracovní náplň jsou: zajištění souladu QMS s požadavky normy ČSN EN ISO 9001:2009 , jeho udržování a zlepšování; ve spolupráci s vedením společnosti zajišťování zdrojů potřebných pro zavedení a údržbu QMS; řízení a koordinace QMS v jednotlivých organizačních útvarech společnosti; vytváření podmínek k úspěšné realizaci a zlepšování QMS; prověřování a vydávání veškeré dokumentace QMS; plánování interních auditů a jejich zajišťování.

  • Interní auditor (IA)

Pro výkon této funkce je vyžadováno ukončené středoškolské vzdělání, alespoň 2 roky praxe v oboru, dobrá znalost odborné problematiky, znalost norem řady ISO 9001, výborná znalost normy ISO 19011. Pracovník musí umět používat počítač, nutná je znalost programů MS Excel a MS Word. Z osobnostních předpokladů to pak je schopnost práce v kolektivu, komunikativnost a ochota vstřebávat nové dovednosti.

Základní body tvořící pracovní náplň jsou: plánování a realizace interních auditů kvality.

  • Metrolog (M)

Pro výkon této funkce je vyžadováno ukončené středoškolské vzdělání, alespoň 2 roky praxe v oboru, dobrá znalost odborné problematiky, rámcová znalost požadavků zákona o metrologii a souvisejících prováděcích předpisů. Pracovník musí umět používat počítač, nutná je znalost programů MS Excel a MS Word. Z osobnostních předpokladů to pak je schopnost práce v kolektivu, komunikativnost a ochota vstřebávat nové dovednosti.

Základní body tvořící pracovní náplň jsou: zabezpečování metrologického systému ve společnosti v souladu s metrologickým řádem.

Vzorový popis pracovní funkce - karta pracovního místa

Kompetence, výcvik a vědomí závažnosti

Na předchozí požadavek navazuje jeho další konkrétní upřesnění v oblasti kompetencí, výcviku, školení.

Organizace musí splňovat následující požadavky:

  • určovat nezbytnou kompetenci pro pracovníky, kteří provádějí práce ovlivňující shodu s požadavky na produkt (viz předchozí příklady definování kompetencí);

  • podle okolností poskytovat výcvik nebo provádět jiná opatření pro splnění těchto potřeb (do této oblasti patří plánování školení a dalšího vzdělávání, praktického zácviku, cvičení apod.);

  • hodnotit efektivnost provedených opatření (např. vyhodnocením plánu výcviku a školení, ověřováním znalostí pracovníků formou testů, zkoušek, přezkoušení apod.);

  • zajišťovat, aby si pracovníci byli vědomi závažnosti a důležitosti svých činností včetně toho, jak přispívají k dosažení cílů kvality (např. účastí na pravidelných setkáních, poradách, školeních apod.).

O všech těchto oblastech je nutno vytvářet a udržovat vhodné záznamy. Tyto záznamy by měly obsahovat:

Kopie dokladů o vzdělání

  • kopie dokladů o vzdělání:

Jedná se o kopii dokladu o ukončeném vzdělání, které pracovník dosáhl - např. výuční list, maturitní zkoušku, vysokoškolský diplom. Zde je třeba říci, že někdy panuje značná nechuť v průběhu implementace systému managementu kvality kopie dokladů od pracovníků získat a založit do personálních složek. Nicméně je-li součástí kvalifikačních požadavků na určitou funkci dosažení určitého stupně vzdělání, popř. konkrétního zaměření (např. střední vzdělání v oboru elektro), pak by měl být v personální složce obsažen jednoznačný důkaz o tom, že dotyčný pracovník tento požadavek splňuje. (Připomeňme, že záznamy o vzdělání, výcviku, praxi patří mezi povinné záznamy o kvalitě!)

Kopie dokladů o odborné způsobilosti

  • kopie dokladů o odborné způsobilosti:

Jedná se např. o svářečský průkaz, vazačský a jeřábnický průkaz, osvědčení o odborné způsobilosti v prevenci rizik, osvědčení o autorizaci dle příslušného zákona a řadu dalších. Kromě požadavků na odbornou způsobilost, kterou stanovuje organizace sama, existují také požadavky na tzv. "zvláštní odbornou způsobilost“, která vyplývá z konkrétního obecně závazného právního předpisu, a je tedy třeba tento požadavek splnit i v případech, kdy firma systém managementu kvality nemá.

Jsou to např. namátkově následující profese:

  • odborně způsobilá osoba v prevenci rizik (zákon č. 309/2006 Sb.) - tzv. bezpečnostní technik;

  • koordinátor bezpečnosti a ochrany zdraví při práci na staveništi (zákon č. 309/2006 Sb.);

  • pracovník obsluhy, montáže, údržby, kontroly nebo opravy vyhrazených technických zařízení (zákon č. 309/2006 Sb., zákon č. 174/1968 Sb. - jedná se o zařízení elektrická, plynová, tlaková a zdvihací);

  • pracovník obsluhy vybraných stavebních strojů (vyhláška č. 77/1965 Sb.);

  • pracovník obsluhy manipulačních vozíků (zákon č. 262/2006 Sb.);

  • topič parních kotlů (vyhláška č. 18/1979 Sb.);

  • pracovníci s elektrotechnickou kvalifikací, elektrikáři, elektrikáři pro řízení činností, projektanti elektrických zařízení (vyhláška č. 50/1978 Sb., § 5 - 8 - pracovníci tzv. znalí, pracovníci pro samostatnou činnost, pracovníci pro řízení činnosti, pracovníci pro řízení činnosti prováděné dodavatelským způsobem a pracovníci pro řízení provozu);

  • revizní technici elektrických, plynových, tlakových, zdvihacích zařízení (zákon č. 174/1968 Sb. a příslušná vyhláška);

  • jeřábník, vazač (ČSN ISO 12 480-1) - tzv. jeřábnický průkaz;

  • svářeč (ČSN 05 0705, ČSN EN 287-1,2) - tzv. svářečský průkaz.

