dnes je 29.4.2024
Input:

Revize a aktualizace dokumentace

12.10.2009, , Zdroj: Verlag Dashöfer

9.13.3
Revize a aktualizace dokumentace

Doc. Ing. Alois Fiala, CSc.

Aktualizace dokumentace systému managementu vyvolaná změnou kriteriální normy proběhne mimo plánovaný termín revize. Něco jiného je provádění plánovaných revizí stávající dokumentace. Termíny revizí mají být naplánovány s ohledem na velikost organizace a její činnosti, na složitost procesů, na způsobilost pracovníků. Tento termín by však neměl být delší než jeden rok. K revizi interní dokumentace by mělo také dojít v případě organizačních změn, záměny nebo rozšíření, příp. zúžení rozsahu činností.

Organizace při zavádění integrovaného systému managementu investovala nemalou částku do pořízení tzv. "nezbytné dokumentace“. Vzhledem k investované částce měla dokumentace hodně velký rozsah (zde platila úměra: za hodně peněz, hodně papíru), byla uložena do poličky a tam úspěšně přetrvává dodnes.

Mezitím si řídící pracovníci na svých úrovních vypracovali dokumenty potřebné ke své práci v rozsahu přiměřeném potřebám. Tyto dvě dokumentace v organizaci žijí vedle sebe bez jakékoli vzájemné vazby. První je uchovávána pro případ auditu ze strany certifikační organizace, druhá pro potřeby řízení.

Externí dokumenty

Do dokumentace řízené organizací spadají také právní předpisy, technické normy a další externí dokumenty. Kontrola platnosti uvedených dokumentů musí probíhat v kratších intervalech tak, aby nedošlo k prodlení. Vhodný termín je zpravidla jednou za čtvrtletí.

S právními předpisy úzce souvisí kontrola souladu s požadavky těchto předpisů. K tomu je nezbytné tyto požadavky specifikovat. Pro každou organizaci platí jiné právní předpisy, jiné konkrétní požadavky daných právních předpisů, jiné technické normy. Identifikaci aktuálních požadavků vztahujících se na organizaci nemůže zodpovědně provést žádná externí organizace zcela vyčerpávajícím způsobem,…

Nejnovější
více článků
Nejčtenější články
více článků
Nejnavštěvovanější semináře
Nahrávám...