dnes je 14.8.2022

Input:

Management procesů v rámci integrovaných systémů managementu

22.7.2010, , Zdroj: Verlag Dashöfer

3.3.3
Management procesů v rámci integrovaných systémů managementu

Doc. Ing. Alois Fiala, CSc.

Obecně

Stále více firem implementuje k systému managementu kvality dle požadavků ISO 9001:2008 (mohli bychom tento systém nazvat základním) ještě další systém, jako je např. systém environmentálního managementu podle normy ISO 14001:2004, a/nebo systém managementu bezpečnosti a ochrany zdraví při práci podle normy ČSN OHSAS 18001:2008 . Existuje ale celá řada dalších modulů, které lze více či méně úspěšně řídit jako soustavu vzájemně propojených procesů v rámci integrovaného systému managmentu. Namátkově si uveďme několik dalších nejčastějších příkladů:

  • Systém správné výrobní praxe v potravinářském průmyslu - HACCP (Hazard Analysis Critical Control Points);

  • Systémy managementu bezpečnosti potravin (ISO 22 000);

  • Systémy managementu bezpečnosti informací (Information Security Management Systems - ISMS dle ISO/IEC 27001);

  • Systémy pro automobilový průmysl (VDA 6.1, QS 9000 a ISO/TS 16949);

  • Systém managementu kvality procesů ve svařování (ČSN EN ISO 3834-2).

Další příklady technických norem s oborovou aplikací vycházející z ISO 9001, které lze použít jako jeden z modulů integrovaných systémů managementu, ukazuje následující tabulka:

Příklady dalších norem pro systémy managementu

 
Název Norma
Systémy managementu jakosti - Zvláštní požadavky na používání ISO 9001:2000 v organizacích zajišťujících sériovou výrobu a výrobu náhradních dílů v automobilovém průmyslu ČSN ISO/TS 16949:2002
Zdravotnické prostředky - Systémy managementu jakosti - Požadavky pro účely předpisů ČSN EN ISO 13485:2003
Zdravotnické laboratoře - Zvláštní požadavky na kvalitu a způsobilost ČSN EN ISO 15189:2007
Systémy managementu jakosti - Směrnice pro zlepšování výkonnosti ve zdravotnických zařízeních IWA -1
Softwarové inženýrství - Směrnice pro použití ISO 9001:2000 pro počítačový software ČSN ISO/IEC 90003:2005
Informační technologie - Bezpečnostní techniky - Systémy managementu bezpečnosti informací - Požadavky ČSN ISO/IEC 27001:2006
Letectví a kosmonautika - Systémy managementu jakosti - Požadavky (založené na ISO 9001:2000) a systémy jakosti - Model zabezpečování jakosti při návrhu, vývoji, výrobě, instalaci a servisu (založené na ISO 9001:1994) ČSN EN 9100:2003
Směrnice pro zavádění ISO 9001:2000 v potravinářském a nápojovém průmyslu ČSN ISO 15161:2003
Systémy managementu bezpečnosti potravin - Požadavky na organizaci v potravinovém řetězci ČSN EN ISO 22000:2006
Dopravní služby - Návod pro aplikaci EN ISO 9001:2000 v oblasti silniční dopravy, skladování, distribuce a železničním odvětví ČSN EN 12507:2006
Systém managementu kvality dopravy - Silniční, železniční a vnitrozemská vodní doprava - Požadavky na systém managementu kvality jako doplněk EN ISO 9001 pro přepravu nebezpečného zboží s ohledem na bezpečnost ČSN EN 12798:2007
Doprava - Logistika a služby - Veřejná přeprava osob - Definice jakosti služby, cíle a měření ČSN EN 13816:2003
Prostředí s nebezpečím výbuchu - Aplikace systémů jakosti ČSN EN 13980:2003
Úklidové služby - Základní požadavky a doporučení pro systémy posuzování jakosti ČSN EN 13549:2002
Systémy managementu jakosti - Směrnice pro aplikaci ISO 9001:2000 ve vzdělávání ISO/IWA 2:2003
Normy zabezpečování kvality během životního cyklu zdroje výuky CWA 14644:2003
Požadavky na jakost při svařování - Tavné svařování kovových materiálů
Část 1: Směrnice pro volbu a použití ČSN EN ISO 3834-1:2006
Část 2: Vyšší požadavky na jakost ČSN EN ISO 3834-2:2006
Část 3: Standardní požadavky na jakost ČSN EN ISO 3834-3:2006
Část 4: Základní požadavky na jakost ČSN EN ISO 3834-4:2006
Část 5: Dokumenty, kterými je nezbytné se řídit pro dosažení shody s požadavky na jakost podle ISO 3834-2, ISO 3834-3 nebo ISO 3834-4 ČSN EN ISO 3834-5:2006
Část 6: Návod k zavedení ISO 3834 ČSN CEN ISO/TR
3834-6:2008
Směrnice pro ověřování spotřebitelského řetězce dřeva v České republice CFCS 1004-1:2002

Dosažení shody s požadavky

Systém managementu kvality a jeho procesy jsou samozřejmě zaměřeny na dosahování výsledků ve vztahu k cílům kvality. Smyslem je tedy dosažení shody s požadavky na produkt a spokojenosti zákazníka. Organizace ale mají celou řadu dalších cílů, např. dosažení určitého ekonomického výsledku, úrovně v oblasti odbornosti, nějakého oficiálního uznání, cíle v oblasti ochrany životního prostředí nebo bezpečnosti a ochrany zdraví při práci, shody s požadavky právních předpisů, které se netýkají přímo poskytovaného produktu apod. S tím je spojeno řízení celé řady dalších procesů.

Za tím účelem tak vznikají různé části systému managementu organizace, které mohou působit samostatně a někdy i zcela nezávisle na sobě, ale stejně tak mohou být začleněny spolu se systémem managementu kvality do jediného systému managementu využívajícího společné prvky. Tak může být prováděno společně plánování a přidělování zdrojů, monitorování a kontrola procesů, přezkoumávání a hodnocení celkové efektivnosti organizace.

Harmonický integrovaný systém

Aby všechny tyto systémy mohly přirozeně a konzistentně podporovat úspěšnou realizaci potřebných procesů v organizaci, je potřebné, aby došlo k jejich vzájemné harmonické integraci. Harmonický integrovaný systém vzniká rozvíjením základního systému dvěma směry. Jedním směrem se vyvíjejí procesy a optimalizuje se jejich organizační uspořádání, stejně důležitým je však i druhý směr, týkající se výcviku, školení, chování lidí a jejich systémového myšlení.

Jak lze charakterizovat integrovaný systém managementu (ISM)?

Integrovaný systém managementu

Integrovaný systém managementu (nebo systém integrovaného managementu) je pojem, který se běžně používá pro systém řízení vzájemně se podporujícího a účinného realizování procesů, politik, cílů a programů v rámci řízení firmy s ohledem na spokojenost zákazníků, zaměstnanců, společnosti a v neposlední řadě i vlastníků a dalších zainteresovaných stran a který vychází ze dvou, případně více systémových norem, jejichž přehled je zřejmý z předchozího odstavce.

Definice vycházející z dokumentu Evropské akreditace EA - 7/05: Pokyny EA k aplikaci ISO/IEC 17021:2006 pro kombinované audity (český překlad vydal ČIA v lednu 2009) uvádí, že integrovaný systém managementu je takový, kdy "organizace aplikuje jeden jednotný systém managementu pro řízení několika aspektů činnosti organizace pro splnění požadavků více než jedné normy systému managementu“.

Základní znaky integrovaného systému

Základní znaky

Zopakujme si základní znaky, které musí být splněny, chceme-li, aby integrovaný systém managementu byl efektivní a mohli jsme hovořit o určitém stupni integrace:

  • Integrovaný systém zastřešuje v organizaci jeden představitel vedení (jeden vedoucí - koordinátor) integrovaného systému managementu.

  • Řízení firmy a plánovací mechanismy jsou harmonizované.

  • Přístup k řízení procesů je integrovaný, integrovaný systém zároveň respektuje uspořádání činností (procesů) ve firmě.

  • Politika a cíle firmy, stejně jako plánování a přidělování zdrojů pro jejich dosahování, jsou jednotné (integrované).

  • Organizační struktura a rozdělení odpovědností respektují všechny integrované systémy.

  • Je vytvořen jednotný integrovaný soubor dokumentace (případně je zpracován harmonogram pro sjednocování).

  • Informační a podpůrný systém, včetně udržování a implementace právních předpisů ve firmě, jsou harmonizované.

  • Školení, výcvik a systém odměňování a hodnocení jsou harmonizované.

  • Systém měření a monitorování, včetně komunikace a podávání zpráv je jednotný.

  • Plánování a realizování interních auditů (řízení programu auditů ve firmě) je integrováno.

  • Přezkoumávání systému managementu vedením je integrováno a bere do úvahy celkovou strategii firmy, její celkové politiky, plány a cíle.

  • Systém evidence a realizace nápravných a preventivních opatření je jednotný.