  • Záznamy o dosažené praxi, zkušenostech a dovednostech:

Tento požadavek se obvykle projevuje již v osobním dotazníku, který uchazeč o pracovní pozici vyplňuje před přijetím, dále jako důkaz mohou sloužit reference, případně popisy pracovního místa z předchozích zaměstnání.

  • Záznamy o výcviku, zácviku, zapracování:

Výcvikem mohou být různé praktické zkoušky, workshopy, semináře, dále do této oblasti patří zácvik na pracovišti a záznam o něm, záznam o zapracování na danou pozici.

Shrneme-li všechny uvedené požadavky, pak by v oblasti lidských zdrojů organizace zásadně měla:

  1. stanovovat kvalifikační požadavky na všechny pracovní funkce,

  2. zpracovávat pro každého pracovníka popis pracovního (funkčního) místa,

  3. jasně specifikovat postup přijímání a zapracování nových pracovníků,

  4. zpracovávat každoročně plán vzdělávání,

  5. realizovat naplánovaná školení, výcvik,

  6. hodnotit pravidelně efektivitu všech výše uvedených opatření,

  7. přezkoumávat celý proces a dále ho zlepšovat a upravovat dle potřeby.

Způsob stanovení kvalifikačních požadavků a vzorový popis pracovní funkce byl uveden na předchozích příkladech. Příklad postupu celého procesu přijímání a zapracování nových pracovníků včetně jeho ukončení výpovědí je popsán dále v části směrnice pro řízení lidských zdrojů.

Směrnice pro řízení lidských zdrojů Vydání: 1/2010
Účinnost: 1. 10. 2010
  • Popis procesu

  • Nástup nového pracovníka

  • Harmonogram přijetí

Harmonogram přijetí znázorňuje následující postupový diagram:

Komentář k procesu přijetí

Během úvodního pohovoru vyhodnotí vedoucí úseku - odborný pracovník soulad požadavků na obsazovanou pozici s představami uchazeče. Na základě výsledku stanoví potřebný rozsah doškolení pracovníka, které spolu se seznámením s náplní práce a s pracovištěm proběhne v rámci zácviku pracovníka na základě plánu zácviku. Garantem zácviku je sám vedoucí úseku, přičemž pro jednotlivé specializované činnosti si může vyžádat spolupráci ostatních zaměstnanců. Doba zácviku nepřesahuje délku zkušební doby.

Kvalifikační požadavky

Kvalifikační požadavky na jednotlivé pracovní pozice jsou součástí organizačního řádu stejně tak jako rámcové odpovědnosti a pravomoci. Ty jsou následně součástí pracovní smlouvy.

  • Personální záznamy

Evidence pracovníků včetně personálních záznamů probíhá na dvou úrovních:

  • zákonem požadované náležitosti vede účetní firma (pracovní smlouva, přihláška a odhláška na sociální zabezpečení a zdravotní pojištění, evidenční list důchodového pojištění, mzdový list, daňové prohlášení);

  • sekretariát, resp. personalistka eviduje údaje potřebné z hlediska pracovní náplně (osobní dotazník, kopie pracovní smlouvy, kvalifikační doklady, plán zácviku, výpis z rejstříku trestů).

Vzorový obsah personální složky (personálních záznamů) je uveden v odst. 1 .4 této směrnice.

1.2 Vzdělávání a výcvik pracovníků

Na základě měnícího se prostředí, ve kterém se firma pohybuje (legislativní opatření, požadavky zákazníků), dochází k průběžné aktualizaci požadavků na kvalifikaci pracovníků. Ředitelé pravidelně (minimálně jedenkrát ročně) revidují kvalifikační požadavky na jednotlivé funkce (viz organizační řád) a v závislosti na zjištěných skutečnostech plánují povinné doškolování pracovníků. Zároveň průběžně probíhá "celopodniková výměna odborných zkušeností“ realizovaná zpravidla v rámci pravidelných porad. Každý pracovník je rovněž povinen se v mezích svých možností sebevzdělávat a udržovat si odpovídající odborný přehled.

Hodnotící zápis - plány školení

Jedenkrát ročně sepíše ředitel pověřený řízením příslušného úseku (vedoucí úseku) hodnotící zápis o pracovnícím úseku, ve kterém posoudí připravenost pracovníka pro předpokládané úkoly. Zápis projedná s pracovníkem.

Z jednání vyplynou poznatky týkající se:

  • skupinových školení dle úseků,

  • individuálních plánů školení jednotlivých pracovníků,

  • potřeb změny kvalifikace,

  • případných přeřazení pracovníků.

Ředitelé/vedoucí úseku shrnou požadavky do návrhu pro finanční plán na příští rok. Pokud potřeby neodpovídají předpokládaným finančním zdrojům, má konečné slovo o rozsahu školení generální ředitel. Školitelé potřební pro zabezpečení plánů jsou vybíráni přednostně z osvědčených a schválených dodavatelů (po ukončení školení proběhne vždy slovní hodnocení v rámci pracovních porad). Pokud je potřeba vybrat nového dodavatele, vychází se zásadně z nabídky školitelů oficiálně akreditovaných pro daný obor, pokud je to možné. O samotném výběru rozhoduje mj. rovněž cena školení.

