Value Stream Map - mapování toku hodnoty

17.2.7

Value Stream Map - mapování toku hodnoty

Doc. Ing. Alois Fiala, CSc.

Další z nástrojů pro analyzování procesů, který je stále více používán i v českém prostředí, se jmenuje Value Stream Map a do češtiny jej volně překládáme jako mapování toku hodnoty.

Tokem hodnoty se rozumí všechny aktivity a procesy, které jsou potřebné pro vytvoření nějakého výrobku nebo služby. Zahrnuje jak aktivity, které přidávají danému produktu nějakou hodnotu, tak i aktivity, které hodnotu nepřidávají. Pro každý produkt jsou rozhodujícími procesy především:

 NahoruRozhodující procesy

1. výrobní proces vedoucí od suroviny až po převzetí produktu zákazníkem,

2. proces vývoje vedoucí od koncepce produktu až po zahájení výroby.

Tento způsob mapování procesu zkoumá proces výroby v opačném sledu - to znamená od formulovaných zákaznických požadavků ke vstupnímu materiálu. Perspektiva toku hodnoty umožňuje komplexní pohled na rozdíl od zkoumání pouze dílčích výrobních procesů. Tato metoda je zaměřena na celkové zlepšení a ne pouze na dílčí části.

Na rozdíl od klasických vývojových diagramů nepopisuje mapa toku hodnoty pouze postup určitého procesu, ale zahrnuje i popis toků materiálů a informací v daném procesu, poskytuje přehled o místech, kde vznikají zásoby nebo kde se zdržuje rozpracovaný materiál, a pro každou operaci v procesu umožňuje zaznamenat všechny podstatné informace umožňující dobrou analýzu. Navíc dovoluje rozprostřít celý proces na větší ploše (nástěnka, zeď apod.), takže dává řešitelskému týmu přehledný obraz a umožňuje, aby si lidé uvědomovali jednotlivé operace v souvislostech. Samotná analýza procesů pak poskytuje snadnější odhalení činností nebo časů, které nepřidávají výrobku nebo službě hodnotu a zbytečně je prodražují.

 NahoruPoznámka

Přestože existují speciální počítačové programy nebo šablony v Excelu pro vytváření mapy toku hodnoty, doporučujeme používání tohoto nástroje v manuální podobě, kdy skupina pracovníků lepí na velký formát papíru nalepovací lístky (POST-IT). Je to mnohem přehlednější a také se zde lépe uplatní týmová práce. Lidi to takto více baví.

Mapu toku hodnoty můžeme používat jak pro procesy, které začínají při vstupu materiálu do podniku a končí expedicí výrobků k zákazníkům - tyto procesy se zpravidla nazývají zakázka, obchodní případ nebo projekt - a u nichž můžeme uplatnit takzvaný pohled z vyšší úrovně, tak i pro dílčí procesy - výroba, zpracování a podobně -, které představují detailnější pohled na nižší úrovni.

Procesy mapované pohledem z vyšší úrovně přinášejí důležité informace pro rozhodování manažerů - zobrazují hlavní prvky a důležité interakce, měly by zobrazovat funkci zpětné vazby a informačních toků v procesu a jsou užitečným nástrojem pro identifikaci zlepšování.

Pohled na procesy z nižší úrovně vychází z toho, že každý rozsáhlejší proces se skládá z dílčích procesů a mikroprocesů.

 NahoruHlavní proces

Hlavní proces - pohled z vyšší úrovně

• Úroveň 1 - představuje pohled na aktivity v organizaci z nejvyšší úrovně.

• Úroveň 2 - představuje pohled na práci, která protéká několika odděleními nebo celým oddělením či pracovní plochou - jedná se o pohled z vyšší úrovně ve vztahu k úrovni 3.

• Úroveň 3 - představuje podrobný pohled na jednotlivý proces.

 NahoruMapování současného stavu procesu

Mapování současného stavu procesu:

 NahoruKrok 1

Krok 1: Vytvoření mapy procesu pohledem z vyšší úrovně prostřednictvím metody SIPOC.

Pohled na proces z vyšší úrovně nám pomáhá:

• definovat hranice procesu/kroku, jeho počáteční krok a konečný krok;

• popsat a určit, kde máme sbírat v procesu data.

Metoda SIPOC představuje ve srovnání s běžnými vývojovými diagramy pohled na proces takzvaně z vyšší úrovně - to znamená, že se nesnažíme popisovat sledovaný proces z hlediska jeho kroků podrobně, ale snažíme, seskupovat kroky procesu do obecnějších částí. Dalším rozšířením je zahrnutí veškerých výstupů a zákazníků procesu na jedné straně a vstupů a dodavatelů na straně druhé.

 NahoruSIPOC

Slovo SIPOC je anglickou zkratkou vytvořenou z pěti slov:

SUPPLIERS - dodavatelé,

INPUTS - vstupy,

PROCESS - proces,

OUTPUTS - výstupy,

CUSTOMERS - zákazníci.

