dnes je 6.7.2022

Input:

Modelování procesů

29.1.2010, , Zdroj: Verlag Dashöfer

3.2.2
Modelování procesů

Doc. Ing. Alois Fiala, CSc.

Evidence

Doba nestabilní poptávky

Zviditelnění průběhu zakázek

Model procesu

Činnosti v organizaci musí být přiměřeně řízeny, aby přinášely dostatečné efekty, důležité pro existenci a další rozvoj. Zatímco jednoduché zakázky na úrovni živnostenského podnikání stačí sledovat jen přes účetní evidenci (technologii živnostník dokonale zná a sám ji provádí), ve větších organizacích je průběh zakázky rozdělen, neprobíhá na jednom místě, podílí se na něm více lidí. Sledování cestou účetní evidence je nepřehledné (účtová osnova slouží především k evidenci majetku a jeho zdaňování) a hlavně vždy mimo reálný čas - až po účetním uzavření obchodního případu lze pomocí vstupních/výstupních relací vyhodnotit úspěšnost či neúspěšnost tohoto případu. Tento způsob je postačující v situaci ustáleného toku zakázek, smluvně zajištěného alespoň na jeden rok dopředu a průběžného doplňování zakázek na potřebný objem. V době nestabilních poptávek, ať už z jakýchkoliv důvodů (změna zákaznických zvyklostí, vstup nových konkurentů, projektové "štvanice“ apod.), je takové řízení nevyhovující. Pocity manažera lze v takové situaci přirovnat k pocitům řidiče auta, jedoucího v hustém provozu vysokou rychlostí, za prudkého deště a s pomalu (nebo v režimu cyklování) jdoucími stěrači - zdá se mu, že stěrače pracují ještě pomaleji než ve skutečnosti, protože relativně dlouhou dobu se musí rozhodovat, aniž by měl potřebné informace (tuší kolem seba další auta, ale nevidí je, protože okna má zaplavena vodou; čekání na setření stěračem se zdá nekonečné). Pomůckou je zviditelnění průběhu zakázky, aby bylo možné sledovat jej průběžně (v reálném čase) a v případě nutnosti moci adekvátně zasáhnout. Stačí připomenout panely na stěnách velínů, kde se světelnými signály se zobrazuje aktuální stav průběhu výrobního procesu a případně také hodnoty monitorovaných veličin. Panel bývá vybaven i havarijní signalizací - dojde-li v některém místě k odchylce provozních parametrů od nastavených, je obsluha opticky, akusticky i jinak na tento stav upozorněna. Co takový panel zobrazuje? Schematicky znázorňuje místa, kde se odehrávají jednotlivé činnosti, a zpravidla zapínáním signálních světel informuje o stavu v daném okamžiku; je tedy zřejmá jednak poloha, jednak časový průběh (posloupnost) činností tvořících určitý proces. Sotva si však představíme, že by se takový panel vyráběl pro řízení např. procesu marketingu, vývoje a návrhu apod. Avšak i tyto procesy je dnes v řadě případů nutné řídit, protože právě tam mohou být založeny zásadní chyby, vedoucí k neúspěchu celé zakázky (přestože ve výrobě nebude ani jediná chyba). Je tedy vhodné (ne-li životně důležité) mít zpracovaný model celého procesu tak, aby umožňoval rychlou orientaci pro potřeby řízení. Významnou součástí modelu je mapa procesu, která znázorňuje jeden z hlavních atributů procesu - jeho časový průběh; vše ostatní je v té chvíli méně důležité. Především je třeba vědět, co se má právě teď (kdy) udělat; když správně rozhodneme o tomto, pak již snáze rozhodneme (naplánujeme), kdo a na čem to má udělat. Mapa procesu tedy má posloužit manažerovi k lepší orientaci na cestě k cíli procesu (starším pojmenováním procesu v češtině je pochod). Z toho vyplývá několik praktických postřehů k tomu, jak by měla správná mapa vypadat:

Mapa procesu

  • podrobnost jen taková, aby zajistila dostatečnou orientaci (kde se právě nacházíme a jaký krok máme udělat jako následující);

  • přehlednost je důležitější než přílišná podrobnost;

  • u každého procesu musí být znám jeho cíl (cesta má smysl, když někam vede);

  • složité procesy je vhodné mapovat v několika úrovních rozlišení (menší rozlišení nedává dost informací pro dílčí činnosti, ale poskytuje celkový přehled - celá cesta z výchozího místa do cíle; větší rozlišení sice poskytuje dostatek informací k provedení činnosti, ale může chybět dohlednost cíle; kombinace map v několika úrovních rozlišení tento problém oslabuje).

Postup pro modelování procesu

Doporučený postup pro modelování procesu - jde o sled kroků, jenž zaručuje důležitý předpoklad - při zpracování každého kroku má řešitel k dispozici všechny potřebné informace, které potřebuje (nebo si může opatřit) a výsledkem jsou informace potřebné pro řešení kroku následujícího:

Identifikace zákazníka

  1. Identifikace zákazníka - splnění požadavků zákazníka (vnější, vnitřní) je cílem procesu. Zákazník zná (měl by znát) specifikace produktu, jejichž splnění bude považovat za dosažení kvality. Znalost skutečného zákazníka je základním předpokladem úspěšně vytvořeného procesu, je to šance neřešit nějaký zástupný problém. Chceme-li efektivně realizovat nějaký proces, musí předem znát jeho zákazníka; v opačném případě riskujeme zbytečnou práci a zbytečné náklady.

