dnes je 6.7.2022

Input:

Změna kriteriální normy a změny interních dokumentů organizace

12.10.2009, , Zdroj: Verlag Dashöfer

9.13.2
Změna kriteriální normy a změny interních dokumentů organizace

Doc. Ing. Alois Fiala, CSc.

Kriteriální normy pro systémy managementu (normy, splnění jejichž požadavků je podmínkou pro certifikaci) podléhají také revizím a následným aktualizacím. Změny se dotknou i interní dokumentace organizace, která buduje nebo udržuje systém managementu. Zapracování nových požadavků do interní dokumentace je obdobné pro všechny kriteriální normy.

Aktualizace

Aktualizace se v poslední době dotkla kriteriálních norem:

  • ČSN OHSAS 18001:2008 Systémy managementu bezpečnosti a ochrany zdraví při práci - Požadavky,

  • ČSN EN ISO 9001:2009 Systémy managementu kvality - Požadavky.

Při rozhodovaní, do jaké míry se tato změna promítne do vnitřní dokumentace organizace, musí být identifikován a pochopen rozsah změn proti předchozímu znění. Důležité je, zda došlo k rozšíření a zpřesnění požadavků na způsob řízení (jak tomu je u ČSN OHSAS 18001:2008 ) nebo zda jde o upřesnění terminologie s cílem zvýšení srozumitelnosti obsahu normy (jak tomu je u ČSN EN ISO 9001:2009).

Pokud došlo k rozšíření požadavků, je třeba tuto skutečnost vzít v úvahu nejen proto, že splnění požadavku je podmínkou certifikace, ale především proto, že toto rozšíření poskytuje návod na zlepšení řízení. Ani v tomto případě se však nejedná o striktní požadavek ve způsobu aplikace. Vedení organizace musí rozhodnout, jak je požadavek adekvátní ve vztahu k velikosti a struktuře organizace, ke stanoveným procesům a realizovaným produktům, jakým způsobem bude zapracován a jak bude dokumentován.

ČSN OHSAS 18001:2008 obsahuje nový článek 4.5.2 Hodnocení souladu. Je nezbytné, ale zároveň i velmi prospěšné vytvořit postupy pro hodnocení souladu činnosti organizace s požadavky právních předpisů (zákonů, nařízení, vyhlášek) a jiných požadavků (např. povolení, požadavků technických norem apod.), které se na ni vztahují. Rozdílný bude rozsah takových požadavků i termíny provádění hodnocení podle velikosti organizace, charakteru její činnosti i typu požadavků.

Zpracovat dokument obsahující seznam právních předpisů s dovětkem u každého předpisu, že požadavky jsou plněny, jen proto, aby byl certifikační auditor spokojen, je zbytečnou prací. Jednak nejsou specifikovány konkrétní požadavky, jednak jsme tím nedosáhli skutečné shody se stanovenými požadavky a může nás dokonce čekat v případě kontroly orgánů se sankční pravomocí i postih, jednak může dojít auditor, který požaduje doložení skutečného plnění požadavků. Ve všech případech je výsledek negativní, dokument nemá požadovanou vypovídací schopnost.

Druhý případ - změnu terminologie v kriteriální normě je nutné posuzovat z hlediska zvyklostí v používání termínů v organizaci. Je zbytečné přepracovat celou interní dokumentaci z důvodu změny jednoho či více pojmů - uživatelé dokumentace se budou těžce učit nové výrazy. Je třeba zvažovat, který pojem je dlouhodobě zažitý, kterému všichni pracovníci rozumějí, u kterého by byl problém s jeho změnou.

Místo pojmu "zaměstnanec“ je použit pojem "pracovník“. V českém jazyce je pojem pracovník širší než pojem zaměstnanec. Zahrnuje v procesu realizace produktu i externí osoby, které ovlivňují shodu produktu s požadavky a které musí být řízeny, tj. seznámeny s požadavky na produkt i způsobem řízení, v nezbytné míře proškoleny a průběžně kontrolovány. Je důležité si uvědomit, že pokud organizace již dříve správným způsobem řídila externí procesy, tuto povinnost zajišťovala. V současné době je nutné provést kontrolu popsaných postupů řízení a rozhodnout o rozsahu nutných změn.

V obou případech je nutné novou normu dobře prostudovat a pochopit, jak jsou požadavky v činnosti organizace naplňovány a jaké změny je třeba případně provést.

Aktualizované vydání kriteriální normy by mohlo být podnětem pro provedení hlubší analýzy celého kompletu interní dokumentace organizace. V nemálo případech tento proces změny skončí pouze u formálních úprav takového charakteru a rozsahu, aby byly splněny požadavky pro certifikační či dozorový audit. Management certifikované organizace si mnohdy neuvědomuje, že důraz na shodu interní dokumentace se zněním kriteriální normy není totéž jako soulad řízení organizace s požadavky kriteriální normy. Systém managementu a s tím související interní dokumentace mají především sloužit organizaci k jejímu správnému řízení.

Pokud nastala situace, kdy budeme zasahovat do současného znění interních dokumentů, je vhodné nelitovat času a podívat se na stav řízení včetně používaných dokumentů ostřejším pohledem. Měli bychom si klást následující otázky:

Popisuje současná dokumentace skutečné činnosti v organizaci?

Skutečné činnosti v organizaci

Mnohdy je stav interní dokumentace zakonzervovaný v původním stavu. Na počátku budování systému managementu byla poradenskou organizací dodána dokumentace, která v dobré víře popisovala řešení všech oblastí popsaných v kriteriální normě. Popis však byl všeobecný, nerespektoval specifika konkrétní organizace, protože pracovníci vedení organizace zavádějící systém managementu neměli dostatečné znalosti o budovaném systému a poradenská organizace neměla dostatečně

Nahrávám...
Nahrávám...