Úroveň integrace systémů

Úroveň integrace procesů

Úroveň integrace systémů managementu a jejich procesů může být na základě vlivu jednotlivých aspektů různá. Uveďme si hlavní aspekty, týkající se vyspělosti systémové integrace ve firmě:

  • úroveň integrace dle stupně splnění výše uvedených požadavků,

  • předcházející stav a úroveň jakéhokoli ze systémů řízení (to znamená existence a/nebo předchozí certifikace systému řízení kvality, EMS nebo dalšího systému managementu),

  • historické aspekty vývoje (úroveň vyspělosti systému managementu ve firmě obecně),

  • reference z trhu.

Můžeme tak stanovit tři základní úrovně integrace. Jde ale pouze o příklad, jak lze na tyto varianty nahlížet, každá firma může mít samozřejmě specifický přístup k integraci jednotlivých procesů či dokumentů.

Nízká úroveň

1. Nízká úroveň
  • jednotlivé systémy se vytvářely odděleně,

  • různé osoby jako představitelé vedení kvality/EMS apod.,

  • plánovací mechanismy jsou odlišné,

  • interní audity a přezkoumání vedením se realizují odděleně,

  • monitorování právních předpisů je nekonzistentní, nesystematické,

  • různé soubory dokumentací, které jsou nekonzistentní,

  • existuje snaha o naplánování některých procesů tak, aby navazovaly, případně probíhaly společně.

Střední úroveň

2. Střední úroveň
  • Každý ze systémů byl zaváděn odděleně,

  • různí představitelé vedení, ale jeden koordinátor,

  • různé soubory dokumentací, ale jedna příručka ISM,

  • harmonizované řízení dokumentace a záznamů,

  • plánovací mechanismy se liší, ale interní audity a přezkoumání vedením jsou společné.

Vysoká úroveň

3. Vysoká úroveň
  • Závazek vedení k integrovanému systému,

  • plánovací mechanismy plně harmonizovány,

  • jeden koordinátor systému využívá jedny manažerské nástroje,

  • společná dokumentace ISM,

  • společné harmonizované řízení dokumentů a záznamů,

  • harmonizovaný a harmonický systém udržování registru právních požadavků,

  • integrované audity, přezkoumávání vedením.

Organizace uplatňující více než jednu normu systému managementu má samozřejmě možnost volby, zda (a do jaké míry) uplatňovat integrovaný systém managementu (ISM), či zda řídit procesy zabezpečující shodu s požadavky na kvalitu či EMS např. odděleně od procesů zabezpečujících shodu s požadavky v oblasti BOZP. Shrňme si tedy důvody pro a proti zavedení ISM.

Výhody a nevýhody uplatňování integrovaného systému managementu

Výhody a nevýhody uplatňování integrovaného systému managementu

Mezi největší výhody bezesporu patří následující:

  • Zcela nepochybně mnohem větší transparentnost dokumentace než v případě separátních systémů managementu (lze použít společnou příručku ISM, řadu směrnic pro více systémů, jako jsou třeba společné směrnice pro řízení dokumentů a záznamů, směrnice pro provádění interních auditů, nápravná a preventivní opatření, nakupování, hodnocení a výběr dodavatele, může být vyhlášena společná politika, může být vybudován společný registr právních a jiných požadavků, stanoveny zčásti společné cíle, jednotný management zdrojů).

  • Lepší koordinace činností v rámci celé organizace.

  • Je možné vytvořit jeden systém pro školení (odborný výcvik) hlídaný například zadáním požadavků do systému v elektronické podobě.

  • Probíhá společné přezkoumání vedením.

  • Lze ušetřit zbytečné náklady na zdroje (např. z hlediska přípravy, udržování systému, náklady za audity, vyhneme se dvojím zbytečným nákladům za zjišťování a nákup shodných informací apod.).

  • Zkracováním průběžných dob může dojít ke snižování nákladů při současném zvyšování produktivity a kvality práce.

  • Zvyšuje se spokojenost zákazníka s pozitivními důsledky na celkovou finanční výkonnost organizace, zlepšuje se image organizace a vnímání zainteresovaných stran.

  • ISM může být efektivnější s ohledem na průhlednost, čitelnost a srozumitelnost dokumentace i procesů nejen pro management, ale i pro řadového pracovníka, což přináší větší motivaci.

  • Probíhá lepší spolupráce mezi jednotlivými organizačními složkami.

  • Větší efektivita při jednotném řízení procesů a komunikaci mezi jejich představiteli (manažery), než když jde o systémy oddělené.

  • V případě certifikace může certifikační orgán provádět kombinované audity, což znamená úsporu času a opět nákladů.

Najdou se samozřejmě také důvody proti, i když důvody pro uplatňování ISM výrazně převažují. Hlavní negativní stránky jsou v zásadě dvě:

  • Větší nároky na počáteční analýzu a zorganizování (zavedení) všech požadavků ISM do procesů ve firmě. S tím je také spojená delší fáze spjatá se "zkušebním provozem“ a vyřešením počátečních potíží a nedokonalostí ISM.

  • Mnohem větší nároky na komunikaci ve firmě, a to jak po formální, tak i neformální (neoficiální) stránce. Nefunguje-li ve firmě komunikace na dobré úrovni, nikdy nebude na dobré úrovni ani ISM.

Audity ISM

Audity ISM

Jak už bylo řečeno, jednou z mnoha výhod zavedení ISM (v kombinaci QMS, EMS, BOZP nebo dalších) je možnost provádění kombinovaných auditů posuzovaných systémů managementu. Výhodou je snížení časové a finanční náročnosti, a pokud je v rámci auditu identifikován potenciál zlepšení, je kombinovaný audit zároveň nástrojem zvyšování efektivity ISM.

Kombinovaný audit

Kombinovaný audit je opět dle definice vycházející z již zmiňovaného dokumentu EA - 7/05: Pokyny EA k aplikaci ISO/IEC 17021:2006 pro kombinované audity"... audit systému(ů) managementu organizace podle 2 nebo více souborů kritérií auditu/norem prováděný současně“.

Podmínkou možnosti realizace kombinovaného auditu (může jít jak o externí audit certifikačním orgánem, tak o interní audit vlastními interními auditory, případě interními auditory poradenské firmy) je existence ISM organizace a také dostupnost zdrojů pro provedení kombinovaného auditu. To znamená, že musí být splněna určitá míra integrace systémů/procesů, k dispozici kvalifikovaní auditoři a schválený postup procesu pro realizaci kombinovaných auditů. Základní a nejdůležitější částí je stanovení rozsahu kombinovaného auditu, které je vždy individuální a musí zohlednit míru integrace, umístění pracovišť, rizikovost ve vztahu k jednotlivým požadavkům; dále pak naplánování a vlastní provedení integrovaného auditu včetně dostatečných záznamů - důkazů z auditu. O možnosti provedení kombinovaného auditu si více řekneme v dalších odstavcích.

Postup implementace ISM

Postup implementace ISM

Výhody implementace ISM jsme si nastínili, položme si nyní otázku, jak efektivní systém integrovaného managementu vybudovat? Nejprve je třeba si vyjasnit, které systémové prvky lze budovat společně a které mají svá specifika a je třeba je rozvíjet separátně.

Společné vymezení hranic

Prvním krokem by mělo být společné vymezení hranic rozsahu systému managementu.

Znamená to:

  • identifikaci všech procesů a činností v rámci organizace (analýza procesů),

  • stanovení stávajících a potřebných metod řízení procesů,

  • identifikaci zdrojů (personálních, informačních, strojů a zařízení, budov...) a jejich stavu,

  • identifikaci rozsahu nezbytných partnerských vztahů a vztahů k okolí,

  • identifikaci environmentálních aspektů v rámci celého rozsahu organizace,

  • identifikace rizik v rámci celého rozsahu systému (analýza rizik může zahrnovat bezpečnostní rizika v rámci BOZP, kritické body v rámci HACCP nebo třeba rizika bezpečnosti informací).

Politika

Pro vymezený rozsah musí být deklarována politika zohledňující:

  • uspokojení potřeb zákazníků pro dosažení vlastní úspěšnosti,

  • potřebný rozsah uspokojení potřeb zaměstnanců,

  • vztah k životnímu prostředí pro zachování udržitelného rozvoje,

  • vztah k bezpečnosti informací,

  • závazek kontinuálního zlepšování.

Cíle a programy

Cíle a programy

Od politik(y) se musí odvíjet další kroky plánovacího procesu:

  • stanovení priorit,

  • stanovení cílů (plánů) pro danou oblast,

  • harmonogram implementace,

  • ustavení měřitelných indikátorů výkonnosti nezbytných pro dosažení cílů.

Na cíle pak musí navazovat programy k jejich dosažení.

