Příklady indikátorů

15.7.1

Příklady indikátorů

Ing. Aleš Kostelka

 NahoruKPI

Kapitola 15/7.1 obsahuje příklady indikátorů - tedy příklady toho, co měřit. Připomeňme ještě výraz KPI (Key Performance Indikators - klíčové indikátory výkonnosti).

Následující výčet si nedělá nároky na úplnost, je v něm vynechána řada (zejména) běžně používaných indikátorů (např. z oblasti účetnictví, ale i kvality a jiných procesů). Důvodem je to, že výčet má sloužit pro inspiraci, nikoliv pro hotové převzetí. Proto jsou uvedeny vedle některých obvyklých indikátorů indikátory méně známé nebo i netypické. Přehled je rozdělen podle základních oblastí:

 NahoruZákladní oblasti

• marketing, prodej, vztahy k zákazníkům,

• nákup,

• manipulace a doprava,

• skladování a příprava materiálu,

• výroba,

• údržba,

• rozvoj, zlepšování procesů,

• jakost,

• ekonomika,

• personál,

• různé.

 NahoruIndikátory

Indikátory z oblasti nákupu, manipulace a dopravy, skladování a přípravy materiálu jsou rozděleny ještě na:

• u indikátory primární (indikátory rámcové a vypovídající o struktuře),

• u indikátory sekundární (hovoří o hospodárnosti, produktivitě a jakosti).

Mezi oběma skupinami nemusí být vždy ostrý rozdíl a ne vždy je nutné je takto rozdělovat. Toto rozdělení je u uvedených oblastí podáno jen jako demonstrace možnosti, jak indikátory seskupovat.

 NahoruStatistické hodnoty

Daný indikátor je vždy nutné doplnit příslušnými atributy, jako jsou dané období nebo časový bod, konkrétní měrné jednotky, zda je měřen celek nebo jeho část či pouze daná položka. Ve vhodných případech je potřebné přiřadit základní statistické hodnoty (průměr, směrodatná odchylka, extrémní odchylky apod.), přiřadit hodnoty absolutní nebo relativní (např. podíl na celkových nákladech) a atributy další, potřebné v dané situaci pro správné měření.

Uveďme (s trochou skepse), že je vhodné si dát pozor na následující:

• Uvážit, zda měření nemá nahradit kvalifikaci a schopnosti manažerů. Heslo "řídíš to, co měříš“ může vést také k přemíře měření (i když obvyklejší je nedostatečná míra měření). Kompetentní manažer by měl umět vývoj některých jevů zhodnotit i na základě pozorování, rozhovorů s lidmi, intuice a tzv. měkkých dat. Kdo nemá styk s realitou nebo je příliš opatrnický, chce i taková měření, která jsou pro správného manažera nadbytečná. (Rozsah výčtu indikátorů uvedených níže by neměl napovídat o rozsahu sledovaných jevů v daném konkrétním případě.)

• Vzít v úvahu, že se lidé mohou nezdravě soustředit pouze na to, co je měřeno, a zanedbají to, co měřeno není (viz péče o krátkodobý zisk versus péče o dlouhodobý potenciál).

• Teoretická schémata (mnohdy se softwarovou podporou) mohou být užitečná, ale neměla by nahrazovat zdravý rozum a samostatné myšlení.

• Zabránit paralýze z analýzy.

• Kriticky hodnotit, zda měření skutečně pomáhá k odhalení příčin nedostatků či potenciálů ke zlepšení a zda není jen kulisou manažerských prezentací. Vždy se ptát, jak daná měření skutečně posloužila nebo poslouží k rozhodování. Samozřejmě případný problém nemusí být v nadbytečnosti měření, ale v nedostatku odhodlání učinit na základě faktů rozhodnutí.

PŘÍKLADY INDIKÁTORŮ:

 NahoruMarketing

• Marketing, prodej, vztahy k zákazníkům

  • Tržní podíl v daném tržním segmentu absolutně, relativně (%).

