dnes je 6.7.2022

Input:

Identifikace a vypořádání neshod, příklady nápravných a preventivních opatření

11.1.2007, , Zdroj: Verlag Dashöfer

16.5.2
Identifikace a vypořádání neshod, příklady nápravných a preventivních opatření

Ing. Pavlína Vršková

Jaké druhy neshod mohou vůbec v organizaci nastat?

V organizaci, která má zavedený funkční systém řízení (systém jakosti či již integrovaný systém řízení), mohou nastat dva druhy neshod:

  • neshoda v procesu (v jakékoli etapě),

  • neshoda produktu.

a) Identifikace a vypořádání neshody

Proto, aby se v průběhu procesu zajistila včasná identifikace a zároveň i vypořádání neshody, je vhodné (pro organizaci výhodné), aby vrcholové vedení organizace nastavilo systém pro řízení neshod tak, aby za nahlášení (analýzu a zaznamenání) zjištěné neshody odpovídali a k tomu měli i odpovídající pravomoci přímo zaměstnanci.

Pokud kterýkoli zaměstnanec dané organizace odhalí jakýkoli druh neshody, je důležité, aby došlo k jejímu zaznamenání. Po takovémto zaznamenání přichází ještě důležitější etapa, a to vypořádání této neshody. Podle velikosti a složitosti organizace je vhodné, aby vrcholové vedení organizace jasně určilo, které typy neshod se mají zaznamenávat a řídit a které ne. Ve velké a složité firmě není účelné zaznamenávat absolutně všechny zjištěné neshody, ale je vhodné zaměřit se na určité typy neshod, které jsou pro firmu důležité. Naopak v malé firmičce, kde pracuje pár zaměstnanců, je efektivní zaznamenat všechny druhy neshod, ale ani toto pravidlo nemusí platit obecně - konečné rozhodnutí má v rukách vrcholové vedení dané firmy.

Organizace, zpravidla její vrcholové vedení, také po uváženém rozhodnutí určuje, zda se budou zaznamenávat informace o takových neshodách, které se odstranily již v normálním průběhu práce. Jde o běžné neshody, které zaměstnanec při své práci objeví sám a také je sám odstraní nebo které objeví další zaměstnanec, ale ten je schopen tuto neshodu odstranit sám a pokračovat dále v práci. Takto zaznamenané a evidované neshody totiž mohou sloužit jako podkladový materiál pro další průběžné zlepšování efektivnosti a účinnosti procesů, a to zejména v procesu výrobním. Pokud se v organizaci při výrobě určitého druhu produktu dělá stále jedna a táž chyba, která se však vždy poměrně lehce v průběhu celé výroby odstraní a nikam se tato neshoda nezaznamená, není nástroj na to, aby se tato chyba odstranila. Naopak pokud se i tato drobná chyba v průběhu každé výroby zaznamená, přijde se po určité době na to, že vlastně může jít o chybu v technologickém postupu, a že tudíž zbytečně vznikají další náklady (ať už časové či materiálové), přičemž by stačilo pozměnit postup v navržené technologii a zjištěná neshoda by se již nevyskytovala. Takovéto zaznamenání neshody a zároveň její vypořádání může organizaci a potažmo i zaměstnancům ušetřit "zbytečně“ vynaložené náklady nebo ztrátu pracovního času.

Organizace má mít nastaven takový systém řízení, aby zajistil efektivní a účinné vypořádání všech zjištěných a zaznamenaných neshod. Proto, aby zpětná vazba ze zaznamenaných neshod byla účinná, mělo by vrcholové vedení tímto úkolem pověřit takové zaměstnance, kteří k tomu jsou odborně způsobilí. Odborná způsobilost zaměstnanců hraje klíčovou úlohu pro kvalitu navrhovaných nápravných opatření.

Co se týká neshody produktu, je hlavním cílem organizace zabránit tomu, aby se produkt, který nesplňuje všechny požadavky (pokud již vznikne), dostal dále do výroby, nebo dokonce distribuoval až ke konečnému zákazníkovi. To znamená, aby se zabránilo jeho dalšímu použití, ať již uvnitř, nebo vně firmy.

Pod pojmem produkt si můžeme představit jak výrobek, tak i službu, kterou daná organizace poskytuje. Jde jednoduše o výstup dané organizace.

