Úvod do problematiky projektového řízení

12.2.1 Úvod do problematiky projektového řízení

Doc. Ing. Branislav Lacko, CSc.

Vymezení projektu jako procesu

Projekt je představován jedinečným procesem sestávajícím z řady koordinovaných a řízených činností s daty zahájení a ukončení, prováděný pro dosažení cíle, který vyhovuje specifickým požadavkům, včetně omezení, daných časem, náklady a zdroji (CSN/ISO 10 006 Směrnice pro management jakosti projektů, říjen 2004).

Z definice vyplývají atributy projektu, který projekt jako proces vydělují z řady ostatních, běžných procesů:

• Jedinečnost. Musí jít o proces jedinečný. Projektem se může stát proces, jehož výsledkem je nějaký ambiciózní výstup (nová atraktivní stavba, nový výrobek, nová služba, nově zavedený systém řízení jakosti, nové divadelní představení nebo význačná hudební produkce, zásadně nové organizační uspořádání firmy apod. Jedinečnost může spočívat i v mimořádnosti podmínek, za kterých musíme realizovat určitý úkol (minimální počet zúčastněných pracovníků, velmi krátký termín, výrazně omezené náklady apod.). Pokud realizujeme běžné záležitosti, které se každodenně opakují, těžko jim lze přisoudit takovou výjimečnost, aby se z těchto záležitostí staly projekty. Projektem realizujeme většinou nějaké významné změny (např. snížení nákladů na výrobu o 40 % v průběhu 6 měsíců). Na druhé straně malé, evoluční změny (snižování nákladů o 0,1 % v provozu každý měsíc v průběhu celého roku) rovněž není třeba realizovat jako projekt. Jedinečnost lze také spatřovat v mimořádně velkém objemu finančních prostředků na realizaci projektu a v mimořádně velkém počtu zainteresovaných pracovníků.

• Cíl. Proces je soubor vzájemně souvisejících činností, které přeměňují vstupy na výstup. Výsledkem procesu je tedy nějaká změna/přeměna vstupního (stávajícího) stavu na stav výstupní (nový). Pro projekt je důležitá skutečnost, že výstupní stav je definován cílem projektu. Cíl musí být jasně specifikován a musejí být stanoveny objektivně ověřitelné ukazatele, aby bylo možno stanovit, zda dosažený cíl na konci projektu vyhovuje specifikovaným požadavkům. Často se uvádí SMART(i) cíl - Specifikovaný, Měřitelný, Akceptovatelný, Realistický, Termínovaný a Integrovatelný s ostatními cíli. Cíl projektu musí být stanoven před zahájením projektu.

• Koordinovanost činností. Činnosti na projektu musejí být koordinovány. Tuto koordinaci zajišťuje projektový tým, který je řízen vedoucím projektu. Vedoucí projektu i členové projektového týmu musejí být řádně a oficiálně jmenováni a musejí dostat potřebné pravomoci, aby mohli účinně koordinaci provádět. Projektový tým by měl být silně motivován k dosažení plánovaného cíle, aby se dokázal vypořádat s řadou problémů, které se v průběhu projektu vyskytnou.

• Vymezenost. Dosažení cíle (cílů) je omezeno stanoveným termínem projektu, plánovaným rozpočtem projektu a přidělenými zdroji projektu (zejména počty různých pracovníků, surovin a strojů). Tato omezení tvoří tzv. trojimperativ projektu (cíl -čas - náklady). Tato omezení jsou velmi nepříjemná. Nastavení těchto omezení tak, aby v důsledku nesprávně stanovených hodnot trojimperativu nedošlo k zablokování dosažení cíle, je jednou z důležitých strategických činností na začátku projektu.

Tyto atributy vyplývají výslovně z definice projektu podle ISO 10 006. Existují ještě dva další atributy projektu, které vyplývají ze souvislostí mezi výslovně uvedenými atributy projektu:

• Komplexnost. Projekty jsou komplexní a složité. Jednoduché akce, mající několik činností, trvající jen několik dní, které může realizovat jeden pracovník v hodnotě několika desítek tisíc korun, není třeba realizovat jako projekty. Realizaci složitého informačního firemního systému, který využívá současné špičkové informační technologie, je třeba realizovat jako projekt.

• Rizikovost. Uvědomíme-li si jedinečnost cílů projektu, jeho komplexnost a složitost, nastavená omezení v čase, nákladech a zdrojích, dále vlivy okolí, které mohou působit často velmi negativně, komplikovat realizaci projektu a vyvolávat potřebu řady změn v projektu, pak musíme uvažovat i o možném neúspěchu projektu! Proto je nutno analyzovat nebezpečí, která projektu hrozí, a plánovat opatření, která mohou vliv takových nepříznivých vlivů snížit. Proto je třeba v rámci projektu dobře zajistit řízení rizik, kterým je možno zvýšit jistotu úspěšného dosažení cíle.