Implementace a rozvoj ISM

Implementace a rozvoj ISM

  • Řízení dokumentů a záznamů,

  • velmi citlivě je třeba definovat rozsah dokumentace, pokrývající celý integrovaný systém,

  • dokumentace nezbytného rozsahu pro všechny systémy, které jsou součástí integrovaného systému, musí být jednotně konstruována i řízena,

  • užitečné je vést přehled veškeré systémové dokumentace a dokumentů na ni navazujících pro jednotlivé subsystémy včetně odpovědnosti za její aktualizaci,

  • stanovení odpovědností, povinností a pravomocí v rámci ISM,

  • plánování a zajišťování přiměřených zdrojů,

  • realizace produktu/řízení provozu zahrnující jednotlivé aspekty ISM,

  • mechanismy vnitřního kontrolního systému (monitorování a měření, interní audity),

  • dokladované řešení jakýchkoli incidentů a jejich příčin, tzn. vypořádání neshod a nápravná opatření.

Které specifické oblasti se pak řeší v rámci odborníků na příslušné oblasti?

Především musí být identifikovány příslušné právní předpisy pro jednotlivé systémy (QMS, EMS a/nebo OHSAS a/nebo ISMS a další). Tyto právní a jiné požadavky (např. normativní) musí být ve firmě přístupné. Jejich požadavky musí být rozpracovány na jednotlivá pracoviště. Důsledně musí fungovat sledování a aplikace změn zákonných požadavků a přiměřená komunikace zákonných požadavků směrem ke všem zaměstnancům organizace a k dalším zúčastněným stranám/dodavatelům, podnájemníkům apod.).

Na tuto oblast bezprostředně navazuje realizace produktu z hlediska kvality, řízení provozu z hlediska BOZP, PO, ochrany ŽP, zajištění bezpečnosti informací, marketing a další. Samostatnou oblastí může být dále sledování a uplatňování požadavků technických norem.

Postup implementace ISM

Postup implementace ISM

Ke zpracování integrovaného systému můžeme přistupovat takto:

  • zavádět integrovaný systém od začátku,

  • přidávat ke stávajícímu QMS další (a další) potřebnou normu.

Jak už jsme popsali v předchozím textu, jednotlivé systémové nástroje jako plánování a přidělování zdrojů, řízení dokumentů a záznamů, interní audity, nápravná, preventivní opatření, neshody a přezkoumání vedením jsou společné všem systémovým normám. Jednoduše řečeno: má-li firma zavedený systém řízení kvality, pak k integrovanému systému zbývá daleko menší krok než při zavádění systému od začátku. Systémové nástroje jsou již vytvořeny, rizika vůči zaměstnancům musí být ze zákona již zmapována a podchycena, a zbývá tedy zmapovat např. aspekty a jejich potenciální dopady vůči životnímu prostředí a všechny oblasti integrovat do jediného funkčního ISM. Příslušné požadavky je třeba dále zohlednit v jednotlivých procesech společnosti. V další části si uvedeme postupně různé příklady ISM a jeho procesů.

Procesy integrovaného managementu kvality a ochrany životního prostředí

Jednou z nejčastějších variant ISM je implementace požadavků z hlediska kvality dle požadavků normy ČSN EN ISO 9001:2009 (QMS) a požadavků z hlediska ochrany životního prostředí dle ČSN EN ISO 14001:2004 (EMS). Budeme se tedy této variantě věnovat jako první. Zřejmě tento fakt vychází z historického vývoje v oblasti systémů managementu, ale také požadavku právních předpisů. V ČR např. jde o požadavek zákona o zadávání veřejných zakázek.

Připomeňme si, že již zákon č. 40/2004 Sb., který byl nahrazen zákonem č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, stanovil nutnost prokazování požadavků na jakost anebo ochranu životního prostředí v § 37: prokazování jakosti a splnění požadavků systému řízení podniků z hlediska ochrany životního prostředí certifikátem, a to ve svém odst. 1 :

Jakost dodávek

"Jakost dodávek, stavebních prací nebo služeb prokazuje dodavatel předložením:

  1. certifikátu systému řízení jakosti vydaného podle českých technických norem akreditovanou osobou,

  2. certifikátu rovnocenného certifikátu podle písmene a) vydaného v členském státě Evropské unie, nebo

  3. jiného dokladu prokazujícího jakost, pokud jej zadavatel uzná...“

Dále ve svém odst. 2 :

"Splnění požadavků systému řízení podniků z hlediska ochrany životního prostředí prokazuje dodavatel předložením:

  1. certifikátu vydaného podle českých technických norem akreditovanou osobou,

  2. certifikátu rovnocenného certifikátu podle písmene a) vydaného v členském státě Evropské unie, nebo

  3. jiného dokladu prokazujícího splnění požadavků systému řízení podniků z hlediska ochrany životního prostředí, pokud jej zadavatel uzná.“

Aktuálně platný zákon č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů a novelizací, v § 56: technické kvalifikační předpoklady, uvádí v odst. 3 následující požadavek doložit:

  • "opatření v oblasti řízení z hlediska ochrany životního prostředí, která bude dodavatel schopen použít při plnění veřejné zakázky, je-li to odůvodněno předmětem veřejné zakázky; veřejný zadavatel je oprávněn požadovat rovněž předložení certifikátu“, a dále v odst. 4 :

  • "Je-li to odůvodněno předmětem veřejné zakázky, může veřejný zadavatel v rámci prokázání technických kvalifikačních předpokladů požadovat předložení certifikátu systému řízení jakosti vydaného podle českých technických norem akreditovanou osobou...“

Touto skutečností byla prakticky donucena řada firem z oborů, jako jsou inženýrské služby, provádění staveb včetně jejich změn a odstraňování, ale i z oblasti služeb informačních technologií či obchodu, ke QMS přidat EMS.

Vývoj ISM v oblasti QMS/EMS

Vývoj v oblasti těchto integrovaných systémů managementu pokračuje od počátečních zcela separátních systémů managementu (v prvních třech letech rozvoje, tj. v ČR zhruba v období 2002 - 2005, prakticky neexistovaly v tomto smyslu integrované systémy, firma, která měla pouze jednu integrovanou příručku zahrnující požadavky obou norem, byla spíše výjimkou) k dnes zcela běžně více či méně ISM a naopak je výjimkou firma, mající dvě (a více) samostatných příruček pro každý systém managementu (pro každou normu) zvlášť. Tendenci směrem k ISM podporuje i třeba nedávno zveřejněná revize normy ISO 9001:2009, kdy bylo jedním z důvodů přepracování normy ISO 9001:2000 zavedení změn, které by zvýšily soulad této normy s ISO 14001:2005. Porovnání požadavků obou těchto systémů managementu ukazuje následující tabulka.

Porovnání prvků ISO 9001:2008 a ISO 14001:2004

ČSN EN ISO 14001:2005
Systémy environmentálního
managementu - specifikace s návodem
pro její použití.
ČSN EN ISO 9001:2009
Systémy managementu kvality -
požadavky.
0 Obsah, úvod 0 Úvod
1 Předmět normy 1 Předmět
2 Normativní odkazy 2 Citované normativní dokumenty
3 Termíny a definice 3 Termíny a definice
4 Požadavky na systém environmentálního managementu 4 Systém managementu kvality
4.1 Všeobecné požadavky 4.1 Všeobecné požadavky
4.2 Environmentální politika 5.3 Politika kvality
4.3 Plánování 5.4 Plánování
4.3.1 Environmentální aspekty 5.2 Zaměření na zákazníka
4.3.2 Právní a jiné požadavky - (shoda s požadavky na produkt)
4.3.3 Cíle a cílové hodnoty, programy 5.4.1 Cíle kvality
5.4.2 Plánování systému managementu kvality
4.4 Zavedení a provoz 7. Realizace produktu
4.4.1 Zdroje, úlohy, odpovědnost a pravomoc 5. Odpovědnost managementu
5.5.1 Odpovědnost a pravomoc
5.5.2 Představitel managementu
4.4.2 Výcvik, povědomí a odborná způsobilost 6.2.2 Kompetence, výcvik a vědomí závažnosti
4.4.3 Komunikace 5.5.3 Interní komunikace
4.4.4 Dokumentace 4.2 Požadavky na dokumentaci
4.4.5 Řízení dokumentů 4.2.3 Řízení dokumentů
4.4.6 Řízení provozu 6.3 Infrastruktura
6.4 Pracovní prostředí
7.2.1 Určování požadavků týkajících se produktu
7.2.2 Přezkoumání požadavků týkajících se produktu
4.4.7 Havarijní připravenost a reakce -
4.5 Kontrola 8. Měření, analýza a zlepšování
4.5.1 Monitorování a měření 8.1 Všeobecně
8.2 Monitorování a měření
4.5.2 Hodnocení souladu -
4.5.3 Neshoda, nápravná a preventivní opatření 8.3 Řízení neshodného produktu
4.5.5 Řízení záznamů 4.2.4 Řízení záznamů
4.5.4 Interní audit 8.2.2 Interní audit
4.6 Přezkoumání vedením 5.6 Přezkoumání systému managementu

Postup zavádění ISM

Následující příklad nastíní postup implementace ISM v organizaci. Jako u každého jiného projektu je na začátku třeba stanovit cíle, etapy, odpovědnosti, termíny a zdroje. V našem případě bude mít rámec projektu podobu harmonogramu implementace nebo-li zavádění ISM ve smyslu norem ISO 9001 a ISO 14001.