Schválená školení (včetně povinných školení vycházejících např. z požadavků právních předpisů, jako jsou periodická školení BOZP, PO, vyhl. č. 50/1978 Sb. apod.) jsou sestavována personalistkou společnosti do plánu školení na další rok.

V této souvislosti personalistka průběžně sleduje platnost již vydaných dokladů o kvalifikaci (osvědčení, certifikátů apod.), která jednotliví pracovníci potřebují pro výkon svých funkcí (školení řidičů, osvědčení podle vyhlášky č. 50/1978 Sb. atd.) a po projednání s vedoucím úseku zařazuje jejich aktualizaci do plánu školení.

Ukončení pracovního poměru

1.3.1 Ukončení pracovního poměru zaměstnancem

Postup ukončení pracovního poměru znázorňuje následující schéma.

1.3.2 Ukončení pracovního poměru vedením

Výpovědi dané pracovníkovi vedením musí předcházet tzv. kárné řízení, tj. alespoň jedno písemné upozornění během posledního půl roku před rozvázáním pracovního poměru. Pro tento postup je možno využít pracovně právní poradu s příslušným zápisem. Po dodržení těchto podmínek jednatel předá pracovníkovi výpověď a další postup odpovídá rozvázání pracovního poměru pracovníkem.

Bez předchozího kárného řízení lze dát pracovníkovi výpověď pro hrubé porušení pracovní kázně, vězení, opakovanou absenci (upřesňuje zák. č. 262/2006 Sb., v pl. zn., zákoník práce).

1.4 Vzorový obsah personální složky

Personální složka zaměstnance společnosti by měla minimálně obsahovat následující dokumenty:

  1. pracovní smlouva (včetně popisu pracovního místa);

  2. kopie dokladů o ukončeném vzdělání (např. kopie maturitního vysvědčení, VŠ diplom...);

  3. záznam o dosažené předchozí praxi (např. osobní dotazník při nástupu, životopis.);

  4. souhlas k nakládání s os. údaji;

  5. karta přidělených osobních ochranných pracovních prostředků;

  6. záznam o vstupní/periodické lékařské preventivní prohlídce;

  7. záznam o vstupním/periodickém školení BOZP, PO (vstupní školení v den nástupu!);

  8. kopie osvědčení o účasti na dalších školeních (např. vyhláška č. 50/1978, technologické postupy);

  9. případná pověření, jmenování... (např. jmenování do funkce představitele vedení pro kvalitu, metrologa, interního auditora...).

Z výše uvedeného příkladu a popisu požadavků specifikovaných v čl. 6.2.2 normy ISO 9001 je zřejmé, že přijímání a zapracování nových pracovníků má několik důležitých fází:

  1. vstupní pohovor, ověření a pořízení kopií dokladů o předchozí praxi, vzdělání, další způsobilosti;

  2. zařazení na danou pracovní pozici, definování popisu pracovní funkce;

  3. vstupní zaškolení (obecné);

  4. zácvik na pracovišti (na danou konkrétní pracovní činnost);

  5. ověření ukončení zácviku;

  6. zařazení do běžného pracovního režimu.

Vstupní pohovor obvykle probíhá dle potřeb firmy a funkce, na jakou je pracovník přijímán. Existuje řada metod a doporučení od prostého položení klíčových otázek až po sofistikované metody, a to někdy i s využitím profesionálních personálních agentur. Je třeba říci, že norma nestanovuje žádné konkrétní požadavky na oblast přijímání a zaškolení pracovníků. Pro běžnou firmu menšího rozsahu stačí, pokud jsou jasně stanovené minimální kvalifikační požadavky, potenciální pracovník je prokazatelně splňuje, při pohovoru, na který se dostatečně připravíme (viz např. následující příklad vstupního testu pro pohovor s uchazečem), prokáže, že je pro nás vhodný, a dále ho pověřený zaměstnanec v rámci zkušební doby a plánu zácviku sleduje a vyhodnocuje jeho kompetence. Na konci zkušební doby je pak schopen potvrdit nebo vyvrátit prokázané způsobilosti.

Část vstupního testu pro pohovor s uchazečem o zaměstnání

Pro vstupní zaškolení a plán zácviku je vhodné připravit vzorové formuláře tak, aby splňovaly všechny potřebné náležitosti a abychom na nic podstatného nezapomněli - viz následující příklad 1 a 2.

Vzor záznamu vstupního školení v oblasti BOZP, PO, požadavků vnitřních směrnic a systému managementu kvality

ZÁZNAM O VSTUPNÍM ŠKOLENÍ ZAMĚSTNANCŮ SPOLEČNOSTI

Osnova školení:

  1. bezpečnost a ochrana zdraví při práci, bezpečnostní faktory konkrétního pracoviště;

  2. požární ochrana;

  3. pracovní náplň;

  4. politika kvality a úloha zaměstnance;

  5. bezpečnostní politika a úloha zaměstnance;

  6. používání a ovládání technického zařízení a vybavení (telefony, e-mail, internet apod.);

  7. organizační záležitosti, organizační schéma a potřebné organizační dokumenty (včetně řídicí dokumentace systému managementu kvality, systém managementu kvality);

  8. právní a jiné požadavky vztahující se k činnosti firmy:

    • obecně závazné právní předpisy týkající se společnosti;

    • činnosti, které mohou mít dopad na BOZP na pracovišti;

    • potenciální následky BOZP nedodržením stanovených provozních postupů

    • skutečné nebo potencionální důsledky pracovní činnosti na BOZP a přínosy zlepšeného osobního chování pro BOZP.

