21.2.7
Směrnice "Řízení záznamů“
Doc. Ing. Alois Fiala, CSc., Ing. Monika Becková a kolektiv autorů
VZOR: Směrnice "Řízení záznamů“ /rtf/
Obsah:
1 Účel
2 Oblast platnosti
3 Definice pojmů a zkraty
3.1 Definice pojmů
3.2 Použité zkratky
4 Příslušnosti
4.1 Zodpovědnosti všeobecné
4.2 Zodpovědnosti při řízení záznamů
5 Popis procesu
5.1 Řízení záznamů
5.2 Identifikace záznamů
5.3 Katalog formulářů
5.4 Ukládání a archivace záznamů
6 Pokyny a poznámky
7 Související dokumentace
8 Změnová služba
9 Rozdělovník
10 Seznam příloh
1. Účel
Účelem směrnice je stanovit pravidla pro identifikaci, ukládání, ochranu, uchovávání a nakládání se záznamy způsobem odpovídajícím článku 4.2.4 normy ČSN EN ISO 9001:2009 , a vnitřním potřebám organizace.
2. Oblast platnosti
Tato směrnice je závazná v rozsahu celé společnosti AEC s.r.o.
3. Definice pojmů a zkratky
3.1 Definice pojmů
-
Archivace – archivací se rozumí uložení archivních záznamů na určeném místě (archiv organizace).
-
Formulář – jednoznačně definovaný dokument III. stupně, které slouží jako záznam o kvalitě popřípadě jiný záznam. Formuláře jsou definované v řídicí dokumentaci II. stupně, výjimečně v dokumentaci III. stupně.
-
Místo uložení – konkrétní místo v organizaci, kde je záznam uložen tak, aby byl v případě potřeby k dispozici.
-
Nosič – médium, na kterém je uložen záznam.
-
Seznam záznamů – aktualizovaný seznam záznamů vznikajících uvnitř nebo vně organizace a týkajících se činnosti organizace AEC. Je průběžně aktualizován vydavatelem řízené dokumentace.
-
Záznam – dokument, v němž jsou uvedeny dosažené výsledky nebo v němž se poskytují důkazy o provedených činnostech, a který vzniká buď v rámci činností organizace ("interně“), nebo mimo organizaci ("externě“), ale přímo se týká činností naší organizace.
Pozn.: definice jednotlivých stupňů řídicí dokumentace a další související podrobnosti jsou uvedeny ve směrnici kvality "Řízení dokumentů“.
3.2 Použité zkratky
4. Příslušnosti
4.1 Zodpovědnosti všeobecné
Každý pracovník společnosti AEC s.r.o. je povinen dodržovat ustanovení řídicí dokumentace všech stupňů. Průběžnou kontrolu dodržování platné řídicí dokumentace provádí vedoucí pracovníci na všech stupních řízení. Ti současně zodpovídají za dodržování zásad stanovených v této směrnici, zabezpečení dostupnosti a seznámení pracovníků s obsahem řídicí dokumentace včetně změn.
4.2 Zodpovědnosti při řízení záznamů
-
Za udržování Katalogu formulářů odpovídá MK.
-
Za odbornou správnost formuláře odpovídá příslušný odborný pracovník, jehož se oblast týká (zpravidla uvedený v interní řídicí dokumentaci, která záznam požaduje).
-
Za věcnou správnost záznamu, nakládání sním, jeho identifikaci, uložení, ochranu odpovídá příslušný pracovník pořizující (provádějící) záznam.
-
Za uchovávání, skartaci a archivaci záznamů ve spisovně a archivu odpovídá SD.
5. Popis procesu
Proces řízení záznamů zahrnuje pravidla pro identifikaci, ukládání, ochranu, uchovávání a nakládání se záznamy.
5.1 Řízení záznamů
Záznamy jsou dokumenty III. vrstvy QMS pořizované jako důkaz o provedené činnosti do předepsaného Formuláře (F-xx) nebo určeného dokumentu.
Společnost vytváří a udržuje záznamy tak, aby se poskytly důkazy o shodě s požadavky a o efektivním fungování QMS, popřípadě o shodě s dalšími relevantními požadavky (např. oblast bezpečnosti a ochrany zdraví při práci, ochrany životního prostředí, bezpečnosti informací apod.), zpravidla vyplývajícími z legislativy.
Záznamy jsou identifikovány, shromažďovány, registrovány, ukládány, archivovány…
