dnes je 16.6.2024

Input:

Kompetence a hodnocení auditorů - Kap. 7 NORMY ISO 19011:2011

16.2.2013, , Zdroj: Verlag Dashöfer

13.5.2.4.3
Kompetence a hodnocení auditorů – Kap. 7 NORMY ISO 19011:2011

Doc. Ing. Alois Fiala, CSc., Ing. Monika Becková a kolektiv autorů

"Kap. 7 – Kompetence a hodnocení auditorů“

Obsah kap. 7

Celá kapitola 7 je rozdělena na následující části:

  • Obecně (čl. 7.1)

  • Určování kompetencí auditorů (čl. 7.2)

  • Stanovování kritérií hodnocení auditorů (čl. 7.3)

  • Výběr vhodných metod hodnocení (čl. 7.4)

  • Provádění hodnocení auditora (čl. 7.5)

  • Udržování a zlepšování kompetencí auditora (čl. 7.6)

Proces stanovování kompetencí a hodnocení auditorů má zahrnovat následující 4 kroky:

Výsledek má posloužit jednak pro výběr konkrétního týmu auditorů, jednak pro určení potřeb zlepšování (např. další výcvik interních auditorů).

Původní verze Nová verze směrnice ISO 19011:2011
Kapitola 7 byla původně rozdělena
do následujících částí (článků):
Kapitola 7 má nyní následující články:
– Všeobecně (čl. 7.1) – Obecně (čl. 7.1)
Obecně je oblast působnosti normy z původního systému managementu kvality a systému environmentálního managementu rozšířena i na další systémy managementu. Tomu odpovídá celá struktura i  7.
– Osobní vlastnosti (čl. 7.2) – Určování kompetencí auditorů
(čl. 7.2)
Nyní je článek původně rozdělený do tří
kapitol spojený do tří částí téže (jedné)
kapitoly, zahrnující aspekty osobního
chování (dříve vlastností), znalostí
a dovedností, získávání kompetencí
auditora a oblast znalostí a dovedností
vedoucího týmu auditorů.
Rozšířeny byly oblasti žádoucího osobního chování.
Nově je také doplněn nový odstavec
týkající se obecného popisu nezbytných znalostí a dovedností auditorů (auditoři
musejí mít jednak všeobecné znalosti,
jednak znalosti týkající se daného
oboru či odvětví).
– Znalosti a dovednosti (čl. 7.3)
– Vzdělání, pracovní zkušenost, školení,
výcvik auditorů a zkušenosti z auditů
(čl. 7.4)
– Udržování a zlepšování odborné
způsobilosti (čl. 7.5)
Udržování a zlepšování kompetencí
u auditora (čl. 7.6)
Nová struktura původního odstavce, který i nadále zahrnuje aspekt udržování
kompetencí a aspekt nutnosti neustálého zlepšování kompetencí auditora.
– Hodnocení auditora (čl. 7.6)

– Stanovování kritérií hodnocení auditorů (čl. 7.3)
Nyní rozdělení kritérií do kvalitativních (osobní chování, znalosti, uplatnění dovedností) a kvantitativních (např. počet let praxe auditora).
– Výběr vhodných metod hodnocení (čl. 7.4)
Nová struktura odstavce s doporučením použít kombinaci jednotlivých metod
zvolených z příkladů dle přílohy B
směrnice ISO 19011.
– Provádění hodnocení auditora (čl. 7.5)
Zcela nová struktura odstavce. Hodnocení má zahrnovat porovnání shromážděných informací o auditorovi se stanovenými
kritérii, popřípadě má následovat poskytnutí dodatečného výcviku při nesplnění
některého kritéria.

Dopady změn do praxe

Obecně (čl. 7.1):

Obecně je nejpodstatnější změnou kapitoly 7 už dříve avizované její rozšíření i na další systémy managementu, čemuž odpovídá jednak způsob určování kompetencí, jednak příklady kritérií pro jednotlivé obory a systémy managementu v příloze A normy ČSN EN ISO 19011:2012 .