Každá organizace, která chce mít zavedený a fungující systém řízení, musí jasně stanovit všechna pravidla, včetně všech pravomocí a odpovědností, k zacházení s neshodným produktem. Tato pravidla musejí být zpracována do dokumentovaného postupu, který musí být udržován. Účelem takového dokumentovaného postupu je zabránit opakování situace, v níž by daná neshoda mohla znovu vzniknout, s tím, že je nutné jasně definovat a vyřešit základní příčiny, které ke vzniku této neshody vedly.

Pokud už v organizaci neshodný produkt vznikne, musí společnost přijmout takové opatření k nápravě, aby došlo k odstranění vzniklé neshody a aby se již tato neshoda neopakovala.

V rámci schválených a funkčních pravidel je možné, aby se neshodný produkt použil, uvolnil nebo schválil, ale až potom, co organizací určení zaměstnanci či celé jednotky ve společnosti udělí produktu výjimku nebo pokud je to vhodné po schválení zákazníkem.

Po identifikování neshodného produktu musí organizace přijmout taková opatření, aby se zamezilo jeho původně zamýšlenému použití, nejlépe je takovýto produkt jasně identifikovat a izolovat od výrobního procesu. V mnoha společnostech se pro tyto účely zřizují např. karanténní zóny nebo obdobná místa, kde se takové produkty soustřeďují.

O všech výše uvedených opatřeních, tzn. o povaze neshod, o všech následných opatřeních a samozřejmě také o všech získaných výjimkách, musí organizace vést a udržovat záznamy. V záznamu pro identifikaci neshody by měly být minimálně uvedeny níže uvedené údaje:

  • datum odhalení neshody,

  • typ neshody,

  • závažnost neshody,

  • jméno osoby která neshodu objevila,

  • detailní popis neshody.

Je-li u neshodného produktu nutná oprava, je nezbytné, aby se po opravě tento produkt podrobil opakovanému ověření pro prokázání shody s požadavky. To znamená, že se postupuje stejně, jako by šlo o nový produkt, případně ještě přísněji.

Dojde-li v organizaci k situaci, že se neshodný produkt odhalí až po dodání nebo po zahájení jeho používání, je nezbytné, aby organizace, kde tato situace nastala, provedla takové opatření, které odpovídá důsledkům dané neshody nebo potenciálním důsledkům této neshody.

V praxi si většinou organizace zjištěné neshody dělí detailněji, např. neshoda systémová, či nesystémová nebo přímá, či nepřímá nebo závažná, či nezávažná. U každého takového rozčlenění je nutné jasně specifikovat, co se pod jednotlivým názvem neshody skrývá. Například dělení neshody na závažnou a nezávažnou se odvíjí od toho, jak se daná neshoda projevuje. Může-li důsledek neshody ovlivnit až daný produkt, který by se měl dostat k zákazníkovi, jde zcela jasně o neshodu závažnou. Na druhou stranu, identifikuje-li se neshoda typu neprovedení pravidelné kontroly el. spotřebiče (interní), jde o neshodu nezávažnou. Toto rozdělení však nemění nic na tom, že u obou neshod je nutné zjistit příčinu vzniku neshody a tuto příčinu odstranit.

b) Nápravná opatření (opatření k nápravě)

Nápravná opatření neboli opatření k nápravě jsou taková opatření, která vedou k odstranění příčin vzniku neshody a jejímu opakovanému výskytu. Při dobře a hlavně funkčně zavedeném systému by opatření k nápravě mělo fungovat jako nástroj pro neustálé zlepšování již zavedeného systému. Při určování nápravných opatření se má brát v úvahu závažnost problémů a zároveň se mají brát v potaz i dopady na výši nákladů, na produkt, spolehlivost, bezpečnost, ale také spokojenost zákazníků, jakož i jiných zainteresovaných stran.

Pro přínosný návrh nápravného opatření je vhodné do procesu stanovení opatření k nápravě zapojit zaměstnance z organizačních jednotek, kterých se opatření k nápravě týká. Účast těchto zaměstnanců by měla vést k návrhu funkčních řešení. V praxi se takovýto postup ukazuje jako velice přínosný. Zaměstnanci, kteří jsou touto formou do tohoto procesu zapojeni, mají k nápravným opatření úplně jiný vztah než zaměstnanci, kterým se nápravné opatření pouze oznámí.

K určení opatření k nápravě může vést hned několik zdrojů informací, jde zejména o záznamy z neshod, výsledky z interních auditů, připomínky, případně stížnosti zákazníků, výsledky z měření spokojenosti zákazníků, přezkoumání vedením, vyhodnocení měření procesů, výsledky

Nahrávám...
Nahrávám...