9.10.4
Povinnosti provozovatele soukromé spisovny
PhDr. Radomír Ševčík
NahoruPovinnosti provozovatele soukromé spisovny
Při provozování soukromé spisovny musí její provozovatel:
-
udržovat stavebně technické a bezpečnostní podmínky přinejmenším
v tom stavu, v jakém se nacházely při místním šetření prováděném archivním
inspektorem v souvislosti s podáním žádosti o vydání koncese na živnost "Vedení
spisovny“. V případě výrazného zhoršení některých, v předcházející kapitole
uváděných podmínek, které jsou potřebné pro získání kladného stanoviska
příslušného státního oblastního archivu k projednání žádosti o udělení koncese
na živnost "Vedení spisovny“, provozovatel soukromé spisovny o této skutečnosti
informuje příslušný státní oblastní archiv. Stav a dodržování těchto podmínek
mohou příslušné státní archivy u provozovatelů soukromých spisoven
kontrolovat.
-
Při zajišťování péče o ukládaný a uložený spisový materiál
původců musí dbát, aby tato péče odpovídala a byla v souladu s příslušnými
právními předpisy, a to jak v oblasti spisové služby, tak i v oblasti ochrany
osobních údajů, popřípadě v dalších oblastech, jako např. v oblasti ekonomické,
obchodní apod. Dbát na to, aby tato péče byla zajištěna nejenom u dokumentů
uložených v prostorách spisovny, ale v případě správy, ukládání a vedení
dokumentů přímo u původce také u těchto dokumentů.
-
Musí vyřazovat dokumenty s prošlými ukládacími lhůtami ve
skartačním řízení. To znamená, že soukromá spisovna může vyřazovat dokumenty,
které jsou uloženy v jejích prostorách a u nichž již vypršely ukládací lhůty,
pouze na základě protokolu o skartačním řízení, který je vyhotoven příslušným
archivem po předchozím zaslání skartačního návrhu vypracovaného spisovnou a po
provedení skartačního řízení příslušným archivem v prostorách spisovny.
NahoruZaměření soukromých spisoven
V soukromých spisovnách jsou doposud vesměs ukládány dokumenty
likvidovaných či již z obchodního rejstříku vymazaných společností. Pozornost
soukromých spisoven se samozřejmě nemusí zaměřovat pouze na ukládání dokumentů
likvidovaných společností. V poslední době soukromé spisovny značně rozšiřují
okruh svých podnikatelských aktivit. Z…