Určování kompetencí auditorů (čl. 7.2):

Určování kompetencí auditorů ve smyslu nové směrnice ISO 19011 představuje 4 následující aspekty:

  • Osobní chování (čl. 7.2.2)

  • Znalosti a dovednosti (čl. 7.2.3)

  • Získávání kompetencí (čl. 7.2.4)

  • Vedoucí týmu (čl. 7.2.5)

Osobní chování

Aspekt 1: Osobní chování

Vhodné osobní chování auditora (vedoucího týmu nevyjímaje) je definováno novou směrnicí jako:

  • takové, které umožní jednat v souladu s principy auditování dle kap. 4 směrnice (např. nově doplněna požadovaná "statečnost“ či "otevřenost“ auditora);

  • celkem nová směrnice obsahuje 13 aspektů osobního chování (dříve bylo zmiňováno 9 osobních vlastností).

Chování auditorů má být dle návodu v nové směrnici ISO 19011 charakteristické následujícími prvky – resp. auditor má být:

  • etický,

  • přístupný názorům,

  • diplomatický,

  • pozorný (dříve všímavý),

  • vnímavý,

  • přizpůsobivý (dříve všestranný),

  • vytrvalý,

  • rozhodný,

  • samostatný,

  • statečný,

  • otevřený ke zlepšování,

  • citlivý ke kultuře,

  • připravený ke spolupráci.

Ne vždy jsou všechny osobní vlastnosti příslušného auditora ve shodě s výše uvedeným očekávaným osobním chováním (ostatně stejně jako tomu bylo v případě předchozí směrnice ISO 19011:2002). Je také poněkud problematické (při běžném způsobu výběru interních auditorů používaném v českých firmách v současné době) stanovit takové způsoby hodnocení, které by umožnily osobní chování auditora v předstihu správně identifikovat. Mnohem častěji jde o výběr auditorů instinktivní a teprve praxe ukáže, zda byl instinkt správný. V každém případě by však měly být alespoň základní požadavky na osobní chování auditorů součástí stanovených kritérií.

Znalosti a dovednosti

Aspekt 2: Znalosti a dovednosti:

Znalosti a dovednosti, jejichž dostatečná úroveň je předpokladem výkonu interního auditu, norma dělí na následující dvě oblasti:

  • Všeobecné znalosti zahrnují následující oblasti

    • principy, postupy, metody auditu (nově je doplněna nezbytnost schopnosti pochopit druhy rizik spojených s auditováním);

    • znalosti zákonitostí systémů managementu obecně (tj. znalost příslušných norem, typických dokumentů);

    • znalosti kontextu organizace (tj. příslušného typu a struktury organizací);

    • znalosti legislativních a smluvních požadavků (jedná se o právní předpisy, nově také o základní právní terminologii).

  • Znalosti specifické pro konkrétní obor a odvětví zahrnují tyto následující oblasti (nový odstavec!):

    • požadavky a principy příslušného systému managementu;

    • legislativní požadavky specifické pro daný obor a odvětví;

    • požadavky zainteresovaných stran týkající se daného oboru a odvětví;

    • základní principy a znalosti daného oboru;

    • základní principy managementu rizik daného oboru.

Pozn. 1: Návod a příklady znalostí specifických pro konkrétní obor a odvětví jsou uvedeny v nové příloze A směrnice (viz také komentář v dalším textu).

Pozn. 2: Znalosti (všeobecné i specifické) může mít jeden auditor v plném rozsahu, v případě auditování více oborů a/nebo více systémů managementu již může být rozsah znalostí pro jediného auditora příliš velký a je mnohdy na místě otázka zvážit vhodnost vícečlenného týmu auditorů, v němž se znalosti jednotlivých členů týmu vzájemně doplňují.

  • Požadované znalosti pro auditování systémů managementu, které zahrnují více oborů:

  • každý z auditorů má mít kompetence alespoň jednoho oboru, jenž má být předmětem interního auditu;

  • vedoucí týmu má znát požadavky všech zahrnutých norem/oborů, které mají být předmětem interního auditu.