Vlastní harmonogram ukazuje přehledně následující tabulka.

Harmonogram implementace ISM

                                                 
Etapa Cil etapy/obsah Výstupy T O
1. Stanovení týmu Výběr pracovníků pro implementaci ISM. Pověření realizačního týmu.
2. Stanovení plánu projektu. Popis a termíny jednotlivých etap implementace. Plán implementace.
3. Úvodní přezkoumání, analýza procesů Úvodní analýza/analýza procesů, definování výchozího stavu souladu s požadavky QMS dle ISO 9001 a EMS dle ISO 14001 zejména ve vztahu k právním normám, definování výchozí struktury dokumentace. Zpráva z úvodní analýzy.
Výsledek analýzy SWOT.
Zahrnuje úvodní environmentální přezkoumání, výsledek analýzy procesů, stanovení priorit v další implementaci.
4. Zahájení přípravy dokumentace Vytvoření návaznosti na stávající dokumentaci, stanovení struktury dokumentace. Politika ISM.
Příručka integrovaného systému managementu.
Povinně dokumentované postupy.
Navazující dokumenty a záznamy.
5. Vytvoření systému sledování právních požadavků Rešerše právních a jiných požadavků.
Nastavení systému pro periodické hodnocení souladu s požadavky právních a jiných předpisů.
Dokumentovaný postup k vytvoření a aktualizaci registru právních požadavků.
Registr právních (a jiných) požadavků.
6. Analýza aspektů dopadů na životní prostředí Stanovení metodiky, určení významných environmentálních aspektů a dopadů na EMS pro další plánování cílů a programů. Dokumentovaný postup k vytvoření a aktualizaci registru aspektů včetně metodiky hodnocení.
Registr aspektů.
Cíle a programy EMS.
7. Implementace požadavků/ řízení provozu z hlediska EMS Zavedení systému odpadového hospodářství.
Zavedení systému monitorování a měření.
Pravidla pro nakládání s CHLP.
Obaly a odpady z obalů.
Zásady OŽP pro pracovníky.
Plán monitorování a měření.
Postupy (pracovní instrukce).
Vizualizace instrukcí.
Školení a výcvik pracovníků.
8. Implementace požadavků/ řízení provozu Implementace dokumentace do stávající struktury.
Implementace požadavků QMS.
Školení pracovníků.
Schválená dokumentace.
Doplnění záznamů.
Školení pracovníků.
Úprava postupů realizace.
Monitorování procesů.
9. Kontrola Ověření shody formou interního auditu integrovaného systému managementu. Roční program.
Jmenování auditního týmu.
Výcvik auditorů.
Realizace IA, záznamy.
Hodnocení výsledku.
10. Přezkoumání ISM vedením. Podklady a vzor přezkoumání systému vedením. Zpráva pro přezkoumání.
Závěry z přezkoumání.
Opatření ke zlepšení.
11. Realizace opatření Navržení NO/PO na základě IA a přezkoumání. Záznamy o NO/PO.
12. Certifikace Certifikační audit třetí stranou (certifikačním orgánem). Certifikát shody.
Identifikace potenciálu ke zlepšení.

Legenda:
IA: interní audit, NO/PO: nápravná/preventivní opatření, T: termín, O: odpovídá; CHL: chemické látky a přípravky, OŽP: ochrana životního prostředí.

Nyní si projdeme postupně jednotlivé etapy našeho harmonogramu na příkladu fiktivní firmy.

Příklad ISM

Nazev: Novak a syn, s.r.o.
Oblast podnikani: prováděni staveb včetně jejich změn a odstraňováni, projektová činnost ve výstavbě.
Specializace: pozemní stavby (bytová a občanská výstavba zejména v oblasti výstavby rodinných domů)..
Zákazník: soukromá osoba (investor), stavební firma (generální dodavatel stavby).
Požadavek: implementace ISM dle normy ISO 9001:2008 a ISO 14001:2004.
Důvod: požadavek zadavatele zakázky (výběrové řízeni).

1. Stanovení týmu

Členové realizačního týmu pro projekt implementace a jejich úlohy (resp. odpovědnosti a pravomoci ve vztahu k projektu) jsou následující:

Manažer ISM pověřený vedením (zaměstnanec společnosti)

Odpovědnosti:

  • za komunikaci s externím poradcem,

  • za poskytnutí odbornému poradci veškeré možné součinnosti, směřující ke splnění jednotlivých etap projektu včetně požadované dokumentace, informací a dalších dokladů vztahujících se k projektu implementace ISM,

  • za zajištění/umožnění poradci přístupu k pracovištím firmy,

  • za uplatňování jednotlivých požadavků ve vnitřním prostředí firmy,

  • za přenos a podávání zpráv o výsledcích jednotlivých etap směrem k vedení firmy.

Pravomoc:

  • udělovat pokyny příslušným pracovníkům firmy ve věci implementace odsouhlasených kroků projektu,

  • kontrolovat činnost poradce,

  • schvalovat jednotlivé dílčí etapy projektu.

Odborný poradce (externí odborně způsobilý pracovník poradenské firmy)

Odpovědnost:

  • za odborné vedení projektu implementace ISM,

  • za řízení a kontrolu realizace jednotlivých etap ve firmě,

  • za průběžné seznamování s dílčím zpracováním projektu a podávání relevantních informací, případně vysvětlení pověřenému manažerovi ISM,

  • za dodržení závazku mlčenlivosti a zachování obchodního tajemství.

Pravomoc:

  • zúčastnit se na úkonech realizace etap projektu, prováděných v prostorách firmy, vstupovat do provozu a k důkazním materiálům,

  • nahlížet do dokumentace a záznamů firmy.

2. Stanovení plánu

Viz etapy 3 až 12 z našeho vzorového harmonogramu.

3. Úvodní přezkoumání (analýza procesů)

Cíl etapy:

Cílem úvodní analýzy je zejména:

  • identifikování potřeb organizace, požadavků a cílů vedení, požadavků zákazníků,

  • současné řídicí a provozní metody (procesy, nástroje, organizace),

  • shoda s relevantními požadavky norem,

  • soulad s relevantními požadavky zákonných předpisů,

  • stanovení rozdílů mezi současným stavem organizace a identifikovanými cíli,

  • stanovení věcných a časových priorit.

K dosažení cílů použijeme následující nástroje

  • úvodní analýzu (SWOT),

  • analýzu procesů,

  • prověření výchozího stavu souladu s požadavky QMS dle ISO 9001 včetně souvisejících právních předpisů,

  • prověření výchozího stavu souladu s požadavky EMS dle ISO 14001 včetně souvisejících právních předpisů,

  • analýzu výchozí struktury dokumentace.

Postup:

V rámci úvodního přezkoumání použijeme několik jednoduchých nástrojů. Budou to analýza SWOT pro stanovení priorit, dále řízená diskuse (pohovor) s vybranými pracovníky pro zmapování stávajících procesů ve firmě, stavu organizační struktury a stávající dokumentace, dále analýza stavu plnění relevantních právních předpisů, nakonec místní šetření v prostorách firmy včetně tzv. "dočasného pracoviště“, tj. návštěva administrativního zázemí (kanceláří), skladu, dílny, stavebního dvora a stavby, pro zjištění momentálního stavu realizace produktu, řízení provozu a plnění požadavků příslušných právních předpisů ve vazbě na ochranu životního prostředí.

Požadovaný výstup:

  1. výsledek analýzy SWOT,

  2. mapa procesů,

  3. posouzení výchozího stavu souladu s požadavky QMS dle ISO 9001,

  4. rešerše požadavků právních předpisů, norem a normativních požadavků ve vztahu k poskytovanému produktu a ochrany ŽP,

  5. zpráva z úvodního environmentálního přezkoumání,

  6. seznam stávající dokumentace,

  7. stanovení priorit v další implementaci.

Komentář k jednotlivým bodům úvodního přezkoumání (analýzy):

Výsledek analýzy SWOT

a) Výsledek analýzy SWOT

Pozn.: pro doplnění uvádíme, že tzv. SWOT analýzu lze využít pro účely diagnostiky vnějšího i vnitřního prostředí a pro vytipování důležitých aspektů plánování procesů, resp. systému managementu. Postup je následující:

  • Hodnotí se silné a slabé stránky (SW) - strengths, weaknesses, zejména se zaměřením na interní prostředí firmy, a příležitosti a hrozby (OT) - opportunities, threats, zejména se zaměřením na externí prostředí firmy.

  • Analýza SWOT se běžně využívá v marketingové praxi, kde se tvoří ze souboru potřebných externích i interních analýz firmy.

  • Silné a slabé stránky hodnotí vnitřní parametry procesu.

  • Příležitosti a hrozby se vztahují k vnějšímu prostředí, tj. vyhodnocují faktory, které nejsou v převážné míře přímo ovlivnitelné organizací.

  • Jsou řazeny podle důležitosti, jakou jim členové pracovní skupiny přiřadili.

Výsledek z našeho příkladu může mít následující jednoduchou podobu:

Co z analýzy vyplývá?