Metoda SIPOC pomáhá při ujasnění si výstupních a vstupních proměnných v procesech a při hledání vhodných bodů pro zlepšování procesu a hledání úspor. Tato metoda je jedním z výchozích nástrojů v systému Lean 6 Sigma uplatňovaném například při zlepšování kvality ve společnosti General Electric. Metoda SIPOC jasně identifikuje manažerům, která místa v procesu je nutno zlepšovat a které vstupy je nutno měřit a vyhodnocovat jejich data. Stejně tak může být užitečná i pro plánování standardizovaných postupů při mimořádných událostech.

Důležité je, že tato metoda není vhodná pouze pro analýzu procesů při hromadné výrobě, ale hodí se i pro rozbor a navrhování procesů jednorázového charakteru - například při projektovém plánování, kusové výrobě a podobně.

 NahoruJak vytvořit mapu SIPOC?

Jak vytvořit mapu SIPOC?

Při vytváření diagramu SIPOC používáme tabulku v následujícím tvaru:

 NahoruPostup vytváření SIPOC

Postup vytváření SIPOC:

1. Pojmenujte proces.

2. Určete počátek a konec procesu (hranice).

3. Vytvořte seznam klíčových výstupů a zákazníků.

4. Vytvořte seznam vstupů a dodavatelů.

5. Identifikujte, pojmenujte a seřaďte hlavní kroky procesu.

Ad 1 - V prvním kroku je důležité pojmenovat proces, který budeme mapovat. Nebývá to vždy jednoduché a už v tomto bodě může dojít k prvním sporům mezi členy pracovní skupiny. Je vhodné mít k dispozici příslušné podnikové směrnice s terminologií.

Ad 2 - Vymezte si počáteční krok a závěrečný krok procesu. Nadále řešte pouze věci, které jsou skutečně předmětem procesu v těchto hranicích a nezabíhejte před nebo za tyto vymezené hranice. Zbylé kroky mezi prvním a posledním zatím nepopisujte!

Ad 3 - Pozor! Pořadí tohoto kroku je velmi důležité. Oproti běžným zvyklostem, kdy začínáme nejdříve vstupy do procesu, začínáme nyní výstupy z procesu a jejich zákazníky. To nám umožní, abychom měli stále na očích výstup a orientovali se při promýšlení procesních kroků a vstupů na cíle procesu. Je dobré si uvědomit, že daný proces nemusí mít pouze externí zákazníky, ale i řadu interních. Stejně tak výstupem z procesu nemusí být jen příslušný hmotný produkt nebo služba, ale i dokumentace související s výrobou, účetní podklady, dokumentace o kvalitě a podobně. V některých případech je vhodné pracovat na straně výstupů i s neshodnými výrobky nebo s odpady z procesu a s jejich odběrateli. Pomůže to tvůrcům uvědomit si přítomnost těchto výstupů a možnosti jejich eliminace nebo omezení v budoucnu.

Ad 4 - V dalším kroku si dobře promyslete seznam vstupů do procesu. Může jít jak o materiál, tak o dokumentaci, energie, strojní vybavení, počítačový software, výrobní prostory, kvalifikované pracovní síly, měřící přístroje atd.

Ze zkušenosti doporučujeme udělat seznam vstupů do procesu co nejpodrobnější - právě nepromyšlení některých vstupů může vést ke zvýšenému výskytu neshod v procesu.

Ke každému vstupu pak přiřaďte jeho dodavatele. Zase se může jednat jak o interní dodavatele, tak o externí dodavatele. Pokud je u některých vstupů dodavatelů několik, uveďte je všechny. To vás může později inspirovat k efektivnímu porovnávání kvality jejich dodávek. Tento krok vám pomůže ujasnit si, nakolik jednotlivé vstupy dokážete řídit, jaká je jejich varibilita a nakolik to ovlivňuje výstupy z procesu.

Poznámka: U některých vstupů nastává situace, že je jejich dodavatelem subjekt, který figuruje i ve sloupci zákazník.

Ad 5 - Teprve nyní se pokuste vytvořit sled kroků v procesu. Protože se však jedná o pohled z vyšší úrovně, pokuste se o takovou míru podrobnosti, aby byl proces rozdělen na minimálně 4 a maximálně 10 kroků. Do větší podrobnosti nechoďte.

Když budete mít proces popsaný tímto způsobem, zvažte, jaké máte o tomto procesu informace. Jsou některé kroky výrazně problémovější nebo náchylnější k vytvoření mimořádné události? Jsou některé vstupy rizikovější z hlediska zajištění procesu?

Dobré popsání stávajícího procesu pomocí metody SIPOC vám může pomoci i při promýšlení a navrhování budoucího efektivnějšího procesu.

Příklad vyplněné tabulky:

 NahoruKrok 2

Krok 2: Mapování aktuálního stavu procesu pomocí vývojového diagramu shora dolů.