Získávání kompetencí

Aspekt 3: Získávání kompetencí

Výše uvedené kompetence (resp. všeobecné i specifické znalosti) lze získat následujícími způsoby (včetně jejich kombinací):

  • formální vzdělávání,

  • formální plánovaný výcvik,

  • výcvikové programy,

  • praxe (všeobecná i odborná),

  • zkušenosti s auditováním (včetně pozorování zkušeného auditora v praxi).

Vedoucí týmu auditorů

Aspekt 4: Vedoucí týmu auditorů

  • Požadované všeobecné znalosti vedoucího týmu zahrnují následující oblasti:

    • vedoucí týmu má mít navíc nyní např. schopnost vyvažovat silné a slabé stránky jednotlivých členů týmu;

    • vedoucí týmu má mít také schopnost zvládání rizik;

    • vedoucí týmu má být schopen zajistit otázku bezpečnosti a ochrany zdraví (BOZP) týmu.

  • Oproti ostatním ("řadovým“) auditorům má mít vedoucí auditor navíc zkušenosti z provádění auditů (ne již jenom pozorováním!).

Stanovování kritérií hodnocení auditorů (čl. 7.3):

Kritéria, na základě kterých bude následně prováděno hodnocení auditorů, směrnice nyní rozděluje na dvě skupiny, a to:

  • kvalitativní (mezi ně patří např. prokazatelné osobní chování, znalosti...);

  • kvantitativní (mezi ně lze zařadit např. počet let praxe, vzdělání, provedených auditů...).

Výběr vhodných metod hodnocení (čl. 7.4):

Vlastní hodnocení podle definovaných kritérií má být prováděno za použití dvou nebo více metod zvolených z tabulky v příloze normy (např. kombinací přezkoumání záznamů, zpětné vazby, rozhovorů, resp. pohovorů, pozorováním, testováním budoucího interního auditora...). Vždy by však měla být využita kombinace několika metod!

Provádění hodnocení auditora (čl. 7.5):

Provedení hodnocení auditora představuje:

  • shromážděné informace porovnat s kritérii stanovenými dle čl. 7.4;

  • v případě nesplnění některého kritéria hodnoceným auditorem naplánování jeho dalšího výcviku, získání další praxe apod. (v krajním případě jeho vyřazení ze seznamu adeptů na roli interního auditora, a to buď dočasně, nebo trvale);

  • po dosažení plánovaného výcviku, splnění požadovaných kritérií nebo po uplynutí stanoveného časového úseku (např. 1 rok) by mělo vždy následovat opakované hodnocení.

Příklad aplikace:

Pro příklad aplikace výše popsaných kroků může posloužit karta kompetencí interního auditora a vedoucího interního auditora, jež stanovují:

  • v levém (tmavě vyznačeném) sloupci požadavky na kvalifikaci auditora, které si fiktivní organizace stanovila na základě návodu obsaženého ve směrnici ISO 19011:2011 (a vzhledem k tomu, že si je stanovila jako "požadavek“, jsou již pro tuto organizaci závazné, na rozdíl od obecného návodu ve směrnici);

  • v pravém sloupci jsou pak uvedeny metody, jimiž bude v praxi hodnoceno splnění stanovených požadavků příslušným konkrétním interním auditorem této organizace.

Kompetence interních auditorů

Funkce: interní auditor
Požadavek Prokázání požadavku v praxi
Osobní chování: osobní pohovor
monitorovací audit
Znalosti principů, postupů a metody auditu: školení auditora (v rozsahu cca
24–40 h), délka praxe v auditování,
reference z předchozí činnosti
Znalosti specifických norem systémů
managementu:
– normy řady ISO 9000,
– normy řady EN 3834-2, 3, 4,
– normy řady ISO 14001,
– OHSAS 18001,
– ISO 27001,
– (uvedené včetně souvisejících norem
a normativních dokumentů)
– školení,
– osobní pohovor,
– zkoušení,
– monitorovací audit,
– test
Znalost kontextu organizace: min. 4 roky praxe v organizaci
Legislativní a smluvní požadavky: min. 4 roky praxe v organizaci
Specifické znalosti pro obor a odvětví:
– požadavky a principy SM,
– požadavky zainteresovaných stran,
– principy, terminologie oboru,
– management rizik oboru
– přezkoumání záznamů,
– osobní pohovor,
– zkoušení,
– monitorovací audit,
– test