Potvrzuji, že jsem byl/a náležitě seznámen/a s pokyny tohoto vstupního školení, že jsem vše pochopil/a a že jsem obdržel/a text v druhopisu.

..........................................
Jméno a příjmení školitele
(hůlkovým písmem)

..........................................
Jméno a příjmení nastupujícího pracovníka
Datum narození .................

..........................................
Podpis školitele

..........................................
Podpis nastupujícího pracovníka

Datum: .....................


PŘÍLOHA - OSNOVA ŠKOLENÍ

ČÁST A: BEZPEČNOST A OCHRANA ZDRAVÍ PŘI PRÁCI

Péče o člověka patří k úkolům stanoveným zákoníkem práce zejména v § 101 a násl. Bezpečnou práci zajišťují nejen technická a bezpečnostní zařízení, ale zejména soustavná výchova k bezpečné práci, jež má omezit tzv. selhání lidského faktoru.

Pracovníci jsou povinni:

  1. Nastupovat do zaměstnání vždy duševně tělesně připraveni.

  2. Počínat si při práci tak, aby neohrozili zdraví své ani svých spolupracovníků, dodržovat předpisy o ochraně zdraví a bezpečnosti při práci a stanovené pracovní postupy.

  3. Při práci vždy myslet na bezpečnost svého jednání a nepřeceňovat vlastní schopnosti.

  4. Neuvádět do chodu stroj nebo zařízení; pokud jste se nepřesvědčili, že tím neohrozíte život nebo zdraví své či někoho jiného.

  5. Zdržet se prací, pro něž nejsou vyškoleni a které vyžadují odbornou způsobilost, např. el. zařízení.

  6. Zdržet se obsluhy strojů nebo zařízení, pro něž nejsou zaškoleni, zaučeni ani oprávněni.

  7. Účastnit se školení a výcviku pořádaného organizací v zájmu zvýšení bezpečnosti a ochrany zdraví při práci a podrobit se stanoveným lékařským prohlídkám.

  8. Dodržovat pořádek na pracovišti a vnitropodnikových komunikacích.

  9. Řídit se dopravními značkami a bezpečnostními tabulkami, které jsou v objektu umístěny, a dbát výstražných značek, varovných signálů a smluvených znamení.

  10. Každý úraz si dát řádně ošetřit a podle možností ihned požádat vedoucího o sepsání "záznamu o úrazu“.

  11. Při zdravotních potížích, nevolnosti ohlásit svůj stav vedoucímu.

  12. Používat při práci ochranné zařízení a předepsané osobní ochranné pracovní prostředky, chránit je před poškozením a pečovat o jejich běžnou údržbu.

  13. Oznámit ihned vedoucímu nedostatky, závady a jiná rizika, která by mohla ohrozit bezpečnost a zdraví pracovníků, a podle svých schopností a vzdělání se podílet na jejich odstranění.

Pracovníkům je zakázáno:

  1. Přinášet a požívat alkoholické nápoje, omamné látky a drogy v pracovní době na pracovišti a na výzvu vedoucího jsou povinní podrobit se vyšetření, zda nejsou pod vlivem alkoholu, jiných omamných látek nebo drog.

  2. Vstupovat na pracoviště a do prostorů a zařízení, kam nebyli pracovně vysláni nebo je nepovolaným vstup zakázán.

  3. Odstraňovat nebo poškozovat bezpečnostní kryty, zařízení a značky.

  4. Pracovat bez pověření se strojním, elektrickým a jiným zařízením, se kterým nejsou obeznámeni.

  5. Opravovat a čistit stroje a přístroje za chodu.

  6. Rozptylovat jakýmkoliv způsobem pozornost u pracovníků, především u strojů.

Před započetím každé nové práce si pracovník zajistí u vedoucího pokyny, jak bezpečně pracovat. Není-li mu to zcela jasné, požádá vedoucího o vysvětlení. Podat vysvětlení je povinnost vedoucího. Vedoucí oddělení vybaví pracovníka před příchodem na pracoviště osobními ochrannými prostředky ke každé práci, která to vyžaduje.

Bezpečnostní předpisy pro pracovníky bez elektrotechnického vzdělání, kteří jsou odborně označování jako pracovníci seznámení podle vyhlášky ČÚBP č. 50/1978 Sb.:

Pracovníci seznámení mohou obsluhovat jen elektrická zařízení malého a nízkého napětí ve smyslu vyhlášky a místních pracovních a technologických postupů. Jsou povinni dbát provozních a bezpečnostních pokynů, příkazů, poučení, směrnic a návodů k obsluze, vztahujících se k činnosti na el. zařízení příslušného druhu napětí.

Pracovníci seznámení přicházejí do styku s el. zařízením nebo jsou v jeho blízkosti:

  • při obsluze zařízení a při práci s ním;

  • při jiné činnosti nebo při pohybu v blízkosti el. zařízení.

Pracovníci seznámení nesmějí:

  • pracovat na nekrytých živých částech el. zařízení pod napětím;

  • dotýkat se přímo nebo jakýmkoliv předmětem nekrytých živých částí el. zařízení (netýká se el. zařízení s bezpečným napětím nebo proudem);

  • při pohybu v blízkosti el. zařízení se přiblížit částí těla, oděvem nebo předmětem k nekrytým živým částem el. zařízení;

  • zahájit práci dříve, než jim bude odborným pracovníkem provozovatele el. zařízení předáno vypnuté a zajištěné, o jeho vypnutém stavu se musí odborný pracovník přesvědčit tak, že na něj sáhne holou rukou;

  • atd.


