Vystavení potvrzení o zabezpečení dokumentů a archiválií - § 75a zákona č. 513/1991 sb., obchodní zákoník, ve znění pozdějších předpisů

9.11.2

Vystavení potvrzení o zabezpečení dokumentů a archiválií - § 75a zákona č. 513/1991 sb., obchodní zákoník, ve znění pozdějších předpisů

Potvrzení územně příslušného státního oblastního archivu

V návaznosti na vydání zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen archivní zákon), musí likvidátoři k žádosti o výmaz společnosti z obchodního rejstříku, kterou předkládají příslušnému krajskému obchodnímu soudu, doložit potvrzení územně příslušného státního oblastního archivu, že s ním bylo projednáno zabezpečení archivu a dokumentů zanikající společnosti. Tato povinnost vychází z § 93 archivního zákona, kterou se doplňuje § 75a zákona č. 513/1991 Sb., obchodní zákoník, ve znění zákona č. 370/2000 Sb. Po splnění všech náležitostí územně příslušný státní oblastní archiv vydá žadateli potvrzení o zabezpečení dokumentů a archiválií.

Obchodní společnosti jsou povinny uchovávat dokumenty uvedené v příloze č. 1 archivního zákona (s přihlédnutím k příloze č. 2 archivního zákona) a umožnit z nich příslušnému archivu provést výběr archiválií. Při likvidaci původce přechází tato povinnost na likvidátora. Aby státní oblastní archivy měly přehled o osudu dokumentů a archiválií zanikajícího původce, je likvidátor povinen projednat s příslušným archivem zabezpečení archivu a dokumentů, případně mu oznámit, že se archiválie a dokumenty nedochovaly. Tato skutečnost nebrání výmazu společnosti z obchodního rejstříku, ale ani nezbavuje odpovědnosti za přestupky či správní delikty podle § 73 odst. 1 písm. l), § 73 odst. 2 a § 74 písm. m).

 NahoruPovinnosti likvidátora

K vydání potvrzení o projednání zabezpečení archivu a dokumentů zanikající společnosti musí likvidátor:

• V případě likvidovaných původců, kteří dle § 63 odst. 2 archivního zákona musí vykonávat spisovou službu, provést skartační řízení - zaslat příslušnému archivu skartační návrh a požádat o skartační řízení a provedení výběru archiválií,

• U ostatních likvidovaných původců musí:

  • -> zaslat žádost o provedení skartačního řízení a nebo
  • -> zaslat žádost o provedení výběru archiválií mimo skartační řízení.
    V obou dvou případech musí být součástí žádosti soupisy dokumentů skartačního znaku "A“ a skartačního znaku "S“. Soupis dokumentů každého skartačního znaku musí tvořit samostatnou přílohu. Při tvorbě soupisů je možné vycházet ze zaběhnuté praxe, znalosti dokumentů, v případě existence spisového a skartačního řádu vycházet ze skartačního plánu, který tvoří vždy přílohu spisového a skartačního řádu, dále je možné využít přílohy č. 1 a 2 archivního zákona a Typového skartačního rejstříku MV ČR (novelizované vydání vydalo nakladatelství MONTANEX, a. s., Výstavní 10, 709 00 Ostrava-Mariánské Hory v roce 2005).

• O výsledku skartačního řízení nebo výběru archiválií mimo skartační řízení vyhotoví příslušný archiv protokol, ve kterém bude určeno jak naložit s dokumenty (dokumenty skartačního znaku "S“ s uplynulými úložními lhůtami, dokumenty skartačního znaku "S“ s ještě neuplynulými úložními lhůtami) a archiváliemi (jsou vybírány především z dokumentů skartačního znaku "A“, ale za určitých okolností může pověřený pracovník příslušného archivu, ve většině případů se jedná o archivního inspektora, vybrat archiválie i z dokumentů skartačního znaku "S“).

• Po obdržení protokolu zaslat témuž archivu žádost o projednání zabezpečení archivu a dokumentů zanikajícího původce (příloha č. 3). Žádost musí obsahovat:

  • -> odvolání se na příslušná paragrafová znění zákona, na jejichž základě je žádost podávána,
  • -> název, adresu, identifikační číslo likvidovaného subjektu,
  • -> informace o likvidovaném subjektu - datum vzniku, zaměření, datum vstupu do (prohlášení) likvidace či konkurzu, činnost v době likvidace,
  • -> informace o dokumentech skartačního znaku "A“ a "S“. V této části musí být uvedeno č. j. protokolu o skartačním řízení, popřípadě č. j. protokolu o výběru archiválií mimo skartační řízení, a název a sídlo archivu, který uvedený protokol vydal. Dále zde musí být uvedeno, jak bylo či bude naloženo na základě protokolu o skartačním řízení, popřípadě protokolu o výběru archiválií mimo skartační řízení, s dokumenty (dokument skartačního znaku "S“ s uplynulými úložními lhůtami, dokumenty skartačního znaku "S“ s ještě neuplynulými úložními lhůtami) a archiváliemi. V případě, že se nedochovaly žádné dokumenty likvidovaného původce či původce likvidátorovi nebo konkurznímu správci žádné dokumenty nepředal, uvede se:

    • jaké kroky likvidátor podnikl, aby mu byly dokumenty původce předány,

    • jaké krok učinil, aby zjistil uložení dokumentů a jejich stav,

  • -> důvod podání žádosti.

• Po zaslání žádosti archiv:

  • -> v případě, že vybrané archiválie budou předány k trvalému uložení do archivu až po provedení výmazu likvidovaného původce z obchodního rejstříku, vydá potvrzení o zabezpečení dokumentů a archiválií a vše zašle na adresu likvidátora,
  • -> v případě, že vybrané archiválie budou k trvalému uložení v archivu předány archivu před výmazem likvidovaného subjektu z obchodního rejstříku:

    • dohodne archiv termín předání vybraných archiválií,

    • o předání archiválií vyhotoví záznam o předání archiválií k trvalému uložení v archivu,

    • vydá…