Funkce: vedoucí týmu interních auditorů
Požadavek Prokázání požadavku v praxi
Osobní chování: osobní pohovor
monitorovací audit
Znalosti principů, postupů a metody auditu: školení auditora (v rozsahu cca
24–40 h), délka praxe v auditování,
reference z předchozí činnosti
Znalosti specifických norem systémů
managementu:
– normy řady ISO 9000,
– normy řady EN 3834-2, 3, 4,
– normy řady ISO 14001,
– OHSAS 18001,
– ISO 27001,
– (uvedené včetně souvisejících norem
a normativních dokumentů)
– školení,
– osobní pohovor,
– zkoušení,
– monitorovací audit,
– test
Znalost kontextu organizace: min. 4 roky praxe
Legislativní a smluvní požadavky: min. 4 roky praxe 
Specifické znalosti pro obor a odvětví:
– požadavky a principy SM,
– požadavky zainteresovaných stran,
– principy, terminologie oboru,
– management rizik oboru
– přezkoumání záznamů,
– osobní pohovor,
– zkoušení,
– monitorovací audit,
– test
Schopnost provádět a řídit audit
(včetně schopnosti dostatečně vládnout
slovem a písmem)
– zkušenosti z auditů (tři kompletní
audity příslušného systému managementu
v roli vedoucího týmu auditorů pod vedením
odborně způsobilého vedoucího týmu auditorů),
– monitorovací audit

Uvedené požadavky a metody jejich prokázání v praxi jsou ještě navíc doplněny postupem – viz následující příklad. K příkladu je ale nutno poznamenat, že je vhodný spíše pro větší organizace, ve které jsou kladeny vysoké požadavky na kvalitu procesu interního auditu. V malé organizaci o jednom či dvou interních auditorech nebude zpravidla zapotřebí tuto část požadavků takto složitě popisovat.

***

Společnost XYZ
s. r. o.
Směrnice
"Požadavky
na interní auditory“
Vydání: 1/2013
Změna: –
Účinnost: 1. 1. 2013
  1. ÚVOD

    Vedení společnosti XYZ s. r. o. zajišťuje, aby činnosti spojené s interním auditem prováděli pouze způsobilí pracovníci. Tohoto požadavku je dosaženo procesem počátečního hodnocení, výběru, výcviku a opakovaného hodnocení příslušných pracovníků, který návazně na kapitolu 7 směrnice ČSN EN ISO 19011:2012 upravuje tento dokument.

  2. Použité zkratky

    SMK: systém managementu kvality,

    MK: manažer kvality.

  3. Účel

    Účelem tohoto dokumentu je zajistit procesy prokazující, že osoby, jež se mají podílet na procesu interního auditu, mají příslušné znalosti odpovídající jednotlivým typům systémů managementu a oblastem, ve kterých působí, zabezpečit jednotnost při dodržování pravidel výběru auditorů a dalších pracovníků včetně jejich hodnocení, jakož i správnost stanovení kvalifikačních požadavků pro účely interního auditu dle požadavků jedné z následujících norem (případně některé z jejich kombinací):

    • ČSN EN ISO 9001:2009 ,

    • ČSN EN ISO 14001:2005 ,

    • ČSN OHSAS 18001:2008 .

  4. Rozsah použití a zařazení dokumentu

    Směrnice je závazná pro všechny stálé pracovníky společnosti XYZ, podílející se na procesu interního auditu, případně rovněž pro externí auditory, budou-li se na něm podílet.

    Dokument je zařazen do dokumentace 2. úrovně. Odpovědnost za jeho aktualizace má manažer kvality.