  • Tržby od jednotlivých hlavních zákazníků.

  • Procento zákazníků tvořících 80 % celkového zisku (tj. stanovení skupiny A podle Pareta).

  • Poměr aktivně vydaných nabídek k nabídkám vydaných na žádost zákazníka.

  • Procento úspěšných nabídek.

  • Doba zpoždění dodávek za dané období. Lze použít: aritmetický průměr, směrodatnou odchylku, krajní hodnoty, lze vázat jen na zákazníky skupiny A. Možno použít vážený průměr - váhy volit tak, aby znevýhodňovaly větší zpoždění.

  • Průměrná doba od přijetí poptávky po odpověď zákazníkovi.

  • Průměrná doba od přijetí objednávky po dodání.

  • Procento ztracených zákazníků.

  • Počet kontaktů s klíčovými zákazníky (osobní, telefonické, písemné).

  • Procento nově oslovených zákazníků ze zákazníků celkem.

  • Procento nově získaných zákazníků z oslovených celkem.

  • Procento nově získaných zákazníků ze zákazníků celkem.

  Pro indikaci postupu získávání nových zákazníků je nutné nejprve stanovit konkrétní firemní postup pro získávání nových zákazníků, tj. kroky od vyhledání potenciálního zákazníka v databázi, jeho první kontaktování stanoveným způsobem, vyhledání správných kontaktních osob, vydání nabídky, sledování osudu nabídky atd., až po případné získání první objednávky. Každý tento krok je možno kvantifikovaně sledovat.

  • Přijaté objednávky za dané období - počet, objem v korunách a v pracnosti.

  • Přijaté objednávky na dané (výrobní) období - počet, objem.

  • Počet návštěv na firemních www stránkách.

  • Náklady na obsluhu zákazníků podle jednotlivých kategorií (cestovné, marketingové náklady, náklady na vyřizování objednávek aj.).

  • Míra spokojenosti klíčových zákazníků (zvolit vhodnou metriku).

  • Míra odchylek od smluv (dodávek) - množství, čas, kvalita, cena.

  • Míra zákaznických odstoupení od smlouvy.

  • Průměrná doba čekání ve frontě (např. zákazníků u přepážek, dílců u strojů).

  • Frekvence aktualizace propagačních podkladů (podle jednotlivých druhů - www stránky, prospekty...).

 NahoruNákup

• Nákup

  • Primární indikátory:

    • počet nakupovaných položek (v členění např. na materiál přímý, režijní nebo hutní, spojovací apod.),

    • objem nákupu za období (korunově, hmotnostně, případně v jiných naturálních jednotkách),

    • počet dodavatelů celkem,

    • počet dodavatelů reprezentujících 80 % nákladů na nákup (materiál, doprava, skladování, objednávání + další náklady podle toho, jak je firma eviduje), tedy skupina A podle Paterovy analýzy,

    • počet nákupních míst (geograficky),

    • počet vystavených objednávek za období,

    • průměrný počet položek v objednávce,

    • náklady na opatřování dodávek (v členění na náklady fixní a variabilní, případně semivariabilní),

    • cenový vývoj rozhodujících položek.

    Struktura indikátorů závisí také na tom, jak má firma rozděleny nakupované položky. Jde především o strategické položky, u nichž je jen jeden dodavatel, dále strategické položky, kde je dodavatel náhradní nebo dodavatelů více. Rovněž "nestrategické“ položky je vhodné nějak strukturovat.

  • Sekundární indikátory

    • Indikátory produktivity a hospodárnosti:

      • náklady na objednávku,

      • náklady na příjem dodávky,

      • podíl logistických nákladů nákupu na nákladech celkem,

      • náklady vyvolané nedostatkem materiálu (únik tržeb, zisku, vícenáklady na náhradní řešení),

      • počet dodávek za období (rok, měsíc, den),

      • průběžná doba (průměrná) příjmu dodávky,

      • stupeň využití zařízení na vykládku,

      • počet pracovníků v nákupu, jejich osobní náklady.