Úplný popis produktu

  1. 2. Úplný popis produktu - zákazník vždy požaduje produkt s určitou užitnou hodnotou (vlastnosti, funkce), která uspokojí jeho potřebu. Splnění této základní podmínky je ničím nenahraditelné - "mám-li hlad a chuť na určité jídlo, pak to nevyřeší ani zlatý šperk, ale jen a pouze určité jídlo“. K těmto požadavkům se připojují další - např. aby produkt kromě základních vlastností splňoval požadavek neškodnosti vůči životnímu prostředí, sám nebyl svými vlastnostmi nebezpečný pro svého uživatele ("CE“), aby dovoloval dodržování zásad bezpečné práce (BOZP) apod. Řada těchto aspektů musí být zajištěna vlastnostmi produktu (inherentními znaky), ale jejich existence nemusí být přímo patrná; k produktu nutno připojit informaci (značka CE, příbalový leták, návod k obsluze), která uživatele o dodržení těchto požadavků informuje. Stejně jako (inherentní) vlastnosti, tak i tyto dodatečné informace nevzniknou samy, ale musí být v patřičné fázi procesu vytvořeny a umístěny na vhodný nosič.

Vytvoření mapy procesu

  1. 3. Vytvoření mapy procesu - jde o zobrazení jednotlivých částí (podprocesů, činností) procesu podle jediného hlediska - časová posloupnost. Je to velmi výhodné zjednodušení, které umožňuje soustředit se pouze na to, "CO“ se musí v daném čase vykonat, aby vznikl produkt s požadovanými vlastnostmi. Navíc je to zjednodušení přípustné a zcela "neškodné“. Aby produkt získal požadované vlastnosti, je jednoznačně nezbytné, aby proběhly určité transformace. Kdo a na čem tyto transformace uskuteční, je volitelné podle možností, podle okolností. Ve výroku "CO“ jsou totiž implicitně obsaženy předpoklady potřebných zdrojů. Každá činnost (proces) je podmíněna existencí vhodných zdrojů, ovšem často jsou tyto zdroje alternativní. Mezi nimi lze vybírat - poté, kdy se rozhodne o posloupnosti procesů, jak optimalizovat např. podle disponibilních zdrojů. Pokud nějaké zdroje vůbec neexistují, pak odpovídající proces nelze uskutečnit, nelze vytvořit dotyčné vlastnosti, zkrátka produkt je za takových okolností nemyslitelný. Přehledná mapa procesu je pro manažera užitečná a potřebná kvůli snadné orientaci (stejně jako výtah z mapy znázorňující trasu s orientačními body, bez zbytečně rozptylujících podrobností pro turistu při cestě neznámým terénem).

Identifikace zdrojů

  1. 4. Identifikace zdrojů - máme-li zformovaný názor na možnou variantu procesu, je na místě posoudit jeho proveditelnost. Ta závisí na disponibilních zdrojích - lidských, infrastruktuře, prostředí. Zatímco při mapování procesu je dobré neomezovat se zdroji (určitá míra fantazie může vést k novým objevům), v této fázi je nutné realisticky sestoupit "na zem“ a kriticky zvážit, co je k dispozici pro věcně správnou a ekonomicky přijatelnou realizaci procesu. V případě, že se ukáže nedostupnost určitého zdroje, musí se přehodnotit navržený proces s ohledem na dostupné zdroje - iterační postup. Nejprve je zvoleno možné řešení procesu, to se následně přehodnotí podle dostupnosti zdrojů. Obrácený přístup by mohl vést ke stanovení "jediné možné cesty“, zatímco doporučený postup iniciuje navrhování více variant řešení, a proto dává šanci na nové objevy.

Dimenzování zdrojů

  1. 5. Dimenzování zdrojů - stanovení potřebných kapacit. V podnikatelském záměru je obsažen předpoklad realizace zakázek určitého objemu v určitých termínech. Kapacita zdrojů musí být dostatečná, aby se přijatý závazek dal splnit. Při sjednávání konkrétní zakázky je nutné ověřit, zda lze splnit zadání v požadovaném termínu a rozhodnout o případném využití externích zdrojů (kooperace, outsourcing). Při výpočtech se musí počítat s tím, že počet pracovních dnů je v běžném roce nižší než kalendářních. Pro analýzu "průchodnosti“ zakázky je dále třeba znát pracnosti jednotlivých činností, tj. spotřebu času na jejich řádné uskutečnění, aby byl dodržen správný technologický postup a produkt získal požadované vlastnosti (inherentní znaky). Také v tomto kroku může nastat situace, že bude nutné přehodnotit původně navržený proces (nová iterace).

Volba uspořádání infrastruktury

  1. 6. Volba uspořádání infrastruktury (layout) - při dimenzování zdrojů můžeme stále pracovat s hromadnými údaji (neřešíme detaily). Poté, co je rozhodnuto o realizaci procesu za využití určitých zdrojů, se musí zvolit způsob rozmístění těchto zdrojů - proces je třeba "zhmotnit“. Realizace daného procesu prostřednictvím určitých zdrojů spočívá v aplikaci určité technologie. Ta zahrnuje jednak vhodné zařízení, jednak příslušně kvalifikovanou obsluhu, dále vhodné prostory a připojení na zdroje energií, v neposlední řadě způsob odvádění nezbytných zplodin technologie (odpady, emise). Proces - procesní mapa, to je důležitá idea, ale jen idea. K jejímu uskutečnění se musí použít to, co je v dané chvíli a na daném místě k dispozici. Pracoviště (místo realizace procesu, jeho části) je vhodné logicky uspořádat, aby vytvořené podmínky podporovaly práci bez chyb (Poka Yoke, 5S apod.), šetřily čas (5S,
Nahrávám...
Nahrávám...