  5. Kritéria pro interní auditory

    Kvalifikační kritéria pro výběr interních auditorů jsou stanovena na základě návodu dle normy ČSN EN ISO 19011:2012 a jsou uvedena v "Kartách kompetencí interního auditora a vedoucího interního auditora“ (viz předchozí příklad).

  6. Procesy hodnocení

    6.1 Počáteční hodnocení způsobilosti auditorů

    Vedení společnosti XYZ je odpovědné za organizování a vyhodnocování počátečního posouzení způsobilosti pro pracovníky provádějící interní audit.

    Počáteční hodnocení obsahuje dvě základní oblasti:

    A. obecnou část (jejím výsledkem je konstatování, zda je možno zařadit auditora na seznam schválených interních auditorů/vedoucích interních auditorů);

    B. odbornou část (jejím výsledkem je zařazení interního auditora dle příslušných technických oblastí).

    A. Obecná část

    Počáteční hodnocení způsobilosti zahrnuje prokázání splnění příslušných kritérií (viz kritéria pro jednotlivé kategorie funkcí v předchozím odst.). K počátečnímu hodnocení lze využít podle charakteru příslušné funkce následující nástroje:

    • přezkoumání záznamů z hlediska kvalifikačních a osobních předpokladů,

    • reference z předchozích činností,

    • odborný pohovor s manažerem kvality,

    • zkoušení (přezkoušení znalostí např. formou testu – využitím příslušného formuláře),

    • sledování interního auditora při interním auditu (hodnocení auditora "na místě“).

    Záznam o výsledku počátečního hodnocení – obecná část – je uveden ve formuláři "Odborná způsobilost auditora ve smyslu ČSN EN ISO 19011:2012 “ – 1. část.

    B. Odborná část

    MK provede analýzu způsobilosti auditora tak, že porovná jeho praxi a zkušenosti v jednotlivých oblastech a uvede, zda interní auditor plní kvalifikaci pro danou technickou oblast nebo ne.

    V případě nesplnění některého z požadavků je možno zařadit pracovníka jako interního auditora ve výcviku se stanoveným plánem doplnění kvalifikace.

    Záznam o výsledku počátečního hodnocení – odborná část – je uveden ve formuláři "Odborná způsobilost auditora ve smyslu ČSN EN ISO 19011:2012 “ – 2. část.

    Pokud interní auditor vyhovuje všem stanoveným kritériím, zařadí MK pracovníka na seznam schválených interních auditorů/vedoucích interních auditorů. V opačném případě MK navrhne další postup.

    6.2 Periodické hodnocení pracovníků

    Společnost XYZ zajišťuje dostatečný výkon všech pracovníků, kteří se podílejí na interních auditech. Jsou stanovena kritéria pro sledování a měření výkonu všech osob, jež se na výše zmíněných činnostech podílejí, a to na základě četnosti jejich využití a na úrovni rizika spojeného s jejich činnostmi. Na základě výsledků hodnocení pracovníka MK přezkoumává odbornou způsobilost svých pracovníků za účelem stanovení potřeb výcviku. V následujících odstavcích jsou uvedeny nástroje pro sledování a měření výkonu jednotlivých kategorií pracovníků, které se uplatňují v závislosti na četnosti jejich využití a na úrovni rizika spojeného s jejich činnostmi.

    6.3 Sledování a měření výkonu interních auditorů a vedoucích týmu interních auditorů

    • Přezkoumávání záznamů (dokladů odborné způsobilosti) o příslušném pracovníkovi – provádí MK; zahrnuje počáteční analýzu odborné způsobilosti a dále přezkoumání dokladů získaných v rámci udržování (zvyšování) způsobilosti (počet a druh akcí, vzdělávání a školení, účast na seminářích, získaná osvědčení apod.).

    • Pozorování na místě – provádí vedoucí auditor, případně MK; ten periodicky monitoruje výkonnost každého auditora na místě. Četnost pozorování je stanovena na základě všech dostupných informací ze sledování v "Plánu hodnocení výkonu interních auditorů“, minimálně je hodnocení na místě provedeno před zařazením auditora do seznamu schválených interních auditorů a následně nejméně vždy 1x za 3 roky, pokud nejsou známy skutečnosti, které by vedly k nutnosti provést hodnocení na místě dříve (např. stížnost).