    • Indikátory kvality:

      • míra neshodných dodávek,

      • míra vrácených dodávek,

      • míra pozastavených dodávek,

      • procento nákupů od dodavatelů hodnocených jako A (podle firemního systému hodnocení dodavatelů),

      • míra dodavatelů auditovaných zákazníkem (tj. námi), frekvence a výsledky zákaznických auditů,

      • náklady na nekvalitní dodávky.

 NahoruManipulace a doprava

• Manipulace a doprava

  • Primární indikátory:

    • náklady na dopravu celkem,

    • náklady na externí dopravní služby,

    • objem přepravy (v korunách, v naturálních jednotkách),

    • ujetá vzdálenost,

    • čas spotřebovaný na manipulaci a dopravu,

    • náklady na zařízení (pořizovací, údržba, odpisy),

    • osobní náklady, počet lidí,

    • kapacita přepravních prostředků.

  • Sekundární indikátory:

    • Indikátory produktivity a hospodárnosti:

      • průměrný přepravní čas od vzniku požadavku po příjem do skladu,

      • stupeň využití zařízení (dopravní prostředky a další),

      • výkony na zařízení (naturálně, hodnotově),

      • využití časového fondu zařízení podle jednotlivých položek,

      • dopravní náklady na dodávku,

      • dopravní náklady na jednotku hmotnosti,

      • dopravní náklady na jednotku vzdálenosti,

      • dopravní náklady na jednotku přepravního výkonu (tkm),

      • podíl dopravních nákladů na výrobních nákladech,

      • průměrná hodnota kapitálu vázaného při přepravě (materiál při přepravě zpravidla nelze nijak zpracovávat).

    • Indikátory kvality:

      • míra materiálu poškozeného dopravou (v korunách, v naturálních jednotkách, v % z celkově přepraveného množství),

      • míra dodržování termínů,

      • úrazovost,

      • míra kontroly kvality zákazníkem před začátkem přepravy.

 NahoruSkladování a příprava materiálu

• Skladování a příprava materiálu

  • Primární indikátory:

    • počet skladovaných položek (váže se na příslušný indikátor nákupu),

    • objem skladovaných zásob,

    • doba obrátky zásob: celkem, jednotlivých skladů, hlavních skladových skupin,

    • objem zásob (v Kč nebo v %) s nízkým (nutno stanovit míru) nebo nulovým pohybem (neboli s nadměrnou dobou obrátky),

    • počet příjmů a výdejů,

    • kapacita skladů a kapacita zařízení ve skladech,

    • náklady na skladování (nejlépe projít účtovou osnovu, třídu 5 - náklady a přiřadit, co se týká skladování),

    • počet pracovníků ve skladech, osobní náklady.

  • Sekundární indikátory

    • Indikátory produktivity a hospodárnosti:

      • stupeň využití skladového prostoru (plochy, objemu),

      • počet skladových operací na jednotku osobních nákladů,

      • počet skladových operací na jednotku skladovacích nákladů celkem,

      • náklady na přípravu a kompletaci zakázky.

    • Indikátory kvality:

      • míra poškození skladovaných položek,

      • náklady na náhradu poškozených položek,

      • náklady na opravy poškozených položek,

      • míra chybovosti při přípravě zakázek,

      • míra inventurních rozdílů.

 NahoruVýroba

• Výroba

  • Normohodiny/odpracované hodiny (i v případech, kdy odměňování není na plnění normovaných časů vázáno),

  • analýza časových ztát (vývoj jednotlivých položek časového fondu v absolutních i relativních hodnotách),

  • průměrná průběžná doba výroby daného produktu,

  • čas, kdy se produktu přidává hodnota; čas, kdy se hodnota nepřidává; poměr těchto časů,

  • míra změny plánů výroby - v jednotlivých druzích…