ČÁST B: SYSTÉM MANAGEMENTU KVALITY

Dokumentace společnosti je dostupná na serveru společnosti - \ server P:ISO anebo u manažera kvality

Označení Název dokumentu
PK Příručka kvality
Organizační řád
SŘ 01 Řízení dokumentů a záznamů
SŘ 02 Nákup, hodnocení a výběr dodavatele
SŘ 03 Interní audit
SŘ 04 Neshodný produkt
SŘ 05 Nápravná a preventivní opatření
SŘ 06 Režim měřicích přístrojů
PP 01 Průběh zakázky
BOZP a PO Místní provozní bezpečnostní předpisy
ČSN EN ISO 9000:2006 Systémy managementu kvality - Základní principy a slovník
ČSN EN ISO 9001:2009 Systémy managementu kvality - Požadavky

Vzor plánu zácviku

K dalším opatřením v oblasti lidských zdrojů patří poskytování přiměřeného výcviku a školení. K tomu je vhodné (a v případě většího počtu pracovníků a více požadavků z hlediska odborné způsobilosti, např. v počtu nad 10 - 15, dokonce nezbytné) stanovovat plán školení. K tomu lze využít v lepším případě informační systém (databázi), pokud ve firmě pro oblast personalistiky takový systém existuje, ale může postačit i obyčejná tabulka, jejíž příklad pro ilustraci uvádíme.

Plán vzdělávání a výcviku

Rámcový přehled plánovaných školení ve společnosti ABC na rok 2010:

                 
Název školení Plánovaný
termín
Zúčastní se Skutečný
termín konání
Záznam o
realizaci
Školení BOZP a PO Leden Vedoucí zaměstnanci firmy x.xx.xxxx Prezenční listina, osvědčení o účasti
Školení BOZP a PO Únor ZaměstnanciPrezenční listina, program, ověření znalostí (test)
Školení řidičů referentských vozidel Dle zákonem daných termínů Pověření pracovníciPodepsaný doklad o školení
Práce ve výškách Březen Pověření pracovníciPodepsaný doklad o školení
První pomoc Únor Všichni pracovníciPrezenční listina
Školení v oblasti systému managementu kvality Březen Všichni pracovníciSeznam v elektronické formě
Školení na obsluhu motorových vozíků Dle zákonem daných termínů Pověření pracovníci servisuPodepsaný doklad o školení
Školení jeřábníků, vazačů, plošiny 12. 10. 2010 Pracovníci údržbyRazítko do průkazu
Školení na prodloužení platnosti svářečských průkazů 25. 11. 2010 Určení pracovníci servisuOsvědčení
(svářečský průkaz)
Školení na vyhl. č. 50/1978 Sb. 2. 12. 2010 Pracovníci firmy - elektrikářiOsvědčení o vyhlášce 50

Další příklad plánu školení, kde je uvedena navíc i periodicita školení a jmenovitě konkrétní pracovníci

 
Název
školení
Perioda Pracovníci Poslední
realizované
Příští
termín
Zajištění
Školení v oblasti stavebního zákona Dle potřeby Stavbyvedoucí --- 1/2010 Ředitel
Obecné školení QMS 1x ročně VšichniProsinec 2010 Představitel vedení
Obsluha zařízení Před uvedením do provozu, změnou obsluhy Určení pracovníci --- --- Stavbyvedoucí
Školení BOZP a PO 1x za 3 roky Vedoucí zaměstnanci 16. 1. 2008 2011 Bezpečnostní technik
Školení BOZP a PO 1x za 2 roky Zaměstnanci 17. 12. 2008 2010 Bezpečnostní technik
Řidiči - referenti 1x za 2 roky Zaměstnanci 1. 12. 2008 2010 Bezpečnostní technik
Řidiči - profesní 1 x ročně
školení
Pracovník 1
Pracovník 2
Pracovník 3
2008 2010 Autoškola
1 x 5 let
psychotesty
Pracovník 1
Pracovník 2
Pracovník 3
2008 2013 Lékař závodní preventivní péče
1 x 5 let
profesní průkaz
Pracovník 1
Pracovník 2
Pracovník 3
2008 2013 Autoškola
Metrologie 1 x ročně Metrolog 2010 2011 Představitel vedení
Jeřábník - vazač 1 x za 3 roky Pracovník 1
Pracovník 2
Pracovník 3
2008 2011 Odborně způsobilá osoba

Další fází procesu je samozřejmě realizace naplánovaných školení a výcviku a uchování s tím spojených záznamů jako důkazu o splnění povinnosti. Rozsah záznamů se může lišit podle druhu školení, minimem je vždy potvrzená prezenční listina, ale např. pro oblast BOZP by měly záznamy, aby byly dostatečně průkazné, obsahovat:

  • prezenční listinu včetně: data a místa konání, délky konání, osnovy školení, podpisů lektora, podpisů zúčastněných;

  • doklad o odborné způsobilosti lektora (školitele);

  • záznam o ověření účinnosti (např. testem);

  • záznam o opětovném školení těch pracovníků v těch oblastech, kde při ověření znalostí neuspěli (tj. neprokázali dostatečné nabyté znalosti).

Poslední fází procesu řízení lidských zdrojů je hodnocení efektivity všech výše uvedených opatření za účelem přezkoumání a dalšího zlepšování.

Hodnocení efektivity může probíhat v dílčích etapách nebo jednorázově. Dále jsou pro představu uvedeny některé možnosti hodnocení.

