dnes je 3.7.2022

Input:

Řízení dokumentů - čl. 4.2.3 normy ISO 9001:2008

24.1.2011, Zdroj: Verlag Dashöfer

3.3.1.0.5.4
Řízení dokumentů - čl. 4.2.3 normy ISO 9001:2008

Dalším požadavkem kapitoly 4 normy ISO je požadavek na řízení dokumentů a záznamů potřebných pro systém managementu kvality. Musí být vytvořen dokumentovaný postup pro:

  1. schvalování dokumentů před jejich vydáním (jasné stanovení, kdo a jak může schválit dokument; např. určení osob, které mají návrh přezkoumat, důkaz o schválení formou podpisu...);

  2. přezkoumávání dokumentů včetně aktualizace a případně opakovaného schvalování (v jaké periodě, kdo a jak má nebo musí dokument přezkoumat a stanovit, zda potřebuje změny, a kdo je má provést/navrhnout);

  3. zajištění identifikace změn a aktuálního stavu revize (jasné označení, aby bylo zřejmé, zda používáme platnou dokumentaci, např. č. změny výkresu, pořadové číslo revize postupu);

  4. zajištění dostupnosti v místech používání (papírové výtisky dle rozdělovníku, řízený přístup na síti...);

  5. zajištění trvalé čitelnosti a snadné identifikovatelnosti (vhodný nosič, označení dokumentu);

  6. zajištění identifikace dokumentů externího původu a řízení jejich distribuce (např. přidělování norem, dokumentace zákazníka...);

  7. zabránění neúmyslnému používání zastaralých dokumentů (stažení a nahrazení již neplatné verze novými).

Požadavek na řízení dokumentů je jedním ze základních "systémových“ požadavků v oblasti systémů managementu kvality, ale týká se rovněž dalších systémů managementu jako např. EMS (ISO 14001). Obecně je to pak jeden z předpokladů funkčního řízení jakékoli firmy.

Fakt, že má organizace "řízený výtisk dokumentu“, zjednodušeně řečeno znamená, že má stanovena (a dodržována) jasná pravidla - vycházející z výše uvedených - pro nakládání s dokumenty. Jinými slovy že příslušné osoby vědí, jaký dokument má být na jakém místě používán, že je tento dokument dostupný pro příslušné pracovníky, kteří ho potřebují, je zřejmá jeho autorizace, aktuální platnost, stav revize či změn, způsob, jak s ním má být nakládáno, a také místo a doba uložení po zpracování.

Řízený výtisk dokumentu

Shrneme-li výše uvedené, pak řízený výtisk dokumentu znamená, že je to jeden z výtisků dokumentu přidělený na určité místo dle pořadového čísla rozdělovníku (pravděpodobně v papírové verzi), jasně označený, je identifikovatelné jeho zařazení do celého systému řízené dokumentace včetně stavu jeho platnosti a toho, zda je schválen a vydán dle příslušných pravidel.

Schéma postupu řízení dokumentů zjednodušeně ukazuje následující obrázek.

Obecný postup řízení dokumentů

Část povinně dokumentovaného postupu - směrnice pro řízení dokumentů a záznamů

Směrnice kvality
SQ č. 01
Řízení dokumentů a záznamů
Vydání:1/2010
Účinnost: 1. 9. 2010

ODPOVĚDNOSTI

Řízení dokumentů

Řízení dokumentů

Odpovědnost za systém řízení a vedení dokumentace má manažer kvality. Každý pracovník společnosti je odpovědný za to, že používá pouze řízené dokumenty. Každý pracovník společnosti je povinen v případě zjištění neshody v řízeném dokumentu na tuto skutečnost upozornit formou podání podnětu. Každý pracovník společnosti je odpovědný za udržování přidělené řízené dokumentace ve způsobilém stavu. Je povinen provádět kontroly úplnosti a stavu přidělené řízené dokumentace a veškeré neshody okamžitě nahlašovat manažeru kvality.

Řízení záznamů

Řízení záznamů

Odpovědnost za systém řízení a vedení záznamů má manažer kvality společnosti. Každý pracovník společnosti je odpovědný za to, že používá pouze aktuální formuláře pro provádění záznamů, pokud jsou stanoveny. Každý pracovník společnosti je povinen v případě zjištění neshody na tuto skutečnost upozornit manažera kvality. Každý pracovník společnosti je odpovědný za udržování vedených záznamů ve způsobilém stavu.

Matice odpovědností:

                 
Poř.
č.
Činnost Ř Manažer
kvality
P
1 Rozhodnutí o zpracování O S
2 Zpracování dokumentuO S
3 Připomínkové řízení O S
4 Vydání, distribuce, stažení zastaralých, archivace, skartaceO S
5 Provádění záznamůO
6 Kontrola vedení záznamůO S
7 Archivace záznamů O

Legenda: Ř - Ředitel, P - pracovník, O - odpovídá, S - spolupracuje, V - vykonává

V systému řízení dokumentace jsou zahrnuty dokumenty vytvořené ve společnosti (tzv. interní dokumentace) a dokumenty získané z externích zdrojů (tzv. externí dokumentace).

K interním dokumentům

Nahrávám...
Nahrávám...