Pro další plánování jsou vytipovány následující důležité aspekty:

  1. Zajistit alespoň 2 autorizované techniky/inženýry ve výstavbě pro splnění požadavků zákona č. 183/2006 Sb., stavební zákon, v pl. zn. (nejlépe doplnění kvalifikace vytipovaných dvou stávajících pracovníků firmy).

  2. Systémově ošetřit sledování aktuálních právních a jiných předpisů v oblasti působnosti firmy.

  3. Systémově ošetřit oblast BOZP a PO (nejlépe externě odborně způsobilou osobou dle zákona č. 309/2006 Sb., zákon o bezpečnosti práce, v pl. zn.).

  4. Systémově ošetřit oblast ochrany životního prostředí (nejlépe externě poradenskou firmou).

  5. Systémově ošetřit oblast pohledávek (nejlépe navázat kontakt s firmou v oblasti řešení a vymáhání pohledávek, vytvoření vzoru smlouvy o dílo, který by již tuto oblast ošetřoval preventivně).

  6. Registrace u SFŽP pro možnost uplatnění se v programu dotací na zateplování.

Mapa proces

b) Mapa procesů

Před zahájením implementace ISM musí mít realizační tým přiměřené znalosti o produktech a procesech organizace a o očekáváních vedení společnosti. Zejména externí pracovník - odborný poradce musí poznat a pochopit klíčové faktory vztahující se k oblastem, v nichž organizace působí, tedy v našem případě ke stavební výrobě, včetně pochopení následujících aspektů:

  • klíčové charakteristiky procesů a souvisejících produktů organizace,

  • identifikace posloupnosti a vzájemné součinnosti procesů organizace,

  • identifikace organizační struktury, funkcí a vztahů v organizaci, stávajících odpovědností a pravomocí.

Nástrojem pro zmapování a definování procesů, jejich vstupů, výstupů a návazností, zdrojů, postupů a kontroly je řízená diskuse (pohovor) s vybranými pracovníky, analýza stávající dokumentace ve firmě a její porovnání se skutečností, návštěva pracovišť, pozorování a dotazování se pracovníků. Výstupem bude v našem případě mapa procesů.

Příklad mapy procesů

V další části si ukážeme příklady podrobnější mapy jednotlivých procesů.

Další příklady mapy procesů

Typy procesů

Procesy, jejichž posloupnost a návaznost chceme v rámci vstupní analýzy při implementaci integrovaného (ale v podstatě jakéhokoli) systému řízení určovat, jsou v našem případě obecně následujícího typu:

• Procesy manažerských činností
• Procesy poskytování zdrojů
• Procesy realizační
• Procesy měření, analyzování a zlepšování
• Procesy činností na ochranu životního prostředí

V předchozí části této kapitoly jsme si nastínili obecnou mapu procesů jako výstup z úvodní analýzy procesů. Na tuto obecnou mapu navazují konkrétní příklady již podrobnější mapy jednotlivých procesů.

Problémy z praxe

V praxi se často setkáváme s velmi zjednodušeným znázorněním návaznosti procesů formou takovýchto map. V takto obecné rovině ale nejsou zřejmé následující požadavky:

  • Není jasná posloupnost a vzájemné působení těchto procesů.

  • Není vidět, jak jsou procesy v rámci celé společnosti aplikovány.

  • Není jasné, kdo zodpovídá za jaký proces, případně jeho část.

  • V jednotlivých procesech není vůbec zřejmý postup jeho realizace. (Jak probíhá např. obchodní činnost? Jak probíhá řízení firmy? Jak na sebe procesy navazují?)

  • Úplně chybí návaznost procesů z hlediska ochrany životního prostředí (nezapomínejme, že se jedná o integrovaný systém managementu kvality - QMS a environmentálního managementu - EMS).

  • Není znázorněna návaznost externě řízených procesů (outsourcing).

Takovým příkladem obecné mapy byla i naše mapa procesů z předchozího odstavce. K některým procesům z této mapy si nyní ukážeme další úroveň znázornění, tj. podrobnější mapu jednotlivých procesů, které si pro přehlednost označíme následovně:

Hlavní (realizační) procesy (viz třetí rámeček v prostředním sloupci naší mapy z minulé části):

  • RP 1 - Stavební výroba;

  • RP 2 - Projektování;

  • RP 3 - Obchodní činnost.

Prvním příkladem, kterému se budeme v této souvislosti věnovat, je RP 1 - Stavební výroba.

Podrobnější úroveň znázornění RP 1 včetně odpovědností za jednotlivé etapy procesu ukazuje následující obrázek, přičemž odpovědnosti jsou vidět v levé části mapy (část "realizuje“) a hlavní dokumenty včetně záznamů, které z příslušné činnosti vznikají, v pravé části (část "dokumenty“).

Mapa procesu RP 1 - Stavební výroba - příklad 1

Přestože není tato mapa stále úplně detailní, pokud se týká např. části "příprava realizace“ nebo "výstavba“, pro účely představy o návaznosti procesů, vstupech, výstupech, odpovědnostech a pravomocech je zcela dostačující. Může být navíc doplněna o odkazy na soubory dokumentů týkajících se jednotlivých etap, tj. o odkazy na související dokumentaci II. a III. vrstvy (směrnice, postupy, formuláře "před zahájením zakázky“ a "po zahájení zakázky“ atd.).

Příklad mapy RP 1 ještě doplňuje další obrázek, který již obsahuje komplexnější vymezení činností a dokumentů při realizaci stavební zakázky.

Mapa procesu RP 1 - Stavební výroba - příklad 2

Postup činností a dokumenty vzniklé při realizaci zakázky

V tomto našem druhém příkladu je už i zřejmá návaznost také na oblast environmentálního managementu (viz požadavek na přezkoumání environmentálních aspektů v části "příprava stavby“, požadavek na vedení evidence odpadů v části "realizace stavby“).

Výčet činností a příslušných dokumentů není jistě kompletní, také by zabíral podstatně více místa, ale pro představu týkající se této části, tedy analýzy procesů a následného výstupu - mapy procesů, jejímž cílem je identifikovat jednotlivé procesy, stanovit jejich posloupnost, pořadí, vzájemné působení a základní odpovědnosti, je podle našeho názoru dostatečně podrobný.

Outsourcing v mapě procesů

Externí proces

Dalším příkladem k této části bude druhý z realizačních procesů - RP 2 - Projektování.

Projektování je v podmínkách našeho fiktivního příkladu, Novák a syn, s. r. o., proces, kterému říká norma ISO 9001 externí nebo také outsourcing.

Připomeňme si, že externí proces je takový, který organizace potřebuje pro svůj systém managementu (kvality), ale z určitých důvodů se rozhodne jej realizovat mimo firmu, tzv. jej "vyvést“ z firmy neboli outsourcovat tuto činnost. Abychom mohli ve smyslu normy ISO 9001 považovat proces za externí, musí splňovat následující znaky:

  • Jedná se o proces ve smyslu procesního řízení, tj. jedná se o činnost (nebo soubor činností), u které můžeme definovat vstupy, způsob jejich přeměny na výstupy, zdroje a způsob řízení.

  • Jedná se o proces, který má vliv na shodu produktu s požadavky (v našem případě je produktem stavba nebo její část, takže kvalitní projekt zcela nepochybně vliv na kvalitu výsledné stavby má).

  • Jedná se o proces, za který nese vůči zákazníkovi odpovědnost naše firma (např. to vyplývá ze smlouvy nebo z podstaty realizace poskytovaného produktu).

  • Jedná se o proces, který je zcela realizován mimo firmu (tedy ne jejími zaměstnanci, ale pomocí externích zdrojů).

  • Jedná se o proces, nikoli jednoduchý nákup.

Požadavky na externí procesy

Pro další stanovování způsobu návaznosti a řízení v rámci integrovaného procesního managementu musíme dodržet pro externí proces následující požadavky:

  1. Za jeho výsledek zodpovídáme my (resp. v našem příkladě firma Novák a syn, s. r. o., přestože sama nemá projektanty a vlastní projekty nezpracovává; součástí smlouvy o dílo může být ale i zpracování např. dokumentace ke stavebnímu povolení).

  2. Stejně tak zodpovídáme za dodržení příslušných požadavků (zákazníka, zákonů a předpisů, naše vlastní...).

  3. Musí být stanoven způsob řízení externího procesu včetně způsobu kontroly, který může zahrnovat:

    • požadavek na kompetence pracovníků (v našem příkladu autorizovaný projektant);

    • požadavek na dodržení postupu (obecně může postup stanovit firma, která za proces odpovídá; v našem případě je postup daný zejména právními a normativními požadavky);

    • vstupní, mezioperační, výstupní kontrola (resp. přejímka);

    • přítomnost zaměstnance firmy u části realizace externího procesu (např. dohled přímo ve výrobě; v našem příkladu není nutné).