    • Přezkoumávání zpráv a dalších záznamů z auditů – provádí MK po každém realizovaném interním auditu a v rámci přezkoumávání SMK vedením.

    • V rámci přezkoumávání SMK vedením – systematické a pravidelné hodnocení všech pracovníků je prováděno v rámci přezkoumávání SMK vedením. Vstupem pro přezkoumání jsou informace z jednotlivých výše uvedených způsobů hodnocení, výstupem je výsledek hodnocení, popřípadě návrh opatření.

    V rámci hodnocení interního auditora se MK zaměřuje zejména na:

    • osobní vlastnosti interního auditora (přístupný názorům, diplomatický, všímavý, vnímavý, všestranný, houževnatý, rozhodný, samostatný);

    • plnění a efektivnost výcviku a zvyšování kvalifikace ve shodě s plánem vzdělávání;

    • schopnost provádět interní audity, dodržovat a uplatňovat postup provádění interního auditu;

    • schopnost komunikace s auditovaným (prověřovaným) a zpracování dokumentů z posuzování/prověřování;

    • iniciativa a přínos ke zlepšování SMK společnosti XYZ;

    • množství vykonaných interních auditů, dodržování termínů pro jejich realizaci;

    • posouzení způsobilosti z pohledu vykonaných auditů (vyhodnocení záznamů z jednotlivých akcí);

    • zprávy a informace o interním auditorovi získané od zainteresovaných stran.

    Sledování a měření výkonu ostatních pracovníků:

    • monitorování výkonu v rámci příslušné činnosti,

    • zpětná vazba od všech zainteresovaných stran,

    • v rámci přezkoumávání SMK vedením.

  7. Výcvik pracovníků

    Společnost XYZ stanovuje potřeby školení/výcviku a poskytuje přístup k takovému výcviku svých pracovníků, aby zajistil, že jsou všichni pracovníci způsobilí pro funkce, které vykonávají. Interním auditorům je poskytován přístup k aktualizovanému souboru příslušných dokumentovaných postupů a odpovídající informace týkající se všech činností společnosti XYZ. Za tím účelem MK zajišťuje zejména:

    • distribuci aktuální řídicí dokumentace všem příslušným interním auditorům,

    • pravidelná školení a setkávání interních auditorů v prostorách společnosti XYZ,

    • e-learning,

    • instruktáž interních auditorů před konkrétním auditem.

    Výcvik je prováděn systematicky a plánovitě. Pro každého pracovníka jsou zpracovány manažerem kvality plány vzdělávání – zvyšování kvalifikace v rozsahu závislém na četnosti jejich využití, rizika spojeného s jejich činnostmi a výsledků průběžného hodnocení. S těmito plány je příslušný pracovník seznámen. Při sestavování vzdělávání a zvyšování kvalifikace se bere dále ohled na stupeň dosaženého vzdělání, odbornosti, délky praxe, zkušenosti v systémech managementu a auditování a výsledcích vyplývajících z přezkoumávání SMK vedením a na záměrech a cílech s příslušným pracovníkem. Z toho vyplývá, že body v posloupnosti výcviku (viz níže) jsou pro každého pracovníka modifikovány a odrážejí stupeň způsobilosti příslušného pracovníka plnit funkci interního auditora.

    Plány vzdělávání a zvyšování kvalifikace jsou zaměřeny jak na teoretickou, tak i na praktickou připravenost.

    Plnění výcviku je kontrolováno manažerem kvality a nej­méně jednou ročně vyhodnocováno v rámci přezkoumávání SMK vedením. O všech kontrolních činnostech jsou vedeny záznamy.

    Výcvik auditora je obecně prováděn v následující posloupnosti:

    • nový pracovník je seznámen s chodem společnosti, bezpečností práce, postupy a pravidly obecně platnými ve společnosti a případnými legislativními požadavky týkající se jeho činností (odpovědnost za vedení má manažer kvality

Nahrávám...
Nahrávám...