Hodnocení jednotlivých školení

  • Hodnocení jednotlivých školení:

Hodnocení každého jednotlivého školení jeho účastníky, a to i s využitím např. dotazníku k hodnocení - viz příklad:

Hodnocení celkového plánu školení

  • Hodnocení celkového plánu školení:

Vyhodnocení splnění plánu personalistou nebo jiným pověřeným pracovníkem např. za období 1/4, 1/2, popř. celý rok. Výsledkem by mělo být konstatování, zda je plán splněn na 100 %, popřípadě jaká školení nebyla realizována, z jakého důvodu, jaké může mít tato situace případně dopady na bezchybnou činnost firmy a jaká jsou nutná další opatření (např. převedení nerealizovaných školení do plánu na příští rok, okamžitá náhradanutné zejména v případě zvláštní odborné způsobilosti nebo zrušení položky v plánu pro "nadbytečnost“...).

Hodnocení celkové oblasti řízení lidských zdrojů

  • Hodnocení celkové oblasti řízení lidských zdrojů:

Lze spojit jako samostatný bod např. v přezkoumání systému managementu vedením - viz pro příklad část takové zprávy z přezkoumání:

ZPRÁVA PRO PŘEZKOUMÁNÍ SYSTÉMU MANAGEMENTU VEDENÍM ZA ROK 2010

Hodnocená oblast: řízení lidských zdrojů

Hodnocení efektivity provedených opatření:

Systém hodnocení školitelů je zaveden, seznam stávajících schválených dodavatelů v oblasti školení a výcviku byl přezkoumán a ponechán ve stávající podobě.

Plán školení na rok 2010 ze dne 3. 1. 2010 byl splněn s výjimkou školení v oblasti vyhlášky č. 50/1978 Sb., které bylo odloženo z důvodu nemoci 2 účastníků. S ohledem na fakt, že firma v tuto chvíli nemá k dispozici elektrikáře s platným osvědčením, je třeba naplánovat realizaci nejdéle do konce tohoto měsíce. Zodpovídá: personalista.

V jiných oblastech nebyly shledány žádné závady ani pochybení, rovněž nedošlo k žádnému pracovnímu úrazu ani k reklamacím a stížnostem zákazníka, které by byly spojené s nekompetentním personálem. V oblasti řízení lidských zdrojů není třeba plánovat žádná zvláštní opatření. Pro další období je nutno zpracovat nový plán školení, termín do 31. 12. 2010, zodpovídá personalista, spolupracují odborní vedoucí jednotlivých úseků, kteří nahlásí své požadavky na personální oddělení písemně nejdéle do 30. 11. 2010.

Infrastruktura

Čl. 6.3 Infrastruktura:

Další samostatnou oblastí, která souvisí se zdroji potřebnými pro oblast systému managementu kvality, je infrastruktura. Organizace musí v souladu s ustanovením tohoto článku určovat, poskytovat a udržovat infrastrukturu potřebnou pro dosažení shody s požadavky na produkt. Jak už bylo zmíněno, infrastruktura může podle potřeby zahrnovat:

  • budovy, pracovní prostory a technické vybavení;

  • zařízení pro procesy;

  • podpůrné služby (např. přepravu, komunikační nebo informační systémy).

Infrastruktura a její potřeba je zpravidla obsažena v nějaké podobě již v cílech kvality, dále v dokumentech pro řízení procesů a v plánech kvality týkajících se konkrétních výrobků a činností. Z hlediska zdrojů je řešena v konkrétních výstupech z přezkoumání vedením (část týkající se "opatření ke zlepšování týkající se zdrojů“), a samozřejmě v investičních plánech, popřípadě strategických plánech společnosti. Technické vybavení by mělo podléhat pravidelné údržbě, popřípadě servisu dle plánu údržby. I když dle výkladu tohoto ustanovení mezinárodní organizací pro normalizaci ISO prostřednictvím technické komise TNK 176 nejsou záznamy o údržbě povinnými záznamy o kvalitě (ani článek 6.3 neobsahuje odkaz na povinně řízené záznamy ve smyslu článku 4.2.4 normy ISO 901:2008), tento požadavek vyplývá z řady právních předpisů počínaje zákoníkem práce. Některé podstatné části souvisejících právních předpisů jsou uvedeny dále:

Základní zákonná povinnost je dána, jak již bylo řečeno, zákonem č. 262/2006 Sb., zákoník práce, v pl. zn.:

(1) Zaměstnavatel je povinen zajistit, aby stroje, technická zařízení, dopravní prostředky, přístroje a nářadí byly z hlediska bezpečnosti a ochrany zdraví při práci vhodné pro práci, při které budou používány.

Stroje, technická zařízení, dopravní prostředky, přístroje a nářadí musí být:

  1. vybaveny ochrannými zařízeními, která chrání život a zdraví zaměstnanců,

  2. vybaveny nebo upraveny tak, aby zaměstnanci nebyli vystaveni zejména nepohodlné pracovní pozici a nežádoucím účinkům hluku a vibrací,

  3. pravidelně a řádně udržovány, kontrolovány a revidovány.

Na zákoník práce v této oblasti navazuje řada dalších předpisů, např. nařízení vlády č. 101/2005 Sb., o podrobnějších požadavcích na pracoviště a pracovní prostředí:

§ 3: Zaměstnavatel při plnění zákonné povinnosti zajistí:

  1. stanovení termínů, lhůt a rozsahu kontrol, zkoušek, revizí, termínů údržby, oprav a rekonstrukce technického vybavení pracoviště, včetně pracovních a výrobních prostředků a zařízení, s ohledem na jejich provedení, doporučení výrobce a způsob používání, požadavky na pracoviště, rizikové faktory způsobující zhoršení technického stavu pracovních a výrobních prostředků a zařízení a v souladu s výsledky předcházejících kontrol, zkoušek či revizí, po dobu provozu a používání pracoviště,

  2. dodržování termínů a lhůt pro provádění činností uvedených v písmenu a) a určí osobu, jejíž povinností je zajistit jejich provádění,

  3. aby stanovené termíny, lhůty a rozsah činností uvedených v písmenu a) a kontrolní a revizní záznamy, hlášení údajů o stavu zařízení získávaná například ze snímačů a čidel byly vedeny způsobem, který umožní uchovávání a využívání údajů po stanovenou dobu v písemné nebo elektronické podobě tak, aby byly k dispozici osobám vykonávajícím na zařízeních pracovní činnost a dozorovým a kontrolním orgánům.