  4. Návaznost externího procesu musí být zřejmá už v mapě procesů (nebo v jiném dokumentu týkajícím se mapy procesů).

  5. Dohodnutý způsob řízení (viz bod 3.) je nutno dodržovat a pořizovat o tom důkazy v podobě stanovených záznamů.

Pokud použijeme mapu procesů v předchozím odstavci a doplníme ji o externě řízený proces RP 2, může vypadat následovně:

Příklad mapy procesů doplněný o znázornění externě řízeného procesu RP 2 a podpůrné procesy

Nakonec popíšeme stejným způsobem náš třetí realizační proces - RP 3 - Obchodní činnost. Opět si ukážeme výsledek analýzy tohoto procesu na zjednodušené mapě procesů.

Mapa procesu RP 3 - Obchodní činnost

Shrnutí

Shrneme-li tuto etapu implementace systému integrovaného procesního managementu, jejím cílem bylo:

  1. získat přiměřené znalosti o produktech a procesech organizace a o očekáváních vedení společnosti,

  2. poznat a pochopit klíčové charakteristiky procesů a souvisejících produktů organizace,

  3. identifikovat posloupnosti a vzájemné součinnosti procesů organizace,

  4. identifikovat organizační strukturu, funkce a vztahy v organizaci, stávající odpovědnosti a pravomoci.

Lze konstatovat, že fáze 1 až 3 by mohly být pro tuto chvíli považované za dokončené s tím, že výstupem je navržená mapa procesů, která má obecnou část jako celek a podrobné části - mapy jednotlivých procesů včetně stanovení odpovědností za tyto procesy a jejich části, a dále stanovení jednotlivých činností a dokumentů k nim potřebných. V dalších etapách implementace se samozřejmě tento výstup bude dále zpřesňovat a ani v budoucnu nebude nikdy definitivní tak, jak se bude vyvíjet a měnit organizace a okolní prostředí.

Organizační struktura

Informace k fázi 4 obvykle vyplynou z analýzy procesů, jelikož identifikace struktury a vztahů v organizaci je s návazností procesů neoddělitelně propojená. Výstupem může být v tomto případě organizační struktura spolu s definováním hlavních odpovědností a pravomocí, které je třeba doplnit o chybějící aspekty - např. odpovědnosti v rámci ochrany životního prostředí. Výsledek je vidět na následujícím příkladu.

Organizační schéma stavební firmy Novák a syn, s. r. o. a tabulka odpovědností a pravomocí - výtah z organizačního řádu

 
Směrnice Vydání: 1/2010
Změna: -
ORGANIZAČNÍ ŘÁD Účinnost: 1. 6. 2010
Strana: x/x

Účel

Účelem organizačního řádu je stanovit organizaci a řízení společnosti, odpovědnosti a pravomoci jejích vedoucích zaměstnanců, seznámit zaměstnance s vnitřním uspořádáním společnosti Novák a syn, s. r. o. (dále též pouze společnost), s kompetencemi, vztahy mezi funkcemi, zodpovědnostmi a pravomocemi.

Oblast platnosti

Tato směrnice je závazná v rozsahu celé společnosti Novák a syn, s. r. o.

Definice pojmů

  • Vrcholové vedení - osoba nebo skupina osob, která na nejvyšší úrovni vede a řídí organizaci. V organizaci Novák a syn, s. r. o., je tímto vrcholovým vedením jednatel a ředitel společnosti.

  • Společnost - skupina zaměstnanců a vybavení s uspořádáním odpovědností, pravomocí a vztahů. V rámci společnosti Novák a syn, s. r. o., je používán termín: "společnost“ nebo "organizace“.

  • Organizační struktura - stanovení odpovědností, pravomocí a vztahů mezi zaměstnanci.

  • Pracovní prostředí - soubor podmínek, za kterých se práce provádí, zahrnující fyzikální, sociální a psychologické faktory a faktory prostředí.

Příslušnosti

Každý pracovník společnosti je povinen dodržovat ustanovení řídicí dokumentace všech stupňů. Průběžnou kontrolu dodržování platné řídicí dokumentace provádí vedoucí pracovníci na všech stupních řízení. Ti současně zodpovídají za dodržování zásad stanovených v této směrnici, zabezpečení dostupnosti a seznámení pracovníků s obsahem řídicí dokumentace včetně změn.

Základní údaje - identifikace společnosti

Název: Novák a syn, s. r. o.

Sídlo: Praha 4

IČ: xxx xx xxx

DIČ: CZ xxx xx xxxxx

Statut organizace je vymezen zápisem v obchodním rejstříku: Městský soud v Praze, oddíl C, vložka xxxxx

Soustava organizačních a řídicích norem

Základní řídící normou společnosti je společenská smlouva vymezující práva a povinnosti orgánů společnosti, kterými jsou:

  • valná hromada,

  • jednatel.

Způsob řízení a organizační strukturu výkonných složek společnosti upravuje tento organizační řád. Organizační řád stanoví organizační strukturu a kompetence jednotlivých útvarů (zaměstnanců) společnosti. Organizační řád je závazný pro všechny zaměstnance a útvary společnosti.

Dalšími závaznými normami spolupůsobícími v oblasti řízení společnosti jsou zejména:

  • příručka integrovaného systému managementu dle ISO 9001 a ISO 14001,

  • směrnice a postupy,

  • jednorázová interní opatření,

  • rozhodnutí vedení,

  • schválené pracovní a technologické postupy,

  • návody k obsluze strojů a zařízení,

  • zákonné pracovní, bezpečnostní a požární předpisy,

  • místní provozní bezpečnostní předpisy,

  • ceníky,

  • závěry z kontrolní činnosti.

Organizační vztahy

........

Organizační vztahy jsou dány organizačním schématem uvedeným v příloze 1 tohoto organizačního řádu.

Odpovědnosti a pravomoci

....

Odpovědnosti a pravomoci jsou dány obecně tabulkou uvedenou v příloze 2 tohoto organizačního řádu. Podrobně jsou pak zpracovány formou popisu pracovního místa, který tvoří přílohu pracovní smlouvy a je uložený v personální složce příslušného pracovníka.

Příloha 1 organizačního řádu - organizační schéma firmy Novák a syn, s. r. o.

Příloha 2 organizačního řádu - tabulka kvalifikačních požadavků, odpovědností a pravomocí firmy Novák a syn, s. r. o.

Pracovní místo Kvalifikační požadavky Odpovědnosti Pravomoci
Ředitel společnosti • VŠ vzdělání,
• praxe v oboru 4 roky,
• organizační a řídicí schopnosti,
• řidičské oprávnění sk. "B“.
Řídí chod firmy, vystupuje a jedná jménem firmy navenek. Udělovat pokyny ve smyslu řízení firmy, rozhodovat a jednat jménem firmy směrem dovnitř i navenek.
Jednat se zákazníky o podmínkách spolupráce, uzavírat obchodní smlouvy.
Představitel vedení • Střední všeobecné nebo ÚSO vzdělání,
• praxe v oboru 2 roky,
• znalost požadavků ISO 9001:2008 a ISO 14001:2004,
• znalost normy ISO 19011,
• organizační schopnosti,
• komunikativnost,
• řidičské oprávnění sk. "B“.
Odpovídá za zajištění implementace, uplatnění a udržování funkčního a účinného systému managementu v souladu s požadavky ISO 9001 a ISO 14001 a souvisejícími požadavky předpisů/norem, normativních dokumentů a za zajištění zpracování zpráv o stavu QEMS vedení společnosti. Udělovat nezbytné pokyny v souvislosti s vytvořením, uplatněním a udržováním funkčního a účinného QEMS.
Rozhodovat o průběhu a realizaci interního auditu.
Přípravář, rozpočtář • SPŠ stavební nebo technického směru,
• praxe min. 2 roky,
• řidičské oprávnění sk. "B“.
Příprava realizace, tvorba rozpočtu.
Vedení záznamů k zakázkám.
Komunikace se zákazníky.
Komunikace s dodavateli.
Stavbyvedoucí • Autorizace v oboru pozemní stavby dle zák. č. 360/1992 Sb.,
• praxe 5 let v oboru,
• řidičské oprávnění sk. "B“.
Proces stavební výroby.
Vyřizování reklamací.
Komunikace se zákazníky.
Komunikace s dodavateli.
Řízení stavebních čet.
Obchodník • Komunikativnost,
• operativnost,
• organizační a řídicí schopnosti,
• řidičské oprávnění sk. "B“.
Proces obchodní činnosti.
Realizace marketingového plánu.
Příprava smluv.
Jednání s potenciálními zákazníky.
Interní auditor
QEMS
• Držitel certifikátu "interní auditor kvality a EMS“,
• prokazatelná praxe v oblasti auditování,
• praxe 5 let v oblasti řízení jakosti a/nebo EMS.
Odpovídá za realizaci interního auditu v termínu dle schváleného ročního programu interních auditů společnosti. Nahlížet do dokumentů, zjišťovat důkazy o plnění požadavků ISO 9001/ISO 14001 ve společnosti.
Administrativní
pracovnice, účetní
• Odpovídající vzdělání a praxe v oblasti administrativních prací, účetní agendy. Odpovídá za zpracování mzdové a účetní agendy společnosti.
Zajišťuje administrativní chod firmy.
Nahlížet do souvisejících dokumentů společnosti.
Bezpečnostní
technik
• Doklad odborně způsobilé osoby v prevenci rizik. Na základě dohody s vedením společnosti odpovídá zazajištění BOZP ve společnosti. Provádět kontroly BOZP na všech pracovištích.
Nahlížet do souvisejících dokumentů společnosti.
Ekolog • SŠ vzdělání,
• praxe 2 roky v oboru.
Vedení evidence odpadů, zpracování ročního hlášení, dohled nad používáním nebezpečných chemických látek, monitoring plnění požadavků právních předpisů v oblasti ochrany životního prostředí Provádět kontroly v oblasti ochrany životního prostředí na všech pracovištích.
Nahlížet do souvisejících dokumentů společnosti.
Jednat s oprávněnými osobami (odpadářské firmy).

