dnes je 6.7.2022

Input:

Řízení záznamů č. 4.2.4 normy ISO 9001:2008

24.1.2011, Zdroj: Verlag Dashöfer

3.3.1.0.5.5
Řízení záznamů č. 4.2.4 normy ISO 9001:2008

S oblastí řízení dokumentů souvisí následující požadavek normy, a to řízení záznamů. Organizace musí opět vytvořit dokumentovaný postup, který stanoví potřebná pravidla pro:

  • identifikaci, ukládání,

  • ochranu, vyhledávání, stanovení doby uchovávání,

  • způsob vypořádání (nakládání se záznamy).

Požadavky

Záznamy musí splňovat současně všechny tři dále uvedené požadavky:

  • musí být a zůstat trvale čitelné,

  • musí být rychle a snadno identifikovatelné,

  • musí být rychle a snadno vyhledatelné.

Stejně jako povinně dokumentované postupy požaduje norma CSN EN ISO 9001:2009 tzv. povinné záznamy o kvalitě. Tam, kde jsou požadovány, je vždy uveden odkaz na čl. 4.2.4.

Požadované (povinné) řízené záznamy dle ISO 9001:2008 včetně příkladů ukazuje následující přehled.

Čl. normy Požadovaný povinný záznam Příklad záznamu
5.6.1 Záznam z přezkoumání systému managementu Zpráva pro a z přezkoumání
Zápis z porady
Zápis z valné hromady
6.2.2 Záznamy o vzdělání, výcviku, dovednostech a zkušenostech pracovníků Plán výcviku
Plán školení
Záznamy z provedených školení
Kopie dokladů o kvalifikaci
7.1 Důkazy, že realizační procesy a výrobek splňují požadavky Záznamy o měření
Výstupní kontrola
7.2 Záznamy o výsledcích přezkoumání
a o opatřeních z přezkoumání
požadavků na výrobek
Potvrzení objednávky
Podepsaná smlouva
7.3.2 Vstupy pro návrh a vývoj Písemné zadání
Rešerše požadavků
7.3.4 Výsledky přezkoumání návrhu a vývoje Záznam o provedené kontrole
Záznam o předběžném posouzení zákazníkem
7.3.5 Výsledky ověřování návrhu a vývoje Záznam o ověřovacích zkouškách
Oponentní posudek
7.3.6 Výsledky validace návrhu a vývoje Schválení autorizovanou osobou
Záznam o provozní zkoušce
7.3.7 Výsledky přezkoumání změn návrhu a vývoje Oponentní posudek
Schválení autorizovanou osobou
7.4.1 Výsledky hodnocení dodavatele Seznam schválených dodavatelů
Vyplněný dotazník dodavatele
Certifikáty dodavatele
7.5.2 Validace procesů Záznam o provedeném postupu
Vyplněný kontrolní a zkušební plán
7.5.3 Jednoznačná identifikace výrobku Čárový kód
Štítek
Průvodka
Identifikační lístek
7.5.4 O ztrátě, poškození, nebo jiném znehodnocení majetku zákazníka Protokol
Zápis z jednání se zákazníkem
E-mail, dopis
7.6 Výsledky kalibrace a ověřování monitorovacích a měřicích zařízení Harmonogram kalibrací
Karta měřidla
Kalibrační list
Ověřovací list
8.2.2 Interní audity Roční program auditů
Plán auditu
Zpráva nebo protokol z auditu
Záznam o neshodách
8.2.4 Důkazy o shodě znaků výrobku s přejímacími kritérii Záznam o uvolnění výrobku
k expedici
Záznam o výstupní kontrole
8.3 Neshody a nápravná opatření včetně udělených výjimek Záznam o neshodě
Evidence neshodných výrobků
Protokol o nápravném opatření
Záznamy o reklamacích a jejich
Vypořádání
8.5.2 Výsledky provedených nápravných opatření Protokol
Analýza
8.5.3 Výsledky provedených preventivních opatření Protokol
Analýza

Je nutné si uvědomit rozdíl mezi dokumentem a záznamem. Dokumentem může být např. formulář pro záznam kontrol, záznamem je stejný, ale již vyplněný formulář pro konkrétní výrobek, který slouží jako důkaz o tom, že se příslušná činnost (v tomto případě stanovená kontrola výrobku) provedla.

Schéma postupu řízení záznamů zjednodušeně ukazuje následující obrázek.

Obecný postup řízení dokumentů

Seznam záznamů v systému managementu kvality

Označení
formuláře
Název Záznam
provádí
Místo
uložení
Účinnost Doba
uložení
FQ 01/1/1 Seznam řídicí dokumentace PV PV 1. 1. 2007 3 roky
po skončení
platnosti
FQ 01/2/1 Evidenční list dokumentace PV PV 1. 1. 2007 3 roky
po skončení
platnosti
FQ 01/3/1 Seznam záznamů (tento) PV PV 1. 1. 2007 3 roky
po skončení
platnosti
FQ 02/1/1 Hodnocení dodavatelů PV PV 1. 1. 2007 3 roky
FQ 02/2/1 Seznam schválených dodavatelů PV PV 1. 1. 2007 3 roky
FQ 03/1/1 Roční program auditů PV PV 1. 1. 2007 3 roky
FQ 03/2/1 Plán interního auditu IA PV 1. 1. 2007 3 roky
Nahrávám...
Nahrávám...