Dále nařízení vlády č. 378/2001 Sb., kterým se stanoví bližší požadavky na bezpečný provoz a používání strojů, technických zařízení, přístrojů a nářadí:

§ 4 odst. (1): Kontrola bezpečnosti provozu zařízení před uvedením do provozu je prováděna podle průvodní dokumentace výrobce.

Není-li výrobce znám nebo není-li průvodní dokumentace k dispozici, stanoví rozsah kontroly zařízení dle § 4 NV č. 378/2001 Sb. zaměstnavatel místním provozním bezpečnostním předpisem.

Zařízení musí být vybaveno provozní dokumentací. Následná kontrola musí být prováděna nejméně jednou za 12 měsíců v rozsahu stanoveném místním provozním bezpečnostním předpisem, nestanoví-li zvláštní právní předpis, popřípadě průvodní dokumentace nebo normové hodnoty rozsah a četnost následných kontrol jinak.

Provozní dokumentace musí být uchovávána po celou dobu provozu zařízení.

Termíny kontrol a revizí jsou stanoveny dle konkrétního zařízení a konkrétního předpisu.

Z novějších předpisů např. nařízení vlády č. 176/2008 Sb., kterým se stanoví technické požadavky na strojní zařízení (uvedená v příloze č. 2. čl.):

Každé strojní zařízení musí být opatřeno návodem k použití, který obsahuje mj. alespoň informace o údržbě (servisu a opravě), v případě potřeby pokyny pro výcvik.

K důležitým prostředkům pro dosažení infrastruktury dostatečně vhodné z hlediska systému managementu kvality i požadavků právních předpisů např. patří:

  • plán investic, rozvoje,

  • evidence (stanovení) infrastruktury,

  • plán oprav, údržby, kontrol a revizí,

  • záznamy o opravách, kontrolách,

  • záznamy o revizích (revizní karty, revizní zprávy),

  • záznamy z přezkoumání systému managementu vedením včetně navazujících opatření ke zlepšování.

Příklady některých z těchto dokumentů uvádíme dále.

Stanovení infrastruktury

STANOVENÍ INFRASTRUKTURY SPOLEČNOSTI ABC

V naší společnosti je stanovena následující infrastruktura:

1) Budovy, prostory

Společnost sídlí v Praze 9 (sídlo), provozovna je v Hostivici u Prahy. Veškeré prostory jsou v pronájmu, žádné výrobní ani jiné prostory společnost nevlastní. Smlouvy o nájmu jsou uloženy u jednatele společnosti, smlouvy o nájmu řeší veškeré právní náležitosti včetně revize elektroinstalací, hromosvodů, úklidu, odvozu odpadů. Hlavní součástí sídla i provozoven je především administrativní zázemí firmy, které svým rozsahem plně vyhovuje daným potřebám. V průběhu letošního roku by měla být infrastruktura rozšířena o sklad výrobků (stavebnin).

2) Dopravní prostředky

Firma ABC s.r.o. má k dispozici níže uvedené dopravní prostředky pro zajištění vlastní potřeby při výrobně-stavební činnosti. Osobní auta jsou na firmě používány k zajištění organizace stavebních prací a služeb THP pracovníky naší firmy.

Nákladní vozidla: ABC 12-34-56

Osobní vozidla: SHK 34-56-78

Technický stav vozidel je uspokojivý, za údržbu odpovídají uživatelé dopravních prostředků.

3) Strojní vybavení

Pro účel výroby vlastní společnost několik mechanických a elektrických zařízení, spotřebičů a ručního nářadí:

3.1 - Ruční nářadí:

  • pila BOSCH,

  • AKU vrtačka,

  • kotoučová pila.

3.2 - Elektrické spotřebiče:

  • vybavení kuchyňky (rychlovarná konvice, lednička, mikrovlnka, větrák),

  • vybavení kanceláří (výpočetní technika, větráky).

Technický stav strojního vybavení je uspokojivý, nevyhne se však provozem vynuceným opravám a rovněž strojní vybavení bude postupně doplňováno a obnovováno.

Opatření: Je nutno zpracovat plán údržby a revizí EZ, objednat revizního technika elektrických zařízení a zajistit zpracování karet (revizní zprávy).

Termín: ihned

Odpovídá: vedoucí výroby

4) Hardware, software

Administrativní a techničtí pracovníci naší firmy mají k dispozici PC, které jsou vybaveny příslušnými programy. Je vedena evidence licencí u správce sítě.

Software - textové editory Microsoft WORD, tabulkový procesor - Microsoft EXCEL. Technický stav HW lze označit jako vyhovující pro danou výrobně-administrativní činnost. Veškerá servisní činnost je zajištěna smluvně, dodavatelským způsobem.

5) Podpůrná činnost

Profese vlastní - montážní činnosti naší firmy je zajišťována profesemi vlastní kapacity i dodavatelským způsobem.

Materiál - potřebný stavební materiál pro naši činnost je zajišťován od příslušných dodavatelů. Ti jsou mj. hodnoceni i analýzou dodavatelů.