Tím je ukončena analýza procesů a může následovat další krok z úvodního přezkoumání, a to prověření výchozího stavu souladu s požadavky QMS dle ISO 9001 včetně souvisejících právních předpisů.

c) Posouzení výchozího stavu souladu s požadavky QMS dle ISO 9001

Soulad s požadavky QMS

K tomuto úkolu, jehož cílem je zmapovat míru shody stávajícího stavu systému řízení s aplikovatelnými požadavky normy ISO 9001, můžeme přistoupit formou jakéhosi interního auditu, nebo úvodního přezkoumání, kdy na základě zpracovaných otázek hledáme rozdíly mezi stávajícím stavem (= současnost) a optimálním stavem (= shoda se všemi požadavky normy ISO 9001 včetně souvisejících doplňkových požadavků a dokumentů). Výstupem bude seznam neshod, resp. opatření, která bude nutno realizovat tak, aby bylo dosaženo shody.

Poznámka k postupu

Pozn.: V našem postupu pro zjednodušení oddělíme tuto část od úvodního environmentálního přezkoumání, kterému se budeme věnovat dále v samostatné části, v praxi ale zkušený poradce nebo tým podílející se na přípravě může určité požadavky týkající se ISO 9001 a ISO 14001 hodnotit společně. Metodou získání informací bude opět pohovor s vybranými pracovníky dle organizační struktury a definovaných odpovědností, nahlížení do stávajících dokumentů a záznamů, návštěva provozu/výroby.

Abychom měli představu o způsobu posouzení, použijeme opět jednoduchý katalog otázek. Je již vyplněn s ohledem na stav naší fiktivní společnosti Novák a syn, s. r. o.

Příklad souboru otázek pro úvodní přezkoumání dle ISO 9001

                   
Požadavek/otázka ANO NE Poznámka
Identifikovala organizace procesy potřebné pro systém managementu?
Určila vzájemné působení těchto procesů?
Mapa
Jsou stanovena kritéria monitorování a měření? Pouze neformálně
Jsou identifikovány externě řízené procesy? Mapa
Obsahuje dokumentace aktualizované


Organizační řád, TP
Evidence na
sekretariátu
a) politiku a cíle?:
b) příručku?
c) dokumentované postupy?
d) potřebné dokumenty a záznamy (jaké - seznam)?
Existuje schválený postup pro řízení dokumentů a záznamů?
Jsou stanoveny doby uložení a archivace záznamů? Dosud se nic
neskartovalo
Je vymezeno vedení společnosti včetně odpovědností a pravomocí? Org. řád
Je pracovníkům k dispozici politika? Jsou s textem seznámeni? Nestanoveno
Jsou stanoveny cíle (na všechny organizační úrovně)?
Jsou pracovníci seznámeni? Znají je?
Nejsou
Je jmenován představitel vedení? Má dostatečné kompetence? Ředitel
Provádí se přezkoumání QMS vedením v stanovených intervalech?
Obsahuje povinné vstupy/výstupy?
Dosud ne
Jsou stanoveny kvalifikační požadavky, odpovědnosti a pravomoci
na všechny funkce ve společnosti?
Org. řád
Je plánován výcvik, školení? Částečně (vstupní)
Jsou k dispozici personální záznamy? Nekompletní
Je plánována údržba, kontroly, revize (budovy, vybavení, technika...)? Některé záznamy se
obtížně dohledávají,
chybí systém
Je pracovní prostředí na dobré úrovni, v souladu s legislativou?
Jsou důkazy o plánování zakázky? Harmonogram
Jsou dostatečně přezkoumávány požadavky zákazníka? Přezkoumání smluv
Jsou důkazy o schválení (potvrzení) objednávky zákazníka, podpis
smlouvy se zákazníkem?
Podpis smlouvy
Je dohledatelné zadání pro návrh? Nerealizuje se
Jsou etapy návrhu a vývoje jasně sledovatelné, jsou k dispozici záznamy? Nerealizuje se
Jsou k dispozici jasné výstupy z návrhu? Nerealizuje se
Je k dispozici aktuální seznam schválených dodavatelů? Nejsou záznamy
o hodnocení
Jsou dohledatelné záznamy k dodavatelům (smlouvy, objednávky, osvědčení, oprávnění, certifikáty...)? Částečně
Jsou dohledatelné záznamy k nakupovaným produktům (certifikáty, prohlášení o shodě...)?
Je aktualizovaný seznam zakázek? Účetní SW, kniha
zakázek
Je zpětně dohledatelný stanovený průběh zakázky včetně všech požadovaných záznamů? Částečně (není
stanoven obsah
složky k zakázce)
Je aktualizovaná evidence měřicích prostředků?
Jsou stanoveny termíny kalibrací, kontrol, odpovědnost? Je určen metrolog společnosti?
Částečně
(odpovědnost ano,
není seznam, není
plán kalibrací)
Jsou k dispozici karty měřidel (označení, kalibrační list, záznam o kontrole...)? Částečně (nejsou
záznamy o kontrole
informativních měřidel)
Jsou záznamy o vyhodnocení spokojenosti zákazníka? Pouze předávací
protokol
Provádí se nějakou formou interní audit? Pouze kontroly BOZP
Jsou stanovena kritéria monitorování procesů
? Jsou k dispozici analýzy dat?
Pouze ekonomické
analýzy
Jsou dispozici analýzy dat z monitorování produktu? Záznamy o kontrole
a zkouškách, není
KZP
Je k dispozici schválený postup k vyřizování reklamací?
Jsou k dispozici požadované záznamy k reklamacím? Někdy obtížně
dohledatelné
Je analýza dat o:
Spokojenosti zákazníka?
Shodě s požadavky na produkt?
Vývoji ukazatelů procesů, produktů?






Je dokumentovaný postup k nápravným opatřením?
Jsou záznamy o realizaci nápravných opatření?
Je dokumentovaný postup k preventivním opatřením?
Jsou záznamy o realizaci preventivních opatření? Zápisy z porad

Seznam neshod

Výstupem z úvodního přezkoumání bude zpráva obsahující seznam neshod, na které bude nutno navázat opatření k realizaci tak, aby bylo dosaženo shody požadavky normy ISO 9001. V našem případě bude obsahovat přinejmenším tyto položky:

  1. nejsou stanovena kritéria monitorování a měření, neprovádí se monitoring procesů;

  2. není zpracována příručka kvality;

  3. nejsou k dispozici dokumentované postupy pro:

    1. řízení dokumentů a záznamů,

    2. interní audit,

    3. řízení neshodného produktu,

    4. nápravná a preventivní opatření,

    5. reklamační řád;

  4. nejsou dokumentovány politika a cíle kvality;

  5. neprovádí se přezkoumávání vedením;

  6. nejsou kompletní personální záznamy včetně plánu školení;

  7. není systematicky plánována a prováděna údržba, prohlídky, kontroly a revize nářadí, strojů a zařízení, elektrických spotřebičů...;

  8. není systematicky ošetřena metrologie;

  9. nejsou záznamy k hodnocení a kvalifikaci dodavatelů;

  10. neprovádí se analýzy dat.

Dalším krokem z úvodní analýzy musí být zjištění, které právní požadavky se na společnost vztahují. Zde už budeme zkoumat předpisy jak po stránce realizace produktu (= stavební zákon a prováděcí předpisy), tak požadavky z hlediska ochrany životního prostředí vzhledem k tomu, že se jedná o integrovaný systém řízení kvality a ochrany životního prostředí.

d) Rešerše požadavků právních předpisů, norem a normativních požadavků ve vztahu k poskytovanému produktu

Požadavky právních předpisů

Rešerše požadavků právních předpisů

Informační zdroje jsou v tomto směru dnes poměrně bohaté, existuje řada odborných portálů poskytujících zdarma či za poplatek přístup k více či méně aktualizovanému souboru informací z oblasti právních požadavků. Ve fázi úvodního přezkoumání, pokud spolupracuje firma s kvalifikovaným poradcem, získá komplexní informaci včetně další návaznosti (tedy návod, jak má s touto informací dále naložit a co se ho konkrétně týká).