Smyslem vyčlenění atributů projektu je zdůraznit, že pokud zamýšlená akce má všechny atributy projektu, pak je nutno ji jako projekt realizovat a je chybou, pokud jako projekt realizována není!

Na druhé straně nemá smysl realizovat jako projekt akce, které atributy projektu nemají. Tím se jen komplikuje a často i prodražuje jejich realizace.

Měli bychom tedy být schopni rozlišit skutečné projekty, tj. procesy zajišťující realizaci jedinečných cílených změn, od procesů, kterými se realizují každodenní, běžně prováděné procesy ve firmách a institucích (kontrolní činnosti, organizační činnosti, plánovací činnosti, pracovní činnosti, údržba apod.), nebo od samovolných přírodních procesů (rezivění, opotřebovávání, stárnutí apod.) nebo od automatizovaných procesů. To jsou opakované procesy s vysokou frekvencí, které se opakují i několikrát denně, několikrát v týdnu, několikrát v měsíci apod. Někdy je označujeme termínem repetiční procesy. Ty mají obvykle krátkou dobu trvání (např. minuty, hodiny, dny). Na druhé straně obvyklá délka projektu bývá 6-12 měsíců a více!

Pozor na skutečnost, že české slovo PROJEKT je poněkud obsažnější! Kromě případu, kdy označuje totéž, co anglické slovo PROJECT, český výraz zahrnuje i případy, pro které anglosaské jazyky použijí termínu DESIGN (technický návrh) nebo slovo DOCUMENTATION (složka s dokumentací). Je třeba si na tuto skutečnost dát pozor, pokud mluvíte se zahraničními odborníky anglicky.

Na nejvyšší úrovni můžeme chápat projekt jako proces, který má vstup a výstup. Činnosti uvnitř projektu nerozlišujeme. Pak můžeme projekt schematicky znázornit takto:

Můžeme však na projekt nahlížet jako na proces, který dosahuje konečného cíle postupnými cíli. Těm říkáme milníky (od angl. slova milestone - kámen, na kterém bylo vytesáno označení počtu mil do cíle nebo od počátku cesty). Postupně pak navozujeme z výchozího stavu prostřednictvím dílčích stavů projektu v milnících cílový stav projektu.

Milníky používáme jako prostředek ke kontrole postupu projektu (metoda MTA - Milestone Trend Analysis), kdy vyhodnocujeme stav naplňování cíle projektu.

Rozeznáváme milníky fixované k určitému časovému termínu (fixní milníky), kdy v plánovaný kalendářní den provedeme kontrolní poradu (např. porada k 6. milníku proběhne 24. listopadu t. r.), nebo pohyblivé milníky vzhledem k času, kdy poradu k určitému milníku realizujme až po dokončení určitého dílčího cíle (např. porada k 9. milníku proběhne ihned po skončení zkušebního provozu).

Základní pojmy projektového řízení

Obecnými principy, pojmy a metodami řízení projektů se zabývá projektové řízení (Project Management). Projektové řízení chápeme jako přístup k efektivnímu řízení procesu cílené změny, která je realizována projektem. Požadované změny nemůžeme dosáhnout přímo. Proto musíme naplánovat a realizovat projekt jako proces, který provedením naplánovaných činností zajistí takový výstup, aby plánovaného cíle bylo úspěšně dosaženo.

Předmětem projektového řízen je projekt.

Cílem projektového řízení je úspěšný projekt. Za úspěšný projekt považuje projektové řízení takový projekt, který:

• dosáhl stanoveného cíle,

• v požadované kvalitě,

• v plánovaném termínu,

• při dodržení dohodnutého rozpočtu,

• s přidělenými zdroji pracovníků, materiálu a strojů,

• jehož realizace nevyvolává negativní dopady.

Vymezení úspěšného projektu je tedy velmi přísné!

Aby se dosáhlo úspěšně cíle projektu je třeba naplánovat a realizovat jednotlivé činnosti projektu, kterými se rozumí podle normy ISO 10 006 nejmenší rozpoznatelná jednotka práce v procesu projektu, která se stává předmětem plánovaní a řízení projektu.

Projekt řídí ustanovený projektový tým, který je veden vedoucím projektu. Vedoucí projektu musí být jmenován k tomu oprávněnou osobou (osobami).

Projektu se zúčastňují zainteresované strany, které představují osoby nebo skupiny mající zájem na dosaženém stavu projektu (např. zákazník, dodavatel, subdodavatelé, investor nebo jiné strany, které jsou dotčeny prováděním projektu, případně jeho výsledky (okolní obyvatelé, původní majitelé vyvlastněných pozemků apod.). Tyto strany je třeba hned na…