9.5.3
Trvalý skartační souhlas
PhDr. Radomír Ševčík
Příslušný archiv může na základě žádosti původce vydat trvalý
skartační souhlas na jím stanovený druh dokumentů, které lze zničit i bez
výběru archiválií ve skartačním řízení nebo mimo skartační řízení (§ 15
odst. 3 archivního zákona). Trvalý skartační souhlas příslušný archiv dle
uvedeného paragrafu udělit může, ale i nemusí. Podmínky, za kterých bude trvalý
skartační souhlas udělen, si stanovuje každý jednotlivý archiv samostatně.
Jednou z podmínek může být např. vydání vlastního spisového a skartačního řádu
spolu se skartačním plánem. Trvalý skartační souhlas se vydává vždy na základě
žádosti původce. Žádost obsahuje:
-
identifikaci původce - název, adresu, identifikační číslo,
-
adresu archivu,
-
č. j., zn., jméno referenta vyřizujícího záležitost,
-
datum,
-
vlastní žádost, která obsahuje:
-
odvolání se na paragrafové znění zákona č. 499/2004
Sb., umožňující vydání trvalého skartačního souhlasu,
-
určení či výčet druhů dokumentů, na které se trvalý
skartační souhlas bude vztahovat,
-
způsob vedení evidence o skartovaných dokumentech,
-
stanovení lhůty (četnosti) pro provádění výběru
archiválií,
-
adresu archivu, kam bude v pravidelných intervalech zasílána
žádost o provedení výběru archiválií,
-
jméno zaměstnance, na kterého bude trvalý skartační souhlas
vydán a který jej bude užívat,
-
příloha (pokud jsou rozepsány jednotlivé druhy dokumentů, na
které má být trvalý skartační souhlas vydán),
-
razítko,
-
podpis oprávněné osoby.
Příslušný archiv na základě žádosti původce o vydání trvalého
skartačního souhlasu po zvážení všech okolností rozhodne o jeho vydání, či
nevydání. V případě kladného vyjádření vydá příslušný archiv rozhodnutí o
vydání trvalého skartačního souhlasu. Rozhodnutí obsahuje:
-
identifikaci archivu, který vydává rozhodnutí,
-
název, adresu původce,
-
č. j.,
-
datum,
-
odvolání se na podanou žádost,
-
rozhodnutí o vydání trvalého…