(Viz první obrázek.)

V tomto kroku se rozhodnete, jakou šíři procesu budete ve své mapě sledovat. Podle druhu problému můžete sledovat celkovou zakázku nebo projekt anebo můžete sejít do některé z nižších úrovní sledování procesu a mapovat pouze tok hodnoty na nějaké výrobní lince.

 NahoruKrok 3

Krok 3: Určení rodiny produktu/procesu pro mapu toku hodnoty

Často podniky vyrábějí desítky až tisíce různých druhů výrobků nebo poskytují velké množství služeb. V takovém případě stojí za zvážení, pro které výrobky nebo procesy vlastně mapu toku hodnoty vytvářet.

Pro zjednodušení se pracuje v podnicích s termíny "rodina produktu“ nebo "rodina procesu“. Jde o nalezení podobnosti v procesech, aby se mohla tvorba mapy toku hodnoty vytvořit pro skupinu výrobků nebo procesů.

Kritériem pro stanovení takovéto "rodiny“ může být:

• výrobky nebo služby pro jednoho (významného) zákazníka,

• výrobky nebo služby s vysokým objemem výroby,

• výrobky nebo služby s vysokým objemem nákladů nebo tržeb,

• výrobky nebo služby s ohledem na odvětví průmyslu zákazníků (pro stavebnictví, IT apod.,

• výrobky nebo služby s nejvýznamnějším dopadem na zákazníky,

• výrobky nebo služby s vysokým objemem výroby procházející podobným nebo stejným procesem.

Není-li rodina produktu/procesu okamžitě jasná (jako například v prostředí obchodu), použijte matici produkt/proces pro určení rodiny.

• Vytvořte matici produktů a procesů (zařízení), kterými produkty procházejí.

• Uveďte údaje o výrobních nákladech/cena na základě skutečné poptávky zákazníků.

• Seskupte podobné produkty a vyberte skupinu produktů do mapy toku hodnot.

Komentář k tabulce: Výrobky A, B, C představují rodinu produktů, protože musí projít stejnými operacemi. Stejně tak výrobky D a E a poslední rodinu tvoří F a G.

 NahoruKrok 4

Krok 4: Nalepení mapy toku hodnoty na papír velkého formátu.

Jak jsem napsal výše, je vhodné použít podle délky procesu dostatečně velký formát papíru jako podklad. Například 2 až 3 flipchartové papíry nebo velkou cívku s papírem, který je možno odvíjet podle potřeby. Pro nalepování používejte nalepovací lístečky a pro vytváření šipek jsou vhodné krepové lepicí pásky, které je možné v případě změny odlepit a nalepit jinak.

V tomto kroku pokud možno nekreslete přímo na podkladový papír, protože můžete dospět časem k závěru, že proces popíšete jinak, a jakékoliv čáry, které by zůstaly na papíře, by omezovaly přehlednost.

Užitečné je používat při tvorbě mapy procesu takzvaná parkoviště. Jedná se opět o papíry většího formátu zavěšené na zdi, na které je možno na nalepovacích lístcích "parkovat“ nápady, otázky, důležité poznámky a podobně. K těmto zaparkovaným poznámkám se pak můžeme vracet v dalších fázích řešení problémů na sledovaném pracovišti.

Doporučujeme například parkoviště nadepsaná:

• PŘEDPOKLADY,

• OTÁZKY,

• NÁMĚTY PRO ZLEPŠENÍ,

• DODATEČNÁ POZOROVÁNÍ,

• CO JE TŘEBA UDĚLAT.

• Nakreslete tok procesu (na vybrané úrovni) od zákazníka zpět k dodavateli!!!

• Zahrňte do mapy všechny významné kroky procesu včetně míst, kde jsou skladovány zásoby a kontrolní místa.

Symboly používané v této fázi

 NahoruKrok 5

Krok 5: Přidání toku materiálu.

Protože ne všechny procesy probíhají tak, že materiál vstupuje pouze do první operace a pak prochází procesem po jednotlivých stanovištích, je vhodné znázornit si, odkud kam proudí materiál. Toky materiálu přidáváme do mapy jako tlusté čerchované šipky. Pokud mapu teprve tvoříme, je vhodnější použít krepovou lepicí pásku, kterou můžeme, kdykoliv se spleteme nebo zjistíme, že tok vede jinak, odstranit a nahradit.

Na ilustračním obrázku vidíme, že materiál může vstupovat z centrálního skladu i na pracoviště, která jsou dále v procesu. I před těmito pracovišti se mohou hromadit zásoby (viz trojúhelníky).

Zaznamenání toku zásob učiní naši představu o procesu jasnější ve srovnání s vývojovým diagramem.

 NahoruKrok 6

Krok 6: Přidání toku informací.

Další prvek, který má významný podíl na průběhu jakéhokoliv…