Povinnosti provozovatele soukromé spisovny

9.10.4

Povinnosti provozovatele soukromé spisovny

PhDr. Radomír Ševčík

 NahoruPovinnosti provozovatele soukromé spisovny

Při provozování soukromé spisovny musí její provozovatel:

• udržovat stavebně technické a bezpečnostní podmínky přinejmenším v tom stavu, v jakém se nacházely při místním šetření prováděném archivním inspektorem v souvislosti s podáním žádosti o vydání koncese na živnost "Vedení spisovny“. V případě výrazného zhoršení některých, v předcházející kapitole uváděných podmínek, které jsou potřebné pro získání kladného stanoviska příslušného státního oblastního archivu k projednání žádosti o udělení koncese na živnost "Vedení spisovny“, provozovatel soukromé spisovny o této skutečnosti informuje příslušný státní oblastní archiv. Stav a dodržování těchto podmínek mohou příslušné státní archivy u provozovatelů soukromých spisoven kontrolovat.

• Při zajišťování péče o ukládaný a uložený spisový materiál původců musí dbát, aby tato péče odpovídala a byla v souladu s příslušnými právními předpisy, a to jak v oblasti spisové služby, tak i v oblasti ochrany osobních údajů, popřípadě v dalších oblastech, jako např. v oblasti ekonomické, obchodní apod. Dbát na to, aby tato péče byla zajištěna nejenom u dokumentů uložených v prostorách spisovny, ale v případě správy, ukládání a vedení dokumentů přímo u původce také u těchto dokumentů.

• Musí vyřazovat dokumenty s prošlými ukládacími lhůtami ve skartačním řízení. To znamená, že soukromá spisovna může vyřazovat dokumenty, které jsou uloženy v jejích prostorách a u nichž již vypršely ukládací lhůty, pouze na základě protokolu o skartačním řízení, který je vyhotoven příslušným archivem po předchozím zaslání skartačního návrhu vypracovaného spisovnou a po provedení skartačního řízení příslušným archivem v prostorách spisovny.

 NahoruZaměření soukromých spisoven

V soukromých spisovnách jsou doposud vesměs ukládány dokumenty likvidovaných či již z obchodního rejstříku vymazaných společností. Pozornost soukromých spisoven se samozřejmě nemusí zaměřovat pouze na ukládání dokumentů likvidovaných společností. V poslední době soukromé spisovny značně rozšiřují okruh svých podnikatelských aktivit. Z…