Je třeba si ale uvědomit, že nejde jen o počáteční analýzu, ale trvalou nutnost sledovat vývoj v této oblasti. Znamená to zejména:

  • stanovit odpovědnosti za oblast sledování a analýzy požadavků předpisů (buď kompletně, nebo po určitých částech různým odborným pracovníkům),

  • zajistit zdroje a postupy pro aktualizaci informací,

  • přenést případné změny, které z předpisů vyplývají, do praxe.

Popis činností lze doplnit např. do směrnice Řízení dokumentů, neboť jde o dokumenty externího původu, které jsou pro organizaci nezbytné, a tudíž je nutno je odpovídajícím způsobem řídit - pro příklad viz následující výtah:

 
Směrnice ředitele
SŘ 01
Vydání: 01/2010
Změna: a)
"Řízení dokumentů
a záznamů“
Účinnost: 1. 6. 2010
Strana: x/x

.....

Řízení externích dokumentů

Externí dokumentace je taková dokumentace, která se ve společnosti nevytváří, ale společnost je jejím působením či existencí ovlivňována. Jedná se zejména o následující dokumenty:

  1. právní předpisy - zákony, vyhlášky, výnosy, výměry, které se vztahují na činnosti společnosti,

  2. technické normy, specifikace, směrnice,

  3. návody k obsluze, manuály apod. k nakupovaným zařízením,

  4. dokumentace dodaná zákazníkem.

Aktualizaci dokumentů typu a) a b) zajišťuje představitel vedení ve spolupráci s technikem BOZP (pro oblast BOZP a PO), ekologem (pro oblast životního prostředí) a stavbyvedoucím (pro oblast týkající se stavebních předpisů) sledováním informací na internetu ( www.sbirka.cz ; www.cni.cz ; www.unmz.cz , www.ckait.cz apod.).

Právní předpisy jsou čtvrtletně aktualizovány v registru právních požadavků, technické normy v seznamu norem.

Dokumenty typu c) jsou uloženy, je-li to relevantní, v sekretariátu společnosti.

Dokumenty typu d) jsou uloženy a případně zpracovány v rámci zakázky.

Soulad s legislativou

Právními předpisy, které se naší firmy týkají, jsou tedy směrnice, nařízení, rozhodnutí..., zveřejněné v Úředním věstníku EU, dále zákony, nařízení vlády a vyhlášky zveřejněné ve Sbírce zákonů ČR, dále různé výnosy, výměry, povolení, rozhodnutí správních orgánů, které se vztahují na činnosti společnosti. Je nepochybné, že každý (nejen podnikatelský) subjekt musí (měl by?) svou činnost vykonávat v souladu s požadavky z právních předpisů vyplývajícími. Pro úplnost si ale také doplňme, jaký vztah k plnění právních předpisů mají obě normy, které bereme v našem příkladu v úvahu.

Požadavky právních předpisů směrem k ISO 9001

Právní předpisy a ISO 9001

Norma ISO 9001 v tomto směru specifikuje požadavky:

  • na systém managementu kvality tam, kde "organizace potřebuje prokazovat svou schopnost trvale poskytovat produkt, který splňuje... aplikovatelné požadavky zákonů a předpisů“ (viz čl. 1.1);

  • prostřednictvím požadavku na komunikaci (z hlediska angažovanosti a odpovědnosti vedení firmy) v organizaci o tom, "jak je důležité plnit ... požadavky zákonů a předpisů“ (viz čl. 5.1 písm. b);

  • prostřednictvím určování požadavků na produkt mj. z hlediska zákonů a předpisů aplikovatelných na produkt (viz čl. 7.2.1 písm. c);

  • z hlediska návrhu a vývoje, kde je nutno vzít v úvahu jako součást zadání "aplikovatelné požadavky zákonů a předpisů“ (viz čl. 7.3.2 písm. b).

Obecně se tedy ve smyslu normy ISO 9001 zaobíráme požadavky zákonů a předpisů, které se týkají výrobku nebo poskytované služby, v našem příkladu stavební výroby.

Požadavky právních předpisů ve smyslu ISO 14001

Právní předpisy a ISO 14001

V případě normy pro oblast environmentálního managementu se této problematiky týká přímo viz Rozvoj lidských zdrojů - Proces adaptace nového zaměstnance - "Požadavky právních předpisů a jiné požadavky“. Po organizaci je požadováno, aby na základě schváleného stanoveného postupu:

  • identifikovala příslušné právní (a "jiné“) požadavky, které se jí týkají;

  • určila, jak jsou pro ni uplatnitelné;

  • vzala je v úvahu při vytváření, uplatnění a zlepšování systému environmentálního managementu.

Registr legislativy

Norma ISO 14004: "Systémy environmentálního managementu - Všeobecná směrnice k zásadám, systémům a podpůrným metodám“ podává bližší návod k řízení přístupu např. formou udržování aktualizovaného registru (seznamu) příslušných požadavků právních předpisů. Protože tento způsob udržování informací je přehledný a v praxi často používaný, příklad takového registru je v následující tabulce.

Registr právních požadavků stavební společnosti Novák a syn, s. r. o.

Stavebnictví

       
Číslo
předpisu
Název předpisu Novelizace Nabytí
účinnosti
416/2009 Zákon o urychlení výstavby dopravní infrastruktury27. 11. 2009
398/2009 Vyhláška o obecných technických požadavcích zabezpečujících bezbariérové užívání staveb18. 11. 2009
268/2009 Vyhláška o technických požadavcích na stavby26. 8. 2009
264/2009 Nařízení vlády o bezpečnostních požadavcích na tunely pozemních komunikací delší než 500 metrů1. 9. 2009
146/2008 Vyhláška o rozsahu a obsahu projektové dokumentace dopravních staveb 14. 5. 2008
23/2008 Vyhláška o technických podmínkách požární ochrany staveb 1. 7. 2008
276/2007 Vyhláška o kontrole účinnosti kotlů 1. 11. 2007
277/2007 Vyhláška o kontrole klimatizačních systémů 1. 1. 2009
526/2006 Vyhláška, kterou se provádějí některá ustanovení stavebního zákona ve věcech stavebního řádu 2006
501/2006 Vyhláška o obecných požadavcích na využívání území 269/2009 2006
26. 8. 2009
499/2006 Vyhláška o dokumentaci staveb 2006
498/2006 Vyhláška o autorizovaných inspektorech 2006
183/2006 Stavební zákon 68/2007
191/2008
223/2009
379/2009
4. 4. 2007
3. 6. 2008
28. 12. 2009
2. 1. 2010
360/1992 Zákon České národní rady o výkonu povolání autorizovaných architektů a o výkonu povolání autorizovaných inženýrů a techniků činných ve výstavbě 189/2008
357/2008 ÚZ
1. 7. 2008
77/1965 Vyhláška ministerstva stavebnictví o výcviku, způsobilosti a registraci obsluh stavebních strojů 1965

BOZP

   
Číslo
předpisu
Název předpisu Novelizace Nabytí
účinnosti
73/2010 Vyhláška o stanovení vyhrazených elektrických technických zařízení, jejich zařazení do tříd a skupin a o bližších podmínkách jejich bezpečnosti
(vyhláška o vyhrazených elektrických technických zařízeních)
1. 6. 2010
3/2010 Vyhláška o stanovení obsahu a časového rozmezí preventivních prohlídek1. 2. 2010
1/2008 Nařízení vlády o ochraně zdraví před neionizujícím zářením 106/2010 30. 4. 2008
1. 5. 2010
361/2007 Nařízení vlády, kterým se stanoví podmínky ochrany zdraví při práci 68/2010 1. 1. 2008
1. 5. 2010
592/2006 NV o podmínkách akreditace a provádění zkoušek z odborné způsobilosti 2006
591/2006 NV o bližších minimálních požadavcích na bezpečnost a ochranu zdraví při práci na staveništích 2006
393/2006 Vyhláška o zdravotní způsobilosti 407/2008 20. 11. 2008
309/2006 Zákon o zajištění dalších podmínek BOZP 362/2007
189/2008
223/2009
1. 1. 2008
1. 7. 2008
28. 12. 2009
266/2006 NV, kterým se stanoví seznam nemocí z povolání (zákon o úrazovém pojištění zaměstnanců) 218/2007 22. 8. 2007
148/2006 NV o ochraně zdraví před nepříznivými účinky hluku a vibrací 2006
379/2005 Zákon k ochraně před škodami působenými tabákem, alkoholem a návykovými látkami 2005
362/2005 NV o požadavcích na BOZP při nebezpečí pádu 2005
101/2005 NV o podrobnějších požadavcích na pracoviště a pracovní prostředí 2005
67/2005 Sb. NV o úpravě náhrady za ztrátu na výdělku po skončení pracovní neschopnosti vzniklé pracovním úrazem nebo nemocí z povolání 2005
64/2005 Vyhláška o evidenci úrazů dětí, žáků a studentů 57/2010 1. 4. 2010
406/2004 NV o bližších požadavcích na zajištění bezpečnosti a ochrany zdraví při práci v prostředí s nebezpečím výbuchu 2004
Nahrávám...
Nahrávám...