Firma do budoucna neuvažuje o rozšíření vlastních, stávajících profesí a bude nadále využívat cizí infrastruktury. I v dopravě materiálu na stavbu využívá firma částečně infrastrukturu těchto dodavatelů. Současný stav podpůrné činnosti vyhovuje; firma v této oblasti nezvažuje žádné úpravy.

Zpracoval: .......................

V Hostivici, dne .......................

***

Plán údržby obecný

     
PLÁN ÚDRŽBY SPOLEČNOSTI ABC s.r.o. NA ROK XXXX
Název zařízení Rozsah údržby Cyklus Odpovídá Záznamy
Kancelářské prostory Zákonný rozsah údržby (zajišťuje majitel nemovitosti) Dle zák. lhůt Jednatel Záznamy o úklidu, nutných opravách
Průmyslové vysavače Zajištění bezpečnosti z hlediska ovládání, měření izolačního odporu Ročně Jednatel Záznam do provozního deníku
xxxxxx xxxxx

Plán údržby na konkrétní zařízení

                                                                                               
PLÁN ÚDRŽBY STROJNÍHO ZAŘÍZENÍ XYZ NA ROK XXXX
Popis činnosti Provádí
pracovník
Periodicita Záznam
provést
Spec.
požadavek
Denně Týdně 1x
za
měsíc
1x
za
1/2 roku
1x
za
rok
ANO NE
Kontrola
hydraulických
rozvodů
1xx
Kontrola olejové
náplně
1xx
Kontrola
tlakových nádob
2xx
Kontrola teploty
taveniny
1xx
Revize
hydraulické
kapaliny
1xx
Preventivní
prohlídka
1xx
Revize stavu
dusíku
1xx
Revize elektro Revizní
technik
xRevizní
zpráva

Pozn.: Při stanovování plánu údržby je třeba vyjít z návodu k obsluze (průvodní technické dokumentace), případně místního provozního bezpečnostního předpisu.

Plán kontrol a revizí

                 
PLÁN KONTROL A REVIZÍ NA ROK...
Předmět Termín(y)
kontrol
a revizí
Druh
záznamu
Odpovídá Provádí Datum
poslední
kontroly/
/revize
Kontrola účinnosti spalinových cest
(plynový kotel) -komíny a kouřovody
1x ročně Revizní zpráva o kontrole (dle ČSN 73 4201), protokol o výsledku stavu spalinových cest Jednatel Oprávněná osoba dle ŽZ xx.xxxx
Měření emisí
(účinnosti spalování)
(malý zdroj)
1x za 2 roky Protokol z autorizovaného měření
(z. 86/02 Sb., v pl.zn.)
Jednatel Autorizovaná osoba
Provozní kontroly plynového zařízení 1x ročně Zápis do provozního deníku
(dle vyhl. ČÚBP 85/78 Sb., ČSN 38 6405)
Jednatel Pověřený pracovník
Revize plynového zařízení 1x za 3 roky Zpráva o revizi plynového zařízení
(dle vyhl. ČÚBP 85/78 Sb., ČSN 38 6405)
Jednatel Revizní technik PZ
Měření emisí,
STK (automobily)
Dle termínů v technických průkazech Protokol o měření,
záznam v technickém průkazu
Technický ředitel STK
Revize hromosvodů 1x za 2 roky Zpráva o pravidelné revizi Jednatel Revizní technik EZ
Kontroly hasicích přístrojů 1x za rok Zpráva o kontrole Jednatel Oprávněná osoba
Revize elektroinstalací (rozvody) 1x za 5 let Zpráva o pravidelné revizi Jednatel Revizní technik EZ
Revize el. spotřebičů Od 3 měsíců do 3 let Revizní karty Jednatel Revizní technik EZ
Revize ručního nářadí Od 3 měsícůdo 3 let Revizní karty Jednatel Revizní technik EZ

Čl. 6.4 Pracovní prostředí:

K poslední části zdrojů nezbytných pro dosažení shody na produkt a celého systému managementu kvality patří pracovní prostředí. Pro organizaci, resp. její vedení, to znamená:

  • určení potřeby dostatečného pracovního prostředí,

  • zabezpečení pracovního prostředí.

Termín "pracovní prostředí“ se dle normy ISO 9001 vztahuje k podmínkám, za kterých je práce vykonávána. Tyto podmínky zahrnují:

  • fyzikální podmínky,

  • podmínky prostředí,

  • další faktory (hluk, vibrace, teplota, vlhkost, osvětlení nebo počasí, další rizikové faktory pracovních podmínek).

Vedení společnosti zajišťuje vhodné pracovní prostředí potřebné pro dosažení shody s požadavky na produkt zejména prostřednictvím investičních plánů a rovněž dodržováním požadavků z hlediska BOZP a PO. Fyzikální a další faktory na pracovišti musí být vedením společnosti posouzeny na základě identifikace vhodných podmínek pro umístění a organizování pracovního prostoru, v administrativních prostorách s ohledem na ergonomii, teplotu a osvětlení, ve výrobních prostorách s ohledem na ergonomii, teplotu, hluk, vibrace, osvětlení, vlhkost apod. na základě požadavků zákonů a předpisů, svých osobních zkušeností, zkušeností a požadavků dotčených pracovníků, doporučení dodavatelů a výrobců a finančních možností. Tam, kde to povaha činnosti vyžaduje (např. zkušební laboratoř), musí být pracovní prostředí monitorováno a řízeno. Do této oblasti patří např. rovněž kontrolovaná pásma - viz požadavek zákona č. 309/2006 Sb., zákon o bezpečnosti práce, v pl. zn.:

§ 7 Rizikové faktory

Nahrávám...
Nahrávám...